Grants:カンファレンス/ウィキメディア財団トラベルチームによる支援FAQ

はじめに

ウィキメディア財団のトラベル＆イベントチームは、どのようなサービスを提供できますか？

2024年7月より、ウィキメディア財団のトラベルチームは、旅費宿泊費補助受給者およびボランティア主催者の方々のために、航空券の予約（第三者代理店経由）と宿泊施設の手配を行っています。希望であれば、航空券の予約のみを手配することも可能ですが、宿泊施設の都合により、航空券の予約も同時に手配していない限り、宿泊施設の手配はできません。会議の会場として、ゲストが宿泊されるホテルと同じホテルをご利用の場合は、会議スペースとケータリングも同一の契約に含めることができます。

トラベルチームは調達パートナーの支援を受けて、ホテルと契約条件について交渉します。また、我々は契約主体として、全ての支払義務とホテルへの宿泊者名簿の提出（通常、宿泊の30日前が期限です）を管理します。カンファレンスに先立ち、当日の議事進行、会場設営、メニュー品目、参加者の食事制限などの情報をホテル側に伝えられるよう、ホテル側の担当者をご紹介します。また、主催チームの一人に契約権限を委任しますので、参加者の病気等でホテル宿泊の延長が生じるなど、緊急時には現地で支出をご承認いただけます。

トラベル＆イベントチームは、イベント中に非常事態が発生した場合もサポートしてくれますか？

財団トラベルチームは、アメリカ合衆国の通常の営業時間のみ対応を行います。しかし、イベント主催ボランティアは移動・医療・ホテル/会場での非常事態においてどのように対処すれば良いか理解するため、事前に説明を受けます。

我々の旅行代理店やリスク管理提供者は、24時間対応の緊急連絡窓口を有しており、航空便の欠航/遅延や医療・安全上の非常事態が発生した場合に利用できます。渡航者は、万が一こうした緊急支援を必要とする状況になった場合、これらの第三者サービスを利用するものとします。いずれの窓口も電話でのみ対応可能です。渡航者は、これらの窓口へ連絡できる手段を確保しておく責任を負います。

初めて渡航される方には、追加のサポートや訓練を提供することが可能です。しかし、渡航スカラシップの受給に同意することにより、スカラシップ受給者は、すべての渡航には避け得ない健康および安全のリスクが存在すること、予期せぬ支出を負担する可能性があることを認識し、了承するものとします。渡航者は、事前に送付される案内・告知等を全て読み、支援が必要な場合は記載された指示に従ってください。

財団トラベルチームは、事前に主催ボランティアをホテル担当者に紹介します。イベント主催者は、イベント現地におけるホテル・会場に関するあらゆる問題について管理する義務を負います。もし現地で追加の支援やサポートが必要になった場合は、イベント主催者は直接個別の財団スタッフに支援を求めてください。

航空券手配

航空券を予約するための情報はどのように入手すれば良いですか？

我々は渡航者情報の収集にEventyayを使用しており、このフォームはカンファレンスの参加登録フォームも兼ねています。イベント主催者は、この同一フォームを修正したものを用いて、自己負担で参加する参加者や、財団スタッフ・理事会メンバーの登録を行うことができます。

我々はすべてのスカラシップ受給者から、法的氏名、生年月日、および渡航に関する希望事項を収集します。また、ビザ申請を行う方については、旅券情報も収集します。一部の地域（例：アジア太平洋地域）では、航空券の予約時に航空会社から求められるため、すべての渡航者から旅券情報を収集する必要があります。

旅行代理店は、渡航者の希望するどのような航空券も予約できるのですか？

Our agency will attempt to accommodate the traveler’s request so long as the flight is within budget and available for purchase through its booking platform. All travel agencies, however, are limited by the inventory available 1) in the Global distribution system (GDS) and 2) from their point of sale. Occasionally, small regional carriers may not list their inventory in the GDS. In this case, a traveler may be asked to book their own ticket and apply for reimbursement from the Foundation. Funds will be transferred 1-2 weeks from the date of an approved expense submission.

航空券はいつ予約される必要があるのですか？

All flights should be booked at least 6-8 weeks in advance. This helps us control flight costs and manage the hotel room block within the negotiated terms. Oftentimes when we contract with a hotel, we are committed to the number of rooms originally requested and may be obligated to pay for any canceled rooms. In other situations, we may have a final “cut off” date 30 days before check-in (which is generally when the hotel rooming list is due). If there are any cancellations, we need to inform the hotel before this date, so that the hotel has an opportunity to resell the rooms to other guests.

航空券には、預け荷物や希望する座席を選択できるオプションなどの追加費用も含まれますか？

Due to varying policies across airlines and routes, we cannot guarantee that every traveler’s ticket will include checked luggage and/or the option to select their preferred seat. Long haul flights typically include both items in the cost of the ticket, but some domestic and low cost carriers do not offer a fare option that includes checked luggage and/or a preferred seat assignment. Due to complications surrounding non-staff international reimbursement processes, travelers may not expense these charges.

