Affiliations Committee/Beschlüsse/Finanzantrag für das Jahrestreffen 2013 – April 2013

In Anbetracht, dass:

• das Affiliations Committee im Rahmen der Erstellung des Finanzplans der Wikimedia Foundation einen überarbeiteten Haushaltsplan einreichen wird, einschließlich der Kosten für ein Jahrestreffen

• das Affiliations Committee es für notwendig hält, für ein effektives und effizientes Arbeiten ein jährliches Treffen zu organisieren

• die gleichzeitige Organisation des Treffens mit der Wikimania zahlreiche Vorteile umfasst, unter anderem Einsparungen bei der Reise- und Meeting-Zeit, da beispielsweise Berater zum Treffen hinzugezogen werden können und bestimmte Ergebnisse bereits der Wikimania umgesetzt werden können.

• eine Bestandsaufnahme im Committee gezeigt hat, dass es Unterstützung für ein Treffen während der Wikimania gibt (anstatt eines weiteren, an einem anderen Ort veranstaltetem Treffen)

• eine Liste der gewünschten Ergebnisse erstellt wurde

• die geschätzten Kosten für ein solches Treffen sich auf bis zu 40.000 US-Dollar belaufen, unter Berücksichtigung eines 15-prozentigen Aufschlages bei den Flugkosten zwischen dem 4. August und 12. August 2013.

Wird beschlossen, dass:

• dass das Affiliations Committee sein jährliches Treffen parallel zur Wikimania in Hong Kong organisieren wird

• dafür bis zu 40.000 US-Dollar des Budges dafür ausgegeben werden können,

• und ein Bericht über die Ergebnisse des Treffen innerhalb eines Monats nach dem Treffen veröffentlicht wird.

Votes

Resolution passed with 9 votes in favor, 0 votes against, 0 abstentions, 1 votes not cast, on 28 April 2013.

Öffentlicher Bericht

Treffen

Das Jahrestreffen 2013 des Affiliations Committee fand am 6. und 7. August in der Polytechnic University in Hong Kong statt. Die Mitglieder des Affiliations Committee reisten außerdem anlässlich der Wikimania 2013, die am gleichen Ort stattfand, an.

Die Ziele des Treffens waren unter anderem noch offene, zu bearbeitende Fälle voran zu bringen, indem innerhalb des Committee Konsens bei den entsprechenden Fälle gesucht wurde. Weitere Ziele waren die Bewerbungsprozess intern wie extern (das heißt für die sich Bewerbenden) zu verbessern und zu entscheiden, wie es mit weiter mit der Diskussion um den Status als "Partner der Wikimedia-Bewegung" weitergehen sollte. Außerdem sollte diskutiert (und entschieden) werden, wie mit Chaptern umgegangen werden sollte, die ihr Chapter Agreement verletzen und wie es mit dem Affiliations Committee selbst weitergehen sollte.

Dieser Bericht ist eine leicht veränderte Form des für den internen Gebrauch geschriebenen Berichts. Informationen bzw. Abschnitte, die persönliche und sensible Angelegenheiten oder noch zu laufende Bewerbungsverfahren betreffen, wurden entfernt.

Erster Tag

Gruppenbild

Anwesend waren:

• von den Mitglieder des Affiliations Committee: Carlos, Salvador, Galio, Greg, Lodewijk, Bence, Tanvir, Maria (nicht den kompletten Tag), Josh (nicht den kompletten Tag)
• Gäste (nicht den kompletten Tag): Asaf Bartov, Geoff Brigham, Stephen LaPorte, Bishakha Datta, Patricio Lorente
• Abwesend: Jerry

• Das Affiliation Committee diskutierte den Bewerbungsprozess für Chapter, thematische Organisationen und Nutzergruppen. In allen drei Fällen werden die Schritt-für-Schritt-Gründungsanleitung auf den neuesten Stand gebracht und intern Ende August vor ihrer Veröffentlichung diskutiert.

• • Im Falle der Nutzergruppen wurden eine Reihe von Vereinfachungen und Klarstellungen vereinbart (die Notwendigkeit sich gegenüber der Wikimedia Foundation auszuweisen sowie die Möglichkeit eine Übersicht der Nutzergruppe auch in anderen Wikis und nicht notwendigerweise Meta zu haben, solange ein Link von der Meta-Seite aus besteht). (Diesbezüglich wurde im Sinne von Good Governance das Committee gebeten, über den Bewerbungsprozess für Nutzergruppen das Board of Trustees entscheiden zu lassen. Außerdem wurde das Committee gebeten mit dem Rechtsabteilung der Wikimedia Foundation zusammenzuarbeiten, um zu entscheiden, an welchem Punkt innerhalb des Prozesses die Nutzergruppen das sog. User Group Agreement unterzeichnen sollten.)

