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Grants:カンファレンス

From Meta, a Wikimedia project coordination wiki
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Would you like to join the Conference Fund committee? Right now we are looking for 3 new Conference Fund Committee members to be part of the team! Learn more about joining the committee.
カンファレンスとイベント基金

Who?

ウィキメディアンの参加を望んでいるグループ、個人、ウィキメディア提携団体あるいは機関

What?

共有、技能構築、人脈作りを主題とするローカル、地域単位、テーマ別のカンファレンス

When?

年に2回、手続き期間各3ヵ月

How much?

下限はUSD1万(アメリカドル)


申請するには

  1. 基金の詳細とイベント立案の手順は以下をご一読ください。
  2. プログラム責任者と conferencegrants(_AT_)wikimedia.org で連絡を取り、日程表と手順をご相談ください(Program Office)。どのラウンドに申請すると良いか相談に乗ってくれますし、手順について補佐を受けることができます。連絡に最適な時期は、助成金ラウンドが始まる2ヵ月前です。
  3. Go to Wikimedia Foundation Grantee Portal (Fluxx) and log in.
    • If you do not have an account, click Register Now and provide the requested information. You will receive confirmation of your registration within one working day.
  4. メインページにある「カンファレンス・イベント基金に応募」ボタンを押します(Apply for Conference and Event Fund)。次に表示された申請書類を保存するには「保存して次へ」または「保存して閉じる」を押す(Save and ContinueSave and Close)。
  5. Follow the instructions on the application form. You will need to give information about your event and upload some documents.
  6. Click Submit to submit the application for review.
  • We accept applications in any language. We will support translation for applications and discussions as needed.
  • Applications will be published to Meta-Wiki automatically within two days. This is done for community review and feedback.
  • You can prepare the application offline. Make a copy of the application form, answer the questions and copy the text to Fluxx.
カンファレンス・イベント助成金申請書(Googleドキュメント)

助成の対象

カンファレンスとイベント基金プログラムの対象はグループまたは組織で、ローカルまたは地域でカンファレンスを主催します。当該のイベントはウィキメディアンが集まって体験の共有や技能開発、人脈作りを主眼とします。(※=Conference and Event Fund)

We prioritise proposals that:

注記:助成金額が5千アメリカドル以下の場合は、迅速助成金のプログラムをご参照ください。

Event categories and dates

運動イベントは主に3つの分類が支給の対象です。

  • テーマ型のイベント類は、GLAM ブートキャンプ(研修)、ウィキウィメン・キャンプや「ウィキは記念物が好き」国際チームなどの戦略会議
  • 全国および地域カンファレンスはウィキカンファレンス・インドや同北アメリカ、地域単位の提携団体主催のウィキアラビア、中欧東欧地域会議(CEE)、ウィキインダバなど。
  • Growth 系のイベントは運動の発展に役立つ革新的な新しい発想やイベント

Eligibility requirements

基金を受給できる条件は:

  • グループもしくは組織であり、これまでに特段の報告を出していないこと。フィスカル・スポンサーとともに、ウィキメディア財団と交わす助成事業契約について説明責任を果たす必要があります。
  • Have an organisation or shared bank account. Groups with no shared bank account and individuals will need to have a fiscal sponsor.
  • すでにウィキメディア財団助成金の受給実績がある場合。もしもこれまでの受給額がUSD 5千アメリカドル以下の場合は、conferencegrants(_AT_)wikimedia.org にご連絡の上ご相談ください。
  • Are applying to organise a future, planned event or conference.
  • Are a Wikimedia affiliate who wants to organise an international or regional conference. Examples are GLAMWiki conference, Wikisource Conference, WikiIndaba, CEE Meeting.
以下に該当する場合は、助成金の受給者になれません。
  • 申請者の居住国・地域とアメリカ合衆国における資金送受信に関する法規に照らすと提示した活動と経費に関して、申請者は合法的に資金を受け取ることが認められない国・地域に所在すること。
  • The project includes lobbying activities, as per United States Internal Revenue Service definitions.
  • You are listed on the United States Department of Treasury Specially Designated Nationals And Blocked Persons List (SDN).
  • ウィキメディア財団から助成金を受ける要件である情報や書類に提出していないものがあります。

We take all applicants through a due diligence process. This means you need to be in ethical good-standing, (e.g. Wikimedia behaviour, social behaviour, financial behaviour, legal behaviour, etc.).

Youth Safety

Youth Safety Policy must be in place for any activity that involves underage community members.

  • If the proposal indicates direct contact with children or youth, it also outlines compliance with international and local laws for working with children and youth, and provides documentation of the local laws in the annex.
  • The proposal demonstrates how they will ensure the safe engagement of young people in all of the project’s activities.
  • The proposal demonstrates that any adults who will be working in close contact with young people have been properly vetted and trained.
  • The proposal outlines an action protocol in the case that incidents occur relating to the physical and psychological safety of young people.

