Diálogo de Capítulos/Proyecto/Implementación

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Diálogo de Capítulos

Chapters Dialogue Header.jpg

La implementación del proyecto

Entender

Para permitir a Kira llevar a cabo una profunda inmersión en la complejidad del universo Wikimedia, Nicole preparó una colección de documentos, enlaces e historias, sostuvo largos monólogos y puso a Kira en contacto con los antiguos Wikimedistas y colegas en Wikimedia Alemania. Afortunadamente, el proyecto Diálogo de Capítulos podría aprovechar una gran cantidad de datos que ya estaban allí. Kira indagó en varias fuentes de datos y recopiló entradas, preguntas y temas.

Tener una gran cantidad de contactos, información y documentos es crucial en esta etapa, y para Nicole y Kira fue una base utilizarlos para crear un cuestionario extenso que cubriría todos los temas que queríamos enfocar en la investigación. También decidimos que necesitábamos diferentes questionnaires for Chapters and Stakeholders para asegurar que las diferentes funciones y perspectivas fueran encuestadas con precisión. Tomó algunos borradores y ciclos de retroalimentación hasta que tuvimos la primera versión y estábamos listos para comenzar las entrevistas.

Kira realizó las primeras entrevistas con las partes interesadas (un representante de WMF y otro del Comité de Afiliaciones) y cuatro capítulos (Wikimedia Australia, Estonia, Sudáfrica y Taiwán) en Wikimania en Kong en agosto de 2013. Hemos mejorado las preguntas de investigación basado en los comentarios que recogimos durante nuestra sesión de lanzamiento en Wikimania, las primeras entrevistas y varias conversaciones individuales.

Observar

Además de las entrevistas, este proyecto fue un enorme desafío logístico

El corazón del proyecto fue las entrevistas reales: Kira entrevistó a voluntarios y personal de Capítulos Wikimedia, la Fundación Wikimedia, el FDC y el AffCom para descubrir lo que importa a cada uno de ellos.

Para hacer esto posible era necesario

  • planificar los viajes,
  • cumplir con el reto logístico de organizar las entrevistas,
  • contactar e informar a los participantes sobre el proyecto,
  • programar y volver a programar las citas,
  • reservar y volver a reservar tiquetes y alojamiento,
  • diligenciar solicitudes de visa,
  • y enviar incontables correos electrónicos y hacer muchas, muchas llamadas telefónicas.
Detalle de la grabadora de sonido de Kira. La seguridad aeroportuaria tenía que convencerse de que no era un arma

A lo largo del proyecto, necesitamos ajustar las "fechas" según la disponibilidad de los entrevistados, la complejidad de la materia en sí, u otros eventos inesperados. Una administración profesional y confiable es la columna vertebral de un proyecto con tal alcance. El apoyo y la participación de voluntarios y el personal de WMDE, WMF y las entidades participantes nos permitieron manejar la logística dentro del ajustado calendario. Hemos experimentado una gran hospitalidad y compromiso de todo el mundo.

Kira tuvo que viajar muchos kilómetros en el curso de la investigación. Necesitaba adaptarse a las zonas horarias, idiomas, el clima y los hábitos culturales, convencer a la seguridad del aeropuerto de que su grabadora de sonido no era un arma, hasta que finalmente llegó al destino: conocer a sus entrevistados cara a cara. Fue toda una aventura, y las entrevistas tuvieron lugar en todo tipo de lugares:

Oficinas, vestíbulos de hoteles, cafés, restaurantes, por la noche en el Zócalo en Ciudad de México, durante paseos en tren e incluso en pirámides. Las pruebas se pueden encontrar en el flujo de Chapters Dialogue Facebook.

Mientras que una entrevista oficial duró alrededor de 90 minutos, siempre tratamos de pasar más tiempo con los entrevistados, en su oficina con el resto del equipo, en el almuerzo o la cena o durante un paseo por su ciudad natal. Este tiempo adicional fue de gran importancia, ya que muchos aspectos interesantes se revelaron después de la entrevista oficial - a veces realmente el mismo minuto después de apagar la grabadora. Durante la conversación informal, las personas tienden a abrirse y proporcionar información adicional que profundiza la comprensión de su historia o incluso aspectos nuevos y a veces sorprendentes que no surgieron durante la entrevista en absoluto. Además, las personas que no eran entrevistados oficiales tuvieron la oportunidad de contar su versión de la narración. Incluso el comentario más pequeño a veces era realmente útil y revelaba ideas valiosas.

