Events Team Portal/Community space/イベント助成金FAQ
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適格性
どのようなイベントがカンファレンス助成プログラムの資金援助を受けることが出来ますか？
一般的に、私たちはテーマ別イベント、国別・地域別イベント、成長イベントに助成しています。もちろん、新しい取り組みや独創的なアイデアについても歓迎しています。詳しくは、イベントカテゴリーのページをご覧ください。
カンファレンス助成の基準はありますか？
このページに、ウィキメディア財団から資金提供を受けるために受領者が提出しなければならない情報や資料の詳細があります。
地域イベントを主催するために助成金を得たいのですが、私は自分の地域の提携団体（アフィリエイト）に属しているというわけではありません。それでも私が主催するイベントで助成金を得られるでしょうか？
はい、適格性基準を満たしていれば、個人または法人化されていないグループによる助成金申請も可能です。ただし、イベントの規模や助成金額によっては、助成金の管理を代行するためにフィスカルスポンサーと協働するようお願いする場合があります。
あらゆる国の人々に助成金を支給していますか？
資金助成には、国際的な地域ごとにさまざまな複雑性があります。場合によっては、米国の規制（例：米国の制裁措置）による制約が影響することもありますし、また別の場合には、申請者が属する地域の法制度が影響することもあります。詳しくは、こちらのページをご参照ください。
助成金が入金されるまでどれほど時間がかかりますか？
助成金は、通常、助成合意から30日以内に送金されます。イベントの計画やスケジューリングの際にはご留意ください。
私が主催するイベントに助成金を得るために、銀行口座が必要ですか？
はい、銀行口座が必要です。詳しくは、助成対象者の種別ごとの要件をご覧ください。
フィスカルスポンサーとはなんですか？自分に必要がどうかはどう知れば良いですか？
フィスカルスポンサーとは、助成対象者に代わって助成金を管理する組織のことです。詳しくは、こちらのページをご覧ください。
ウィキメディア財団の助成を受けた現在または過去の活動において、予算の未使用分が生じた場合、どのように対応すればよいですか？
未使用になった予算については、こちらをご覧ください。ウィキメディア財団に返金する場合の送金方法についてはこちらをご覧ください。
新しいタイプのイベントのアイデアがあるのですが、どうやってそれが助成金的確かどうか確認すれば良いでしょうか？
適格性基準および イベントカテゴリーのページ をご確認ください。必要な情報が見つからない場合は、お問い合わせください。私たちは常に新しいアイデアを聞くことを歓迎しています。
イベントが助成を得られない場合の最も頻繁にある理由は何ですか？
一般論として、次のような場合です。ウィキメディア運動の戦略的方向性「強靭で盛んな運動であろうと努力する」と合致しない場合。申請者との協議を行った結果、イベントの範囲・目標・影響が明確でないと感じられた場合。運営チームの対応能力に懸念がある場合、または過去の助成に関して未提出の報告書や提出書類がある場合。助成申請の優先順位の考え方については、こちらもご参照ください。
予算と支出
イベントの予算はどのように作成すればよいですか？承認対象となる経費にはどのようなものがありますか？イベントがどのようなものになるか分からない場合、どうやって予算を計画すればよいですか？
イベント予算を計画する際は、まず渡航/スカラシップ費、会場費、ケータリング費、宿泊費、運営管理費などの主要な予算カテゴリから計上を始めてください。見込み収入も予算計上します。その後、それぞれのカテゴリに対して、より具体的で詳細な予算を追加していきます。食事や旅費などの予算を立てる際には、運営チームを含めた参加を想定している総人数を考慮してください。
予算作成は自国通貨で行ってください。可能な限り実際の見積額をもとにし、比較的高額な支出については複数の見積を取得するようにしてください。申請には、最大で10％まで予期せぬ支出に備えた予備費を含めることができます。
他のイベントの予算や承認された経費を知るため、過去の申請書や報告書を確認してください。良い例はこちら。
