Subventions:Conférence
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Fonds Conférences et Événements
Qui ?
Groupes, individus, affiliés à Wikimedia ou organisations qui cherchent à rassembler des Wikimédiens
Quoi ?
Conférences régionales et thématiques axées sur le partage, le renforcement des compétences et le réseautage
Quand ?
3 mois de traitement, 2 cycles par an
Combien ?
À partir de 10 000 USD
Ce que nous finançons
Le Fonds de conférence et d'événements soutient les événements régionaux et thématiques de Wikimedia qui créent un impact sur le mouvement. Ces événements aident les Wikimédiens à travailler ensemble, à partager leurs compétences et leurs connaissances, et à créer des communautés fortes et actives.
Nous accordons la priorité aux propositions qui:
- Les événements régionaux ou thématiques récurrents qui montrent clairement le besoin communautaire et la demande pour l'événement.
- Ils se déroulent dans des endroits qui ne présentent aucun risque important de sécurité, de sécurité ou politique pour les participants, et où l'équipe organisatrice a des plans concrets pour assurer la sécurité des participants tout au long de l'événement.
- Collaborez avec des affiliés pour créer des groupes régionaux et thématiques au sein du mouvement Wikimedia.
- Incluent des actions de sensibilisation et des partenariats avec des organisations de partage des connaissances, des partenaires à valeur partagée, et contribuer à étendre notre portée mondiale et à répondre aux tendances émergentes.
- Démontrent un fort engagement communautaire dans la planification et se concentre sur une représentation diversifiée, en mettant l'accent sur les communautés sous-représentées.
- Ils sont conçus avec une portée réaliste, une forte capacité organisationnelle et des plans de livraison réalisables. En outre, montrent des plans de suivi clairs après l'événement.
- Encourager les nouveaux participants et les contributions avec un plan clair d'engagement des nouveaux arrivants, y compris le renforcement des capacités.
- S’alignent sur les objectifs du Plan annuel de la Fondation Wikimedia.
- Prioriser événements virtuels.
Remarque : Pour plus d'informations sur les autres subventions, veuillez consulter cette page.
Event categories and cadence
Le financement est généralement accordé à deux grandes catégories d'événements du mouvement :
- Conférences régionales basées sur les huit régions identifiées.
- Des « conférences thématiques » (par exemple, GLAM, éducation, diversité linguistique) à une cadence de 2 à 3 ans, examinées au cas par cas.
Conditions requises pour l'éligibilité
Ce fonds est pour vous si vous ::
- Sont un groupe, un individu, un affilié ou une organisation liés au mouvement Wikimedia, en règle et sans aucun rapport en suspens
- Organisent une conférence liée à Wikimedia, en accord avec les priorités du mouvement et la participation des Wikimédiens.
- Souhaitent organiser un événement ou une conférence prévue plus de 6 mois après la fin de la session à laquelle vous participez
Expérience de financement antérieure
- Nous attendons des candidats qu'ils aient une expérience en matière de gestion de financements similaires pour Wikimedia ou d'organisation de conférences comparables.
- Si vous n'avez jamais reçu de financement supérieur à 5 000 USD ou s'il s'agit d'une première candidature, veuillez contacter conferencegrants@wikimedia.org avant de soumettre votre candidature.
Parrainage fiscal
- Les personnes et les groupes qui ne sont pas des organisations à but non lucratif enregistrées doivent avoir un parrain fiscal qui a, idéalement, déjà reçu un financement de la Fondation Wikimedia.
- Cette exigence s'applique même si le groupe possède un compte bancaire commun.
- Les organisations à but non lucratif enregistrées peuvent présenter une demande avec ou sans parrain fiscal.
- Tout organisme de parrainage fiscal doit être vérifié et approuvé par l’équipe d’administration des subventions de la Fondation.
Examen préalable à la soumission
Nous demandons à tous les candidats, et notamment aux nouveaux candidats au Fonds de conférence, de prendre rendez-vous avec l'équipe Conférences et événements avant de soumettre leur candidature. Cela permet de :
- Clarifier les critères d'admissibilité et les attentes.
- Assurer la cohérence avec les priorités du programme.
- Réduire le nombre de candidatures incomplètes ou non admissibles.
