Grants:カンファレンス

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2024年11月21日: Overview of community-led conferences in 2025 funded by Conference and Event Fund.
2024年10月15日: 一般支援基金（GSF＝General Support Fund）の受給者の皆さんは、今後、提携団体報告書をウィキメディア提携団体データに提出する必要がなくなりました（Wikimedia Affiliate Data）。提携団体の報告要件はすべてGSF完了報告書を Fluxx に提出することによって満了します。
（アーカイブ版）

カンファレンスとイベント基金

対象者は？

ウィキメディアンの参加を望んでいるグループ、個人、ウィキメディア提携団体あるいは機関

主題は？

共有、技能構築、人脈作りを主題とするローカル、地域単位、テーマ別のカンファレンス

時期は？

年に2回、手続き期間各3ヵ月

金額は？

下限はUSD1万（アメリカドル）

申請するには

基金の詳細とイベント立案の手順は以下をご一読ください。
プログラム責任者と conferencegrantswikimedia.org で連絡を取り、日程表と手順をご相談ください（Program Office）。どのラウンドに申請すると良いか相談に乗ってくれますし、手順について補佐を受けることができます。連絡に最適な時期は、助成金ラウンドが始まる2ヵ月前です。
ウィキメディア財団の受給者ポータルフラックス（Fluxx）を開きログインします。
- 利用者アカウントが未登録の場合は、登録するボタンを押すと登録画面に移りますので、必要な情報を記入してください。1営業日以内に登録完了の通知をお送りします。
メインページにある「カンファレンス・イベント基金に応募」ボタンを押します（Apply for Conference and Event Fund）。次に表示された申請書類を保存するには「保存して次へ」または「保存して閉じる」を押す（Save and Continue／Save and Close）。
申請書の各項目の指示に従います。実行したいイベントの情報を記入することと、いくつかの書類のアップロードをしていただきます。
提出（Submit）ボタンを押すと、申請書を審査に提出します。

財団では申請書をいずれの言語でもお受けしています。申請に関わる翻訳や協議の補助も必要に応じて提供します。
申請書はメタウィキ Meta-Wiki に2日以内に自動的に掲出されます。これはコミュニティの審査とフィードバックを受ける手順です。
申請書の準備は、オフラインでも作業できます。申請書をダウンロードして保存、質問に答えを書き込んでから申請サイトの Fluxx に文章をコピペします。

カンファレンス・イベント助成金申請書（Googleドキュメント）

English

助成の対象

カンファレンスとイベント基金^※プログラムの対象はグループまたは組織で、ローカルまたは地域でカンファレンスを主催します。当該のイベントはウィキメディアンが集まって体験の共有や技能開発、人脈作りを主眼とします。（※＝Conference and Event Fund）

優先する申請とは次のものです。

世界のあらゆるところに存在する声の届きにくいコミュニティであり、中核的な目標として実際に技能開発に取り組む企画。
ウィキメディア2030運動戦略の勧告の実施を支える企画。
既存の提携団体と共同でウィキメディア運動内に地域単位やテーマ別で growth 活動グループを設置すること。
アウトリーチ（普及活動）ならびにオープンな知識の組織とつながる活動を含めた、グローバルな足跡を拡大する企画。
（ウィキメディア運動の）新規参加者や投稿にエンパワーメントを提供して、わかりやすく明確な関与プランを提示すること。
対面型（in-person）ではなくてリモート参加のイベント（virtual）を企画中であること。

注記：助成金額が5千アメリカドル以下の場合は、迅速助成金のプログラムをご参照ください。

Event categories and dates

運動イベントは主に3つの分類が支給の対象です。

テーマ型のイベント類は、GLAM ブートキャンプ（研修）、ウィキウィメン・キャンプや「ウィキは記念物が好き」国際チームなどの戦略会議
全国および地域カンファレンスはウィキカンファレンス・インドや同北アメリカ、地域単位の提携団体主催のウィキアラビア、中欧東欧地域会議（CEE）、ウィキインダバなど。
Growth 系のイベントは運動の発展に役立つ革新的な新しい発想やイベント

