Etapa 1: Envie uma pesquisa de engajamento da comunidade
O objetivo da pesquisa de engajamento da comunidade é ajudar os organizadores a demonstrar a importância da realização deste evento para a comunidade. A pesquisa também ajudará a obter consenso sobre quais tópicos ou prioridades a comunidade deseja focar no evento. O número e a qualidade das respostas da pesquisa influenciarão o tamanho do evento, por isso é importante garantir que sua comunidade saiba disso.
Você pode adicionar perguntas adicionais à pesquisa, mas não deve remover nenhuma. Se você traduzir a pesquisa, publique a tradução nesta página de discussão para que outros possam usá-la.
Envie a pesquisa para pessoas da sua comunidade que possam estar interessadas neste evento. Defina um prazo para as respostas da pesquisa e envie lembretes.
Você precisará dos resultados da pesquisa de engajamento da comunidade para concluir o pedido de fundo e ser elegível para o financiamento. Observação importante: A pesquisa de engajamento da comunidade é obrigatória. Este é um ARQUIVO MESTRE - NÃO EDITE - Faça uma cópia.
Etapa 2: Aprenda com eventos semelhantes e melhores práticas
É uma boa ideia revisar relatórios de eventos semelhantes ao que você gostaria de organizar e de eventos que sua comunidade já organizou. Abaixo, você encontrará algumas práticas recomendadas e diretrizes que outros voluntários aprenderam ao longo de anos organizando eventos.
Os participantes devem ser editores experientes e ativos ou voluntários envolvidos em trabalhos relevantes para os objetivos da conferência.
Conferências podem ser uma forma cara e ineficaz de fazer divulgação.
Bolsas de viagem devem ser concedidas somente a editores experientes e voluntários ativos.
Localização e horário
Escolha um local relativamente central para a maioria dos participantes. Altos custos de viagem limitarão o número de bolsas de viagem que você pode oferecer e podem limitar o número de pessoas que podem participar sem financiamento.
As conferências e reuniões de grupos de trabalho não devem durar mais do que dois ou três dias.
Passeios turísticos e visitas a museus devem ser limitados às noites após o término dos programas da conferência ou como atividades opcionais nos dias anteriores ou posteriores à conferência.
Step 3: Determine whether you would like to utilize the Wikimedia Foundation Travel Team’s support for your event.
As of July 2024, the Wikimedia Foundation’s Travel Team can arrange flight bookings (via a third party agency) and accommodation for scholarship recipients and volunteer organizers. If you choose, we can manage flight bookings alone, but we cannot manage accommodation unless we are also managing flight bookings due to the dependencies between the two. If you plan to host the conference at the same hotel where guests will be sleeping, we can also include meeting space and catering on the same contract.
You must determine before your grant has been approved which items you’d like the Travel Team to manage as this will dictate what portion of the grant is disbursed to you (or your Fiscal Sponsor) and what portion remains with the Foundation. Before making a decision, please review our FAQs thoroughly so that you understand the scope of services we can offer and our policies. All scholarship recipients and volunteer organizers booked by the Foundation’s Travel Team must adhere to the Scholar Travel Policy.
Try to partner with like-minded institutions that can offer their space free of charge or at a discount.
If you cannot find a free venue, please offer a rationale for why you chose a specific venue (low cost, conveniently located, etc.).
Limit swag to low cost items like stickers.
Printed banners and signs should be general enough that they can be reused for later events.
Travel & Meals
Full or partial scholarships can include round-trip travel, accommodations, conference registration (including catered lunch and coffee breaks on meeting days) and visa fees.
Travel scholarships should only be given to experienced editors and active volunteers.
You should also plan to provide dinners during the conference for scholarship recipients to reduce out of pocket expenditures.
Event Planning & Support
Funding can be requested to pay travel agent fees, and for administrative support for tasks such as processing visa application letters and reimbursements to scholarship recipients.
Some conferences may benefit from a paid facilitator or trainer. Please discuss this with a program officer in the early planning stages.
Minimal expenses for planning meetings can be included, such as meeting space and local transportation for site visits and meetings with event partners.
Up to 10% unforeseen expenses can be included in the request. The budget template includes a line item for “contingency” funding for this purpose.
Alternate sources of funding
Ask for in-kind donations: i.e. donations that are done in goods and services rather than money/cash which are usually comparably easy to obtain and manage and can also be a door opener to interesting partner organizations. This can include: free use of venue, reduced prices for meals or services like printing or transportation.
Contact organizations who support work in your region or on the conference topic – they may be able to provide travel scholarships or other funding.
Etapa 4: Reúna uma equipe organizadora forte
O tamanho de uma conferência provavelmente determinará o número de voluntários necessários para planejar e executar um evento de sucesso. As funções abaixo podem ser divididas em equipes menores, e funções adicionais podem ser adicionadas. Experiência em planejamento de conferências não é a qualidade mais importante a ser procurada, mas é fundamental que haja dinamismo e comprometimento genuíno da equipe organizadora principal.
Equipe principal
Coordenador de Fundo
Principal ponto de contato para proposta de fundo.
Disponível para fazer contato com a equipe organizadora principal e o responsável pelo programa de subsídios regularmente para garantir que os planos estejam no caminho certo.
Responsável por acompanhar o orçamento, coletar documentação de despesas de diferentes equipes e trabalhar com o patrocinador fiscal (se aplicável).
Logística
Coordena pesquisas sobre possíveis locais para eventos, fornecedores de serviços de buffet e acomodações para os participantes.
Garante que haja internet suficiente no local do evento e coordena a logística no dia do evento.
Responsável por obter documentação oficial ou contratos com o local do evento e quaisquer fornecedores.
É útil ter alguém com experiência em negociação com fornecedores.
Programa da Conferência
Coordena a pesquisa de planejamento do programa, a chamada de propostas e o desenvolvimento do programa da conferência.
Coleta documentação de resultados e itens de ação de cada sessão.
Equipes de suporte
Comunicação
Mantém a página do evento atualizada.
Coordena o processo de engajamento da comunidade.
Cria uma lista de e-mails, página do Facebook ou outra plataforma de comunicação para manter os participantes atualizados antes, durante e depois do evento.
Comitê de bolsas
Gerenciar o processo de solicitação de bolsa de estudos.
Solicite a aprovação do responsável pelo programa sobre a lista de bolsistas selecionados antes que os bolsistas sejam notificados.
Coordenador de voluntários
Coordena voluntários para trabalhar em pequenas tarefas, como criar logotipos, gerenciar check-in, configurar blocos de anotações e fazer anotações nas sessões.