Les candidatures soumises sans avoir complété cette étape pourraient ne pas être prises en compte.
Primary and secondary contacts, agreement signatories, bank account signatories, and any individuals in roles that direct the implementation of grant activities, must:
- Follow the Universal Code of Conduct and Friendly Space Policies.
- Comply with all requirements and be in good standing for any current activities funded through the Wikimedia Foundation.
- Be in good standing in regard to ethical behavior within the community (e.g. social behavior, financial stewardship, legal behavior, etc.), as determined through the due diligence process of the grant program.
- Have no recent or recurring violations:
- Must not be blocked on any Wikimedia project, even if the proposed work is unrelated to that project.
- Within the past year, must not have been blocked, banned, or flagged by Wikimedia Foundation staff or affiliates for violations of the Universal Code of Conduct, Friendly Space Policies, or other conduct issues.
- Must not have been repeatedly blocked or flagged for the same issue on a Wikimedia project.
- If prior issues or blocks have occurred, must demonstrate learning and understanding in regard to the cause for the issue, such that they are ready to serve as a role model for others as a grantee.
- Not appear on the United States Department of Treasury Specially Designated Nationals And Blocked Persons List (SDN).
- Be located in a country that can legally receive funding for the described activities and expenses in accordance with the laws governing the sending and receiving of funds in the United States and their respective country.
- Not be Wikimedia Foundation staff members or contractors working more than part time (over 20 hours per week). Please refer to the Policy:WMF staff eligibility for Wikimedia Foundation funding for further information and required steps if you request exceptions to this criterion.
- Provide all information and documentation needed to receive the funding from the Wikimedia Foundation.
Comment postuler
- Découvrez ci-dessous des informations sur le fonds et comment planifier un événement.
- Contactez l'équipe au conferencegrants
wikimedia.org pour discuter des échéances, de la procédure et de votre intérêt pour le soutien de l'équipe Voyages de la Fondation Wikimedia. Ils vous aideront à identifier le cycle de subventions auquel postuler et vous accompagneront tout au long du processus. Il est conseillé de les contacter deux mois avant le début du cycle. - Accédez à Wikimedia Foundation Grantee Portal (Fluxx) et connectez-vous.
- Si vous n'avez pas de compte, cliquez sur S'inscrire maintenant et fournissez les informations demandées. Vous recevrez une confirmation de votre inscription dans un délai d'un jour ouvrable.
- Sélectionnez le bouton Demander un financement pour les conférences et les événements sur la page principale. Cliquez sur Enregistrer et continuer ou Enregistrer et fermer pour enregistrer la demande.
- Suivez les instructions du formulaire de candidature. Vous devrez fournir des informations sur votre événement et télécharger certains documents.
- Cliquez sur Soumettre pour soumettre la demande à l’examen.
- Nous acceptons les candidatures dans toutes les langues. Nous assurerons la traduction des candidatures et des discussions si nécessaire.
- Les candidatures seront automatiquement publiées sur Meta-Wiki dans un délai de deux jours. Cette opération est effectuée à des fins d'examen et de retour par la communauté.
- Vous pouvez préparer votre demande hors ligne. Faites une copie du formulaire de demande, répondez aux questions et copiez le texte dans Fluxx.
Processus de candidature, d'examen et d'approbation
Nous évaluons les propositions en fonction de ces domaines clés :
1. Implication de la communauté
Nous recherchons des preuves que l'événement est ancré dans un besoin et une participation réels de la communauté.
Ce que démontrent les propositions solides :
- Un besoin documenté pour cet événement, fondé sur des consultations communautaires, des enquêtes ou une demande antérieure pour des événements similaires.
- Participation active de la communauté à l'élaboration du programme, à la conception globale et au déroulement de la conférence.
- Un public cible clairement identifié et réaliste, avec des participants, des partenaires et des parties prenantes nommés ou bien décrits.
- Preuve de coordination avec les affiliés, les groupes régionaux ou les communautés thématiques concernés.
Points communs à améliorer :
- <L'événement semble principalement piloté par l'organisateur, avec peu de preuves que la communauté au sens large l'ait demandé ou façonné, en particulier dans le cas d'événements annuels/récurrents.
- Des allusions vagues à « la communauté », sans précision sur les personnes consultées ou impliquées.
