Grants:Programs/Wikimedia Community Fund/Conference Fund/WikiConvention Francophone 2025/Final Report
Report Status: Accepted
Due date: 30 November 2025
Funding program: Conference Fund
Report type: Final
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[edit]- Title of proposal: WikiConvention Francophone 2025
- Username of applicant: Fawaz.tairou
- Name of organization: N/A
- Amount awarded: 172603.54
- Amount spent: 10910607 USD, 63029080 XOF
Part 1: Understanding your work
[edit]1. Did your event have any impact that you did not expect, positive or negative?
Oui, l’événement a généré plusieurs retombées positives et inattendues. L’un des faits marquants a été la forte mobilisation, tant au niveau local qu’international.
Quelques chiffres : plus de 85 boursier·ère·s, venu·e·s de plus de 20 pays de l’espace francophone et représentant 22 groupes ou communautés Wikimédia, ont pris part à l’événement.
Par ailleurs, plus de 600 personnes ont candidaté pour les 40 bourses locales disponibles, tandis que plus de 200 personnes ont postulé pour les 40 bourses internationales, dépassant largement nos prévisions initiales. Cette participation exceptionnelle témoigne de l’intérêt grandissant pour la 9ᵉ édition de la WikiConvention francophone 2025.
La politique d’exemption de visa mise en place par le Bénin a également facilité la venue d’un grand nombre de participant·e·s issu·e·s de l’Afrique francophone, renforçant ainsi le caractère inclusif et diversifié de l’événement.
Ce contexte favorable a permis d’accroître considérablement la visibilité des projets Wikimédia au Bénin et de mettre en valeur l’engagement du Groupe des Wikimédien·ne·s du Bénin au sein de la communauté francophone. De nombreuses personnes actives dans les domaines de l’éducation, de la culture et du numérique ont ainsi pu découvrir ou redécouvrir les initiatives locales en faveur de la connaissance libre.
Nous avons aussi été positivement surpris·e·s par l’enthousiasme de nouvelles et nouveaux participant·e·s, dont plusieurs ont exprimé le souhait de rejoindre des groupes existants ou de créer des clubs de contribution dans des zones moins desservies, notamment en dehors des centres urbains.
Sur le plan logistique, nous avons rencontré certaines limites techniques, notamment liées à la connexion Internet et au manque d’équipements adaptés, ce qui n’a pas permis d’assurer une participation hybride, en particulier pour les personnes souhaitant suivre les sessions à distance depuis leur pays.
Par ailleurs, plusieurs imprévus ont exigé des réajustements de dernière minute : retards de vols internationaux, désistements en raison de contraintes de visa, de passeport, ou encore quelques problèmes de santé mineurs, pris en charge par l’équipe d’organisation avec réactivité et bienveillance.
Malgré ces aléas ponctuels, la qualité de l’événement et son bon déroulement global n’ont pas été compromis, en témoigne le feedback post wikiconvention.
2. What do you think will be the long term impact of this conference?
La WikiConvention Francophone 2025 laissera une empreinte durable au sein de la communauté Wikimédia francophone. Elle a permis de renforcer les liens entre les participant·e·s, de favoriser la création de nouveaux groupes, notamment dans les zones rurales ou peu représentées, et d'encourager la mise en place de clubs wiki locaux. Par ailleurs, des séances d’animation et de renforcement des capacités sont prévues dans les semaines à venir, afin d’accompagner les nouveaux membres et de soutenir leur intégration durable au sein du mouvement. À cet effet, quatre jours de contribution à Wikipédia sont programmés en novembre 2025 à Cotonou, à destination des novices, dans le but de renforcer leur compréhension du fonctionnement et des valeurs du mouvement.
Plusieurs autres initiatives similaires sont déjà en cours, et d’autres sont prévues dans les prochains mois dans l’espace francophone de Wikimédia, portées par des groupes ayant participé à l’événement.
3. Would you say that your work improved participants’ ability to apply new skills and knowledge?
Yes
3a. If yes, please describe how and why you think this was successful. Please describe why you think this is the case.