Por razones organizacionales, algunas de las entrevistas fueron hechas mediante videoconferencia. Incluso si sabíamos que una conferencia telefónica no ofrecería la misma calidad que una entrevista cara a cara, en algunos casos era inevitable. Nuestra precaución fue confirmada: especialmente cuando nos reuniamos por primera vez, una conferencia telefónica puede ser un poco incómoda (social y técnicamente). Es difícil crear una atmósfera de confianza, y no permite un tiempo "extraoficial" que es tan valioso para las entrevistas. Por lo tanto, limitamos el número de entrevistas por videoconferencia al mínimo, pero nos alegramos de que esto nos diera la oportunidad de tener conversaciones adicionales y - sin embargo - valiosas.

De cualquier manera, Kira trabajó sobre el programa de viajes y entrevistas y profundizó en las pruebas y tribulaciones del universo Wikimedia. Se llenaron innumerables cuadernos (los de papel!), surgieron nuevas preguntas, se discutieron cientos de temas y la cantidad de historias creció constantemente. Entre septiembre de 2013 y marzo de 2014, había recopilado historias personales de 94 individuos.

Iteración y participación

Un aspecto muy importante del Diseño del Pensamiento es su carácter iterativo. Todo, desde herramientas hasta ideas y prototipos, pueden y deben ser ajustados o cambiados completamente basado en lo aprendido durante el proceso. Este enfoque encajaba muy bien con la apertura del movimiento Wikimedia y la cultura de trabajo en Wikimedia Alemania. Proporcionó al equipo de Diálogo de Capítulos mucha flexibilidad y nos permitió iterar el diseño de la investigación y mejorar constantemente su calidad. Queríamos llevar a cabo el proyecto de investigación de manera abierta y transparente, invitando a todos los Capítulos y a las personas interesadas a participar activamente.

La iteración significó para nosotros:

  • Permitir y fomentar la "'mejora y rediseño'" del proceso en el curso del proyecto.
  • Ser audaz y abierto hacia "'posibles resultados'". El proyecto tenía que centrarse en los problemas y no -como muchos otros proyectos de investigación- en soluciones.
  • "'Co-crear'" alentando la participación en la creación del cuestionario sobre Meta: queríamos aprovechar los conocimientos existentes y la consulta con expertos y mentores. Esto proporcionó una buena base para nuestros próximos pasos.
  • "'Probar el procedimiento de investigación'": Antes de comenzar con las entrevistas, preguntamos a algunos de los participantes si estaban dispuestos a ser los primeros entrevistados. Hemos establecido unas cuantas entrevistas de prueba en Wikimania en Hong Kong que proporcionaron a Kira un sentido de cuáles preguntas eran útiles, qué preguntas y aspectos faltaban, qué orden de preguntas era mejor para el flujo de la entrevista, el número de preguntas y temas que podrían De manera realista cubrirse en 90 minutos, etc.
  • "'Ajustar el cuestionario:'" basándonos en las ideas de las entrevistas, revisamos y mejoramos el cuestionario, lo que significa que las respuestas proporcionadas en una entrevista formaron las preguntas para la próxima entrevista, y seguimos mejorando el procedimiento en el curso del proyecto.
    Kira expuso una parte de la presentación en el Taller de Capacitación de la Junta en Londres
  • La "'calidad de las entrevistas'" mejoró también: con cada entrevista, Kira pudo aprender más sobre el movimiento Wikimedia. Su creciente conocimiento le permitió identificar coherencias, formular preguntas más precisas y

hacer un seguimiento más profundo de los temas.

  • La "'retroalimentación constante'" de varias personas dentro y fuera del movimiento nos ayudó a comprobar regularmente si estábamos en el camino correcto. La crítica constructiva llevó a pequeñas correcciones en el curso del proyecto.
  • "'Ensayo y prueba en vivo de partes de la presentación'" en el retiro de los Directores Ejecutivos de los Capítulos (Berlín, febrero de 2014) y en el Board Training Workshop (Londres, marzo de 2014) fue crucial para diseñar la presentación final.
  • "'Participación:'" desde el inicio del proyecto, involucramos actores del movimiento a través de discusiones en y fuera de línea. Esto llevó a un apoyo invaluable y fue esencial para asegurar el compromiso de las partes involucradas.

En lugar de simplemente configurar las páginas Meta y perderse en interminables discusiones de listas de correo, fuimos a un enfoque coordinado y estructurado. Manteniéndonos flexibles, ajustándonos a lo largo del proceso y permitiendo la participación fueron las claves para que este proyecto funcionara de una manera profesional sin complicaciones y exitósamente.

Síntesis

La síntesis fue la parte más complicada del proyecto. La cantidad de datos e información que reunimos en la fase de investigación fue enorme. De marzo a la presentación final el 11 de abril de 2014, Kira documentó las declaraciones principales y las historias de fondo de las entrevistas en notas escritas a mano, grabamos casi todas las entrevistas (sujetas a la aprobación de los entrevistados) y las transcribimos. Pero, ¿cómo dar sentido a todos esos datos? ¿Cómo encontraríamos puntos comunes y diferencias? y, por último, ¿cómo podríamos crear un resumen entendible pero completo de todo esto?

