Grants:APG/FDC portal/Comments/Extensive feedback from WMDE to the FDC process/de

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Lessons learned

Nachdem WMDE nun an zwei Runden des Funds Dissemination Committee (FDC) teilgenommen hat, haben wir für uns eine Zwischenbilanz gezogen, die wir im Folgenden teilen und diskutieren möchten.

Zusammenfassend haben wir folgende Lessons Learned:

  1. Wir benötigen ein Entscheidungsverfahren über die Verwendung von Movement-Ressourcen, das den Werten und der Kultur des Wikimedia-Movements entspricht: kollaborativ, transparent, partnerschaftlich, innovationsfreudig und WikiWiki-schnell.
  2. Im Zentrum eines solchen Verfahrens muss das Ermöglichen (Empowerment!) aller Beteiligten stehen. Nicht die Angst vor Fehlern darf bestimmend sein, sondern die Chance auf Erfolg.
  3. Das Modell muss dem Umstand Rechnung tragen, dass die Entwicklungsstufen der Movement-Entities zum Teil sehr unterschiedlich sind; starre Wachstumsgrenzen oder gleich hohe Anforderungen an alle Antragsteller tun dies nicht.
  4. Die Probleme des FDC-Prozesses sind Ausdruck einer weit verbreiteten Unklarheit über unsere gemeinsamen strategischen Ziele und über das für uns passende Organisationsmodell.

Der Begriff Lessons Learned steht dafür, sich mit den eigenen Erfahrungen auseinander zu setzen, um für die Zukunft bessere Ergebnisse zu erreichen. Das FDC hat das zur Grundlage seiner Bewertungen und Empfehlungen gemacht. Wikimedia Deutschland teilt diese Herangehensweise uneingeschränkt. Die vier oben genannten Lessons Learned sehen wir deshalb als Chance, den Prozess für alle Beteiligten passgenauer, einfacher und effektiver machen zu können.

An die Wikimedia Foundation, die Mitglieder des Funds Dissemination Committes und die Wikimedia-Communitys

WMDE anerkennt die Intentionen des FDC, die es mit den Empfehlungen vom 24. November 2013 zum Ausdruck gebracht hat. Wir respektieren und anerkennen die Arbeit, die von Mitarbeitern der Wikimedia Foundation und den Ehrenamtlichen im FDC in diese Entscheidung geflossen ist. Gleichzeitig ergreifen wir die Möglichkeit Feedback zu bestimmten Aspekten der Entscheidung zu geben, sowie zu dem Prozess, der dazu geführt hatte.

Wir haben uns entschieden, gegen den Wikimedia Deutschland betreffenden Teil der Entscheidung keinen Widerspruch einzulegen. Wir möchten jedoch diese Runde, die für WMDE die zweite ist, an der wir teilgenommen haben, als Gelegenheit für einen konstruktiven Dialog nutzen, um eine Reihe von grundsätzlichen Punkten anzusprechen und erste Vorschläge für eine Verbesserung des Prozesses zu machen.


Nichtdestoweniger ist es uns wichtig an dieser Stelle zu unterstreichen, dass uns der enorme Aufwand und das Engagement der FDC-Mitglieder und des FDC-staffs sehr wohl bewusst ist. Wir sind dankbar für die harte Arbeit und das Wohlwollen aller Beteiligten, die sowohl in dem Entstehungsprozess, wie auch in der Implementierungsphase vom FDC sichtbar wurden und weiterhin spürbar sind. Schließlich wollen wir ja alle, dass unsere Bewegung noch stärker und funktionsfähiger wird – und genau so sind unsere Kritikpunkte zu verstehen.

Risiken jetzt – Wohin die Empfehlungen des FDC für 2013 /14 führen könnten

"Accross the board cuts"

Von den eingereichten 11 Anträgen hat kein einziger die volle beantragte Summe erhalten, wobei die Kürzungen von -6% bis zu -70% (Wikimedia India) variierten. Dies birgt die Gefahr, dass in Zukunft die Budgets künstlich aufgebläht werden, damit auch nach einer generellen Streichung ausreichend Finanzmittel vorhanden sind. Dies kann nicht im Sinne des Movements sein.

Fehler werden wiederholt

Aus den Erklärungen der Entscheidungen geht in der Regel nicht hervor, was die Antragsteller hätten anders machen sollen, um die volle Förderung zu bekommen. Häufig wird auf die “Geschwindigkeit des Wachstums” Bezug genommen. Aber was ist ein gesundes Wachstum, was ist ungesund?[1] Auch sind die stichpunktartigen Begründungen häufig für Außenstehende nicht nachvollziehbar: Der einfache Hinweis, ein bestimmtes Budget sei “large” oder Metriken seien “poor” sind ohne eine klare Bezugsgröße nicht nachvollziehbar. Hierdurch wird den betreffenden Entitäten – aber auch zukünftigen Antragstellern – die Möglichkeit genommen, aus vergangenen Fehlern zu lernen.

