Events Team Portal/Community space/イベント主催FAQ
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イベント企画
コミュニティイベントを主催してみたいのですが、何から始めたら良いでしょうか？
まずはカンファレンス・グラント・ポータルを確認してください。イベントの計画方法、申請書提出の基準、申請プロセスのタイムライン、申請フォームに関する案内が掲載されています。また、申請サイクルが始まる少なくとも2か月前までに、カンファレンス助成プログラムの担当者に申請を検討している旨を連絡することを強く推奨します。
私がイベントを主催する上で、ウィキメディア財団からどのような支援を受けることが出来ますか？
カンファレンス・グラント・プログラムの担当者は、初期段階における申請書作成やゴール・目標の明確化、準備期間中のイベント設計に関する助言や支援、イベント終了後の評価・報告まで、皆さんと協働します。私たちは、助成対象者の能力、目標、ニーズに応じて、パートナーとして協働する方針をとっています。私たちはイベント運営経験を豊富に持っており、コミュニティイベントの企画・運営における課題を乗り越えるために、助成対象者を支援したいと考えています。しかし我々は、コミュニティを最もよく知っているのは助成対象者であると考えており、それは本当に必要な支援を皆さんと一緒に仕上げていく指針となります。
多くの場合、私たちは相談相手となって過去のベストプラクティスや経験を共有するだけでなく、以下のような点についても支援を行います。コミュニケーション計画の設計。「ウィキメディアのストーリー」を構築し、伝えること。潜在的なパートナーとの連携。ゴールや目的の明確化。あなたおよびイベントの影響の評価などです。
イベントを主催したことが無いのですが、何かのコースや訓練を受ける必要があるでしょうか？
いいえ。コミュニティ・スペースやカンファレンス・グラントのメタページにある我々の資料やガイドを読むべきです。質問があれば遠慮無く私たちに聞いてください。将来的にはイベント主催者に公式の教習を提供できればと思っています。
ウィキメディア財団から私のイベントに誰かをお呼びしたり、スピーチをしたりしてもらいたいのですが、どうすればいいでしょうか？
プログラム担当者に話してみるべきです。適切に対応してもらえるでしょう。
コミュニティイベントの企画をいつ始めれば良いでしょうか？
イベントを企画する際は、次のようなことを考慮するべきです。
- 助成ラウンドのタイムラインと申請の締め切り
- イベントの範囲について考えてください。地域イベントなのか、宿泊を伴うかどうか、あるいは渡航手配やビザ取得が必要となる国際イベントなのか、といった点です。大規模なイベントほど、より長い計画期間が必要になります。
- また、地域ごとの慣行にも注意が必要です。地域によっては、会場やホテルを2年前から予約しておく必要がある場合もあります。これは例外的なケースではありますが、各地域の慣行を理解したうえで、余裕をもって計画を立ててください。
我々のおすすめは下記です。
宿泊が不要な地域イベント：3ヶ月程度
渡航や宿泊が必要な地域イベント：6ヶ月程度
渡航・ビザ・宿泊が必要な国際イベント：9～12ヶ月、それ以上あるとなお良い
イベントを主催するにはどの程度の人員が必要でしょうか？
カンファレンスの規模が成功させるための企画と実行に必要な人員を左右します。役割分担や責任の整理、強固な運営チームを構築するためのヒントについては、こちらをご参照ください。
現物寄付とはなんでしょうか？どのように募集し、得ることが出来ますか？
現物寄付とは、非営利団体に提供される物品・サービス・取引のうち、金銭や金銭評価できるものでないものを言います。例えば、通信サービス、技術サポート、食品・会場費・お土産、ボランティア労働、会計および法務サービス、広報サービスなどです。さらに知りたい方は、現物寄付についてのショートガイドおよび現物寄付を見積もる・評価するをご覧ください。
イベント企画に適切なプロセスはありますか？
こちらに、イベント企画についての推奨される資料や学習ページ、テンプレートがあります。
バーチャル・イベントはどう主催すれば良いですか？
Those are our remote events guidelines and tips for grantees hosting remote events. For more community resources, tips and best practices about remote events, please see this.
