Wikimedia služba Blog/Návrhy/Správní rada
This was a draft for a blog post that has since been published at https://blog.wikimedia.org/2014/02/28/board-service-every-board-needs-a-bit-of-maintenance/ .
Správní rada: každé představenstvo potřebuje nějakou údržbu
Při všech rozdílech mezi 40 regionálními organizacemi (pobočkami) a jednou tematickou organizací ve hnutí Wikimedia existuje jedno společné všem registrovaným organizacím Wikimedia: dobrovolnický dohlížecí a kontrolní orgán. Pro nadaci Wikimedia je to Board of Trustees, pro francouzskou Wikimedii je to Conseil d'administration, pro německou Präsidium, a existuje ovšem řada jiných rozličných názvů. Pro jednoduchost zde budu pro všechna tato tělesa dále používat stručný výraz "rada".
Umožněte radě konat její práci
Často pokládáme za samozřejmé, že výbor složený z jedinců s různým očekáváním, zkušeností a znalostí si dokáže se svými úkoly poradit sám. Že je zvládne dobře a efektivně, že vždy bude jednat a komunikovat otevřeně a profesionálně. Ale dá se to opravdu vždy předpokládat? Není to ve skutečnosti velmi těžké, sejít se jako skupina a přijít na své jednotlivé silné i slabé stránky a vybudovat důvěru? Myslím, že dvě věci jsou pro funkční orgány důležité: a) schopnost a ochota delegovat b) schopnost a ochota přijímat a podporovat různost postojů a jejich konstruktivní střetávání v rámci tělesa. Obojí je možné pouze v případě, že se výbor shodl na základních vnitřních pravidlech a postupech, a pokud připouští, že se jako těleso potřebuje neustále vyvíjet.
Rada musí držet krok s vývojem organizace, plnit své povinnosti dohledu v každé fázi vývoje organizace, a zároveň organizaci podporovat, propagovat její rozvoj a udržovat její strategické směřování. Zabývá-li se celá rada pouze otázkou, jak své fungování umožnit nebo udržet, pohybuje se v kruzích a její úkoly zůstanou nesplněné. Co by mohlo být vhodnější než svěřit tyto otázky menší skupině a zbavit tak celé těleso nesmírného břemene?
BGC - výbor v pozadí
Od roku 2010 existuje taková skupina ve správní radě nadace Wikimedia: Výbor správní rady (BGC), jehož předsedkyní jsem byla od vstupu do rady v roce 2012. Proč hlavně dělám tuhle práci? Vlastně mě baví hrát si s pravidly a vývojem postupů. Jsem přesvědčena, že je obecně užitečné mít zdroj pro vyhledávání informací, zdroj každému srozumitelný, a vím, že správní rada dosud nedosáhla své ideální podoby. A k tomu mohu a chci přispět. I když zveřejňujeme svůj roční program a zápisy z našich setkání na Meta, naše práce probíhá samozřejmě spíš v pozadí a je známá pouze hrstce lidí.
Účelem Výboru správní rady je zajistit, aby Rada plnila své zákonné a svěřenecké povinnosti, a aby zlepšovala svou řídící funkci, účinnost a efektivnost. Zní to dobře, ale co to znamená? Tradičně se BGC stará o složení Rady, hledání vhodných kandidátů a přípravu jmenování. Vzhledem k tomu, že Rada nadace se jen částečně skládá ze jmenovaných členů, a další oblasti, jako jsou pravidla a naše vlastní hodnocení, považujeme za stejně důležité jako složení představenstva, má náš BGC rozšířený rozsah úkolů. V podstatě pečuje Výbor správní rady nadace Wikimedia o tři oblasti: 1. zásady a postupy, 2. složení představenstva, 3. školení a hodnocení Rady.
Konkrétně se jedná například o Příručku správní rady, vyhledávání nových členů správní rady, jako nejnověji Ana Toni, podporu komunity a organizací Wikimedia v příslušných výběrových řízeních na členy správní rady styčnými zástupci Rady nebo volebním výborem, oboustrannou zpětnou vazbu pro členy Rady a hodnocení celého tělesa. Toto se v současné době děje v úzké spolupráci s HR výborem. V běžné každodenní činnosti Rady má BGC zvlášť vhodnou pozici k pravidelnému zkoumání postupů a vláken. Čas od času to znamená připomínat Radě, že se má soustředit na úkoly, které nikdo jiný udělat nemůže. V závislosti na velikosti a struktuře organizace to může znamenat různé věci. Například Rada nadace Wikimedia Foundation netvoří sama roční plán, to je práce výkonného ředitele, jmenovitě Sue Gardnerové (viz shrnutí postupu). Naší odpovědností jakožto Rady je poskytnout závazné vstupy pro roční plánování. Naproti tomu v organizacích bez stálých zaměstnanců se roční plán tvoří v samotné radě. Je důležité vymezit tuto výslovnou oblast odpovědnosti každé radě. To je totiž hlavní úkol, na který se každá rada musí soustředit.
Vývoj není cílem sám o sobě
Představenstvo se musí starat nejen starat samo o sebe - nemělo by rovněž ztrácet ze zřetele svůj vlastní vývoje. S vědomím toho, že sestava výborů ve wikivesmíru se mění poměrně rychle, musí zajistit, aby mohlo efektivně pracovat v co nejkratší době (a pokračovat tak). Představenstvo se musí vyvíjet zároveň s organizací, protože jen tak lze zajistit důvěřivou a plodnou spolupráci v představenstvu a - případně - mezi ním a vedením. K tomu patří pravidelné přezkoumávání vlastních pracovních metod a vlastního sebepojetí. Vtip je v tom, uplatnit nezbytné právní a racionální postupy a procesy a neztratit se přitom v kleci pravidel. Pracovní skupina, ať už se bude nazývat BGC nebo jinak, může poskytnout cennou pomoc - v každém představenstvu.
Těším se na pracovní seminář správních rad začátkem března v Londýně. Všichni se mmůžeme učit od sebe navzájem, jenom jsme ještě nenašli ty správné způsoby, jak se podělit o své nápady a zkušenosti v této oblasti.
Alice Wiegand (User:Lyzzy) slouží ve správní radě WMF od roku 2012 jako zvolený správce pobočky. Podílela se na řešení problémů poboček a hnutí po mnoho let a sloužila ve správní radě nadace Wikimedia Deutschland 2008-2011.