Dewan Persiapan ESEAP/Proposal Sistem Tata Kelola ESEAP Hub
Halaman ini memperkenalkan usulan baru untuk "Sistem Tata Kelola ESEAP Hub". Dewan Persiapan ESEAP Hub (EPC) telah sepakat untuk mengonsultasikan usulan ini kepada seluruh komunitas ESEAP. Usulan ini memuat dua rancangan baru sistem tata kelola. Meskipun ini bukan merupakan pemungutan suara yang resmi, gagasan dan pendekatan yang memperoleh dukungan terkuat dari para Wikimediawan ESEAP akan menjadi acuan dalam menentukan arah pembahasan pada ESEAP Strategy Summit 2025 di Manila. Di sana akan dilakukan putaran kedua peninjauan dan penyesuaian, berdasarkan masukan dan komentar yang telah dikumpulkan sebelumnya. Keputusan akhir mengenai sistem tata kelola akan diambil secara kolaboratif oleh seluruh peserta yang hadir dalam Summit tersebut.
Usulan baru ini tidak memuat informasi yang sangat spesifik. Sebagai contoh, belum ditentukan apakah yang dimaksud dengan "ketidakaktifan dalam waktu lama" adalah 15 hari, enam bulan, atau satu tahun. Pada tahap ini, tujuan utamanya adalah memulai diskusi dan berfokus pada struktur, gagasan, dan proses secara keseluruhan. Namun demikian, saran dan alasan untuk informasi tertentu tetap sangat disambut, karena akan menjadi masukan dan referensi penting dalam menyusun serta memutuskan isi akhir pada saat Summit.
Silakan baca usulan baru ini dengan saksama dan tinggalkan komentar Anda di halaman pembicaraan. EPC juga akan mengadakan pertemuan daring sebelum Summit untuk memberikan penjelasan serta menghimpun masukan dan pendapat dari komunitas. Tanggal dan waktu pertemuan akan diumumkan di halaman ini.
Latar belakang
Apa yang diperhatikan oleh rancangan Piagam saat ini
Draf Piagam ESEAP saat ini (yang dikembangkan selama tahun 2023–2024) didasarkan pada prinsip-prinsip berikut:
- Hub berbeda dengan afiliasi, dan berfokus pada kerja organisasi strategis, bukan pada kegiatan programatik, promosi, atau penyuluhan.
- Hub tidak memiliki anggota secara khusus, melainkan mengakui empat kategori "Pemangku kepentingan": Afiliasi, proyek-proyek inti Wikimedia berbasis pengetahuan bebas, komunitas tematik atau proyek bahasa yang tidak berafiliasi, dan kontributor independen.
- Untuk memastikan keseimbangan antara afiliasi, yang mungkin memiliki kapasitas lebih besar untuk berkontribusi terhadap beban kerja, dengan pemangku kepentingan komunitas lainnya, dirancang suatu badan pengambil keputusan yang terdiri atas perwakilan dari semua afiliasi serta perwakilan terpilih dari kelompok pemangku kepentingan lainnya.
Alasan draf Piagam ESEAP saat ini tidak lagi relevan
Draf Piagam ESEAP yang dikembangkan sebelumnya dirancang untuk selaras dan menyesuaikan diri dengan Piagam Gerakan. Namun, karena Piagam tersebut tidak berhasil diratifikasi, draf Piagam ESEAP tersebut kehilangan landasan strategisnya dan tidak dapat dilanjutkan dalam bentuk yang sekarang.
- Salah satu faktor yang kemungkinan berkontribusi terhadap penolakan Piagam Gerakan adalah kekhawatiran terhadap mekanisme pengambilan keputusan yang diusulkan, yakni Dewan Global. Mekanisme berbasis komite yang dirancang dalam draf Piagam ESEAP saat ini memiliki kesamaan dengan pendekatan tersebut, sehingga turut menghadapi tantangan serupa.
- Selain itu, metode pemilihan yang diusulkan dalam piagam juga belum mencapai kejelasan. Sejumlah persoalan teknis, seperti proses penentuan pemilih, masih belum terpecahkan dan berpotensi menimbulkan kerumitan dalam implementasi.
