보조금:컨퍼런스/WMF 여행팀 지원

소개

위키미디어 재단 여행 및 행사팀은 어떤 서비스를 제공할 수 있나요?

위키미디어 재단 여행팀은 장학금 수혜자와 자원봉사 조직자를 위한 항공편 예약(제3자 여행사를 통해) 및 숙박 예약을 대행해 드립니다. 원하시는 경우 항공편 예약만 대행해 드릴 수 있지만, 항공편 예약과 숙박 예약은 서로 연관되어 있기 때문에 "항공편 예약도 함께 대행"하지 않는 한 숙박 예약은 대행해 드릴 수 없습니다. 참가자들이 숙박하는 호텔에서 컨퍼런스를 개최하실 계획이라면, 회의 공간 및 케이터링 서비스도 같은 계약에 포함하여 제공해 드릴 수 있습니다.

저희는 협력사를 통해 호텔과 협상을 진행할 수 있습니다. 계약 담당자로서 모든 지불 의무와 객실 배정 명단 제출(일반적으로 도착 30일 전까지 제출)을 관리합니다. 회의 전에 호텔 담당자와 연결해 드려 회의 일정, 객실 배치, 메뉴 선택 및 참가자 식단 제한 사항을 전달하실 수 있도록 도와드립니다. 또한, 조직팀 구성원 중 한 명에게 서명 권한을 위임하여 현장에서 참가자 질병으로 인한 호텔 숙박 연장과 같은 긴급 상황 발생 시 승인할 수 있도록 하겠습니다.

여행 및 이벤트 팀에서 행사 중 긴급 지원을 제공할 수 있습니까?

위키미디어 재단 여행팀은 미국 정규 업무 시간 동안에만 이용 가능합니다. 하지만 자원봉사 조직팀은 행사 전에 사전 브리핑을 받아 여행, 의료, 호텔/행사장 관련 비상 상황 발생 시 대처 방법을 숙지하게 됩니다.

저희 여행사와 위험 관리 업체 모두 항공편 취소/지연 및 의료/보안 비상 상황 발생 시 이용할 수 있는 24시간 비상 연락망을 운영하고 있습니다. 여행객 여러분께서는 비상 상황 발생 시 이러한 제3자 서비스를 이용하시기 바랍니다. 여행객은 해당 업체들과 연락할 수 있는 방법을 확보해야 하며, 두 업체 모두 전화로만 연락이 가능합니다.

저희는 처음 여행하시는 분들께 추가적인 지원이나 교육을 제공해 드릴 수 있어 기쁩니다. 그러나 여행 장학금을 수락함으로써 장학금 수혜자는 모든 여행에는 건강 및 안전상의 위험이 따르며 예상치 못한 비용이 발생할 수 있음을 인정하는 것입니다. 여행자는 여행 전 안내 사항을 모두 읽고 필요한 경우 안내된 지침을 따르는 등 여행 준비를 철저히 해야 합니다.

여행팀은 행사 전에 자원봉사 담당자들에게 호텔 담당자를 소개해 드릴 것입니다. 담당자들은 현장에서 호텔이나 행사 장소와 관련된 모든 문제를 처리해야 합니다. 현장에서 추가적인 도움이나 지원이 필요한 경우, WMF 직원에게 직접 문의하십시오.

항공권 예약

항공편 예약을 위해 여행객 정보를 어떻게 수집하시겠습니까?

저희는 Eventyay를 사용하여 여행자 정보를 수집하며, 해당 양식은 컨퍼런스 등록 양식으로도 활용됩니다. 주최측은 이와 동일한 양식을 변형하여 자비 참가자와 WMF 직원/이사회 구성원을 등록할 수 있습니다.

모든 참가자의 법적 성명, 생년월일, 여행 선호 사항을 수집할 예정이며, 비자를 신청하는 참가자의 경우 여권 정보도 수집해야 합니다. 일부 지역(예: 아시아 태평양 지역)에서는 항공사 예약 시 여권 정보가 필요하므로 모든 참가자의 여권 정보를 수집해야 합니다.