それぞれの分類の詳細はこちら

申請の要件

基金を受給できる条件は:

グループもしくは組織であり、これまでに特段の報告を出していないこと。フィスカル・スポンサーとともに、ウィキメディア財団と交わす助成事業契約について説明責任を果たす必要があります。
組織名義もしくは共用の銀行口座があること。団体え共用の口座がなく個人名義の講座を使う場合、フィスカル・スポンサーの委任が必要。
すでにウィキメディア財団助成金の受給実績がある場合。もしもこれまでの受給額がUSD 5千アメリカドル以下の場合は、conferencegrantswikimedia.org にご連絡の上ご相談ください。
内容は、今後に開催予定のイベントもしくはカンファレンスの運営に関して申請します。
ウィキメディア提携団体であり国際または地域カンファレンスの組織を希望しています。カンファレンスの例としてGLAMWiki、WikiSource、WikiIndaba、CEEなどがあります。

以下に該当する場合は、助成金の受給者になれません。

Primary and secondary contacts, agreement signatories, bank account signatories, and any individuals in roles that direct the implementation of grant activities, must:

Follow the Universal Code of Conduct and Friendly Space Policies.
Comply with all requirements and be in good standing for any current activities funded through the Wikimedia Foundation.
Be in good standing in regard to ethical behavior within the community (e.g. social behavior, financial behavior, legal behavior, etc.), as determined through the due diligence process of the grant program.
Have no recent or recurring violations:
- Must not be blocked on any Wikimedia project, even if the proposed work is unrelated to that project.
- Within the past year, must not have been blocked, banned, or flagged by Wikimedia Foundation staff or affiliates for violations of the Universal Code of Conduct, Friendly Space Policies, or other conduct issues.
- Must not have been repeatedly blocked or flagged for the same issue on a Wikimedia project.
- If prior issues or blocks have occurred, must demonstrate learning and understanding in regard to the cause for the issue, such that they are ready to serve as a role model for others as a grantee.
Not appear on the United States Department of Treasury Specially Designated Nationals And Blocked Persons List (SDN).
Be located in a a country that can legally receive funding for the described activities and expenses in accordance with the laws governing the sending and receiving of funds in the United States and their respective country.
Not be Wikimedia Foundation staff members or contractors working more than part time (over 20 hours per week).
Provide all information and documentation needed to receive the funding from the Wikimedia Foundation.

当該のプロジェクトはアメリカ合衆国内務省^（※1）の定義する「ロビー活動」^（※2）に該当する活動を含んでいます。（※1＝United States Internal Revenue Service、※2＝"lobbying"）

青少年の安全

若年層の安全方針^（※）はコミュニティの未成年の参加者が関与する活動すべてにおいて規定する必要があります。（※＝Youth Safety Policy）

企画案が直接、子供や未成年との触れ合いを示すときは、合わせて子供や若者との協力に関する国際法および現地法の遵守を概説し、現地法の文書を付録として提供するものとします。
提案によりプロジェクトのすべての活動に参加する未成年者の安全を保つ方法を例示します。
提案書には未成年と近く接触する成人が全員、適切な精査と訓練を事前に受けることを明示するものとします。
提案書には未成年の心身の安全に関わる事件が発生した場合を想定して行動の実践手順（プロトコル）を概説します。

Review all compliance requirements

Funding FAQ

申請と審査の手順

以下の基準に従い、提案を審査します。

コミュニティの関与
- コミュニティをどのように計画段階に巻き込むつもりですか？
波及効果の可能性
- イベント開催のニーズはすでに実証されていますか？
- 目標と意図する成果は明確に示してあるか、優先度と実現可能性は合理的ですか？
- イベント会期後に反省会などをする予定ですか？
実行の能力
- イベントの立案と実行を担当するのに十分な人数をコミュニティから確保できますか？