Empfehlen würden wir, mehr Aufwand in die Ausformulierung der Begründungen zu legen, mit einem klaren Fokus darauf, welche Faktoren zu welcher Kürzung geführt haben und wie hiermit in Zukunft besser umgegangen werden sollte.

Dezemberfieber

Speziell in der FDC-Begründung zum Antrag von Wikimedia Deutschland wird die Kürzung damit begründet, WMDE habe im Vorjahr Gelder nicht ausgegeben. Ohne nochmals auf den Hintergrund dieses Underspendings einzugehen, stellen wir fest, dass dies ein gefährlicher Präzedenzfall sein kann. Schließlich wird damit an die Chapter das Signal geschickt: Gebt Eure Gelder vollständig aus, auch dann, wenn die Gelder zu einem späteren Zeitpunkt ggf. besser verwendet werden könnten.

Suche nach der Gemeinschaft – Warum wir eine klare Richtung brauchen

Verlässlichkeit

Anträge an das FDC sind immer für ein Jahr zu stellen. Dies macht die Finanzierung langfristiger Projekte schwierig.[2] Dabei geht keine Gefahr davon aus, dass nicht ausreichend Gelder vorhanden sind[3], sondern vom Umstand, dass Prioritäten und Fokus der WMF sich wandeln können. Selbstverständlich können und müssen sich Prioritäten ändern können – es ist aber (siehe “Narrowing Focus”) nicht immer klar, wie ein solcher Wandel entsteht und wie entsprechende Entscheidungsfindungen im Gesamtmovement zu Stande kommen.

Movementziele

Nicht nur können sich Prioritäten ändern, es ist auch heute nicht immer klar, welche Ziele wir als Movement haben bzw. welche Rolle die unterschiedlichen Entities bei ihrer Umsetzung spielen, welche Indikatoren wir anlegen, um deren Erreichung zu messen, welche Rollen die unterschiedlichen Movement-Entitäten dabei haben.[4] All das führt dazu, dass das eigentlich wichtigste Kriterium, nach dem die Anträge bewertet werden, völlig unklar ist: Wonach genau soll die Arbeit der Entität ausgerichtet werden, damit sie den Förderungskriterien des FDC entspricht? Was genau wird mit “the alignment of the plan to the Wikimedia movement’s strategic goals” gemeint? Wo verlaufen die Grenzen, welche Auslegung ist die richtige? Solange diese Fragen nicht unmissverständlich beantwortet werden, kann eine für die Antragsteller nachvollziehbare Bewertung nicht wirklich stattfinden.

Und schließlich ist eine klare Positionierung des gesamten Movements zu Zielen und Metriken zwar sehr komplex und schwer herbeizuführen, aber dennoch unabdingbar für eine tatsächlich globale, von allen Teilen des Movements getragene Strategie.

Teile des Puzzles – Warum wir die Stärke unserer Vielfalt noch nicht nutzen

Unpassende Erwartungen

Die Anforderungen (Antragstellung, Metriken, Wachstumsschranken, Berichtswesen) an kleine Chapter und an junge Thematische Organisationen sind identisch mit denen an sehr große Chapter. Die anderen Förderprogramme (Projekt- oder Event-Grants) der WMF sind für kleinere Chapter, die längerfristige Strukturen aufbauen wollen, ebenfalls keine Alternative.

Denkbar wäre etwa, dass ein “vereinfachtes Verfahren” für Budgets unter einem bestimmten Schwellenwert angelegt wird, das sowohl einfachere Anträge, als auch geringere Berichtsanforderungen beinhaltet. Oder aber das bestehende Grant-System wird auch direkt auf Organisationsentwicklung und Strukturaufbau von Organisationen vor Ort ausgeweitet, so dass der Kreis der FDC-Anträge kleiner würde.

Fehlende Differenzierung

Speziell für “große” Budgets stellt sich die Frage, ob der Ansatz, dass immer ein ganzer Plan beim FDC eingereicht werden muss, auch wenn nur ein Teil des Plans über das FDC finanziert werden soll, tragfähig und sinnvoll ist.

Besser (und auch leichter in der Abwicklung und im Reporting) wäre eine mittelfristige Einführung von einem anderen Modell: Nur für die direkt Wikimedia-Projekte-bezogenen Bereiche (Softwareentwicklung, Förderung der Editoren, etc.) wird ein Antrag an das FDC gestellt. Und die Programme, die aus anderen Quellen finanziert und die sich primär auf die Förderung des Freien Wissens jenseits der Wikimedia-Projekte beziehen, kommen im FDC-Antrag gar nicht mehr vor.

