Política de Conflito de Interesses/Atualizações de 2021

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Introdução

Contexto

Em junho de 2021, o Conselho Geral da Fundação Wikimedia se comprometeu a atualizar a política de conflito de interesses da organização. A última versão da política está disponível na wiki da Fundação Wikimedia. Esta política descreve as regras e processos para gerir casos em que integrantes do Conselho da Fundação ou executivos da organização tenham interesses externos que representem um conflito com relação aos seus deveres para com a Fundação. Casos de edição paga ou de conflito de interesses ligados à edição dos projetos Wikimedia são regidos por outras políticas que não esta.

Esta alteração no texto da política foi redigida com base em outras políticas de conflito de interesses-modelo, boas práticas para lidar com conflito de interesses, orientação de especialistas legais externos sobre governança nas ONG, e questões levantadas em discussões sobre este assunto com a comunidade, no início deste ano.

Resumo das alterações

Muitos elementos da política de conflito de interesse foram reescritos e reordenados nesta nova versão. O objetivo destas modificações é ampliar a informação e oferecer mais clareza sobre a aplicação desta política e seus procedimentos. As principais mudanças são:

  • Ampliação do escopo de aplicação da política de conflito de interesses; passam a estar incluídas transações potenciais com ex-membros do Conselho de Administração, e executivos da Fundação, durante os 12 meses posteriores ao término da sua ligação com a instituição.
  • Fica vedada ao Conselho de Administração a aprovação de transações que envolvam a contratação de ex-membros do Conselho como trabalhadores ou colaboradores externos durante os 6 meses posteriores ao término da sua ligação com a instituição.
  • Inclusão da seção "Avaliação de Conflitos de Interesses" para que o Conselho possa determinar claramente se existe um conflito de interesses.

Consulta

O objetivo deste período de consulta é responder a estas perguntas:

  • Há algum aspecto do texto da política que não esteja claro?
  • A linguagem utilizada é sempre clara?
  • O procedimento descrito na política é confuso?
  • A política apresenta lacunas?
  • Que tipos de conflito de interesses considera preocupantes?
  • A política cobre essas situações?

Próximos passos

O período de consulta decorrerá até 22 de novembro de 2021.

Após o período de consulta, a política será revisada de acordo com os comentários da comunidade pela equipe jurídica da Fundação e pelo Comitê de Governança do Conselho de Administração da Fundação Wikimedia.

Após a revisão da política pelo Comitê de Governança, ela passará pelo pleno do Conselho para ser então oficialmente adotada.

Embora o cronograma exato dependa da agenda do Conselho e do Comitê de Governança, os trabalhos devem ser concluídos até o final de março de 2022.

Política

Propósito

A Fundação Wikimedia é uma entidade filantrópica a serviço das pessoas e cuja missão é o conhecimento livre. Indivíduos em posições de liderança dentro da organização têm o dever de conduzir os assuntos da Fundação de uma maneira consistente com essa missão, e não devem promover seus interesses pessoais ou os interesses de terceiros. Esta política destina-se a fornecer orientação para integrantes do Conselho de Administração, diretores, executivos e funcionários-chave da Fundação Wikimedia sobre situações em que seus interesses pessoais possam pôr em causa seu dever de lealdade para com a Fundação. Igualmente destina-se a definir o procedimento de avaliação e gestão de casos de conflito de interesses.

Definições

Conflito de Interesses.

Um conflito de interesses surge quando:
  • os interesses externos de uma pessoa abrangida por esta política competem com os interesses da Fundação;
  • a Fundação realiza uma Transação Abrangida por esta política com uma Pessoa ou Partes Relacionadas também abrangidas; ou
  • a lealdade da Pessoa Abrangida não é exclusiva.

Pessoa Abrangida.

Indivíduo que atua como membro do Conselho, diretor, executivo ou funcionário-chave da Fundação Wikimedia, ou que tenha servido em tal função em algum momento durante os 12 meses anteriores. "Funcionário-chave" é usado aqui de acordo com sua definição em US Internal Revenue Service Form 990.

