Grants:PEG/Reporting requirements/zh

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緣起

本頁面事關於維基媒體基金會專案補助(Project and Event Grants program)報告的基本需求。如果你想要呈交報告,請利用補助報告呈交工具

補助報告是為服務受補助者以及泛維基媒體運動(包含維基媒體基金會以及補助審核委員會)。維基媒體運動,包含維基媒體基金會(WMF),有必要了解補助資源是如何協助來運動的。再則,補助者撰寫的報告也可以讓許多人從這些報告學習到未來如何更好的推廣運動,因此讓受補助者反思、也分享他們在補助案中的學習,以讓其他人了解哪些策略有效,哪些則不管用。最後,基金會必須了解資金是如何被花費的,以確保基金會與受補助者都有遵守法律規範,這樣才能讓基金會在未來能夠永續的提供補助資源。

補助報告也是讓受補助者展謝他們的達到的成果、也是記錄他們在過去完成了哪些事物的重要工具。

報告時間表

專案主導者應該負責確認呈交的補助報告符合報告的需求,同時也應該仔細查核補助條款以了解對自身的專案有哪些特殊的需求。再你同意支領補助前,請先仔細閱讀這些條款以確認你能夠達到這些需求。如果你對報告需求有任何的問題,請聯絡維基媒體基金會。

  1. 對所有的專案補助,結案報告截止日是在呈交補助計畫中列出、被核准的完成日期的六十天之後。
  2. 部分的專案補助需要在維基媒體基金會指定的時間點提供期中報告(interim report)。所有超過12個月或以上期限的補助,至少會需要繳交一份期中報告。如果受補助者要求變更專案完成日期或是呈交補助報告的日期,常常也會需要附上期中報告。
  3. 你申請的補助案繳交報告的期程,將會在你的補助案被核准或在審核中時,由協助你的專案管理者(program officer)或是補助行政員(grants adminstrator)以文字訂出。

如何完成報告

請依照以下表格,於元維基上公布完整報告

你所繳交的報告應該公開在元維基上(就是此維基站台)。請依照補助類型,使用最新版的補助報告表格撰寫報告資料。為了確保你是使用正確的表格,請使用補助報告呈交工具。繳交的報告應該在所有呈交報告表格的問題都有完整填寫好詳實資訊。

請在報告裡頭詳列你的支出

你的報告應該包含詳細的公開的費用報告,不論是有任何的變動或是不連貫的問題,都應該被記錄起來。如果在執行補助案的期間需要變動預算,請參考變動補助案的指引頁。你的報告應該包含補助案中支出的所有發票或收據的數位檔。請參考下列指引:在動用補助款之前,請仔細地記錄你的專案支出

你的報告應該包含所有在補助案中花費以及剩餘的款項。請參考指引:剩餘款來確認任何你沒有花完的款項被妥善的處理。

請參與報告的審查流程

一旦你呈交了報告,將會收到來自基金會的工作人員以及其他維基的社群成員來的回饋與提問。儘管基金會將會在30天內對你的報告做出回應,但維基媒體基金會可能會花更久的時間審核才會通過你提交的報告。在回應基金會對報告的問題或要求時,你的報告將會是「審核中(Under review)」的狀態,直到基金會最終將報告狀態更改為「已接受(Accepted)」為止。如果21天之內,在頁面上沒有收到你對基金會提問的回應,你的報告可能會被標上「未完成(incomplete)」並且你將無法符合申請後續補助的條件。為了確保你能夠回應問題,請將報告的討論頁面加入監視清單,並且定期地查看直到報告被接受為止。再呈交報告的過程中積極主動的回應,就跟你專案中的時間流程以及案子的品質一樣,會被考量入紀錄並且可能影響未來擬申請補助案的決定。

維基媒體基金會將會審核你報告的完成以及準確的程度,同時可能會要求沒有被包含在報告中的資訊。基金會在審核專案的報告時,並不會將專案的成功或失敗納入考量範圍中,而是會看報告的報告中所提供的品質深度與以及資訊的品質、以及受補助者對於自己工作的洞察與反思。一旦你的補助報告被接受後,維基媒體基金會仍可能需要繼續聯絡你,向你問一些關於補助或是支出的問題。在某些狀況下,維基媒體基金會可能也會需要在最終結案報告被接受後,仍持續跟進並討論你的工作的成果。

請準時送交報告

我們要求被補助者盡一切努力準時呈交報告。畢竟被補助者在完成專案後有足足六十天的時間來完成結案報告,這對絕大多數的專案而言應該都是蠻足夠的。

要確保你能夠在截止期限前完成,你可以參考下列的建議:

  1. 閱讀並仔細消化如何做報告的指引:在你開始申請補助案之前,仔細地閱讀報告需求,並且與你的夥伴一起檢視這些需求。閱讀其他跟你類似的補助報告是怎麼寫的。詢問負責你補助案的工作人員,請他給你類似專案的高品質結案報告,讓你自己可以從中瞭解如何寫出好的報告。
  2. 計畫報告撰寫的進度,並分工:在寫計畫的時候,要先想過寫報告所需要的時間(有時候還有金錢)要怎麼分配。清楚地分配工作任務與責任給專案中的工作夥伴。如果可能的話,請不要仰賴單一個人來完成你的專案報告。如果你願意把工作分攤出來,報告可能會輕鬆許多,而你也不會因為只因為一個人沒寫報告而讓造成失敗。在行事曆中加上報告的截止日期,並且記得追蹤夥伴的進度狀況。確保至少有一個人負責做催繳的動作來讓每次截止期限之前報告都可以及時交出。
  3. 當執行計畫的同時就進行紀錄:與其在活動結束後憑藉自己的記憶,不如在活動發生的當下就進行紀錄。透過筆記、錄影、照相、錄音、儲存你們的產出內容、或是追蹤關於相關的條目或部落格文章來記錄下你舉辦的活動。這些資料在編輯報告時十分有用。寫報告不能等。記憶很容易就會消退,在活動結束之後要抓取發生的事情可能很難,也可能很難去追蹤參與計劃的人員後續的狀況。
  4. 對報告有疑惑時,隨時發問:當你在計畫專案、執行專案、或製作報告時對報告流程有任何疑問,請馬上詢問負責與你接洽的補助案負責工作人員,如此一來才能即時得到你需要的資訊。如果你需要改變你的報告時程或者是報告的截止日,請參考變更補助案的相關指引。

遲交或提供不完整報告的後果

我們相信這事情不可能發生,但是如果你沒有準時繳交報告、或報告並不完整的時候:

  1. 除非你把報告寫完,你將不再符合補助標準。這意味著你將無法在接受到任何來自維基媒體基金會的新補助,而這也很可能會影響到你以受補助者以外的角色所參與的其他專案。
  2. 我們每一個人都無法看到關於你補助計畫的重要資訊!
  3. 如果沒有收到報告或符合規範的文件資料,維基媒體基金會可能會要求你歸還補助款。

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