Grants:Programs/Wikimedia Community Fund/Rapid Fund/Pustakatama:Pendokumentasian Sumber Pustaka Bahasa Jawa (ID: 23075700)/Final Report
Application type: Standard application
Part 1: Project and impact
1. Describe the implemented activities and results achieved. Additionally, share which approaches were most effective in supporting you to achieve the results. (required)
Pada awal perencanaan proyek ini, kami melihat bahwa Wikisumber bahasa Jawa sebagai salah satu proyek multibahasa di Wikimedia masih membutuhkan banyak pengayaan koleksi. Naskah dan buku digital berbahasa atau beraksara Jawa yang tersedia secara daring jumlahnya sangat terbatas dan belum tentu berlisensi bebas. Di sisi lain, masih banyak naskah dan buku fisik yang tersimpan di perpustakaan maupun koleksi pribadi yang belum didigitalisasi, sehingga belum dapat dimanfaatkan di Wikisumber bahasa Jawa. Kondisi ini diperparah oleh minimnya kontributor yang memiliki keterampilan memadai dalam mengelola dan menyunting di proyek tersebut.
Berangkat dari tantangan tersebut, kami menyadari adanya peluang kerja sama dengan lembaga kearsipan dan perpustakaan, yang sejalan dengan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. Regulasi ini mengatur pentingnya pelestarian koleksi pustaka, baik fisik maupun digital, dan dapat menjadi dasar hukum yang mendukung kolaborasi antara instansi terkait dan proyek digitalisasi terbuka seperti Wikisumber. Dengan dasar ini, kami mulai merancang strategi untuk mengumpulkan sumber pustaka berbahasa dan beraksara Jawa di wilayah Yogyakarta dan sekitarnya, yang dapat diunggah ke Wikimedia Commons dan diindeks di Wikisumber.
Pelaksanaan kegiatan kami dibagi menjadi dua fokus utama. Pertama, menjalin kerja sama dengan instansi kearsipan dan perpustakaan untuk mengidentifikasi koleksi yang layak didigitalisasi. Kedua, memperkenalkan Wikisumber bahasa Jawa kepada calon kontributor baru melalui lokakarya penyuntingan, sekaligus memberi apresiasi berupa suvenir kepada penyunting terbaik. Kami berharap pembagian fokus ini tidak hanya menghasilkan koleksi digital baru yang berlisensi bebas, tetapi juga menumbuhkan komunitas penyunting yang aktif.
Target yang ingin kami capai meliputi bertambahnya ketersediaan sumber pustaka digital berbahasa dan beraksara Jawa yang dapat diakses publik dengan lisensi sesuai, meningkatnya jumlah indeks naskah atau buku di Wikisumber, serta bertambahnya kontributor baru dengan keterampilan uji baca yang baik. Dengan capaian ini, Wikisumber bahasa Jawa diharapkan berkembang menjadi proyek yang lebih aktif, berkelanjutan, dan relevan dalam upaya pelestarian warisan literatur Jawa.
2. Documentation of your impact. Please use space below to share links that help tell your story, impact, and evaluation. (required)
Share links to:
- Project page on Meta-Wiki or any other Wikimedia project
- Dashboards and tools that you used to track contributions
- Some photos or videos from your event. Remember to share access.
You can also share links to:
- Important social media posts
- Surveys and their results
- Infographics and sound files
- Examples of content edited on Wikimedia projects
- Project Page in Meta-Wiki: https://meta.wikimedia.org/wiki/Pustakatama
Additionally, share the materials and resources that you used in the implementation of your project. (required)
For example:
- Training materials and guides
- Presentations and slides
- Work processes and plans
- Any other materials your team has created or adapted and can be shared with others
- Workshop: https://meta.wikimedia.org/wiki/Pustakatama/Workshop
3. To what extent do you agree with the following statements regarding the work carried out with this Rapid Fund? You can choose “not applicable” if your work does not relate to these goals. Required. Select one option per question. (required)
| A. Bring in participants from underrepresented groups | Agree |
| B. Create a more inclusive and connected culture in our community | Strongly agree |
| C. Develop content about underrepresented topics/groups | Strongly agree |
| D. Develop content from underrepresented perspectives | Strongly agree |
| E. Encourage the retention of editors | Strongly agree |
| F. Encourage the retention of organizers | Strongly agree |
| G. Increased participants' feelings of belonging and connection to the movement | Strongly agree |
| F. Other (optional) |
Part 2: Learning
4. In your application, you outlined some learning questions. What did you learn from these learning questions when you implemented your project? How do you hope to use this learnings in the future? You can recall these learning questions below. (required)
You can recall these learning questions below: - Mengetahui potensi kuantitas naskah yang dapat didigitalisasikan, baik yang masa hak ciptanya sudah habis maupun berlisensi domain publik di Indonesia.