여행사는 여행객이 요청하는 모든 항공편을 예약할 수 있습니까?

저희 여행사는 항공편이 예산 범위 내에 있고 예약 플랫폼을 통해 구매 가능한 경우 여행자의 요청을 최대한 수용하도록 노력하겠습니다. 그러나 모든 여행사는 1) 글로벌 유통 시스템(GDS) 및 2) 자체 판매처에서 이용 가능한 항공편 재고에 제한을 받습니다. 간혹 소규모 지역 항공사의 경우 GDS에 항공편 재고가 등록되지 않을 수 있습니다. 이 경우 여행자는 직접 항공권을 예약하고 재단에 환급을 신청해야 할 수 있습니다. 환급금은 경비 청구 승인일로부터 1~2주 이내에 송금됩니다.

항공편은 언제 예약해야 하나요?

모든 항공편은 최소 6~8주 전에 예약해야 합니다. 이는 항공료를 관리하고 협의된 조건 내에서 호텔 객실을 효율적으로 예약하는 데 도움이 됩니다. 호텔과 계약을 체결할 경우, 당초 요청한 객실 수를 준수해야 하며, 취소된 객실에 대한 비용을 지불해야 하는 경우가 많습니다. 경우에 따라서는 체크인 30일 전(일반적으로 호텔 객실 배정 명단 제출 마감일)이 최종 예약 마감일일 수 있습니다. 취소가 발생할 경우, 호텔 측에서 해당 객실을 다른 고객에게 재판매할 수 있도록 이 마감일 이전에 호텔에 알려야 합니다.

여행객의 항공권에 위탁 수하물과 같은 부대 비용이나 원하는 좌석을 선택할 수 있는 옵션이 포함되어 있습니까?

항공사 및 노선별 정책이 다르기 때문에 모든 여행객의 항공권에 위탁 수하물 및/또는 선호 좌석 선택 옵션이 포함되어 있다고 보장할 수 없습니다. 장거리 항공편의 경우 일반적으로 두 항목 모두 항공권 가격에 포함되어 있지만, 일부 국내 항공사 및 저가 항공사는 위탁 수하물 및/또는 선호 좌석 지정이 포함된 운임 옵션을 제공하지 않습니다. 직원이 아닌 직원의 국제선 경비 정산 절차가 복잡하기 때문에 여행객은 이러한 비용을 경비 처리할 수 없습니다.

여행팀에서 기차나 버스 같은 육로 교통편을 예약할 수 있나요?

경우에 따라 여행자를 대신하여 기차표를 예약해 드릴 수 있지만, 지역에 따라 다를 수 있습니다. 버스나 페리 예약은 해드릴 수 없습니다. 직원이 아닌 외부 인력의 해외 출장 경비 정산 절차가 복잡하기 때문에 이러한 항목에 대한 경비 보고서 처리는 불가능합니다. 따라서 주최측에서는 보조금 신청서를 제출하기 전에 이러한 비용을 미리 예상하여 주최팀에 지급되는 보조금에 포함시키는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 주최팀에서 직접 경비 정산 절차를 진행할 수 있습니다.

장학금 정책에서 장학생이 개인적인 여행 경비를 추가하는 것을 금지하는 이유는 무엇입니까?

위키미디어 재단은 위키마니아, 해커톤, 그리고 위키미디어 재단이 지원하는 커뮤니티 주도 컨퍼런스를 포함한 모든 재단 지원 행사에서 학자들에게 보다 일관된 경험을 제공하기 위해 학자 여행 정책을 개발했습니다. 또한, 지속적으로 여행하는 학자들이 많은 점을 고려하여 이 정책은 정확한 항공편 모니터링 및 문제 해결을 보장하는 데 도움이 됩니다. 승인된 날짜로만 여행할 수 있도록 제한합니다.

