Grants:Programs/Wikimedia Community Fund/Rapid Fund/Primer taller de Wikidata en Puerto Rico:hacía la formación de una comunidad colaborativa (ID: 22807188)/Final Report
Application type: Standard application
Part 1: Project and impact
1. Describe the implemented activities and results achieved. Additionally, share which approaches were most effective in supporting you to achieve the results. (required)
Una vez aprobada la propuesta para el 'Primer taller de Wikidata en Puerto Rico', a lo largo del mes de diciembre de 2024 comenzamos las primeras actividades organizativas del proyecto, iniciando con una reunión del equipo para coordinar responsabilidades. Posteriormente, contactamos a una empresa puertorriqueña especializada en diseño gráfico previamente identificada, Éxito Innovation Group, que elaboró el logo de WIKI-PR, representando la identidad de nuestra iniciativa. La empresa también desarrolló el x-stand banner para promocionar el taller. Además, creó las tazas personalizadas con el logo, que no solo reconocen la participación de los asistentes, sino que también fortalecen la imagen del proyecto a largo plazo. Luego, encargamos 3 camisetas con el logo estampado para las instructoras, promoviendo la unidad del equipo.
Durante el mes de enero de 2025, elaboramos una guía rápida, la cual fue entregada en formato impreso y también distribuida en PDF. Este documento personalizado constaba de 9 páginas con información sobre qué es Wikidata, su estructura, y los pasos para crear una cuenta de usuario. También se incluyeron herramientas recomendadas, como Recoin (Relative Completeness Indicator) para la creación y edición de entidades. Al final, la guía contenía plantillas con las propiedades más relevantes de Wikidata para instituciones puertorriqueñas que custodian el patrimonio cultural, las personas relacionadas y las colecciones que albergan. Consideramos que esto ha proporcionado a los participantes un recurso práctico que facilitó la comprensión de los conceptos tratados en el taller. También elaboramos una presentación en PowerPoint compuesta por 55 diapositivas, que sirvió como soporte visual para la exposición teórica del taller. La presentación estuvo diseñada para estructurar y guiar de manera clara y coherente los contenidos, facilitando la comprensión de los participantes.
Además, planificamos la compra del almuerzo y bebidas para los participantes, con el fin de mantener su nivel de energía y atención durante el taller. Aunque inicialmente habíamos considerado ofrecer platos tradicionales como arroz y habichuelas y una proteína, tras evaluar la logística del espacio y el tiempo disponible, decidimos por una opción más práctica: sándwiches, paquetes de papas, frutas, jugo de naranja y agua. Esta selección contribuyó a generar un ambiente de convivencia y facilitó la interacción y el networking entre los asistentes.
Hicimos la divulgación de la actividad en las redes sociales del Recinto de Río Piedras de la Universidad de Puerto Rico (UPR) y también por correo electrónico institucional. Contamos con la colaboración del Centro para la Excelencia Académica (CEA), unidad adscrita al Decanato de Asuntos Académicos. Dejamos un cupo de 30 personas, el cual se llenó por completo durante el proceso de matrícula.
El primer taller de Wikidata en Puerto Rico se llevó a cabo de manera presencial el día 18 de febrero de 2025, en horario entre las 11:00 a.m. y la 1:00 p.m., en la Torre Central del edificio de Plaza Universitaria de la UPR. Al llegar al lugar del evento, los participantes firmaban la hoja de asistencia y recibían como obsequio el kit de bienvenida, que incluía una taza con el logo del proyecto y la guía impresa.
De las 30 personas matriculadas, 20 asistieron al taller. Como lección aprendida, para una próxima ocasión, podríamos considerar abrir un poco más de cupo, ya que no todos los matriculados asisten al evento.