提出した申請書は以下の手順にしたがって処理されます。

委員会による申請書の審査とフィードバック（14日間）
申請者は必要に応じて、提案書を調整します。申請者が求める場合は、プログラム管理者もしくは委員とリモート会議を申し入れることができます。（14日前）
結果発表は申請後、4週間以内に実施します。
承認後、プログラム責任者と現状確認のため月次の会話^※の予定を立てます。（※＝monthly check in calls）

日程表

第2期 (〆切： 2025年2月3日)

Round 2

2025年2月3日

申請の〆切

2月3日 - 2月24日

Staff and compliance review
Community review

2月24日 - 3月3日

Receiving and engaging with feedback

3月3日 - 3月17日

Committee review

2025年3月28日

Decision announced

6月 - 2025年12月

Event dates

第1期 (〆切： 2025年9月1日)

第1期

2025年9月1日

申請の〆切

9月1日 - 9月22日

Staff and compliance review
Community review

9月22日 - 9月29日

Receiving and engaging with feedback

9月29日 - 10月13日

Committee review

2025年10月27日

Decision announced

1月 - 2026年6月

Event dates

全体の日程表

Conference Fund

Round 2 (2024-2025)

提案書提出の期日： 2025年2月3日
受給資格の確認リスト： 2月3日 - 2025年2月24日
職員による審査とフィードバック： 2月3日 - 2025年2月24日
コミュニティによる評価： 2月3日 - 2025年2月24日
フィードバックに対応： 2月24日 - 2025年3月3日
委員会による審査： 3月3日 - 2025年3月17日
審査結果の発表： 2025年3月28日
イベントの日付： 6月 - 2025年12月

Conference Fund

Round 1 (2025-2026)

提案書提出の期日： 2025年9月1日
受給資格の確認リスト： 9月1日 - 2025年9月22日
職員による審査とフィードバック： 9月1日 - 2025年9月22日
コミュニティによる評価： 9月1日 - 2025年9月22日
フィードバックに対応： 9月22日 - 2025年9月29日
委員会による審査： 9月29日 - 2025年10月13日
審査結果の発表： 2025年10月27日
イベントの日付： 1月 - 2026年6月

カンファレンスもしくはイベントを立案

これらはカンファレンス助成金の申請が審査を通りやすくする最善手法です。必要なリソースはイベントチームのポータル – コミュニティの空間の見出しをご参照ください。

ステップ1：コミュニティの関与についてアンケートを送る

コミュニティの関与アンケートは、皆さんのコミュニティに当該のイベントの重要性を浸透させるために役立ちます（Community Engagement survey ）。集計結果から皆さんのコミュニティが重視する主題が浮かび上がってくるはずです。

コミュニティのアンケート調査テンプレートを開き、ダウンロードして複製します。リンク先の書類はマスターファイルですから直接の編集は避けて、必ず作業用にファイルを複製してください。
質問は一切、削除しないでください。質問の追加は歓迎します。また調査の翻訳もご検討ください。
ご自分のコミュニティで、皆さんから関心を寄せる人たちにアンケートを送ります。返答の〆切を決めておき、何度か回答を提出するよう催促します。
申請書にその成果を記入してください。

重要点：コミュニティ・アンケートは申請の必須要件です。

ステップ2：類似のイベントや最善手法から学ぶ

ウィキメディアのコミュニティとは、知識の供給源でもあります！同類のイベントと申請書や報告書を対比してみましょう。次の各点に着目します。

パートナー関係と旅費宿泊費補助：

グループには活発で経験を積んだ編集者やボランティアの皆さんを加えてください。旅費宿泊費を支給するなら、この人たちは最適の候補でもあります。
カンファレンスはアウトリーチ活動の場として費用がかかるわりには効果が少ない方法かもしれません。
旅費宿泊費補助は部分支給を検討します。あるいは申請者に対してイベント参加には補助がいくらほしいか質問することも試みてください。