- Mengetahui ketertarikan setiap orang untuk berkontribusi di Wikisumber bahasa Jawa.
- Mengetahui tingkat kesulitan uji baca naskah-naskah di Wikisumber bahasa Jawa untuk setiap kontributor.
Dari pelaksanaan proyek ini, kami mendapatkan sejumlah pembelajaran penting. Pertama, terkait potensi kuantitas naskah yang dapat didigitalisasikan, kami menemukan bahwa koleksi berbahasa dan beraksara Jawa yang masa perlindungan hak ciptanya telah habis maupun yang berlisensi domain publik jumlahnya cukup signifikan, namun sebagian besar masih tersimpan dalam bentuk fisik di perpustakaan dan koleksi pribadi. Temuan ini mempertegas perlunya kolaborasi berkelanjutan dengan lembaga kearsipan dan perpustakaan untuk memperluas akses serta memastikan digitalisasi berjalan sesuai kaidah hukum dan teknis.
Kedua, mengenai ketertarikan untuk berkontribusi di Wikisumber bahasa Jawa, kami mendapati bahwa sebagian peserta lokakarya menunjukkan antusiasme yang tinggi ketika memahami konsep lisensi bebas dan melihat langsung proses unggah serta transkripsi naskah. Namun, motivasi ini perlu dipelihara dengan pendampingan berkelanjutan, terutama bagi kontributor baru yang masih beradaptasi dengan antarmuka dan aturan penyuntingan Wikisumber.
Ketiga, terkait tingkat kesulitan uji baca naskah, kami belajar bahwa kompleksitasnya sangat bergantung pada jenis aksara, kualitas hasil pindai, serta variasi ejaan dalam naskah sumber. Bagi kontributor pemula, uji baca naskah beraksara Jawa cenderung memerlukan waktu lebih lama, sehingga dukungan berupa panduan praktis dan pelatihan singkat terbukti membantu mempercepat proses pembelajaran.
Ke depan, pembelajaran ini akan kami manfaatkan untuk menyusun strategi digitalisasi yang lebih terarah, memperkuat jejaring kerja sama dengan pemilik koleksi, dan merancang program pelatihan yang dapat menyeimbangkan antara pengayaan koleksi dan pengembangan kapasitas kontributor. Dengan demikian, keberlanjutan Wikisumber bahasa Jawa dapat terjaga, baik dari sisi jumlah konten maupun keterlibatan komunitas.
5. Did anything unexpected or surprising happen when implementing your activities? This can include both positive and negative situations. What did you learn from those experiences? (required)
Salah satu keterbatasan yang kami hadapi adalah minimnya perangkat dan sumber daya teknis yang mumpuni untuk proses digitalisasi. Seluruh dokumentasi sumber pustaka dilakukan hanya dengan mengandalkan kamera pada smartphone pribadi anggota tim. Meskipun dapat menghasilkan gambar yang layak, metode ini memiliki keterbatasan dari segi kualitas, terutama ketika memotret naskah beraksara halus atau halaman dengan kondisi fisik yang kurang baik. Ketiadaan peralatan pemindai khusus atau kamera beresolusi tinggi membuat kami harus melakukan penyesuaian teknis di lapangan, seperti mengulang pemotretan, menyesuaikan pencahayaan, dan memperbanyak tahap pascaproses gambar sebelum diunggah ke Wikimedia Commons.