ボランティアやアフィリエイトのスタッフである皆さんが、プログラム設計、パートナーシップの構築、コミュニティとの連携といった中核的な企画課題に集中できるよう、一部の業務を外部委託することを推奨しています。2024年7月現在、ウィキメディア財団のトラベルチームに、旅程、宿泊、会場の手配を任せることも可能です。そのほか、外部委託できる業務の例としては、ロジスティクスおよびプロジェクト管理、技術サポート、会計業務、ファシリテーションや翻訳などがあります。さらに詳しい予算ガイドラインについては、こちらをご覧ください。
助成金申請の最大額・最低額はありますか？
申請できる金額に上限はありません。ただし当然ですが、助成申請を審査する際には、各予算項目が必要かつ妥当であるかを検討し、特定の項目の削除をお願いしたり、見積の提示や追加の取得を求めたり、予算の修正をお願いする場合があります。2,000米ドル未満の助成については、ラピッド・グラント・プログラムをご覧ください。
助成金申請を提出したいのですが、我々の運営チームにはボランティアメンバーしかおりません。渡航手配や管理支援など、企画や業務の一部をアウトソースすることは可能でしょうか？
はい。必要な場合には、そのようにすることが推奨されています。2024年7月現在、ウィキメディア財団のトラベルチームに、渡航、宿泊、会場の手配を任せる選択肢もあります。そのほか、外部委託できる業務の例としては、ロジスティクスおよびプロジェクト管理、技術サポート、会計業務、ファシリテーションや翻訳などがあります。
とはいえ、私たちは運営チームの健康・意欲・業務量に非常に気を遣いたいと考えています。決してボランティアメンバーに燃え尽きて欲しくないのです。ですから、もしあなたのチームのイベント運営キャパシティにわずかでも懸念がある場合は、それを無視せず、必要な行動を取ってください（ボランティアを募集したり、イベントの範囲を縮小したり、延期したりといったものかもしれません）。
強固な運営チームを構築するためのガイドラインは、こちらに掲載されています。
ステッカーやバッグなどのお土産品を予算に含めることは出来ますか？
我々は皆、カンファレンスやイベントで配布されるお土産を受け取るのが大好きです。お土産は、ウィキメディアへの愛着を共有し、私たちがコミュニティの一員であることを周囲に伝える、目に見える方法でもあります。しかし、ここ数年にわたるイベント用のお土産に関する報告から、それらに非常に深刻な環境負荷があることが明らかになっています。この被害は、環境面（水質汚染、有害化学物質、廃棄物）および人権面のものです（低コスト工場で、しばしば非人道的な条件で働く労働者など）。
お土産販売のうち、Tシャツが25％以上を占めており、残りはバッグ、筆記用具、技術系アクセサリーなどです。
イベントを成功させるために何が本当に必要なのかをよく考え、こうした物品を製造することの環境的・人的コストの両方を考慮してください。場合によっては、ステッカーのような低コスト小品にお土産を限定するようお願いすることもあります。宜しくお願いします。
参考資料およびさらなる情報については、以下をお読みください： 「しょうもないカンファレンスのお土産に何千億円もかけるのはやめよう」— Fast Company（2018年11月2日）
予測できない費用項目を予算に含めても良いですか？
はい、10%までの予測できない費用を申請に含めることが出来ます。
渡航スカラシップには、どのような費用が含まれますか？ また、一部のみを支援する「部分的なスカラシップ」も認められていますか？
スカラシップには、通常、以下の費用が含まれます。
- 旅費（国際/国内。エコノミークラスを原則とし、可能な限り公共交通機関を利用してください）。
- 渡航手配は、主催者が行うことも、ウィキメディア財団のトラベルチームに委託することもできます。しかし、どちらにするかは助成が承認される前に決定する必要があります。これは、この判断が申請者（またはフィスカル・スポンサー）と財団側にどのように助成金を分配するか決定するためです。
- 宿泊費（通常は朝食込み）
- カンファレンス参加登録費（ケータリングによる昼食、午前・午後のコーヒーブレイクを含む）
- ビザ取得費用および関連諸経費（ビザ申請のための移動費など）
スカラシップが全てを対象とするか、部分だけを対象にするかは、助成金受給者が決定することが出来ます。
過去の提案や予算はどちらで見ることが出来ますか？