• 여행사와 여행객 모두를 위한 여행 예약 절차를 간소화합니다.
• 비용 관리를 통해 기부금을 더욱 효율적으로 관리할 수 있게 해줍니다.
• 요청된 항공편 가격을 승인된 여행 날짜에 제공되었을 가격과 비교하여 "벤치마킹"할 필요가 없어집니다. 이는 추가적인 절차이며, 요청된 항공편이 더 비쌀 경우 재단은 해당 비용을 회수할 방법이 없습니다.
• 여행객에게 호텔 객실이 제공되는 날짜에 대한 모호함이나 혼동이 없도록 보장합니다.
• 이를 통해 비자 신청자에게 제공하는 지원 서류(예: 초청장, 보험 확인서 등)를 표준화할 수 있습니다.
• 이를 통해 재단은 여행객들이 개인 휴가를 보내는 동안 발생하는 문제에 대해 책임을 지지 않으면서도, 여행객에 대한 보호 의무를 다할 수 있습니다.

여행객들이 예약 과정에서 유념해야 할 다른 사항이 있나요?

여행 일정에 동의하기 전에 장학생들은 장학금 수여 통지서에 제공된 모든 여행 예약 정보를 꼼꼼히 검토해야 합니다. 특히, 목적지 및 경유 국가의 모든 출입국 요건을 충족할 수 있는지 확인하는 것은 장학생 본인의 책임입니다. 여행자가 필요한 경유 비자를 취득하지 못할 경우, 항공권 재발급은 불가능합니다.

여행팀에서 자비로 참석하는 참가자들을 위해 항공사 할인을 협상할 수 있을까요?

위키마니아와 같은 대규모 컨퍼런스의 경우, WMF 여행팀은 항공사와 특정 지역 한정 계약을 체결하기도 합니다(예: 특정 기간 동안 나이로비행/나이로비발 루프트한자 항공편 전체 할인). 이러한 할인은 예약 등급에 따라 4~10%이며, 이코노미석의 경우 할인율이 더 낮습니다. 소규모 컨퍼런스의 경우, 계약 조건 협상 및 내부 처리 과정에 소요되는 시간 때문에 행사별 계약을 체결하는 것은 일반적으로 경제성이 떨어집니다.

호텔 예약

주최측에서 장학금 지급 시 2인실 숙박을 포함하기로 결정한 경우, 장학생이 1인실 이용을 위해 추가 비용을 지불할 수 있습니까?

죄송하지만, 불가능합니다. 1인실 요금을 분할 납부하는 데에는 행정적인 부담이 큽니다. 장학금 수여 통지서에는 장학금에 포함된 내용이 명확하게 명시되어 있어야 합니다. 여행자의 장학금에 2인실이 포함되어 있지만 1인실을 원하는 경우, 여행자는 호텔에 직접 1인실을 예약하고 요금을 지불해야 합니다. 이 경우 해당 비용은 장학금 수혜자가 직접 부담해야 합니다.

학생의 항공편이 체크인 시간보다 일찍 도착할 경우, 호텔에 조기 체크인을 요청할 수 있나요?

호텔 얼리 체크인은 전날 밤 객실을 예약한 경우에만 보장되며, 이는 일반적으로 장거리 비행 후 이른 아침에 도착하는 여행객을 위해 마련된 것입니다. 하지만 이마저도 여행 예산에 따라 가능 여부가 결정되므로, 호텔 숙박비에 여유분을 두는 것이 좋습니다. 얼리 체크인 비용을 미리 지불하지 않은 경우, 여행객은 도착 후 프런트 데스크에 요청할 수 있습니다. 호텔 측에서는 당시 객실 상황에 따라 얼리 체크인을 허용할 수도 있습니다.

여행팀에서 자비로 참석하는 참가자들을 위해 호텔 할인을 협상할 수 있을까요?