ロジスティクス
ケータリングサービスはどう企画したら良いですか？
こちらのカンファレンス期間の食事に関する学習ページをご覧ください。
私のイベントにふさわしい会場はどんなものでしょうか？
国際渡航ビザを手配するのにはどの程度の時間がかかりますか？
In general, you should allow three months for visa formalities. Please read more here.
経済性に留意しつつ適切な宿泊施設を見つける方法はありますか？
Accommodations at meetups – learning pattern
私のイベントにおいて、託児サービスを検討する必要はあるでしょうか？
カンファレンス参加中の託児は難しいです。こちらを考慮してください。
また、我々の資料集と必須チェックリストのアクセシビリティの項目をしっかりと確認してください。
経済性に留意して渡航を手配するにはどうしたらよいでしょうか？
2 guides on arranging international travel: International travel; Air travel.
ファシリテーターが最低限持っておくと良いものを教えてください
こちらのリストにある物品を準備してください。どのように生産的な議論をファシリテートするかについては、こちらをご覧ください。
コンテンツ設計
What should I consider when designing the conference program?
For resources and suggestions on conference program please see this.
How to welcome newcomers to my event?
The Buddy Project: How to make your conference more newbie friendly
How to best prepare my conference speakers?
Presenting and speaking in front of an audience is sometimes an overlooked skill set. But in fact, It is one of the most impactful things at the event. We have all been to at lease a few lectures in the past when it was a well designed and informative lecture, but the way it was presented in, prevented from truly 'hearing'.
When designing the event's program, we highly recommend thinking about the session method you chose. For example – instead of having a lecture, consider active learning session that require more engagement, such as trainings, workshops, working groups, round tables, panel etc.
We also recommend taking the time to work with your speakers before the event, on basic presentation skills.
Here are a few resources you might find helpful:
- Briefing calls with speakers: A simple way to improve conference sessions
- Best practices in giving a Wikipedia presentation
- Posters that work
- Best practices in hosting an IRC open meeting
- Wikimania 2021 Speaker Guidebook . The guidebook is available in 7 languages.
Should I consider translation for my event?
Yes, If you are hosting multilingual attendees at your event, you should consider translation. Here are a few tips;
- Mark your wiki page for translation as soon as possible
- Always think about who are you excluding by using a specific language.
- Try different methods – Simultaneous translation, subtitles, headphones, different rooms, translation by volunteers, professional translation etc. You can also add a translation budget item to your proposal.
- Make sure that the instructions and other materials you use to advertise and conduct your event are written in a language that your audience is familiar with.
How to well document my event’s sessions?
Yes definitely. This will be helpful when people who couldn't attend your event, or the specific session, can still follow what happened. But also, for following up and evaluating purposes.
What type of entertainment to choose for my event?
Social activities and social events are a good opportunity to have some time where people can mingle, have fun together, and meet each other. Planning social events is a very important part of in person events and an optional part of virtual events. Attendees often report meeting people they would not have otherwise met and brainstorming new projects during social events, but even without those benefits giving your attendees an optional place to relax, have fun, and enjoy their time will be appreciated. Most importantly, when designing your social event make sure to incorporate multiple options around what people can choose to do. Not everyone likes to drink, likes to dance, feels comfortable walking up to strangers without structure, or wants to be in a loud space. An example of a social event could be a venue with three rooms: 1 room for dancing, 1 room for board games, and 1 relaxed space where people can talk to each-other without lots of noise. More suggestions and information here. You can find some ideas for remote social events here on meta.
参加
How should we allocate and decide on scholarships?
Travel scholarship recipients must be in good standing with their local affiliates and with the Wikimedia Foundation. This means the scholarship applicant should not have any ongoing issues with friendly space policies or overdue grant reports.
Travel scholarship recipients who represent an affiliate must be in good standing on the primary Wikimedia projects where their affiliate works.
For more information on Scholarship eligibility and more, please see this link.