- Se chevauche considérablement avec un autre événement financé dans la même région ou le même domaine thématique, sans différenciation ni coordination claires.
- Le public cible est soit trop restreint (par exemple, une réunion interne d'une seule filiale), soit trop large et imprécis pour être pertinent.
2. Impact potentiel
Nous recherchons des événements qui créent un impact significatif et durable au-delà de la conférence elle-même.
Ce que démontrent les propositions solides :
- Des objectifs spécifiques et mesurables, liés à des résultats concrets. (Exemple : critères SMART)
- Un plan réaliste et concret pour la suite des événements : documentation, actions de suivi, collaboration continue, résultats mesurables.
- Preuve que l'événement générera de la valeur au-delà de l'événement lui-même.
- Alignement avec les priorités actuelles du mouvement Wikimedia et le Plan annuel du WMF.
Points communs à améliorer :
- L'événement est principalement de nature sociale ou festive, sans véritable objectif programmatique.
- Les objectifs sont vagues, ambitieux ou non mesurables (« renforcer les capacités », « connecter les gens ») sans précision.
- Aucun plan après l'événement, ou un plan après l"événement qui est clairement une formalité.
- la proposition se concentre sur des activités ou des publics qui ne relèvent pas de ce que ce fonds soutient.
- Les résultats proposés sont faibles par rapport au budget demandé.
3. Conception et qualité du programme
Nous cherchons des programmes conçus pour la participation.
Ce que démontrent les propositions solides :
- Un programme fondé sur la participation active (sessions de travail, formats de collaboration, ateliers).
- Des formats de séances qui correspondent clairement aux objectifs de l'événement et résolvent des problèmes émergents ou discutent des tendances.
- Une planification réfléchie de l'expérience des participants, y compris la façon dont les différents niveaux d'expérience, les langues ou les milieux seront adaptés.
- Un thème central clair ou un ensemble de priorités qui guident la conception du programme.
Points communs à améliorer :
- Le programme est dominé par des présentations, des panels ou des discours pléniers, où il n'y a pas beaucoup de place pour les interactions.
- Les formats de session sont génériques ou copiés d'années précédentes sans adaptation aux besoins actuels (notamment observés dans les événements récurrents).
- Aucune preuve que l'expérience des participants ait été prise en compte au-delà de la logistique.
- Le programme ne correspond pas aux objectifs déclarés (par exemple, en revendiquant une mise au point de la capacité mais en proposant principalement des séances de démonstration).
- L'ordre du jour est incomplet ou sous-défini au moment de la présentation
4. Capacité d'exécution
Nous recherchons un plan de livraison solide et réaliste.
Ce que démontrent les propositions solides :
- Une équipe organisatrice ayant une expérience avérée dans la réalisation d'événements d'une ampleur et d'une complexité similaires, ou une expérience démontrée dans la gestion responsable de budgets comparables au sein de l'écosystème Wikimedia.
- Des rôles clairement définis et des structures de prise de décision claires au sein de l'équipe.
- Un calendrier réaliste qui tienne compte des délais de réservation du lieu, des déplacements, des exigences en matière de visa et des contrats avec les fournisseurs.
- Un budget bien documenté et proportionné à l'envergure de l'événement.
- Planification des mesures d'urgence pour les risques courants (mesures de sécurité, faible participation, problèmes liés au lieu, annulations de conférenciers).
Points communs à améliorer :
- L'équipe organisatrice n'a que peu ou pas d'expérience dans l'organisation d'événements Wikimedia, ou n'a jamais géré de subventions de cette ampleur auparavant.
- Des rôles clés (logistique, programme, communications, finances) sont vacants ou attribués à une seule personne.
- Le calendrier est improbable (par exemple, un événement de grande envergure proposé avec moins de 4 à 6 mois de délai de planification).
- Le budget comporte d'importantes lignes budgétaires non expliquées, des estimations de coûts irréalistes, ou semble avoir été copié d'une autre proposition sans adaptation au contexte local.
- Le périmètre de la proposition dépasse ce que l'équipe peut raisonnablement réaliser.
- L'équipe organisatrice a des tâches en suspens liées à des subventions antérieures (rapports en retard, dépenses non documentées, livrables incomplets).