- Sebagai alternatif, CEE Hub telah menerapkan suatu model yang tidak bergantung pada penentu keputusan yang ditetapkan secara formal. Model ini terbukti berhasil dan telah beroperasi secara efektif. Pendekatan serupa dapat dipertimbangkan oleh ESEAP pada tahap awal pengembangan tata kelola, untuk menghindari kompleksitas dalam pemilihan individu, sekaligus memungkinkan terwujudnya kolaborasi yang inklusif dan partisipatif.
Konsep desain yang baru
Dua rancangan sistem tata kelola dalam usulan baru ini dirancang dengan tujuan sebagai berikut:
- Menghindari pembentukan organisasi pusat: Kecuali untuk hal-hal yang berkaitan dengan alokasi anggaran, model ini bertujuan mempertahankan karakter gerakan Wikimedia yang berbasis akar rumput, terdesentralisasi, digerakkan oleh komunitas, dan bersifat spontan, sejauh mungkin.
- Berfokus pada fasilitasi dan koordinasi kerja, bukan pada proses peninjauan atau evaluasi proposal.
- Menjaga pembedaan antara Hub dan afiliasi: Di wilayah atau kawasan yang telah memiliki afiliasi, tujuan Hub adalah mendukung dan memperkuat pertumbuhan afiliasi tersebut. Sementara itu, di wilayah atau kawasan yang belum memiliki afiliasi, tujuan Hub adalah menumbuhkan afiliasi baru serta mendukung kelompok pengguna dan pemangku kepentingan lainnya dalam membangun kemampuan mereka.
Sistem Tata Kelola Baru
Pilihan 1: Sistem Partisipasi Terbuka
Tinjauan umum
Dalam sistem ini, seluruh diskusi akan dilaksanakan secara terbuka melalui halaman Meta-Wiki secara publik, dan dilengkapi dengan pertemuan daring berkala untuk menentukan:
- apakah konsensus telah tercapai dalam berbagai isu,
- apa bentuk konsensus tersebut, dan
- bagaimana langkah selanjutnya terhadap isu-isu yang belum mencapai konsensus atau belum menemukan solusi.
Untuk memastikan metode pengambilan keputusan ini dapat dijalankan secara efektif, akan dibentuk sebuah kelompok kerja yang terdiri dari perwakilan beberapa afiliasi secara bergiliran. Kelompok ini akan mendukung pelaksanaan pertemuan pengambilan keputusan, khususnya dalam hal-hal seperti alokasi anggaran, pengadaan jasa atau kontrak, serta tugas-tugas penting dan urusan lain yang dianggap perlu.
Metode penerapan
- Untuk mendukung proses perumusan usulan dan pembangunan konsensus, akan dibuat halaman usulan dan diskusi beserta templat-templat pendukung di Meta-Wiki. Halaman-halaman ini berfungsi sebagai ruang kolaboratif yang terbuka bagi komunitas. Apabila terdapat platform manajemen proyek daring yang lebih sesuai dan efektif, penggunaannya juga dapat dipertimbangkan sebagai alternatif yang bahkan mungkin lebih optimal.
- Setiap individu diperkenankan untuk mengajukan usulan.
- Untuk usulan yang memerlukan sumber daya, proses pembangunan konsensus harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Setelah konsensus tercapai, pengusul akan mengajukan usulan tersebut ke Rapat Pengambilan Keputusan untuk memperoleh konfirmasi.
- Staf yang ditunjuk akan mengundang lima sukarelawan untuk membentuk sebuah "kelompok kerja". Anggotanya merupakan perwakilan dari ESEAP Hub dan diwajibkan mengadakan rapat kerja daring setiap bulan untuk meninjau laporan kerja. Selain itu, mereka bertugas memberikan umpan balik terhadap usulan-usulan yang diajukan, yang akan menjadi bahan pertimbangan bagi peserta rapat pengambilan keputusan.
- Anggota kelompok kerja harus memiliki pengalaman dalam tata kelola organisasi, berasal dari negara yang berbeda, memiliki batasan masa jabatan, dan sebagian anggotanya harus diganti setiap tahun untuk memastikan adanya keterwakilan dari berbagai kawasan.