Selain itu, pemangkasan anggaran yang disetujui juga berdampak pada skala kegiatan. Dari proposal awal, hanya sekitar separuh dari total anggaran yang disetujui oleh Wikimedia Foundation. Akibatnya, kegiatan lokakarya yang semula direncanakan berlangsung di tiga kota — Yogyakarta, Surakarta, dan Semarang — terpaksa dipangkas menjadi satu kali pelaksanaan saja. Lokakarya tersebut akhirnya diadakan di Semarang melalui kerja sama dengan Fakultas Bahasa dan Seni, Universitas Negeri Semarang (UNNES). Pemangkasan ini mengurangi jangkauan peserta yang dapat kami libatkan secara langsung, namun tetap memberikan kesempatan untuk memperkenalkan Wikisumber bahasa Jawa kepada kontributor baru melalui satu kegiatan yang terfokus dan berkualitas.
Dan juga salah satu hal yang tidak terduga yaitu berkaitan dengan penggunaan alat pelacakan proyek. Tim kami mengalami keterbatasan dalam memanfaatkan Outreach Dashboard secara efektif karena kurang familiar dengan fitur-fiturnya. Sebagai gantinya, kami lebih banyak menggunakan XTools, yang sudah lebih akrab bagi tim. Untuk memastikan dokumentasi proyek tetap tercatat dengan baik, kami kemudian memindahkan data dari XTools secara manual ke halaman proyek di Meta-Wiki (https://meta.wikimedia.org/wiki/Pustakatama).
Dari pengalaman ini, kami belajar pentingnya meningkatkan kapasitas dalam menggunakan alat standar yang direkomendasikan WMF, sekaligus menyadari nilai dari alat alternatif yang sudah akrab digunakan komunitas. Hal ini membantu kami menjaga akurasi pelaporan sekaligus beradaptasi dengan fleksibel sesuai kapasitas tim.
6. What is your plan to share your project learnings and results with other community members? If you have already done it, describe how. (required)
Kami berencana membagikan pembelajaran dan hasil proyek ini kepada anggota komunitas Wikimedia, khususnya yang tertarik pada pengembangan Wikisumber bahasa Jawa, melalui beberapa cara. Pertama, kami akan menyusun dokumentasi kegiatan dan laporan hasil digitalisasi dalam bentuk artikel di Meta-Wiki, lengkap dengan tautan ke koleksi yang telah diunggah di Wikimedia Commons dan indeks naskah di Wikisumber. Kedua, kami akan membagikan pengalaman dan temuan selama pelaksanaan proyek melalui grup diskusi daring komunitas Wikimedia Indonesia dan media sosial, sehingga dapat menjangkau kontributor yang tidak hadir langsung dalam kegiatan.
Selain itu, kami berencana memanfaatkan pertemuan komunitas, baik secara tatap muka maupun daring, untuk mempresentasikan capaian proyek dan membahas strategi memperluas digitalisasi naskah berbahasa/beraksara Jawa. Kami juga terbuka untuk menjadi narasumber pada kegiatan komunitas lain yang relevan, sehingga pembelajaran dari proyek ini dapat menginspirasi inisiatif serupa di wilayah atau bahasa lain.
Meskipun skala kegiatan lokakarya dalam proyek ini terbatas pada satu kota, kami berharap penyebaran hasil dan pembelajaran melalui kanal daring dan jejaring komunitas dapat memperluas dampaknya, memperkuat jejaring kolaborasi, dan memacu kontribusi di Wikisumber bahasa Jawa.