La actividad estuvo orientado a la creación de un espacio de aprendizaje para la comunidad universitaria. Se desarrolló desde un enfoque interactivo y práctico, promoviendo la participación colaborativa entre todos los asistentes y las instructoras. Cada participante disponía de una laptop y acceso a internet, teniendo la oportunidad de aprender de manera guiada cómo crear y editar elementos en Wikidata. Algunos participantes no pudieron crear su cuenta de usuario en ese momento, debido a restricciones de IP al intentar acceder simultáneamente a la misma dirección web. Como aprendizaje para el futuro, en un próximo evento, sería recomendable pedir que los participantes se registren con anticipación. Para solucionar la situación, les ofrecimos la opción de trabajar en parejas o grupos de tres personas. Nos dimos cuenta de que estas interacciones han minimizado el impacto de las dificultades individuales en el desarrollo del proceso de enseñanza-aprendizaje del grupo en su conjunto, así como han reducido las frustraciones que algunos sintieron al no poder llevar a cabo ciertas acciones requeridas. Mientras tanto, también pudieron acceder a las referencias y enlaces proporcionados para conocer la documentación del entorno Wikidata y los proyectos asociados a la Fundación Wikimedia.
Habíamos creado el dashboard para que los participantes pudieran acceder y fuera posible monitorear las estadísticas, pero, en diversas ocasiones, la página estaba fuera de servicio. Contacté por correo electrónico a Giovanna Fontenelle, Program Officer de Cultura y Patrimonio de la Fundación Wikimedia, quien me mencionó que, a veces, ocurre un error y el panel de control deja de estar disponible. Por lo tanto, estamos algo susceptibles a este tipo de situaciones.
Durante el taller, se brindó apoyo y monitoreo continuo para asegurar el progreso de los participantes. Todos mostraron una gran disposición y entusiasmo por aprender. Hubo un intercambio dinámico de ideas, mucha curiosidad y un interés genuino por profundizar en el tema. Además, se evidenció la intención de dar continuidad a lo aprendido y aplicarlo en distintas bibliotecas y colecciones del Sistema de Bibliotecas de la UPR. Esto sienta las bases para una futura creación del grupo de usuario WIKI en Puerto Rico.
Se realizó el registro del evento mediante diversas fotografías para documentar el taller.
Finalmente, en la fase de retroalimentación y seguimiento post-evento, se envió un correo electrónico a todos los participantes con un cuestionario en línea para evaluar el taller y con recursos adicionales, incluyendo la presentación en PowerPoint y la guía rápida en pdf. Luego, se analizaron las respuestas detalladamente. Los comentarios recibidos fueron muy positivos, destacando que fue un excelente taller con una presentación de alta calidad y recursos muy útiles. Los participantes mencionaron que la organización del material y el ritmo del taller fueron excelentes, y apreciaron el espacio que se les dio para hacer preguntas. También agradecieron el almuerzo, ya que permitió concentrarse completamente en la actividad sin tener que preocuparse por la comida o el horario de finalización. En cuanto a las sugerencias, algunos participantes expresaron su interés en más actividades similares para seguir explorando Wikidata y todo lo relacionado al Wiki universo, e incluso mencionaron el deseo de una segunda parte del taller.
Los resultados de la evaluación están disponibles para consulta aquí: https://sistemaupr-my.sharepoint.com/:b:/g/personal/claudia_souza_upr_edu/EXDOCq44Wj9Dq4qCgpdxFwcBvmfVDa2rhEQsTle2I8zW6w?e=veSeYx
2. Documentation of your impact. Please use space below to share links that help tell your story, impact, and evaluation. (required)
Share links to:
- Project page on Meta-Wiki or any other Wikimedia project
- Dashboards and tools that you used to track contributions
- Some photos or videos from your event. Remember to share access.
You can also share links to:
- Important social media posts
- Surveys and their results
- Infographics and sound files
- Examples of content edited on Wikimedia projects
Hemos creado la página WikiProject Wiki-PR: Puerto Rican Cultural Heritage como parte de nuestros esfuerzos para documentar y estructurar datos abiertos sobre el patrimonio cultural puertorriqueño.