네, 자비로 참가하시는 분들 중 숙박이 필요한 인원수를 예상하여 알려주시면, 계약 협상 시 호텔 측에 "예약 객실 확보"를 요청할 수 있습니다. 법적으로 예약 객실을 채워야 할 의무는 없지만, 호텔 측에서는 특정 날짜(일반적으로 행사 2개월 전)까지 컨퍼런스 참가자를 위해 객실을 확보해 두었다가 그 이후에는 일반 객실로 다시 돌려보낼 것입니다.

WMF 여행팀에서 공항과 호텔 간 지상 교통편을 지원해 드릴 수 있나요?

아니요, 셔틀 서비스는 주최측에서 직접 준비하고 관리해야 합니다. 셔틀 서비스를 제공하실 계획이라면 호텔보다는 외부 업체를 이용하시는 것이 비용 절감에 도움이 될 것입니다.

장학금 후보 추천

WMF는 장학금 후보자 추천 절차를 지원할 수 있습니까?

장학금 신청 및 추천 절차는 COT에서 관리하지만, 여기에서 양식을 찾을 수 있습니다. 위키미디어 재단 장학금은 신청 시점에 만 18세 이상인 사람만 받을 수 있습니다. 신청서를 열기 전에 여행팀과 질문 내용을 공유하여 등록 과정에서 질문이 중복되지 않도록 하고, 질문이 재단 정책에 부합하는지 확인해 주시기 바랍니다.

비자

여행팀은 비자 신청자에게 어떤 지원을 제공할 수 있습니까?

여행자는 목적지 및 경유 국가의 모든 입출국 요건(필요한 비자 및 예방접종 증명서 포함)을 충족할 수 있는지 확인해야 할 책임이 있습니다. 비자 요건이 복잡하기 때문에 위키미디어 재단은 비자 관련 조언을 제공하거나 여행자를 대신하여 영사관과 소통할 수 없습니다. 모든 여행자는 Travisa.com(https://www.travisa.com/) 또는 cibtvisas.com(https://cibtvisas.com/)과 같은 전문 비자 서비스를 이용하여 전문적인 지원과 안내를 받는 것이 좋습니다. 회의 주최측은 예산에 이러한 비용의 환급을 포함할지 여부를 결정할 수 있습니다.

비자 신청 과정에서 인터뷰 예약이 가장 어려운 부분일 수 있으므로, 여행 계획이 확정되는 대로 최대한 빨리 예약을 진행하시기를 권장합니다. 경우에 따라 대면 인터뷰가 필요하며, 다른 도시나 국가에 있는 대사관을 방문해야 할 수도 있습니다. 컨퍼런스 주최측은 이러한 비용을 예산에서 부담할지 여부를 결정할 수 있습니다. 이러한 출장은 여행자가 직접 예약하고 컨퍼런스 주최측에서 직접 비용을 상환해야 하며, 위키미디어 여행팀은 이와 관련하여 도움을 드릴 수 없습니다.

컨퍼런스 주최측은 장학금 신청 과정에서 지원자에게 비자 필요 여부를 문의하여 필요한 준비를 할 수 있도록 해야 합니다. 여행자는 여행 예약 과정에서 다시 한번 비자 필요 여부를 확인받게 되며, 필요하다고 응답할 경우 추가 정보(예: 여권 정보)를 제공해야 합니다. 이 정보는 아래에 나열된 증빙 서류를 작성하는 데 사용됩니다. 여행자는 여행 중 해당 서류를 소지하는 것이 좋습니다.