トラベルチームは、電車やバスのような地上輸送手段の予約も可能ですか？

In some cases, we may be able to book train travel on the traveler’s behalf, but this will vary by region. We cannot book buses or ferries. Due to complications surrounding non-staff international reimbursement processes, we cannot process expense reports for these items. We therefore recommend that organizers estimate these costs prior to submitting their grant proposal so that they can be included in the portion of the grant disbursed to the organizing team. This way, the organizing team can manage this reimbursement process themselves.

なぜスカラシップ・ポリシーは、スカラシップ受給者が本渡航似合わせて個人旅行を行うことを禁じているのですか？

The Wikimedia Foundation developed its scholar travel policy in order to create a more consistent experience for scholars across all Foundation-funded events, including Wikimania, Hackathon, and WMF-funded community-led conferences. Additionally, given the large number of scholars who travel constantly, the policy helps ensure accurate flight monitoring and troubleshooting. Restricting dates of travel to what has been approved:

• Streamlines the travel booking process for both our travel agency and our travelers.
• Enables us to be better stewards of donor funds by managing costs.
• Eliminates the need to “benchmark” the requested flight price against what would have been offered for the approved dates of travel. This is an additional step and if the requested flights are more expensive, the Foundation does not have a mechanism for recovering this cost.
• Ensures that there is no ambiguity or confusion around which nights a hotel room will be provided to the traveler.
• Allows us to standardize the application support we provide to those applying for visas (e.g., invitation letter, insurance confirmation etc).
• Allows us to meet our duty of care obligations while ensuring the Foundation is not liable for travelers while they are on personal vacation.

渡航者が予約プロセスの間、気に掛けるべきことはありますか？

旅程表に同意する前に、スカラシップ受給者は、スカラシップ採択通知書に記載されているすべての渡航予約情報を必ず確認してください。最も重要なのは、渡航先および経由国のすべての入出国要件を満たせることを確認する責任がスカラシップ受給者にある点です。渡航者が必要な経由ビザを取得できなかった場合、当方では航空券の再発行は行いません。

トラベルチームは自費旅行者の航空券の値引き交渉もしてくれますか？

For larger conferences like Wikimania, the WMF Travel Team sometimes negotiates location-specific contracts with airlines (e.g., discounts on all Lufthansa flights into/out of Nairobi over a certain set of dates). These discounts range from 4-10%, depending on the booking class, with smaller discounts for economy class seating. For smaller conferences, it’s generally not worthwhile to negotiate an event-specific contract due to the time needed to negotiate terms and process it internally.

宿泊予約

主催者がスカラシップの内容として相部屋での宿泊を定めている場合、スカラシップ受給者が追加料金を支払ってシングルルームに変更することはできますか？

Unfortunately, no. There is a large administrative burden involved in trying to split payments for single rooms. The scholarship award letter should clearly state what is included in the scholarship. If a traveler’s scholarship award includes a double occupancy room and they prefer to be booked a single room, the traveler should book and pay for a single room directly with the hotel. The scholar will need to cover these costs themselves.

スカラシップ受給者の航空便がチェックイン時間より早く到着した場合、アーリー・チェックインをホテルに求めることは出来ますか？

Early check-in at the hotel can only be guaranteed if we book the previous night, which we generally reserve for those traveling on a long haul flight and arriving early in the morning. Even this, however, will depend on availability in the travel budget – we recommend buffering the hotel estimate to account for this. If we are not paying for early check-in, travelers can request early check-in at the front desk when they arrive. The hotel may be able to accommodate this based on its availability at that point in time.

トラベルチームは、自費参加者のホテルの値引き交渉もしてくれますか？

Yes, if you have an estimate as to how many self-funded attendees may need lodging, we can ask the hotel for a “courtesy block” during our contract negotiations. We will not be legally obligated to fill these rooms, but the hotel will “hold” them for conference participants until a specific date (generally two months before the event) after which they’ll be released back into general inventory.

財団トラベルチームは空港からホテルまでの地上移動手段も支援してくれますか？

No, any shuttle service needs to be arranged and managed directly by the organizing team. If you do plan to offer shuttle service, we would recommend using a third party vendor rather than the hotel as this will result in significant cost savings.