What should I ask upon registration?
It depends on what are you looking to achieve. Upon other evaluation basic questions, here you can also find basic registration questions that are often used by the Wikimedia Foundation.
You should also review this Learning pattern on Setting-up a conference registration form.
参加を促進し、イベントのアクセシビリティを向上させるには、どのようにすればよいですか？
アクセシビリティとは、「アクセスできること」、特定の仕組みや存在から利益を得られることを指します。この概念は、障害のある方や特別な配慮を必要とする方が参加できるようにすること、また支援技術を活用してアクセスを可能にすることに焦点を当てています。
言語的、技術的、文化的、経済的、社会的など、さまざまなイベント上の障壁を減らし、ムーブメントのイベントをより多くの参加者にとって参加しやすいものにするには、どうすればよいでしょうか。このページは、主催者向けの情報や検討事項をまとめたものであり、チェックリストとして使うことを目的としたものではありません。今後は、より小規模で実践的な独立したリソースを作成、または紹介していく予定です。
必須チェックリスト：ウィキメディア財団のカンファレンス助成プログラムを通じて実施されるイベントでは、このチェックリストの提出が求められます。
友好的な空間の方針
What is a Friendly Space Policy? Why do I need one for my event?
Friendly space policies (often called "safe space policies" or "anti-harassment policies") are one important way to help prevent harassment at conferences and events. These types of policies set expectations for behavior and support increased participant diversity. They also give conference organizers guidelines on how to handle harassment quickly, with the minimum amount of disruption for the event. All WMF grantees are required to have a friendly space policy for their in-person events.
What kind of a Friendly space policy should I apply?
We understand that this type of policy may need to be edited to fit different cultural contexts so we are not requiring the use of one specific policy. Please see here more resources and guides that will help you create your own Friendly Space Policy.
Are there Friendly Space Policies for in-person events? Or for virtual events as well?
This is the Friendly space policy for Wikimedia Foundation Events. You may use or adapt this policy to fit your context.
You should adjust the Friendly Space Policy to your remote event. Here is a good example for a remote FSP.
Engagement
How should I advertise my event on social media?
Focus on the tools that will benefit your local community – how do you normally hear about local events? No need to invest in platforms you and your community do not use regularly.
- Here you can find some tips and guidelines on 'How to tell your 'Wikimedia story', including tips on Partnerships and Communication to maximize the visibility and Impact of your event. More useful resources can be found on the Partnerships & Resource Development portal.
- For social media support and connection with WMF channels, please fill out this form and someone from the communication team will follow up with you soon.
- Create a "social media toolkit" that you will share with your speakers and participants. This can be short – a few suggested tweets or posts, and a hashtag to help with promotion and tracking. If you make it easy for people to promote, they will! Get them engaged and provide 'ready to use' posts.
- Create a plan to promote different speakers or sessions in the weeks leading up to the event. Lots of content! People will amplify you. You can schedule tweets/posts if that is easier. Some examples: Last year’s photos; Speakers; Program, Invitations etc.
- Use your hashtag, encourage people to promote during the event (can put it on the title slide of presentations). If possible have a couple of people designated to promote on social before and during the event.
- Here is a list of public Telegram groups/channels for different Wikimedian Projects you can publish in.
- Here is a list of Facebook pages by chapter/region/theme you can join and publish in.
- Diff Editorial Guidelines – The Diff editorial guidelines provide a framework to suggest ideas for blog posts, submit drafts and review them.
More useful resources can be found here.
How to create new collaborations for my event?
In this page you can find some tips and guidelines on 'How to tell your 'Wikimedia story', including tips on Partnerships and Communication to maximize the visibility and Impact of your event.
How to evaluate the success of my event?
Event Evaluation Toolkit – In this page you can find a list of base question that the Wikimedia Foundation uses to evaluate large movement events like Wikimania and other regional and thematic events. Feel free to use any part of these questionnaires to evaluate your own event. You will find: Registration Questions; Post-event questions for participants and Follow-up questions for participants.