• • Im Falle der thematischen Organisation wird die Schritt-für-Schritt-Anleitung besser mit dem eigentlichen (der Realität entsprechendem) Bewerbungsprozess synchronisiert, indem die Notwendigkeit eines frühen Kontakts zum Affiliation Committee empfohlen wird, der Abschnitt bezüglich der Satzungsüberprüfung und den notwendigen Kriterien klargestellt wird und der Abschnitt von der Benennung der thematischen Organisation als eigener Schritt auf dem Weg zur Anerkennung vorgesehen wird.

• • Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für Chapter wurde als sehr gut und ordentlich empfunden, dennoch könnte es entsprechende Verbesserung geben, um auch hier die Anleitung dem Bewerbungsprozess seitens des Commitees der Realität anzupassen. Als ein Schritt dahingehend wurde vereinbart, dass die neue Bewerbungen einen öffentlich bekannten und kommunizierten Prozess mit entsprechenden Abläufen durchlaufen (zum Beispiel unsere Standardfragen innerhalb von 2 Tagen zu veröffentlichen, die Antworten sollten innerhalb von 1-2 Wochen überprüft werden, eine Überprüfung der Satzung sollte nicht länger als 4 Wochen dauern, etc.). (Die zeitlichen Abläufen würden gleichzeitig für alle Organisationstypen gelten). Die Mitglieder des Affiliation Committee sind angehalten sich an diese Abläufen und Fristen zu halten und ihre Zeit dementsprechend einzuteilen, um den Vor-Bewerbungsprozess nicht zu verlangsamen, es sei denn, etwas Außerordentliches benötigt mehr Aufmerksamkeit. Somit sollte die Servicequalität für die künftigen Chapter verbessert werden.

• Es wurden einige Nachbesserungen bei den internen Richtlinien des Committees diskutiert, die beschlossen werden, sobald ein endgültiger Entwurf veröffentlicht wurde.

• • Das betrifft unter anderem die Ausgabenrichtlinie, die verbessert werden soll. Der / die Schatzmeister/in des Committee soll seitens der Wikimedia Foundation über die verbleibenden Finanzmittel informiert werden, um besser die Ausgaben im Blick zu haben, da diese direkt von der Wikimedia Foundation verwaltet werden.

• • Die Teilnahmerichtlinien (standards of participation) werden verdeutlicht, das heißt, Committee-Mitglieder, die freiwillig ihre Mitgliedschaft außer Kraft setzen, haben ein Zeitfenster von 15 Tagen, um zu entscheiden, ob sie weiterhin im Committee mitarbeiten möchten. Der derzeitige Textabschnitt ist undeutlich in diesem Punkt, was dazu führte, dass Mitglieder, die ihre Mitgliedschaft suspendiert hatten, auf unbestimmte Zeit weiterhin dennoch als aktive Mitglieder galten, obwohl diese nicht aktiv waren bzw. nicht antworteten.

• Das Committee entschied die jüngst aufgenommenen Organisationen in drei Punkten besser zu unterstützen:

• • Jede neue Organisation wird ein Mitglied des Committee als Berater zugeteilt (im Idealfall ist dies die gleiche Person die auch beim Bewerbungsprozess mit Rat und Tat zur Seite stand). Diese Person wird die Organisation mindestens alle drei Monate kontaktieren, um zu erfahren, wie die weitere Entwicklung lief, ihr Hilfe anbieten und Kontakt zwischen neuen und alten (sprich erfahrenen) Organisationen herstellen. Dieses Konzept ist ein Pilotkonzept und soll in einem Jahr ausgewerten werden.

• • Neue und zu bald aufzunehmende Organisationen werden proaktiv über die Möglichkeiten der finanziellen Unterstützung seitens des Committees informiert, die unter anderen die Gründungskosten und andere Ausgaben während des Bewerbungsprozess (bspw. Übersetzungen) decken können.

• • Neue Organisationen erhalten ein Begrüßungsschreiben, das unter anderem Beschreibungen und Kontaktdaten der wichtigsten Abteilungen der Wikimedia Foundation umfassen soll. Das Committee hat bereits eine prinzipielle Unterstützung einiger Abteilungen erhalten, demnächst sollen die einzelnen Abteilungen angeschrieben werden, um die Informationen zu sammeln und diese zu besagtem Bewerbungsschreiben zusammenzufassen.

• Es wurden eine Reihe kleinerer Änderungen bei den internen Arbeitsprozessen des Committees diskutiert, unter anderem Deadlines für die einzelnen Phasen innerhalb des Bewerbungsprozess. Es wird eine rotierende Position eines Secretarys [vermutlich Schriftführers, Anm. d. Ü.] sowie, auf Anregung von Asaf Bartov, ein rotierendes System für die Zuteilung der Ansprechpartner für jeden Bewerber eingerichtet.