5. « Responsabilité financière et qualité du budget »
Nous recherchons des budgets réalistes, détaillés et bien structurés.
Ce que démontrent les propositions solides :
- Un budget détaillé et chiffré, dont les coûts reflètent les prix réels du marché local.
- Une explication claire de la manière dont les fonds seront gérés et des personnes responsables de la gestion financière.
- Des ratios de coûts réalistes par participant, compte tenu des objectifs et du lieu de l'événement.
- Planification tenant compte d'autres sources de financement, d'un soutien en nature ou de frais d'inscription, le cas échéant.
Points communs à améliorer :
- Le budget est vague ou contient des éléments qui ne sont pas clairement liés à l'événement.
- Les coûts par participant sont inhabituellement élevés.
- Le montant demandé est nettement supérieur à celui d'événements comparables du même type et de la même région.
- Il n'existe aucun plan clair de gestion financière ni de reddition de comptes
- La proposition sollicite un financement pour des éléments qui ne relèvent pas du champ d'application du Fonds de conférence (par exemple, le personnel permanent, les achats d'équipement pour l'organisation, les activités non liées à l'événement).
- Le budget omet des coûts essentiels, par exemple : le transport local, les frais de déplacement des partenaires ou des parties prenantes alliées, mais inclut les réunions d'équipe avant et après l'événement.
6. « Sécurité, inclusion et accessibilité »
Nous recherchons une planification réfléchie en matière de sécurité et d'accès.
Ce que démontrent les propositions solides :
- Prise en compte, compréhension et planification des risques associés au lieu de l'événement (stabilité politique, risques sanitaires, recommandations de voyage).
- Des plans spécifiques pour assurer la sécurité des participants, comprenant un point de contact désigné pour les questions de sécurité, une procédure claire pour le traitement des plaintes et une conformité avec le Code de conduite universel et les politiques relatives aux espaces conviviaux.
- Planification proactive de l'accessibilité : accessibilité des lieux, soutien linguistique, besoins alimentaires, garde d'enfants, le cas échéant.
- Une attention particulière a été portée à la diversité des participants : géographique, linguistique, de genre et de niveau d’expérience.
Points communs à améliorer :
- La planification en matière de sécurité et d'inclusion n'est pas détaillée et aucune personne n'est responsable des questions de sécurité ou de comportement lors de l'événement.
- Le lieu de l'événement présente des risques importants en matière de sécurité ou d'accessibilité que la proposition ne reconnaît ni ne prend en compte.
- La proposition ne respecte ni ne reconnaît les politiques pertinentes telles que le Code de conduite universel.
- Le format ou le lieu de l'événement exclurait de fait des pans entiers du public visé (par exemple, pas de possibilité de visa pour les participants de certaines régions, pas de soutien linguistique dans un contexte multilingue).
7. S'inscrit dans le cadre du Fonds pour les conférences et les événements
Nous recherchons une adéquation claire entre l'événement et les priorités du fonds.
Ce que démontrent les propositions solides :
- Une correspondance claire avec l'une des catégories d'événements financés (régional, thématique ou autre, avec une justification appropriée pour ce dernier cas).
- Pour les événements récurrents : preuve d’apprentissage tiré des éditions précédentes, avec des améliorations spécifiques apportées sur la base des commentaires ou des rapports.
- Le choix du lieu a été discuté et finalisé avec les équipes concernées de la Fondation.
Points communs à améliorer :
- L'événement ne correspond clairement à aucune catégorie financée, ou ne dispose pas de la justification solide requise par la catégorie « Autres événements ».
- La proposition reproduit ou imite de très près un autre événement financé, sans coordination ni différenciation.
- Pour les événements récurrents : la proposition ne montre aucun enseignement ni aucune évolution par rapport aux éditions précédentes, ou les éditions précédentes comportent des rapports non soumis ou insatisfaisants.
Qui fait l'examen ?
Le processus d'examen comporte plusieurs étapes, décrites dans la section Processus de candidature, d'examen et d'approbation. Il comprend la contribution de divers membres du mouvement Wikimedia, notamment du personnel concerné de la Fondation Wikimedia, suivie d'une évaluation finale et d'une décision prise par le Comité de soutien aux conférences, composé de bénévoles.
To know more about the Conference Support Committee, please follow this link.