Becas: PEG / Requisitos de los informes

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Propósito y antecedentes

Esta página se refiere a los requerimientos de los informes a presentar por los becados del programa de Becas para Poyectos y Eventos. Si lo que quieres es enviar un informe, utiliza la herramienta de envío, por favor.

Los informes de las Becas sirven a los becarios y al conjunto del movimiento Wikimedia, incluida la Fundación Wikimedia y los comités de concesión de becas. El movimiento, incluida la Fundación, necesita entender en qué forma están ayudando las becas al movimiento. Además, muchas personas pueden aprender de estos informes de forma que puedan mejorar el funcionamiento del movimiento, y por eso es importante que los becados reflejen y compartan lo que han aprendido para que otros puedan entender qué ha funcionado y qué no. Finalmente, la Fundación Wikimedia necesita comprender cómo se gastaron los fondos para asegurarse que los becados y la propia Fundación están compliendo con sus obligaciones legales, de forma que se puedan seguir concediendo más becas.

Los informes también son una herramienta importante para los becados, para mostrar los que han conseguido y documentar la que han hecho en el pasado.

Periodificación de los informes

Los jefes de los proyectos son los responsables de asegurarse de que los requisitos de los informes se cumplan y deben revisar sus acuerdos de beca cuidadosamente para entender los requisitos específicos de su beca. Antes de aceptar recibir una beca, lee estos requisitos con cuidado y asegúrate de que puedes cumplirlos. Si tienes preguntas sobre los requisitos de los informes, contacta con la Fundación Wikimedia.

  1. Para todas las Becas de Proyecto y Evento, el informe final ha de estar presentado 60 días tras la fecha aprovado de finalización de la beca, indicada en la solicitud de la beca.
  2. Para algunas Becas de Proyecto y Evento se solicitará un informe provisional en una fecha indicada por la Fundación. En todas las becas con un plazo de doce meses o más se pedirá al menos un informe provisional. También se requerirá normalmente si un becado solicita un cambio de la fecha de finalización o de presentación de su informe.
  3. El calendario de informes de tu beca te lo facilitará por escrito tu oficial de programa o administrador de becas cuando la beca sea aprobada o procesada.

Cómo rellenar un informe

Por favor, publica tu informe completo en Meta utilizando el formulario proporcionado.

Tu informe habría de publicarse "en Meta" (este wiki). Por favor, una versión actualizada del formulario de informe de becas, apropiada para tu tipo de beca e informe. Para asegurarte de que estás usando el formulario correcto, por favor, uda la herramienta de envío de informes de becas. Tu informe debe ser completo y con respuestas que aporten información sobre todas y cada una de las preguntas realizadas en el formulario.

Por favor, incluye información detallada sobre tus gastos en tu informe.

Tu informe debe incluir un informe público detallado de los gastos realizados, con cualesquiera cambios o inconsistencias documentadas. Si se necesita realizar cambios durante el periodo de tu beca, por favor, mirta las instrucciones para realizar cambios en tu beca. Tu informe ha de ir acompañado de copias digitales de los recibos que documenten todos los gastos de la beca que hayan sido enviados a la Fundación. Por favor, revisa las indicaciones para documentar los gastos de tu proyecto cuidadosamente antes de comenzar a gastar ningún dinera de la beca.

Tu informe debe contabilizar todos los fondos de la beca gastados y cualquier cantidad remanente no gastada. Por favor, revisa las indicaciones sobre fondos remanentes para asegurarte de que puedes informar y manejar los posibles fondos no gastados.

Por favor, involúcrate en el proceso de revisión del informe.

Una vez remitido tu informe, recibirás respuesta y preguntas de parte del personal de la Fundación Wikimedia y de la comunidad. Aunque la Fundación responderá al envío de tu informe dentro de un plazo de 30 días, puede que se tarde más de ese tiempo en aceptar tu informe. Tu informe de beca se considerará En revisión durante el tiempo en que vayas respondiendo a las solicitudes y preguntas de la Fundación, y hasta que pueda ser Aceptado por la misma. Si no respondes a las preguntas o solicitudes en un plazo de 21 días, tu informe de beca se considerará Incompleto y ya no cumplirá con los requerimientos del programa. Para asegurar que respondes, por favor, añade las páginas de discusion de los informes a tu lista de seguimiento y vigílalas regularmente hasta que se acepte tu informe. La participación activa en el proceso de informe, así como la calidad de tus informes y su entrega puntual, se tendrá en consideración a efectos de tu historial y podría influir en las decisiones sobre futuras solicitudes de becas.