Nuestra intención con esta página es que sirva como un centro de referencia para diversas iniciativas que destacan a los puertorriqueños y la cultura puertorriqueña en Wikidata. Algunas de estas iniciativas incluyen la integración de Wikidata en los flujos de trabajo de catalogación del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras; la descripción de GLAMs (Galerías, Bibliotecas, Archivos y Museos) y sus colecciones; y el apoyo a los esfuerzos decoloniales en la creación de datos abiertos vinculados en Puerto Rico y el Caribe.
Para dar seguimiento a las contribuciones realizadas en el proyecto, hemos utilizado el Dashboard, para monitorear y evaluar las ediciones en Wikidata. A través de este panel, pensábamos que podríamos visualizar el impacto de las contribuciones en el marco del Taller Wikidata UPR 2025, facilitando el análisis de datos y la medición de resultados.
Sin embargo, el panel no estuvo operativo el día del taller, lo que impidió que algunos participantes pudieran registrarse. De los 20 asistentes, la mitad logró acceder. Como solución, al finalizar el evento, enviamos el enlace del Dashboard por correo electrónico junto con todas las instrucciones para acceder. Notamos que las ediciones continuaron aumentando a lo largo de la semana siguiente, lo que nos permite inferir que los participantes siguieron trabajando en Wikidata después del evento. Esto demuestra un impacto continuo y un interés sostenido por parte de los asistentes.
Además, hemos creado la cuenta de Instagram @wiki.puertorico como un espacio para difundir las actividades y avance de nuestro proyecto:
https://www.instagram.com/wiki.puertorico/
También hemos publicado una reseña en el blog del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Puerto Rico. Se trata de un artículo sobre el taller presencial de Wikidata en nuestro Recinto, en el que compartimos detalles sobre la actividad, sus objetivos y su impacto en la comunidad académica de la UPR. Esta publicación nos ha ayudado a visibilizar nuestros esfuerzos:
Additionally, share the materials and resources that you used in the implementation of your project. (required)
For example:
- Training materials and guides
- Presentations and slides
- Work processes and plans
- Any other materials your team has created or adapted and can be shared with others
Como parte de la implementación de nuestro proyecto, hemos desarrollado una guía rápida y un archivo PowerPoint con varios ejemplos para facilitar el aprendizaje sobre Wikidata. Estos materiales de capacitación están disponibles en acceso abierto en el Repositorio Institucional de la Universidad de Puerto Rico, bajo una licencia Creative Commons que permite su libre descarga y utilización (CC BY SA 4.0) y pueden ser utilizados en futuras formaciones y proyectos:
https://repositorio.upr.edu/handle/11721/4037?show=full
Adicionalmente, también subimos el archivo pdf de la guía y diapositivas a la página web del Centro para la Excelencia Académica (CEA) de la UPR, con el objetivo de ampliar su difusión y facilitar el acceso a estos recursos para la comunidad académica.
https://cea.uprrp.edu/introduccion-a-wikidata/
3. To what extent do you agree with the following statements regarding the work carried out with this Rapid Fund? You can choose “not applicable” if your work does not relate to these goals. Required. Select one option per question. (required)
| A. Bring in participants from underrepresented groups | Strongly agree |
| B. Create a more inclusive and connected culture in our community | Strongly agree |
| C. Develop content about underrepresented topics/groups | Strongly agree |
| D. Develop content from underrepresented perspectives | Strongly agree |
| E. Encourage the retention of editors | Strongly agree |
| F. Encourage the retention of organizers | Strongly agree |
| G. Increased participants' feelings of belonging and connection to the movement | Strongly agree |
| F. Other (optional) |
Part 2: Learning
4. In your application, you outlined some learning questions. What did you learn from these learning questions when you implemented your project? How do you hope to use this learnings in the future? You can recall these learning questions below. (required)
You can recall these learning questions below: En este proyecto, buscamos entender cómo responde y se involucra la comunidad universitaria de la UPR en su primer contacto con la edición en Wikidata, con el fin de visibilizar el conocimiento y la cultura puertorriqueña.