Review and application process

Proposals are reviewed according to the following criteria:

  • Community engagement
    • How do you aim to engage your community in the planning process?
  • Impact potential
    • Is there a demonstrated need for the event?
    • Are goals and intended outcomes clearly articulated, high priority, and reasonably achievable?
    • Is there a plan for follow up after the event?
  • Ability to execute
    • Are there enough community members with the time and ability to plan and execute the event?

After submission, the application will be processed with the following steps:

  • Committee review and feedback of proposals (14 days)
  • 申請者は必要に応じて、提案書を調整します。申請者が求める場合は、プログラム管理者もしくは委員とリモート会議を申し入れることができます。(14日前)
  • 結果発表は申請後、4週間以内に実施します。
  • After approval, monthly check-in calls will be scheduled with the Program Officer.

日程表

第2期 (〆切: 2024年2月5日)
第2期

2024年2月5日

申請の〆切

2月6日 - 2月26日

Staff and compliance review
Community review

2月26日 - 3月4日

Receiving and engaging with feedback

3月4日 - 3月18日

Committee review

2024年3月29日

Decision announced

6月 - 2024年12月

Event dates

第1期 (〆切: 2024年9月2日)
第1期

2024年9月2日

申請の〆切

9月2日 - 9月23日

Staff and compliance review
Community review

9月23日 - 9月30日

Receiving and engaging with feedback

9月30日 - 10月14日

Committee review

2024年10月28日

Decision announced

1月 - 2025年6月

Event dates

第2期 (〆切: 2025年2月3日)
Round 2

2025年2月3日

申請の〆切

2月3日 - 2月24日

Staff and compliance review
Community review

2月24日 - 3月3日

Receiving and engaging with feedback

3月3日 - 3月17日

Committee review

2025年3月28日

Decision announced

6月 - 2025年12月

Event dates

Full timeline
Conference Fund

Round 2 (2023-2024)

  • 提案書提出の期日: 2024年2月5日
  • 受給資格の確認リスト: 2月5日 - 2024年2月26日
  • 職員による審査とフィードバック: 2月5日 - 2024年2月26日
  • コミュニティによる評価: 2月5日 - 2024年2月26日
  • フィードバックに対応: 2月26日 - 2024年3月4日
  • 委員会による審査: 3月4日 - 2024年3月18日
  • 審査結果の発表: 2024年3月29日
  • イベントの日付: 6月 - 2024年12月
Conference Fund

Round 1 (2024-2025)

  • 提案書提出の期日: 2024年9月2日
  • 受給資格の確認リスト: 9月2日 - 2024年9月23日
  • 職員による審査とフィードバック: 9月2日 - 2024年9月23日
  • コミュニティによる評価: 9月4日 - 2024年9月23日
  • フィードバックに対応: 9月23日 - 2024年9月30日
  • 委員会による審査: 9月30日 - 2024年10月14日
  • 審査結果の発表: 2024年10月28日
  • イベントの日付: 1月 - 2025年6月
Conference Fund

Round 2 (2024-2025)

  • 提案書提出の期日: 2025年2月3日
  • 受給資格の確認リスト: 2月3日 - 2025年2月24日
  • 職員による審査とフィードバック: 2月3日 - 2025年2月24日
  • コミュニティによる評価: 2月3日 - 2025年2月24日
  • フィードバックに対応: 2月24日 - 2025年3月3日
  • 委員会による審査: 3月3日 - 2025年3月17日
  • 審査結果の発表: 2025年3月28日
  • イベントの日付: 6月 - 2025年12月

Plan a conference or event

These are the best practices for creating a successful conference grant proposal. Find all resources on the Events Portal in the Events Team Portal - Community space section.

ステップ1:コミュニティの関与についてアンケートを送る
コミュニティの関与アンケートは、皆さんのコミュニティに当該のイベントの重要性を浸透させるために役立ちます(Community Engagement survey )。集計結果から皆さんのコミュニティが重視する主題が浮かび上がってくるはずです。
  1. コミュニティのアンケート調査テンプレートを開き、ダウンロードして複製します。リンク先の書類はマスターファイルですから直接の編集は避けて、必ず作業用にファイルを複製してください。
  2. 質問は一切、削除しないでください。質問の追加は歓迎します。また調査の翻訳もご検討ください。
  3. ご自分のコミュニティで、皆さんから関心を寄せる人たちにアンケートを送ります。返答の〆切を決めておき、何度か回答を提出するよう催促します。
  4. You will add the results in the application form.
重要点:コミュニティ・アンケートは申請の必須要件です。
ステップ2:類似のイベントや最善手法から学ぶ
ウィキメディアのコミュニティとは、知識の供給源でもあります! 同類のイベントと申請書や報告書を対比してみましょう。次の各点に着目します。