La Fundación Wikimedia revisará la completitud y exactitud de tus informes y puede pedirte información que aún no hayas incluido. A la hora de revisar los informes de las becas, la Fundación no toma en consideración el éxito o fracaso del proyecto. Lo que mira es la profundidad y calidad de la información proporcionada en el informe, así como la visión y las reflexiones de los becados sobre sus propios trabajos. Una vez aceptado el informe, la Fundación aún necesitat contactar contigo para preguntarte sobre la beca o tus gastos. En algunos casos, la Fundación puede necesitar también realizar un seguimiento contigo tras la aceptación del informe final para comentar los resultados continuados de tu trabajo.

Envía tus informes a tiempo

Pedimos a los becados que hagan los esfuerzos oportudos para enviar los informes a tiempo. Después de todo, los becados tienen un periodo de 60 días entre que se finaliza la beca y el límite para el envío del informe final, así que en la mayoría de los casos debería de haber tiempo más que se sobra para hacer los informes.

Para asegurarte de llegar a tiempo, puedes seguir algunas de estas recomendaciones:

  1. Lee y comprende cómo realizar un informe: Lee los requerimientos para los informes cuidadosamente y revísalos que los miembros de tu equipo. Lee otros informes de becas de proyectos similares al tuyo. Pide a tu oficial de programa que te facilite informes de calidad de proyectos similares al tuyo, de manera que puedes hacerte una idea de qué constituye un buen informe.
  2. Planea la realización del informe y asigna tareas: En la planificación del proyecto, asigna a un tiempo (y dinero, si hiciera falta) para realizar el informe. Asigna con claridad tareas y responsabilidades respecto a los informes entre los miembros de tu equipo. De ser posible, no dejes en manos de una sola persona el completar esta parte de tu proyecto. Si compartes el trabajo, realizar el informe puede ser mucho más sencillo y tu informe no se quedará por hacer porque su confección se le confió a una sola persona. Añade en tu calendario fechas límite para hacer informes y pide a tus compañeros de equipo que las sigan también. Asegúrate de que al menos una persona tenga asignada la responsabilidad de cumplir cada plazo de presentación.
  3. Documenta tu proyecto a medida que se ejecuta: Documenta tu proyecto según se va llevando a cabo, en vez de confiar en tu memoria cuando ya haga mucho tiempo que las actividades acabaron. Documenta el proyecto tomando notas, grabando vídeos, tomando fotos, grabando sonidos, conservando los materiales que produzcas, o conservando los posteos de los blogs o los artículos que documenten tu proyecto. Te serán muy útiles para cuando redactes tu informe. No dejes pasar el tiempo para hacer el informe. Los recuerdos se deshacen rápidamente y puede ser difícil rememorar un proyecto o evento tiempo después de que haya tenido lugar, y puede ser difícil seguir en contacto con la gente que se involucró en el proyecto.
  4. Haz preguntas sobre cómo hacer los informes: Si tienes preguntas sobre la realización de informes cuando estés planificando tu proyecto, o ejecutándolo, o ya haciendo el informe, pregunta a tu oficial de programa directamente para que tengas a tu disposición la información necesaria siempre que te haga falta. Si necesitas modificar tu calendario de informes o la fecha de cierre de tu proyecto, por favor, consulta las instrucciones sobre cómo hacer modificaciones en tu beca.

Consecuencias de presentar los informes tarde o de forma incompleta

Estamos seguros de que esto no os va a pasar nunca, pero si no mandáis a tiempo el informe o no está completo:

  1. Hasta que no esté presentado tu informe, no habrás cumplido con los requerimientos del programa. Esto quiere decir que no podrás recibir más becas de la Fundación Wikimedia, lo que puede afectar también a otras becas en las que estés involucrado de cualquier forma.
  2. ¡A todos nos faltará importante información sobre tu proyecto!
  3. La Fundación Wikimedia tomará las medidas oportunas para recuperar los fondos que no estén debidamente informados o para los que no se haya presentado la documentación adecuada.

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