• 여행팀 제공
  • 항공권 및 호텔 예약 증빙서류비자 신청자에게는 호텔 객실을 예약해 드리고 환불 불가 항공권을 발부해 드립니다.
  • 위키미디어 재단의 보험사인 취리히 아메리칸 보험회사(Zurich American Insurance Company)에서 발급한 여행자 의료 보험 증명서가 필요합니다. 여행자는 사전에 영사관에 ​​문의하여 승인된 보험사 목록을 확인해야 합니다. 취리히가 목록에 없는 경우, 여행자는 본인 부담으로 보험료를 납부하고 재단을 통해 환급을 신청할 수 있습니다.
• 컨퍼런스 주최측 제공
  • 회의 주최측은 비자 초청장 발급에 대한 책임이 있습니다. 위키미디어 재단은 회의 주최 기관이 아니므로 초청장을 발급할 수 없습니다. 경우에 따라 영사관에서 서명된 초청장 원본 또는 인쇄본을 요구할 수 있습니다. 이 과정은 회의 주최측에서 직접 처리해야 하며, 추가 비용은 회의 예산에 포함되어야 합니다. 회의 주최측은 보조금 신청서를 제출하기 전에 비자 요건을 조사하여 관련 비용을 예산에 정확하게 반영할 것을 권장합니다.

비자 신청자를 위해 환불 가능한 항공편을 예약할 수 있나요?

유감스럽게도, 불가능합니다. 유연한 항공권 요금 책정 및 소위 "가상" 예약 발급과 관련된 물류 문제로 인해, 비자 발급이 거부될 경우 개별 여행자의 경비를 보상해 드릴 수 없습니다. 따라서 주최측에서는 여행자가 비자 예약을 할 시간을 충분히 확보할 수 있도록 장학금 신청 접수를 최소 5개월 전에 시작할 것을 강력히 권장합니다.

비자 취소 마감일은 언제인가요?

일반적으로 여행 7일 전을 비자 발급 마감일로 설정하시는 것을 권장합니다. 행사 7일 전까지 비자 발급 기관으로부터 답변을 받지 못한 여행객의 항공편 및 호텔 예약은 취소됩니다. 이는 저희가 항공권과 호텔 비용에 대한 환불을 요청할 수 있는 기회를 제공하기 위함입니다. 안타깝게도 늦은 비자 발급으로 인한 항공편 변경은 불가능합니다.

경비 상환

어떤 비용이 환급 대상인가요?

위키미디어 재단은 직원 외 해외 출장 경비 상환 절차의 복잡성으로 인해 예외적인 경우에만 출장 경비를 상환합니다. 이러한 예외 사항은 다음과 같습니다.

• 여행객이 선택한 유일한 항공편이 여행사의 글로벌 유통 시스템(GDS)을 통해 이용 불가능하여 직접 티켓을 구매해야 하는 경우.
• 위키미디어 재단의 보험사가 비자를 신청하는 영사관의 승인된 보험사 목록에 없는 경우, 여행자는 비자 신청을 위해 직접 보험에 가입해야 합니다.
• 여행자가 의료비를 직접 부담해야 하는 경우, 저희 의료 서비스 제공자가 병원/진료소에 대한 지불을 처리해 드릴 수 없는 상황이라면, 저희는 보험사를 통해 직접 환급받으실 수 있는 방법을 안내해 드릴 것입니다. 여행자는 WMF 지원 여행 중 병원/진료소를 방문해야 하는 경우, 모든 의료 영수증을 보관해 두시기 바랍니다.

다음 항목들은 위키미디어 재단에서 환급되지 않습니다. 수혜자 여러분은 이러한 항목들에 대해 별도로 예산을 편성하고 환급 청구를 직접 관리하실 수 있습니다.

• 항공편 대신 버스와 페리를 이용하세요
• 비자 발급과 관련된 비용에는 신청 수수료 및 비자 대면 인터뷰를 위한 교통비가 포함됩니다.
• 항공편 관련 부대 비용(위탁 수하물 및 좌석 지정 등, 항공권 가격에 포함되지 않은 경우)
• 출장비
• 공항까지/에서 지상 교통비
• 분실 또는 도난된 소지품과 관련된 비용. 위키미디어 재단의 보험 정책은 개인 소지품을 보장하지 않습니다.