L’un des objectifs majeurs de la WikiConvention Francophone 2025 – offrir un espace de formation et d’échange adapté aux besoins des projets Wikimédia et des communautés locales – a été pleinement atteint. Grâce à une combinaison d’ateliers interactifs, de sessions pratiques et de discussions animées par des wikimédien·ne·s expérimenté·e·s, depuis les pré-conférences jusqu’aux conférences principales, l’événement a favorisé un environnement d’apprentissage collaboratif et enrichissant.
Les participant·e·s ont eu l’opportunité de partager leurs expériences, d’explorer de nouvelles pratiques et de se familiariser avec des outils, des stratégies et des méthodes de travail, tant sur les plans technique que organisationnel et de gouvernance. Cette rencontre a ainsi été un véritable tremplin pour renforcer les capacités locales et des groupes francophones venus d’ailleurs, dans l’espoir que les connaissances acquises soient mises en œuvre concrètement dans leurs communautés dès leur retour.
4. Please use this space to upload media and other files that help tell your story and impact. You can also provide links to them.
Field to type in URLs.
https://commons.wikimedia.org/wiki/Category:WikiConvention_francophone_2025
5. To what extent do you agree with the following statements regarding the work carried out with the support of this Fund? You can choose “not applicable” if your work does not relate to these goals.
| A. Bring in participants from underrepresented groups | |
| B. Create a more inclusive and connected culture in our community | Strongly agree |
| C. Develop content about underrepresented topics/groups | |
| D. Develop content from underrepresented perspectives | Strongly agree |
| E. Encourage the retention of editors | Agree |
| F. Encourage the retention of organizers | Agree |
6. Please share resources that would be useful to share with other Wikimedia organizations so that they can learn from, adapt or build upon your work. For instance, guides, training material, presentations, work processes, or any other material the team has created to document and transfer knowledge about your work and can be useful for others. Please share any specific resources that you are creating, adapting/contextualizing in ways that are unique to your context (i.e. training material).
- Upload Documents and Files
- Here is an additional field to type in URLs.
7. Is there anything else you would like to share about how your efforts helped to bring in participants and/or build out content, particularly for underrepresented groups?
La plupart des groupes étant concentrés dans des zones urbaines, les rencontres en présentiel jouent un rôle essentiel au sein des communautés francophones. Elles permettent non seulement de renforcer la cohésion et de soutenir les dynamiques collectives, mais aussi d’humaniser les échanges : mettre des visages sur des noms et des pseudos, au-delà des écrans et malgré les distances géographiques.
Par ailleurs, le débat autour de l’acceptation des sources audio reste d’actualité, notamment dans les contextes où les sources écrites sont rares. Certaines communautés linguistiques locales sur Wikipédia s’interrogent sur la possibilité d’adapter leurs propres règles éditoriales, distinctes de celles appliquées dans d’autres versions linguistiques, afin de mieux refléter leurs réalités culturelles et documentaires.
Part 2: Your main learning
[edit]8. Were there any major challenges or things you found difficult that you would like to share? What would you do differently next time?
L’un des principaux défis rencontrés a été lié aux délais serrés pour le dépôt des candidatures aux bourses. Il aurait été souhaitable d’ouvrir cet appel plus tôt. En effet, deux personnes boursières originaires d’Haïti ont dû se désister en raison du temps insuffisant pour obtenir leur visa de transit. Une situation similaire a concerné deux autres personnes, également d’Haïti, qui souhaitaient participer à leurs propres frais mais n’ont pas pu finaliser leurs démarches administratives à temps.
9. Was there any non-financial support that the Wikimedia Foundation could have provided that would have better supported you in achieving your goals?
Une assistance consultative pour mieux anticiper et gérer les contraintes administratives, notamment les longs délais d'obtention de visas de transit. Un accompagnement sur le calendrier optimal des appels à candidatures pour les bourses aurait pu être bénéfique pour éviter les désistements de dernière minute liés aux démarches (visa, passeport) comme ce fut le cas pour certains boursier·ère·s d’Haïti. Un soutien en expertise technique ou en fourniture d'équipements adaptés pour permettre l'organisation d'un événement hybride. Ces limites techniques ayant empêché d'assurer une participation hybride pour les personnes souhaitant suivre les sessions à distance, ce type de soutien aurait permis d’atteindre l'objectif d’une participation à distance comme initialement souhaité, et sollicité par bon nombre de p.