Part 3: Metrics
7. Wikimedia Metrics results. (required)
In your application, you set some Wikimedia targets in numbers (Wikimedia metrics). In this section, you will describe the achieved results and provide links to the tools used.
| Target | Results | Comments and tools used | |
|---|---|---|---|
| Number of participants | 34 | 41 | https://meta.wikimedia.org/wiki/Pustakatama/Workshop |
| Number of editors | 34 | 41 | https://meta.wikimedia.org/wiki/Pustakatama/Workshop |
| Number of organizers | 4 | 4 | https://meta.wikimedia.org/wiki/Pustakatama/Organizers |
| Wikimedia project | Target | Result - Number of created pages | Result - Number of improved pages |
|---|---|---|---|
| Wikipedia | |||
| Wikimedia Commons | 160 | 211 | 211 |
| Wikidata | |||
| Wiktionary | |||
| Wikisource | 160 | 210 | 210 |
| Wikimedia Incubator | |||
| Translatewiki | |||
| MediaWiki | |||
| Wikiquote | |||
| Wikivoyage | |||
| Wikibooks | |||
| Wikiversity | |||
| Wikinews | |||
| Wikispecies | |||
| Wikifunctions or Abstract Wikipedia |
8. Other Metrics results.
In your proposal, you could also set Other Metrics targets. Please describe the achieved results and provide links to the tools used if you set Other Metrics in your application.
| Other Metrics name | Metrics Description | Target | Result | Tools and comments |
|---|---|---|---|---|
9. Did you have any difficulties collecting data to measure your results? (required)
No
9.1. Please state what difficulties you had. How do you hope to overcome these challenges in the future? Do you have any recommendations for the Foundation to support you in addressing these challenges? (required)
Part 4: Financial reporting
[edit]10. Please state the total amount spent in your local currency. (required)
36661764
11. Please state the total amount spent in US dollars. (required)
2461.11
12. Report the funds spent in the currency of your fund. (required)
Provide the link to the financial report https://docs.google.com/spreadsheets/d/1RXlrLEBCpg6Y8ViLVvQTUX6MR6pLZU_zR3_EVpCphvE/edit?usp=sharing
12.2. If you have not already done so in your financial spending report, please provide information on changes in the budget in relation to your original proposal. (optional)
13. Do you have any unspent funds from the Fund?
No
13.1. Please list the amount and currency you did not use and explain why.
Anggaran yang disetujui dalam proposal adalah IDR 35.937.500. Namun, saat dana ditransfer ke rekening kami, karena fluktuasi kurs, jumlah yang diterima adalah IDR 36.662.400.
Total pengeluaran hingga akhir kegiatan adalah IDR 35.873.397, yang hampir sama dengan jumlah anggaran yang disetujui. Dengan demikian, terdapat sisa dana sebesar IDR 724.900 dari jumlah yang diterima di rekening kami.
13.2. What are you planning to do with the underspent funds?
A. Propose to use the underspent funds within this Fund period with PO approval
13.3. Please provide details of hope to spend these funds.
Kami mengusulkan untuk memanfaatkan sisa dana tersebut untuk menyelenggarakan kopdar penyuntingan bersama yang berfokus pada Wikisource. Dengan sisa dana sebesar IDR 724.900, kegiatan ini akan difokuskan pada penyediaan konsumsi bagi 8–10 peserta yang hadir. Pertemuan ini bertujuan mempertemukan anggota komunitas untuk secara kolaboratif melakukan transkripsi, pemeriksaan, dan perbaikan teks digital di Wikisource.
14.1. Are you in compliance with the terms outlined in the fund agreement?
Yes
14.2. Are you in compliance with all applicable laws and regulations as outlined in the grant agreement?
Yes
14.3. Are you in compliance with provisions of the United States Internal Revenue Code (“Code”), and with relevant tax laws and regulations restricting the use of the Funds as outlined in the grant agreement? In summary, this is to confirm that the funds were used in alignment with the WMF mission and for charitable/nonprofit/educational purposes.
Yes
15. If you have additional recommendations or reflections that don’t fit into the above sections, please write them here. (optional)
Kami menemukan bahwa komunikasi yang jelas dengan tim WMF selama pelaksanaan proyek sangat membantu kelancaran kegiatan. Untuk hibah di masa mendatang, kami merekomendasikan adanya fleksibilitas tambahan dalam penyesuaian anggaran minor, khususnya ketika terjadi fluktuasi nilai tukar. Kami juga melihat potensi kolaborasi lintas proyek dan lintas komunitas yang lebih luas di Indonesia.
Review notes
[edit]Review notes from Program Officer:
N/A
Applicant's response to the review feedback.
N/A