スカラシップ選考

ウィキメディア財団はスカラシップ選考プロセスを支援してくれますか？

スカラシップの申請および選考のプロセスはカンファレンス運営チーム（Conference/Core Organizing Team, COT）が管理しなければなりませんが、テンプレートについてはこちらで確認いただけます。ウィキメディア財団のスカラシップは、申請時点で18歳以上の方のみが対象です。申請フォームを公開する前に、質問内容をトラベルチームに共有してください。参加登録フォームと質問の重複を防ぎ、質問内容が財団のポリシーに沿ったものとなっているかを確認するためです。

ビザ

ビザ申請者に対して、トラベルチームはどのように支援してくれますか？

Travelers are responsible for ensuring they can meet all entry/exit requirements of their destination and transit countries, including any necessary visas and proof of vaccinations. Due to the complicated landscape of visa requirements, the Wikimedia Foundation cannot offer visa advice or communicate with the consulate on the traveler’s behalf. We encourage all travelers to use a professional visa service, such as Travisa.com or cibtvisas.com, which can offer professional support and guidance. Conference organizers can choose whether to include the reimbursement of these costs within their budget.

Securing an appointment can often be the most challenging part of the visa application process, so we encourage travelers to schedule their appointments as soon as they know they will be traveling. Occasionally, an in-person interview is required and may require travel to an embassy in another city or country. Conference organizers can choose whether to cover these costs out of their budget. Any travel of this kind needs to be booked directly by the traveler and reimbursed directly by the conference team – the Wikimedia Travel Team cannot assist with this.

Conference organizers should plan to ask applicants whether they need a visa during the scholarship application process so they can start planning accordingly. Travelers will be asked again during the travel booking process and will need to provide additional information (e.g., passport data) if they answer yes. This information will be used to generate the supporting documents listed below. We recommend travelers carry these documents with them while traveling.

• Provided by Travel Team
  • Proof and Flight and Hotel Reservation. We will book a hotel room and issue nonrefundable airfare tickets for those applying for a visa.
  • Proof of Travel Medical Insurance from Wikimedia’s insurance carrier, Zurich American Insurance Company. They should check with the consulate beforehand to view their list of approved carriers – if Zurich is not listed, travelers can pay their own policy and apply for reimbursement through the Foundation.
• Provided by the Conference Organizers
  • Conference organizers are responsible for generating a Visa Invitation Letter. This cannot be issued by the Wikimedia Foundation as we are not hosting the conference. In some cases, a consulate may require an original, or hard-copy, of the signed invitation letter. This process will need to be managed by the conference organizers and any additional costs should be included in the conference budget. We recommend conference organizers research visa requirements prior to submitting their grant proposal so that any associated costs can be accurately reflected in the budget.

Can you book refundable flights for those applying for a visa?

Unfortunately, no. Due to the increased costs of flexible airline fares and logistical issues related to issuing so-called “dummy” reservations, we will not be able to recover an individual travelers’ expenses should their visa be denied. We therefore strongly encourage organizers to open the scholarship application process at least five months in advance, so that travelers have time to schedule their visa appointments.

What is the deadline for visa cancellations?

As a general rule, we recommend setting a deadline of 7 calendar days before travel as the “cutoff date” for visas. Any traveler who has not heard back from their visa authority 7 calendar days prior to the event will have their flights and hotel reservations canceled. This will give us an opportunity to request a refund for both flights/hotels. Unfortunately, we cannot change a flight to accommodate a late visa award.

経費精算

どのような支出が経費精算の対象になりますか？

財団スタッフ以外の渡航者に対する国際的な経費精算手続きは複雑なため、ウィキメディア財団では、以下のような例について、通常ルールとは異なりますが例外的に渡航者の費用を経費清算する対応を行います。

• 渡航者にとって利用可能な唯一の航空便が、旅行代理店のGDS（グローバル・ディストリビューション・システム）を通じて手配できず、渡航者自身で航空券を購入しなければならない場合。
• 渡航者のビザ申請先の領事館における保険認定業者一覧に、ウィキメディア財団の保険提供事業者が含まれておらず、ビザ申請の目的で、渡航者自身が保険を個別に加入する必要がある場合。
• 財団の安全配慮義務（デューティ・オブ・ケア）提供者が、病院またはクリニックと直接の支払い手配を行えなず、渡航者が医療費を自己負担で支払う必要が生じた場合、財団の保険会社を通じて直接払い戻しを受けるための手続きの案内を共有します。ウィキメディア財団がスポンサーとなっている渡航中に病院またはクリニックを受診した場合、渡航者は必ずすべての医療費の領収書を保管してください。

以下の費用は、ウィキメディア財団による経費精算の対象外です。なお、助成金受給者として、これらの費用について別途予算に計上し、払い戻し請求を自身で管理することを選択することは可能です。

• 航空機でなく、バスやフェリーによる移動費用
• ビザ取得に伴う費用（申請手数料および対面でのビザ申請手続きのための移動費を含む）
• 受託手荷物料金や希望座席指定などの、航空機利用に伴う付随費用（航空券代に含まれていない場合）
• 日当
• 空港への行き帰りの地上交通費
• 紛失または盗難にあった所持品に関連する費用。ウィキメディア財団の保険ポリシーでは、個人の所持品は補償されません。