Transação Abrangida

Uma transação, contrato, ou qualquer outro acordo entre:
  • a Fundação e a Pessoa Abrangida;
  • a Fundação e Partes Relacionadas; ou
  • uma Pessoa Abrangida e outra parte interessada, caso seja evidente que a transação terá um impacto material adverso sobre a Fundação.
Exemplos de Transações Abrangidas incluem contratos de trabalho, acordos de concessão de subsídios, licenciamento de marcas e de afiliação. Reembolsos de despesas razoáveis ligadas aos negócios da Fundação não são Transações Abrangidas, e estão sujeitas a aprovações e procedimentos padrão de reembolso de despesas da Fundação.

Pessoa Interessada.

Uma Pessoa Abrangida cujos interesses e lealdades externas, inclusive devido a uma Relação Significativa", dão origem a um Conflito de Interesses real ou potencial em questão em uma determinada situação.

Partes Relacionadas.

Uma pessoa ou entidade com a qual uma Pessoa Abrangida tem uma Relação Significativa.

Relação Significativa.

Uma relação significativa dá-se a partir de:
  • uma relação familiar próxima, como cônjuges, pais, irmãos, filhos, enteados, avôs, netos, bisnetos, sogros ou parceiros em união estável;
  • um interesse financeiro material, tal como uma participação agregada de propriedade de mais de 10% numa entidade; ou
  • uma função como de direção, executivo, membro do Conselho ou funcionário.

Identificando Conflitos de Interesses

O primeiro passo para abordar Conflitos de Interesses é identificar as instâncias onde há conflitos ou onde podem haver conflito. Este passo deve ser muito abrangente para assegurar que todos os conflitos de interesse sejam identificados.

Questionário

A fim de ajudar a Fundação a identificar Conflitos de Interesses potenciais, cada Pessoa Abrangida deverá preencher um Questionário sobre Conflitos de Interesses fornecido pela Fundação uma vez por ano, e atualizá-lo conforme necessário para refletir as mudanças ao longo do ano. Os questionários serão entregues aos advogados da Fundação, que poderão revisá-los e serão responsáveis por sua custódia. Os questionários preenchidos deverão poder ser revisados por qualquer membro do Conselho, Diretor Executivo e pelo Diretor Financeiro.

Outras declarações

Se uma Pessoa Abrangida toma conhecimento de uma proposta de Transação Abrangida, ou qualquer outro Conflito de Interesses potencial, deve informar imediatamente e por escrito ao Conselho de Administração, CEO, e ao Conselheiro Geral. Uma Pessoa Abrangida deve relatar todos os potenciais Conflitos de Interesses de que tome conhecimento, mesmo que não seja uma Pessoa Interessada. Quando houver dúvida sobre se uma situação envolve um conflito de interesse real ou potencial que deve ser comunicado, o assunto deve ser resolvido pelo Presidente do Conselho de Admnistração (ou pelo(s) Vice-Presidente(es) se o Presidente for uma Pessoa Interessada).

Identificando Conflitos de Interesses

Após um potencial conflito de interesse ser comunicado ao Conselho de Administração, este deve reunir informações e determinar se existe um conflito de interesse real. O Conselho pode designar um subcomitê para reunir evidências e fazer recomendações, mas a determinação final deve ser feita pelo Conselho completo.

Recusa por parte de Pessoas Interessadas

As Pessoas Interessadas devem se colocar à disposição do Conselho de Administração para responder perguntas e fornecer informações, na medida do previsto por lei, e sempre que for relevante para o potencial Conflito de Interesses. As Pessoas Interessadas devem se abster de participar de qualquer discussão sobre o Conflito de Interesses; não devem acompanhar, estar presentes ou participar de quaisquer discussões do Conselho ou comitê referentes ao Conflito de Interesses, exceto quando necessário para responder perguntas. As Pessoas Interessadas devem abster-se de usar sua influência pessoal para encorajar o Conselho a chegar a qualquer conclusão em particular. Estas obrigações continuam a ser aplicáveis às Pessoas Interessadas durante todo o processo de avaliação, revisão e aprovação do Conselho de Administração sobre o potencial Conflito de Interesses.