Los puntos principales que me gustaría aprender son: 1. ¿Qué tan efectiva es la capacitación presencial teórico-práctica para que los participantes se sientan motivados a contribuir activamente en Wikidata? 2. ¿Cuáles son los desafíos específicos que enfrentan los participantes al editar en Wikidata? 3. ¿Qué herramientas o recursos adicionales serían necesarios para fomentar una participación continua y sostenible en el proyecto? 4. ¿Qué impacto tiene la representación de Puerto Rico en Wikidata en términos de visibilidad global del conocimiento local?
Los datos recopilados durante el taller y las respuestas a los cuestionarios ayudarán a identificar oportunidades de mejora y desarrollar estrategias para seguir expandiendo el proyecto en Puerto Rico.
Al implementar el proyecto, descubrimos que la comunidad universitaria de la UPR respondió de manera positiva y entusiasta al primer contacto con la edición en Wikidata. El interés por visibilizar el conocimiento y la cultura puertorriqueña motivó a los 20 participantes a involucrarse activamente en el proceso de aprendizaje y edición. De hecho, aproximadamente, un mes después del taller, el lunes 17 de marzo nos volvimos a reunir presencialmente con el equipo de la Biblioteca y Hemeroteca Puertorriqueña y la Colección de Artes y Música del Sistema de Bibliotecas de la UPR, quienes expresaron su interés en seguir aprendiendo y editando en Wikidata para visibilizar sus recursos y contribuir al enriquecimiento del patrimonio cultural puertorriqueño.
Pudimos observar que la capacitación presencial teórico-práctica fue bastante efectiva para motivar a los participantes a contribuir activamente en Wikidata. La combinación de teoría y práctica no solo facilitó la comprensión de la plataforma, sino que también generó un ambiente colaborativo que estimuló el interés y la participación. Los participantes se sintieron más seguros al aplicar lo aprendido de manera inmediata.
Algunos de los desafíos específicos que enfrentaron los participantes al editar en Wikidata fueron principalmente la familiarización con la interfaz de la plataforma y la comprensión de los términos y procesos técnicos involucrados. Aunque el taller incluyó explicaciones teóricas y ejercicios prácticos, algunos participantes encontraron dificultad al principio para navegar por las distintas funcionalidades de Wikidata, como la creación de elementos y la incorporación de referencias. Además, hubo ciertos obstáculos relacionados con la precisión y la veracidad de la información. En este sentido, les explicamos detalladamente el uso de las referencias en Wikidata, enfatizando la importancia de incluir fuentes confiables.
Quedó claro que para fomentar una participación sostenible en el proyecto, lo ideal es mantener la continuidad a través de reuniones frecuentes en las que los participantes puedan seguir editando juntos, compartir avances y resolver dudas en tiempo real. Este espacio de colaboración constante no solo facilitará el aprendizaje continuo, sino que también va a fortalecer el sentido de comunidad. Esto sería como un sistema de apoyo mutuo, donde los miembros podamos ayudarse entre sí y compartir las experiencias, lo que promovería un ambiente colaborativo y motivador.
Durante el taller, muchos de los participantes se dieron cuenta que la representación de Puerto Rico en Wikidata tiene un impacto significativo en términos de visibilidad global del conocimiento local, ya que permite que la cultura, historia y patrimonio puertorriqueño sean accesibles a una audiencia mundial. Al integrar información sobre Puerto Rico en una plataforma de datos abiertos y vinculados, se facilita el acceso a contenido relevante que de otra manera podría estar limitado a contextos locales. Esta visibilidad global no solo promueve el reconocimiento internacional de las contribuciones culturales de Puerto Rico, sino que también invita a otros investigadores y comunidades a colaborar y enriquecer la representación de la isla, generando un intercambio más amplio de conocimientos.