10. What would you recommend on a local and/or regional level as the best next step to leverage your success and momentum?
Soutien aux Nouvelles Initiatives et aux Nouveaux Membres : Mettre en œuvre les séances d'animation et de renforcement des capacités planifiées pour accompagner l'intégration durable des nouveaux membres et soutenir activement la création des clubs de contribution dans les zones moins desservies, en particulier en dehors des centres urbains.
Cibler les 600+ candidat·e·s locaux non retenus pour les bourses, en les invitant aux événements de suivi (comme les 4 jours de contribution à Wikipédia en novembre 2025) afin de convertir cet intérêt initial en engagement concret.
Partenariats Stratégiques : Capitaliser sur la visibilité accrue des projets Wikimédia au Bénin pour engager des partenariats durables avec les acteurs locaux des domaines de l'éducation, de la culture et du numérique, afin d'assurer un soutien logistique et institutionnel pour les futures initiatives.
Au niveau régional Pérennisation du Contact Humain et de la Cohésion : Reconnaître et formaliser le rôle essentiel des rencontres en présentiel (comme souligné dans la réponse actuelle) en organisant des événements régionaux plus petits et plus réguliers entre les grandes conventions, pour maintenir la cohésion, humaniser les échanges, et soutenir les groupes récemment créés dans l'espace francophone.
Avancer sur les Questions Éditoriales et d'Inclusivité : Créer un groupe de travail régional pour approfondir le débat sur l’acceptation des sources audio (notamment là où les sources écrites sont rares) et la possibilité d’adapter les règles éditoriales pour mieux refléter les réalités culturelles et documentaires des communautés linguistiques locales. Ceci permettrait de concrétiser l'un des thèmes de discussion les plus importants soulevés pendant l'événement.
Mutualisation des Expériences : Faciliter les collaborations inter-communautaires en mettant en relation les nouveaux groupes avec les entités plus établies (comme les groupes ayant participé à l'événement et les partenaires comme Wikimedia France, Suisse et Canada) pour le transfert de connaissances et l'entraide en matière d'organisation et de gouvernance.
11. Please add any 3 operational recommendations for future events organizers.
- Anticiper la gestion des visas et des bourses avec une grande avance
- S'assurer de la disponibilité d'une infrastructure technique haute performance pour une option hybride fiable
- Mettre en place un programme d’engagement post-candidature
Part 3: Metrics
[edit]12. Open Metrics reporting
In your application, you defined some open metrics and targets (goals). You will see a table like the one below with your metric in the title and the target you set in your proposal automatically filled in.
| Open Metrics | Description | Target | Results | Comments | Methodology |
|---|---|---|---|---|---|
| Recommandations | Cette métrique vise à relever les solutions aux défis et enjeux de Wikifranca et des communautés francophones qui ont émergées des discussions et conversations durant Wikifranca. Les rapports des sessions ainsi que les commentaires des participants collectés via les formulaires de satisfaction aideront à la collecte de ces métriques. | 10 | 8 | L'objectif de 10 recommandations a été presque atteint, les 8 recommandations majeures couvrant les aspects organisationnels, techniques et communautaires. Le point crucial soulevé est l'insuffisance des équipements pour une participation hybride satisfaisante, ce qui fera l'objet d'une recommandation prioritaire pour les futures éditions. | Rapports des sessions (synthèse des échanges), Formulaires de satisfaction post-événement (analyse des champs "suggestions d'amélioration"). |
| Compétences renforcées | Cette métrique vise à identifier les compétences des participants qui ont été développées durant la Wikiconvention, notamment par l’apprentissage entre pairs. Il s'agira aussi d'évaluer le niveau de satisfaction des participants quant au renforcement de leurs compétences. Nous ciblons au moins 75% des participants estimant avoir développé leurs compétences durant l'événement. Elle sera collecté via les déclarations des participants dans les formulaires d'évaluation. | N/A | 90 | 90% des participants ont déclaré avoir acquis de nouvelles connaissances.