Decisão do Conselho de Administração

O Conselho de Administração, sem o envolvimento ou a participação de quaisquer Pessoas Interessadas, deve rever as provas e determinar se existe um Conflito de Interesses. Ao tomar sua decisão, o Conselho deverá determinar se:

  • uma Pessoa Abrangida ou uma Parte Relacionada está obtendo um benefício (financeiro ou outro) através da Transação Abrangida proposta;
  • uma Pessoa Abrangida está desempenhando dois cargos conflitantes; ou
  • uma Transação Abrangida proposta pode ser entendida como um Conflito de Interesses por partes externas à Fundação.

A discussão deve ser documentada em acta do Conselho, e a decisão deve ser documentada como uma resolução do Conselho. É necessária uma maioria de votos do Conselho para determinar que não há Conflito de Interesses. Se o Conselho decidir que não existe um Conflito de Interesses, o processo de revisão do Conflito de Interesses é concluído e quaisquer transações afetadas podem prosseguir normalmente.

Identificando Conflitos de Interesses

Após determinar que existe um Conflito de Interesses, o Conselho de Administração deve decidir se aprova ou não quaisquer propostas de Transações Abrangidas. O Conselho deve também abordar quaisquer violações desta política.

Aprovação por parte do Conselho de Administração

O Conselho de Admnistração pode aprovar uma Transação Abrangida por maioria de votos. Para aprovar uma Transação Abrangida, o Conselho deve concluir que:

  • está ciente de todos os fatos materiais relativos à Transação Abrangida e dos interesses de todas as Pessoas Interessadas na Transação;
  • a Transação Abrangida não é um ato de auto-contratação ou legalmente inadmissível;
  • a Transação Abrangida poderia beneficiar a Fundação e interessa à Fundação;
  • o custo para a Fundação é justo e razoável, com base em dados de mercado;
  • é improvável que a Fundação consiga um acordo mais vantajoso com o mesmo benefício sem gerar um Conflito de Interesses; e
  • a Transação Abrangida não envolve a contratação de um funcionário ou colaborador externo que tenha feito parte do Conselho de Administração da Fundação Wikimedia nos 6 meses anteriores.

O Conselho pode consultar os advogados da Fundação e outros consultores externos durante o seu processo de decisão. A discussão e as razões da aprovação do Conselho devem ser documentadas em atas, e aprovação em si deve ser documentada como uma resolução Conselho.

Violações da Política

No curso do cumprimento de suas obrigações sob esta política, o Conselho de Administração (ou um de seus comitês) pode ter acesso a informações que lhe dêem motivos razoáveis para acreditar que uma Pessoa Abrangida não revelou um Conflito de Interesses real ou potencial, ou que violou esta política de outra forma. Em tais circunstâncias, o Conselho informará a Pessoa Abrangida sobre sua suposição e permitirá que a Pessoa Abrangida explique as supostas violações. Conforme as circunstâncias o Conselho investigará mais a fundo, determinará se houve violação da política e tomará as medidas disciplinares e corretivas apropriadas.

Aplicação da Política

Esta política será aplicada pelo Conselho de Administração. O Conselho é responsável pelo seguinte:

  • receber declarações sobre as Transações Abrangidas propostas;
  • revisar as Transações Abrangidas propostas para determinar se correspondem aos critérios de aprovação;
  • manter a documentação necessária e apropriada para documentar a revisão das Transações Abrangidas, incluindo atas de reuniões, resoluções e promessas de compromisso pessoal; e
  • rever o funcionamento desta política e fazer mudanças de tempos em tempos, conforme seja apropriado.

Conhecimento da Política

As Pessoas Abrangidas deverão confirmar que conhecem esta política e que estão em conformidade com ela. Ao aceitar o cargo ou papel que as torna sujeitos desta política, deverão assinar o documento de compromisso pessoal e preencher um questionário de Conflito de Interesses. Pelo menos uma vez por ano deverão atualizar e renovar este compromisso por escrito.