5. Did anything unexpected or surprising happen when implementing your activities? This can include both positive and negative situations. What did you learn from those experiences? (required)
Una situación inesperada que enfrentamos fue el bloqueo de IP cuando todos los participantes intentaban crear sus cuentas y acceder al dashboard al mismo tiempo. De repente, muchos de ellos no pudieron ingresar. En consecuencia, muchas de las ediciones realizadas y los nuevos elementos creados en Wikidata no quedaron registrados, lo que destacó la necesidad de planificar mejor los procedimientos de inicio de sesión en situaciones de alto tráfico. De cara a una próxima ocasión, aprendimos que debemos enviar los enlaces y las instrucciones previamente, para garantizar que todos los participantes puedan acceder sin contratiempos desde el inicio.
Por otro lado, un aspecto positivo que nos alegró fue la diversidad de participantes de la UPR, que incluyó a bibliotecarios, docentes, estudiantes graduados y subgraduados, y personal no docente, tanto en puestos de supervisión como no supervisión. Esta variedad de roles muestra el interés en el tema y el compromiso por parte de la comunidad universitaria en la actividad.
6. What is your plan to share your project learnings and results with other community members? If you have already done it, describe how. (required)
Como parte de nuestro plan de divulgación, hemos comenzado a compartir los resultados del proyecto a través de diversas plataformas. Por ejemplo:
Instagram: https://www.instagram.com/wiki.puertorico/
Facebook del Sistema de Bibliotecas de la UPR: https://www.facebook.com/share/p/1BNhcM3mCJ/
Estas publicaciones nos han permitido difundir los aprendizajes de manera accesible y efectiva para la comunidad.
Part 3: Metrics
7. Wikimedia Metrics results. (required)
In your application, you set some Wikimedia targets in numbers (Wikimedia metrics). In this section, you will describe the achieved results and provide links to the tools used.
| Target | Results | Comments and tools used | |
|---|---|---|---|
| Number of participants | 30 | 20 | |
| Number of editors | 30 | 20 | |
| Number of organizers | 3 | 3 |
| Wikimedia project | Target | Result - Number of created pages | Result - Number of improved pages |
|---|---|---|---|
| Wikipedia | |||
| Wikimedia Commons | |||
| Wikidata | 30 | 36 | 61 |
| Wiktionary | |||
| Wikisource | |||
| Wikimedia Incubator | |||
| Translatewiki | |||
| MediaWiki | |||
| Wikiquote | |||
| Wikivoyage | |||
| Wikibooks | |||
| Wikiversity | |||
| Wikinews | |||
| Wikispecies | |||
| Wikifunctions or Abstract Wikipedia |
8. Other Metrics results.
In your proposal, you could also set Other Metrics targets. Please describe the achieved results and provide links to the tools used if you set Other Metrics in your application.
| Other Metrics name | Metrics Description | Target | Result | Tools and comments |
|---|---|---|---|---|
9. Did you have any difficulties collecting data to measure your results? (required)
Yes
9.1. Please state what difficulties you had. How do you hope to overcome these challenges in the future? Do you have any recommendations for the Foundation to support you in addressing these challenges? (required)
El principal reto fue la utilización del Dashboard, ya que la página estuvo fuera de servicio durante el día del taller. Esto dificultó el monitoreo en tiempo real de las ediciones en Wikidata. Aunque notamos que las ediciones continuaron aumentando después del evento, la falta de acceso en tiempo real dificultó el análisis inmediato del impacto del taller.
Para superar este desafío en el futuro, podríamos considerar enviar las instrucciones y toda la información relacionada con el Dashboard unos días antes del evento, solicitando que los participantes se registren con antelación. Esto les permitirá familiarizarse con la herramienta y garantizará que podamos monitorear las ediciones durante el taller. Además, recomendamos que la Fundación Wikimedia garantice una mayor estabilidad en la plataforma, para que los datos puedan ser monitoreados sin interrupciones durante los eventos.