Ungenügender Austausch

Der gesamte Antragsprozess findet schriftlich statt, das FDC trifft sich jedoch persönlich. Das mag bei kleinen Anträgen noch funktionieren, bei größeren Budgets ist dies jedoch nicht mehr angemessen und praktikabel. Wir möchten daher gerne bei der nächsten FDC-Sitzung für Rückfragen zur Verfügung stehen, entweder persönlich oder per Online-Konferenz. Ziel: Fragen beantworten, Unklarheiten ausräumen, Missverständnisse vermeiden.

Grundsätzlicher stellt sich uns die Frage, wie wir wegkommen können vom “klassischen” Modell “Antragsteller <–> Mittelgeber”, hin zu einem Verfahren, das den Realitäten unseres Movements besser entspricht: Kollaboration, Innovationsfreude, gleichberechtigte Partnerschaften.

Zu hoher Aufwand

Der Aufwand für den Gesamtprozess ist unglaublich hoch: Auf Seiten der Chapter, auf Seiten der WMF, auf Seiten des FDC. Gibt es hierfür Statistiken, wie viele Staff Hours und wieviele Volunteer Hours (und wieviel Geld, z.B. für Beratung und Moderation) aufgewandt wurden? Auch wenn es um für das Wikimedia-Movement hohe Summen geht, so muss es doch ein vernünftiges Verhältnis zwischen bürokratischem Aufwand und den beantragten Summen geben.

Bürokratie

Das FDC ist mit großen Erwartungen gestartet. Sue Gardner formulierte das Ziel hinter der Gründung des FDC wie folgt: “The FDC should over time become a center of excellence in the movement, in terms of creating standards for measurement of programmatic effectiveness. " Doch nun scheint etwas die Luft raus zu sein: Die Antragsteller stöhnen durch die Bank weg über die bürokratischen Prozesse; das FDC selbst scheint ausschließlich mit der Bearbeitung von Anträgen beschäftigt zu sein und keine Zeit mehr zu finden, richtungsweisende Fragen der Mittelverwendung innerhalb des Movements zu adressieren.

Akquisedenken

Grundsätzliche Fragen zum Funding-Modell des Movements: Geld ist im Movement nicht die limitierende Ressource; und die WMF hat sich sinnvollerweise vollständig auf ein Modell der Finanzierung (Small Donor Modell) konzentriert.[5] Ist es wirklich im Sinne des Movements, wenn andere Entitäten dennoch versuchen (müssen), ihre Einnahmequellen zu diversifizieren? Wurde nicht gerade das lokale Fundraising eingestellt mit dem Hinweis, wertvolle Volunteer-Time und teure Overhead-Dollars könnten gespart werden[6], da die WMF schlicht am besten Spendenmittel einwerben könne? Und nun sollen andere Entitäten wertvolle Volunteer-Time und teure Overhead-Dollar in Mittelakquise stecken?

Wohlgemerkt: Das betrifft nicht alle Entitäten. WMDE setzt bewußt auf ein breiteres Modell[7], da wir z. B. breiter aufgestellt sind als die WMF und uns nicht nur als Wikipedia-Förderer, sondern auch als Gesellschaft zur Förderung Freien Wissens verstehen. Aber viele Entitäten haben einen ausschließlichen Wikipedia-Fokus, und deren Finanzierung sollte a) vollständig und b) leicht und c) risikofreudig von der WMF übernommen werden.

Auf die nächste Ebene - Vorschläge für die Zukunft

Es ergeben sich aus dem oben genannten die folgenden Ideen:

Überarbeitung des Gesamtverfahrens

Wir benötigen ein Verfahren, das (bei aller notwendigen Sorgfalt im Umgang mit Mitteln) auf dem Vertrauen in die Kraft des Wikimedia-Movements basiert, unglaubliche Dinge zu bewerkstelligen. Die hierfür benötigten Ressourcen (von denen Geld eine wichtige ist, aber eben auch nur eine von mehreren) sollten unproblematisch zur Verfügung stehen. Der Standard und Ausgangspunkt sollte der Grundsatz sein, dass jedes Chapter, jede Thematische Organisation, jedes Projekt zunächst förderfähig ist – und die Nicht-Bewilligung von Geldern sollte die Ausnahme sein. Eng hiermit verbunden ist die deutliche Vereinfachung des Ablaufs, von der Antragstellung bis hin zur Berichterstattung und Evaluation.

Internationale Treffen nutzen

Als Movement treffen wir uns in der Regel mindestens zweimal im Jahr: Im April auf der Wikimedia Conference und im Sommer bei der Wikimania. Diese beiden Treffen sollten dazu genutzt werden, wesentliche Teile der Antragsberatung gemeinsam zwischen FDC und Antragstellern durchzuführen. Wir müssen weg von starren Antragsfristen, Formularen, und einer Blackbox-Entscheidung hin zu einem kollaborativen, vertrauenvollen und für alle Beteiligten angenehmen Verfahren.