• Abschließend wurde der vierte und bisher nicht definierte Movement-Mitgliedschafts-Status des „Movement-Partners“ gemeinsam mit den geladenen Gästen diskutiert. Es wurde eine gemischte Arbeitsgruppe eingerichtet, die die prinzipiellen Fragen diskutieren und einen Entwurf ausarbeiten soll. Die Arbeitsgruppe soll ihre Arbeit Mitte September aufnehmen und den Entwurf etwa Mitte November vorlegen. Es wird erwartet, dass die Arbeitsgruppe das Meta-Wiki als Arbeit- und Diskussionsplattform nutzen wird.

Zweiter Tag

Vertieft in Diskussionen

Anwesend:

• Mitglieder des Affiliation Committees: Bence, Salvador, Carlos, Galio, Lodewijk, Greg, Josh, Tanvir
• Abwesend: Jerry

• Das Committee verbrachten den Großteil des Tages damit die noch laufenden und offenen Bewerbungsverfahren durchzuarbeiten (etwa 20). Es wurden weitergehende Schritte vereinbart sowie Ansprechpartner für die sich Bewerbenden ausgewählt bzw. neu zugeteilt. Die Bewerbungen der Wiki Ed Foundation, von Wikimedia Brasilien und Wiki Project Med wurden ausführlicher diskutiert.

• Das Committee hat beschlossen, die Chapter an ihre Pflichten des Chapter Agreements zu erinnern, das unter anderem regelmäßige (jährliche) Aktivitäts- und Finanzberichte vorsieht, die idealerweise auf Meta veröffentlicht werden. Zudem sollen sie Änderungen an ihren Satzungen der Wikimedia Foundation (das heißt am Besten dem Affiliations Committee) mitteilen.

• Mitglieder des Committee nahmen an der Session bzgl. der Movement-Organisationen des WCA-Seminars teil.
• Das Treffen wurde mit einer Abschlussdiskussion und -entscheidung bzgl. der anzugehenden Punkte und der während des Treffens getroffenen Entscheidungen beendet.

Chapters Village

Das Affiliations Committee nahm mit einem Tisch am Chapters Village teil; anfangs auf dem Logo Square, später in einem der Lounge-Räume, da dieser eine Klimaanlage besaß.

Unter anderem hatten wir Treffen mit den folgenden Gruppen an oder bei unserem Tisch:

• Wikimedia Slowakei

• Wiki Project Med

• Wikimedia Bolivien

• Freiwilligen aus dem Nahen Osten.

• Wikimedia Nepal

• Wikimedia Armenien

• Wikimedia Uruguay

Andere Treffen

Die Committee-Mitglieder hatten zahlreiche Treffen zu bestimmten Organisations-betreffenden Themen, unter anderem:

• Mehrere Treffen zum Thema Brasilien (das sich gründende Chapter, die Community, das Catalyst-Programm)

• Festland-China

• Wikimedia Finnland

• Wikimedia Macau

• Wikimedia Südafrika

• Wikimedia Ukraine

• Wikisource-Nutzergruppe

• Ladsgroup Amir Sarabadani

• Ghana

• Ecuador

• WikiVoyage

• Chapters Dialogue

Empfehlungen für die Zukunft

Dank der Erfahrungen dieses Treffens konnten wir einige Dinge mitnehmen, um die Effizienz zukünftiger Treffen zu verbessern:

• Wir müssen unseren Arbeitsort besser organisieren (Am ersten Tag wurden wir zweimal von den Organisatoren verlegt, der letzte Raum war ein Vorlesungssaal mit nicht-verrückbaren Tischen und Stühlen und zudem als Aufenthaltsort für ankommende Teilnehmer ausgezeichnet; ziemlich unbrauchbar für ein Treffen; der Raum war nicht besonders gut mit Verlängerungskabeln und Markern ausgestattet, um nicht andere fehlende Annehmlichkeiten zu nennen. Der Raum am zweiten Tag war ein Seminarraum, der besser unseren Bedürfnissen entsprachen, auch wenn die entsprechende Ausstattung weiterhin fehlte. Außerdem fanden im benachbarten Raum Bauarbeiten statt.)

• Das Treffen würde davon profitieren, wenn es einen neutralen Moderator (Facilitator) gäbe, der nicht eine der Mitglieder ist, in diesem Falle war es meist Bence.

• Für Veranstaltungen, wo unsere Arbeit präsentiert wird [hier: Chapters Village], Flyer oder etwas ähnliches vorbereiten