会場と会期：

参加者の利便性のため、中心部の場所を選んでください。これにより旅費交通費を抑え、必要としている人々に提供する旅費宿泊費補助金に上乗せできるようにしてください。
カンファレンス、作業グループの会合は会期2、3日に抑えること。
見学ツアーはカンファレンス本体のプログラム終了後の、夕方や夜間だけ実施。

ステップ3：予算計画

会場費、物品費：

趣旨が共通する団体で会場を無料もしくは割引料金で使わせてもらえると有益です。
会場内に複数あるなら、その特定の場所をなぜ選んだか理由を示してください。コストが低いからか、所在地が中心部にあるからか？
商品は低価格のシールやステッカーなどに制限。
今後も活用できるよう、横断幕や案内板にはなるべく一般的な文言を印刷しましょう。

旅費宿泊代金と食事代：

旅費宿泊費補助には、往復の交通費、相部屋の宿泊料金、カンファレンスの登録料、ビザ申請代金を含みます。
カンファレンス期間の食事代の補助は昼食に限定されます。コーヒー休憩やグループ単位の夕食会も対象になります。

イベントの計画立案と補佐： 助成金を申請できる費目は以下のとおりです。

旅行代理店の手数料
運営管理の補佐、たとえばビザ申請用の招待状作成や経費払い戻しなど。
講師料を支払う調整薬やトレーナー。この費目は、申請手続きの早い段階で担当のプログラム責任者との協議が必要です。
計画の経費、たとえば会議室料や地域内の交通費など。
予備費として10%以内を申請金額に付加することが認められています。

資金源を入れ替える：

善意の寄付は興味深い組織との提携関係の契機になるかもしれません。ここでいう寄付とは金銭よりも物品とサービスを指し、例えば会場費の免除、食事やサービスの代金割引なども含みます。
同じ地域で活動する組織から支援を受けられるようなら、連絡を取ってみると貴重なパートナーになるかもしれません。

ステップ4：実行力のあるチームメンバーを集める

会議の規模を理解すると、必要なボランティアの人数が決まります。以下の役割はガイドとしても活躍できます。その他の役割も追加できます。カンファレンス運営の経験は必須ではないものの、計画を力強く進める役に立ちます。

助成金調整役 は助成金に関する補佐の主な連絡先です。

計画が予定に沿っているか確めたり、チームの更新情報をプログラム担当者に提供する係。
予算管理と支出の領収書他を収集する係。

ロジスティック・チーム （進行管理）はイベントに関する調査を調整したりイベントの細部確認を担当。

イベント会場や日程表、説明文書や契約書に加えて出店者との交渉経験を有すること。

カンファレンス・プログラム・チーム はアンケート調査や提案書作りを調整し、プログラムを開発します（conference program team）。

会議ごとに活動項目と成果の記録文書を集めてまわります。

広報連絡チーム はイベントの公式ページを常に更新してコミュニティの関与を調整します（Communications team）。 補助金委員会 は旅費滞在費補助の申請手順を管理します。受給者名簿をあらかじめプログラム責任者に提出し、その後、受給者に連絡を取ります（scholarship committee）。

ボランティア調整訳 はボランティアの皆さんに目を配り、全ての会議で議事録をつけます。

報告書を提出

カンファレンス・イベント助成金の申請が承認されると、報告書の提出が義務化されます。プロジェクト終了から60日以内に、報告書を提出願います。

フラックスという受給者ポータル[$12 Wikimedia Foundation Grantee Portal (Fluxx)] を開き、ログインします。
左のツールバーから報告書のReportsを探します。今後の受付のUpcomingボタンを押すと、今後の報告書提出の期限が一覧できます。
報告書を選んで「編集」（Edit）ボタンを押します。表示された書式の質問に回答してください。どの言語を選んで記述してもかまいません。
報告書が完成したら提出（Submit）ボタンを押して送信。