Eine gemeinsame Strategie

Darüber hinaus machen die Probleme rund um den FDC-Prozess erneut deutlich, dass wir als ein Movement bisher nicht in der Lage waren, eine gemeinsame, von allen getragene und tatsächlich globale Strategie zu entwickeln. Hieraus folgen das Fehlen eines funktionsfähigen Organisationsmodells für unsere Ziele und Aufgaben, eklatante Schwächen in der Evaluation unseres Tuns und eine zunehmende Verbitterung und Enttäuschung bei vielen Stakeholdern. Als die globale Vertreterin des Wikimedia-Movements fällt der WMF eine besondere Rolle zu, diese Prozesse und Strukturen zu fördern und, wo sie dies am besten kann, auch zu initiieren.

Einladung

Wikimedia Deutschland lädt hiermit alle Movement-Entitäten zur kommenden Wikimedia Conference (April 10-13, 2014) ein, um dort eine gründliche Überarbeitung des FDC-Prozesses vorzunehmen. Am Ende der drei Tage in Berlin soll ein für uns alle passendes, einfaches, sicheres, transparentes und produktives Verfahren der Ressourcenverteilung stehen.


Das Präsidium und der Vorstand von Wikimedia Deutschland


  1. Einziger Anhaltspunkt ist eine nicht weiter begründete Begrenzung des Wachstums auf maximal 20%. Hier ist nicht nur unklar, wieso gerade 20% als “gesund” angesehen werden; ebenfalls berücksichtigt diese künstliche Grenze nicht die Wirklichkeiten im Wikimedia-Movement: Eine kleine thematische Organisation, die ganz am Anfang steht, kann und soll deutlich schneller wachsen, als etwa ein 10 Jahre altes Chapter wie Wikimedia Deutschland.
  2. WMDE hat etwa in der Softwareentwicklung unbefristete Arbeitsverträge abgeschlossen, Planung für mehrere Jahre erarbeitet und auch z.B. die Größe der Büroräume auf eine erwartete zukünftige Entwicklung angepasst.
  3. Die WMF allein verfügt über eine – im FDC Antrag für 2012/13 geplante – Rücklage in Höhe von 31 Mio USD und über ein tragfähiges Fundraisingmodell
  4. Eins der Hauptförderkriterien des FDC ist das "alignment of the plan to the Wikimedia movement’s strategic goals". Nun, es wurde nirgendwo klar und nachhaltig erklärt, was das für die Antragsteller genau bedeutet. Die als Hilfeleistung gemeinten Verlinkungen in der Antragvorlage sprangen im letzten Jahr hin-und-her zwischen den breit formulierten “movement priorities” und den viel konkreteren und explizit auf die WMF zugeschnittenen “targets”, um letztendlich auf beides zu verlinken. Der Strategieplan bietet da auch keine Hilfe: die “movement priorities” werden einfach als konkrete “WMF-targets” ausgeführt (die doch aber aufgrund den unterschiedlichen Rollen nicht 1:1 für andere Movement-Entitäten gelten können). Ob sich die Antragsteller nun dann an dem unproportional kurzen, auf zwei letzten Seiten des Strategieplans formulierten Abschnitt zu Chapters ausrichten sollen ist auch ungeklärt.
  5. Sue Gardner schrieb dazu “From 2008 until late 2009, the WMF played around with various fundraising models. We applied for and got restricted grants, we cultivated major donors, we made business deals that brought in what’s called in nonprofitland “earned income,” and we fundraised online using what we grew to call the many-small-donors model. After two years we determined we’d be able to be successful using any of those methods, and an important study from Bridgespan had persuaded us to pick one. And so we picked many-small-donors, because we felt like it was the revenue model that best aligned with our core mission work. Today, the WMF makes about 95% of its money from the many-small-donors model — ordinary people from all over the world, giving an average of $25 each. It’s awesome.“
  6. Stu West schrieb “Legal entities, and fundraising activities under the Wikimedia name, create a huge amount of overhead. [...] Do we get enough value out of having legal entities to justify the extra effort and overhead?”
  7. WMDE plans to clearly differentiate four pillars of funding in the future: 1. Movement-related funding: FDC / 2. Direct donations to WMDE / 3. Membership fees / 4. Cooperations with other associations and foundations in order to implement grant-sponsored projects. In the long run, we are planning to use all funds WMDE receives through the FDC process and around 2/3 of all direct donations (so pillars 1 and 2) for programmatic work directed directly towards the Wikimedia projects: volunteer support, software development, etc. All other activities that are directed towards a broader approach to advance Free Knowledge, should be funded by other sources, such as (partly) pillar 2, and pillars 3 and 4. In the mid-term (2 to 3 years), we expect 50% to 75% of our budget coming from Wikimedia-sources and the rest from other sources.