- Setelah rapat kerja selesai, akan diselenggarakan "Rapat Pengambilan Keputusan" secara daring untuk menentukan status setiap usulan: apakah akan dilaksanakan, ditolak, atau memerlukan pembahasan lebih lanjut. Rapat ini juga akan memutuskan alokasi anggaran berdasarkan rekomendasi dari kelompok kerja. Pada prinsipnya, siapa pun dapat mendaftar untuk berpartisipasi dalam Rapat Pengambilan Keputusan. Namun, akan diterapkan mekanisme tertentu untuk mencegah dominasi atau pengaruh yang tidak proporsional dari satu negara atau kelompok tertentu, guna menjaga keseimbangan dan keberagaman representasi.
Keunggulan
- Sejalan dengan semangat akar rumput dan keterbukaan yang menjadi ciri khas gerakan Wikimedia.
- Sepenuhnya menghilangkan kebutuhan akan proses pemilihan dalam bentuk apa pun.
Potensi risiko
- Dapat mengakibatkan proses pengambilan keputusan yang lambat atau kurang efisien, serta berpotensi menghasilkan keputusan yang saling bertentangan.
- Strategi jangka menengah dan jangka panjang mungkin sulit untuk dirumuskan secara konsisten.
- Jika partisipasi sukarelawan rendah, terdapat risiko bahwa Hub akan dikendalikan atau didominasi oleh segelintir organisasi atau individu yang lebih aktif.
Pilihan 2: Sistem Strategis
Tinjauan umum
Model ini mirip dengan cara kerja para pengurus di proyek-proyek Wikimedia, tetapi dengan memperkenalkan kuota untuk memastikan representasi komunitas yang lebih kecil. Anggota komunitas yang dipercaya dipilih menjadi Penyusun Strategi, yang diberikan kewenangan dalam pengambilan keputusan. Konsensus komunitas hanya diperlukan ketika diperlukan untuk mengarahkan para Penyusun Strategi dalam menentukan arah strategis utama. Para Penyusun Strategi dapat menggunakan metode fleksibel untuk menyusun dan mengembangkan mekanisme pengambilan keputusan serta mengadakan pertemuan pengambilan keputusan kapan saja.
Metode penerapan
- Individu yang memiliki kontribusi jangka panjang pada proyek-proyek Wikimedia dan pemahaman mengenai tata kelola organisasi dapat mencalonkan diri sendiri. Mereka yang menerima suara kepercayaan dari komunitas akan menjadi "Penyusun Strategi".
- Pencalonan dan pemungutan suara dapat dilakukan kapan saja, dengan ambang batas yang lebih rendah untuk komunitas yang kurang terwakili.
- Setiap Penyusun Strategi akan memiliki Home Wiki. Tidak ada batasan jumlah Penyusun Strategi dari satu Home Wiki, tetapi jika pemungutan suara diperlukan, akan ada batasan jumlah Penyusun Strategi yang memiliki hak suara.
- Para Penyusun Strategi bersifat mandiri dalam pengelolaan. Setelah jumlah yang memadai tercapai, mereka akan menetapkan mekanisme pengambilan keputusan yang lebih terperinci dan memilih perwakilan atau tim perwakilan untuk Hub.
- Posisi Penyusun Strategi bersifat seumur hidup, tetapi terdapat ketentuan pemberhentian apabila tidak aktif dalam jangka panjang.
Keunggulan
- Memberikan peran dan tanggung jawab pengambilan keputusan yang lebih jelas, sambil tetap menjaga keterbukaan.
- Meskipun pemilihan diperlukan, model ini jauh lebih mudah diimplementasikan dan dikelola.
- Menyediakan lebih banyak fleksibilitas dan efisiensi dalam pengambilan keputusan dibandingkan dengan Pilihan 1 (Sistem Partisipasi Terbuka).
Potensi risiko
- Penunjukan dan pemberhentian Penyusun Strategi dapat menyebabkan ketegangan dalam komunitas, terutama hal yang berhubungan dengan kritik publik selama pemungutan suara.
- Jika mekanisme pengambilan keputusan internal di antara para Penyusun Strategi lemah, hal ini dapat menyebabkan konflik atau keputusan yang buruk.