パートナー関係と旅費宿泊費補助:

  • グループには活発で経験を積んだ編集者やボランティアの皆さんを加えてください。旅費宿泊費を支給するなら、この人たちは最適の候補でもあります。
  • カンファレンスはアウトリーチ活動の場として費用がかかるわりには効果が少ない方法かもしれません。
  • 旅費宿泊費補助は部分支給を検討します。あるいは申請者に対してイベント参加には補助がいくらほしいか質問することも試みてください。

会場と会期:

  • Choose a central location for participants. This will keep travel costs lower and allow you to give more travel scholarships to those who need them.
  • Keep conference and working group meetings to two or three days.
  • Limit sightseeing trips to evenings, after the conference program has ended.
ステップ3:予算計画
会場費、物品費:
  • Partnering with like-minded institutions with free or discounted spaces can be beneficial.
  • If a venue does have a few, do offer reasons around why you've selected it. Is it low cost, located centrally?
  • Limit merchandise to low-cost items like stickers.
  • Keep printed banners and signs general enough for use at later events.

旅費宿泊代金と食事代:

  • 旅費宿泊費補助には、往復の交通費、相部屋の宿泊料金、カンファレンスの登録料、ビザ申請代金を含みます。
  • カンファレンス期間の食事代の補助は昼食に限定されます。コーヒー休憩やグループ単位の夕食会も対象になります。

イベントの計画立案と補佐: 助成金を申請できる費目は以下のとおりです。

  • 旅行代理店の手数料
  • 運営管理の補佐、たとえばビザ申請用の招待状作成や経費払い戻しなど。
  • 講師料を支払う調整薬やトレーナー。この費目は、申請手続きの早い段階で担当のプログラム責任者との協議が必要です。
  • 計画の経費、たとえば会議室料や地域内の交通費など。
  • 予備費として10%以内を申請金額に付加することが認められています。

資金源を入れ替える:

  • In-kind donations can open doors to interesting partner organisations. These donations include goods and services rather than money, eg. free use of venues, reduced costs for meals or services.
  • Get in touch with organisations who support your work in the region, they may be valuable partners.
ステップ4:実行力のあるチームメンバーを集める
Understanding the size of your conference will help you decide the number of volunteers necessary. The roles below can act as a guide. Additional roles can be added. Conference experience is not necessary, but can assist with momentum in planning.

Grant coordinators act as your main contact for grant support.

  • Ensure plans are on track, and provide updates grant program officers from the team.
  • Tracks the budget and collects expense documentation.

The logistics team coordinates research and confirmation of event details.

  • Including event venue, timelines, official documentation, contracts, with experience of negotiating vendors.

カンファレンス・プログラム・チーム はアンケート調査や提案書作りを調整し、プログラムを開発します(conference program team)。

  • 会議ごとに活動項目と成果の記録文書を集めてまわります。

広報連絡チーム はイベントの公式ページを常に更新してコミュニティの関与を調整します(Communications team)。 補助金委員会 は旅費滞在費補助の申請手順を管理します。受給者名簿をあらかじめプログラム責任者に提出し、その後、受給者に連絡を取ります(scholarship committee)。

ボランティア調整訳 はボランティアの皆さんに目を配り、全ての会議で議事録をつけます。

報告書を提出

カンファレンス・イベント助成金の申請が承認されると、報告書の提出が義務化されます。プロジェクト終了から60日以内に、報告書を提出願います。

  1. フラックスという受給者ポータル[$12 Wikimedia Foundation Grantee Portal (Fluxx)] を開き、ログインします。
  2. 左のツールバーから報告書のReportsを探します。今後の受付のUpcomingボタンを押すと、今後の報告書提出の期限が一覧できます。
  3. 報告書を選んで「編集」(Edit)ボタンを押します。表示された書式の質問に回答してください。どの言語を選んで記述してもかまいません。
  4. 報告書が完成したら提出(Submit)ボタンを押して送信。
  • 報告書の準備はオフラインでどうぞ。報告書式をコピー(ダウンロード)して設問に答えを記入したら、いったん保存し、回答部分のみフラックス(Fluxx)の対応する欄にコピペします。
カンファレンス・イベント助成金の完了報告書(Googleドキュメント)

プログラム責任者

主任プログラム管理者 カンファレンス・イベント基金担当
conferencegrants(_AT_)wikimedia.org
Location: Pittsburgh, USA
Timezone: GMT-5
Language(s) spoken: ヘブライ語, 英語

この作業には、コミュニティ委員会がどうしても欠かせません。

情報源

これまでのイベントの写真