El arte de la síntesis consiste en prestar atención a los detalles y las citas interesantes, pero manteniendo la imagen completa en mente al mismo tiempo. Las diversas historias necesitaban ser condensadas en una narración que pudiera ser contada al movimiento. Nuestra meta era reflejar el movimiento, para presentar una visión completa de lo que realmente es, de qué se preocupan las personas y dónde están los puntos problemáticos.

Para la síntesis de una gran cantidad de información, un proceso visual es de suma importancia. La información de mapeo visualmente permite obtener una descripción de un tema complejo que es mucho más difícil de obtener que sólo leer cientos de páginas de texto escrito. La información se puede procesar más fácilmente cuando se puede ver de un vistazo, bits de información sobre notas adhesivas se pueden reorganizar, se pueden crear grupos y se pueden identificar las coherencias de diferentes temas.

Tener información presentada visualmente también permite ser compartida con personas que están menos involucradas, y para recibir comentarios, información para ser reestructurada y todo sea agrupado en un solo lugar. La co-creación fue crucial para este proyecto, ya que se necesitaban varios cerebros para procesar y digerir toda la información.

El proceso visual fue apoyado por el uso extensivo de notas adhesivas

El proceso visual es apoyado por el uso extensivo de notas adhesivas con el fin de "ampliar el propio cerebro" en paredes, ventanas y pizarras blancas. El contenido necesitaba espacio para desarrollarse, interconectarse y crecer. Era imposible mapear todo en un escritorio. La espaciosa oficina de Wikimedia Alemania y el personal de la cooperativa WMDE proporcionaron las condiciones perfectas: pudimos trabajar en una sala enorme y luminosa que no sólo proporcionó espacio para notas adhesivas, sino también para ideas, acción y creatividad.

Después de establecer la escena, el trabajo real podría comenzar: mezclamos la información cientos de veces -ahí es donde la flexibilidad de las notas adhesivas y pizarras compensó- y miramos desde todos los ángulos posibles. Tratamos de destilar las cuestiones fundamentales y traer orden y claridad a la masa de información. Fue un proceso de construcción de entendimiento, de aprendizaje, de suposiciones desafiantes, de encontrar y perder el hilo común. Tomó una buena parte de tiempo, innumerables discusiones e iteraciones para traer claridad en el "caos creativo".

Como preparación para la presentación final, aprovechamos la oportunidad para presentar un avance de las ideas durante el retiro de los Directores Ejecutivos de los Capítulos (febrero de 2014, Berlín) y el Taller de capacitación de la Junta en Londres (Marzo de 2014).

Presentación final

Kira presentando en la Conferencia Wikimedia 2014 en Berlín

La Conferencia Wikimedia (Abril de 2014, Berlin) proporcionó el escenario perfecto para nuestra presentación final (60 minutos, ~120 personas en la audiencia). Todo el trabajo de los nueve meses anteriores culminó allí. El Diálogo de Capítulos fue todo sobre historias y también lo fue la presentación

En lugar de usar diapositivas de presentación, decidimos contar la historia con las mismas herramientas que usamos para la síntesis: pizarras blancas y notas adhesivas. Esto permitió a la audiencia ser testigo de la creación de la historia, hacer un seguimiento del panorama más amplio y utilizar el material para relacionar discusiones posteriores. La gran ventaja del entorno flexible era que no parecía como si estuviera fundido en piedra, como si la gente no pudiera estar en desacuerdo con ella y consolidarla.

La mitad de las personas de la audiencia indicaron que habían sido entrevistadas durante el proyecto. Los comentarios después de la presentación fueron abrumadores, y las discusiones en los días siguientes a menudo se relacionaron con esta presentación. Mientras que una de nuestras metas principales para el proyecto y la presentación era señalar el "elefante en la sala" (el tema que ninguno quiere abordar) y permitir a la gente finalmente darse cuenta y hablar abiertamente sobre los puntos problemáticos dentro del movimiento, varias personas esperaban soluciones muy concretas y detalladas.

Nos hemos abstenido de presentar recomendaciones para acciones concretas porque creemos que se requieren más análisis, consultas y enfoques cooperativos. Terminamos la presentación con seis preguntas difíciles, que el movimiento necesita urgentemente abordar de una manera estructurada y coordinada.

Documentación

La documentación (informe escrito, cortometraje) nos llevó mucho más tiempo de lo esperado. Sólo el glorioso trabajo en equipo de Madame "Conozco el enunciado perfecto para TODO" Ebber, Miss "Tarzan en la jungla de ideas" Krämer y Mister "caballeros en armadura brillante" Kibelka hizo posible la publicación de este documento en agosto de 2014.

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