Part 4: Financial reporting
[edit]10. Please state the total amount spent in your local currency. (required)
2298.96
11. Please state the total amount spent in US dollars. (required)
2298.96
12. Report the funds spent in the currency of your fund. (required)
Provide the link to the financial report https://sistemaupr-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/claudia_souza_upr_edu/EYgSPO0B7l9HoHa7Iq0J3AQBhZPyoZOqE2A6qGzVEPXHWQ?e=MaOR2J
12.2. If you have not already done so in your financial spending report, please provide information on changes in the budget in relation to your original proposal. (optional)
Obtuvimos un descuento por parte de la empresa de publicidad y mercadeo 'Éxito Innovation Group'al contratar con ellos la elaboración conjunta del logo, las tazas y el banner. Gracias a esta gestión en un solo pedido y con un mismo proveedor, el costo total fue de $648.93, por debajo del presupuesto estimado originalmente, que ascendía a $805. El recibo del pago está disponible aquí.
Para la compra de camisetas con el logo del proyecto, destinadas al equipo organizador, adquirimos tres camisetas tipo polo blancas en un establecimiento por un total de $26.73. Posteriormente, llevamos las tres camisetas a otra empresa para realizar el bordado del logo, con un costo de $20.07. El gasto total fue de $46.80, lo cual representó un ahorro significativo en comparación con el presupuesto original, que había sido estimado en $75.00.
Los recibos correspondientes a la partida de Food and Beverages reflejan un gasto final de $470.47, aunque habíamos presupuestado $660.00. Esto se debió a que, por razones logísticas del lugar, optamos por realizar la compra de sándwiches, jugos, agua y frutas en diferentes supermercados, en lugar de adquirir un kit de almuerzo completo de un único establecimiento. Los recibos están disponibles aquí: https://sistemaupr-my.sharepoint.com/:b:/g/personal/claudia_souza_upr_edu/ETR_IC-S4J5AokBzvYIaFmYBa8Mjgr1gMz0D77n1IpFUVA?e=dtDsMu
Por otro lado, el costo de impresión y encuadernación de la guía rápida fue menor al previsto, ya que cada ejemplar contenía 9 páginas en lugar de las 10 planificadas inicialmente. Pagamos un total de $190.67 por este servicio. Además, la diseñadora gráfica nos cobró $175.00 por la maquetación de la guía. En conjunto, el gasto fue de $365.67, lo cual representó un ahorro con respecto al presupuesto estimado originalmente, que era de $495.00.
Nos gustaría utilizar los fondos restantes del proyecto en una actividad futura derivada del taller realizado el 18 de febrero de 2025. Esta se llevará a cabo el lunes 12 de mayo de 2025 en la Facultad de Estudios Generales de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras. El equipo de Wiki-PR ha sido invitado a ofrecer una clase para 15 estudiantes sobre el uso de Wikidata para dar visibilidad a comunidades comunitarias, como parte del programa subgraduado Scholars in Residence: Humanidades Digitales. Con los fondos restantes del proyecto, nos gustaría adquirir algunas tazas adicionales con el logo del proyecto, así como ofrecer refrigerios (snacks, sándwiches y bebidas) para compartir con este grupo de estudiantes durante la clase presencial. Esta actividad representa una excelente oportunidad para continuar difundiendo el proyecto y fortalecer vínculos con la comunidad universaria de la UPR.
13. Do you have any unspent funds from the Fund?
No
13.1. Please list the amount and currency you did not use and explain why.
N/A
13.2. What are you planning to do with the underspent funds?
N/A
13.3. Please provide details of hope to spend these funds.
N/A
14.1. Are you in compliance with the terms outlined in the fund agreement?
Yes
14.2. Are you in compliance with all applicable laws and regulations as outlined in the grant agreement?
Yes
14.3. Are you in compliance with provisions of the United States Internal Revenue Code (“Code”), and with relevant tax laws and regulations restricting the use of the Funds as outlined in the grant agreement? In summary, this is to confirm that the funds were used in alignment with the WMF mission and for charitable/nonprofit/educational purposes.
Yes
15. If you have additional recommendations or reflections that don’t fit into the above sections, please write them here. (optional)
Review notes
[edit]Review notes from Program Officer:
N/A
Applicant's response to the review feedback.
N/A