|
Formulaires d'évaluation (Post-event survey) : Déclarations des participants sur une échelle de satisfaction ou via des questions ouvertes sur les acquis. |
| Entraide & collaboration | Nous recherchons des exemples de collaborations et d'entraide favorisés par la WikiConvention Francophone. Ces histoires seront identifiés via les formulaires de satisfaction, puis documenter par des interviews. | 10 | 12 | 12 exemples de collaborations et d'entraide identifiés :
|
Formulaires de satisfaction (champ "nouvelles collaborations"), Entretiens ciblés (mini-interviews) avec les porteurs de projets et les nouveaux clubs. |
| Participations | Nous analyserons plusieurs segments de cette métrique : les tranches d’âge représentées, la représentation géographique enregistrée, la diversité des contributeurs selon les projets Wikimedia, les affiliés francophones présents, les partenaires, les autorités locales. Les différentes listes d'inscription et de présence aideront à effectuer ces segmentation. | N/A | N/A | 85+ boursier·ère·s présent·e·s représentant plus de 20 pays de l’espace francophone et 22 groupes/communautés Wikimédia.
|
Listes d'inscription et de présence, Analyse des données démographiques et d'affiliation à partir des formulaires de candidature. |
| Impact | Il s'agit d'évaluer l'effet de cette organisation sur le User Group et ses membres. Des entretiens avec les différentes équipes organisatrices permettront de mieux comprendre cette métrique. | N/A | N/A | Renforcement de la capacité du User Group Béninois :
|
Entretiens semi-structurés avec les membres de l'équipe organisatrice et les chefs de projet du User Group (avant et après l'événement). |
13. Were there any metrics in your proposal that you could not collect or that you had to change?
No
13a. If you have any difficulties collecting data to measure your results, please describe and add any recommendations on how to address them in the future. Also mention why you felt you had to change some metrics.
N/A
14. Please indicate if you applied any of the following survey and registration tools. Please select all that apply.
5. I used other survey or registration tools
14a. Please share the result(s) with us, provide the link(s) or summarize the main result(s) and insight(s) from them.
N/A
14b. If you used other forms, please share them with us, as these forms might be useful for others to use.
Part 4: Financial reporting and compliance
[edit]15. & 16. Please state the total amount spent in your local currency.
63029080 XOF
17. Please state the total amount spent in USD.
10910607 USD
18. Please report the funds received and spending in the currency of your fund.
Upload a financial report file.
Please provide a link to your financial reporting document.
As required in the fund agreement, please report any deviations from your fund proposal here. Note that, among other things, any changes must be consistent with our WMF mission, must be for charitable purposes as defined in the grant agreement, and must otherwise comply with the grant agreement.
19. If you have not already done so in your budget report, please provide information on changes in the budget in relation to your original proposal.
N/A
20. Do you have any unspent funds from the Fund?
Yes
20a. Please list the amount and currency you did not use and explain why.
$3457,14 Ce montant est resté en grande partie à cause des frais de visa prévus pour les participants qui au final n'ont pas été dépensés. En effet, la grande majorité des participants n'a pas eu besoin de visa pour se rendre au Bénin.
20b. What are you planning to do with the underspent funds?
B. Propose to use them to partially or fully fund a new/future request with PO approval
20c. Please provide details of hope to spend these funds.
Nous avons déposé une demande de grant pour nos activités 2026. Le montant restant auprès de notre sponsor fiscal peut être utilisé pour financer en partie ces activités.
21. Are you in compliance with the terms outlined in the fund agreement?
Yes
22. Are you in compliance with all applicable laws and regulations as outlined in the grant agreement?
Yes
23. Are you in compliance with provisions of the United States Internal Revenue Code (“Code”), and with relevant tax laws and regulations restricting the use of the Funds as outlined in the grant agreement? In summary, this is to confirm that the funds were used in alignment with the WMF mission and for charitable/nonprofit/educational purposes.
Yes
24. If you have additional recommendations or reflections that don’t fit into the above sections, please write them here.
Nous tenons à remercier sincèrment toute l'équipe pour son accompagnement et sa disponibilité tout au long du processus.
Le montant restant, $3457,14, a finalement été renvoyé à la WMF, à l'issue des discussions.