過去のすべての申請書はこちらで確認できます。参考や着想の材料として活用することはできますが、必ず各地域の状況に応じた調査を行い、独自の予算額を算出してください。すべてのイベントはそれぞれ異なり、地域ごとの文脈やニーズがあります。コミュニティのイベントに画一的な正解は存在しません。我々が助成対象を検討する際には、各イベントの地域的文脈やコミュニティのニーズを考慮します。
申請が承認された後に追加の資金が必要だと判明した場合や、計画に変更が生じた場合は、どのようにすればよいですか？
最もよく練られた計画にも、時に変更は生じるものです。プログラム担当者に相談してみてください。助成内容に変更が生じた場合の一般的な事項については、こちらをご覧ください。
協賛と現物寄付
イベントにおける協賛とはなんですか？
協賛とは、組織や個人がイベントに対して財政的支援や投資を行う手段の一つです。広報的な見返りを含むことがあり、スポンサーとイベント主催者の間で合意されたイベント内のあらゆる場面が対象となります。
地域や独立スポンサーがイベントを支援してくれた場合、支援金額については承認された助成金から差し引かれますか？
いいえ。承認された助成金額は、予算総額および申請内容に基づいています。私たちは、助成対象者が追加の資金源を探すことを強く推奨しています。なぜなら、それが提携団体の持続可能性と自立性を高めると考えているためです。追加の資金源から得た金額が助成金額から差し引かれることはありません。ただし、WMFの助成金が全額使用されず、未消化分が生じた場合には、助成対象者はその資金を再配分するか、財団へ返金する必要があります。
イベントへの渡航スカラシップ受給者を、どのように決定すれば良いでしょうか？
明確な選考プロセスを設ける必要があり、望ましいのはスカラシップ委員会を設置する方法です。選考にあたっては、多様性、新規参加者、ジェンダー、ウィキメディアでの経験、期待されるインパクト、地域、そしてあなたのコミュティや課題に関係したその他の基準を考慮しましょう。
スカラシップ選考に、なぜウィキメディア財団のトラスト＆セーフティチームが関わる必要があるのですか？
イベントへの参加が明示的に禁止されている個人は、サポート＆セーフティチームが管理する機密リストに掲載されています。これは、ウィキメディアのイベントがコミュニティにとって安全で安心して参加できることを確実にするためのものです。イベント参加禁止措置の対象となっている方は、ウィキメディア財団の助成金を受けることができません。これが、トラスト＆セーフティチームがスカラシップ受給者リストを確認しなければならない理由です。これは標準的な手続きで、「知る必要のある場合にしか情報共有しない」原則に基づきます。イベント主催者が個人的または非公開の違反内容を通知されることは決してありません。
現物寄付とは何ですか？
現物寄付とは、非営利団体に提供される、金銭のやり取りを伴わない、または金額評価されない物品、サービス、取引のことを言います。例として、通信サービス、技術サポート、食品・会場費・お土産、ボランティア労働、会計・法務サービス、賞品、広報サービスなどがあります。詳しくは、現物寄付の簡易ガイドおよび現物の見積と評価をご覧ください。
現物寄付は助成金の一部として扱われますか？
いいえ。ただし、現物寄付を募る中での取り組みや成功事例について共有していただくことは、大変嬉しいことです。ぜひそれらを助成申請書や報告書の一部として報告してください。これらは不利に扱われることはなく、承認された予算から差し引かれることもありません。むしろ、皆さんの成果を評価し紹介するために、是非教えてください。
また、現物寄付を通じて新たなつながりやパートナーシップを築くことは、長期的な提携団体の持続可能性と自立性を高めるものだと、私たちは強く信じています。現物寄付の取り組みについて支援が必要な場合は、ぜひ私たちにご相談ください。
提出書類
申請が承認された後、どのような書類を提出する必要がありますか？
助成金に関するプライバシーについて（収集する情報の種類、利用方法、保管方法など）詳しくは、助成金プライバシーFAQ をご参照ください。
助成金を受け取ると、どのような義務を負うことになりますか？
財務面においては、すべての支出について記録を保持し、求められた場合には提出することに同意することになります。
支出の記録方法について詳しくは、こちらをご覧ください。
イベント終了後、どれくらいの期間内に書類を提出する必要がありますか？
財務報告書および助成金報告書は、通常、プロジェクト終了日から60日以内に提出する必要があります。