المنح:المشروعات/خطط/الخطوات الأولى
مرحبا أيها الحاصلون على منح الجدد! يرجى قراءة كل شيء مذكور هنا كي تتعرف على كيفية تدشين مشروعك والتعرف على كيفية عمل الدفعات والتعرف على مسؤولياتك المتعلقة برفع التقارير وما عليك عمله لو كنت تحتاج لتمديد فترة المشروع. يرجى مراجعة قواعد البرنامج ومن ثم اتباع التعليمات كي تبدأ تنفيذ مشروعك!
- الخطوة 1 - اتفاقية المنحة
قبل أن يمكننا الموافقة على المنحة، يتعين على الحاصلين على منح تأكيد شروط وأحكام المنحة وتقديم اسمهم القانوني الكامل وعنوانهم وتواريخ ميلادهم وذلك يشمل أي شخص مبين اسمه على الحساب البنكي الذي سوف تحول إليه أموال المنحة. سوف يرسل موظفو مؤسسة ويكيميديا طلب بهذه البيانات إلى عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك.
- الخطوة 2 - إنشاء صفحة المشروع
سوف يصبح اقتراح المنحة الذي قدمته الآن خطة واقعية لمشروعك. سوف يحدث الموظفين صفحة اقتراحك حيث سيضيفون جدول للذهاب إلى صفحات إضافية والتي سوف تحتاج لتوثيق مشروعك حال الشروع في تنفيذه. يرجى زيارة اقتراحك واستخدام الأزرار كي تنشئ كافة صفحات مشروعك. يتعين عليك أن تحدث هذه الصفحات قدر الإمكان مع تقدم مستوى إنجاز مشروعك. سوف تساعد أعمال التوثيق هذه الجميع على المشاركة في مدى تقدم الإنجاز والخبرات خلال فترة تنفيذ المنحة.
يدرج المبلغ الإجمالي لميزانيتك المعتمدة في اتفاقية المنحة المخصصة لك، وسيفصل الاستخدام المعتمد للأموال لكل بند في صفحة الأمور المالية الخاصة بمشروعك. نحن نعلم أن بعض التفاصيل والمصروفات قد تتغير بمرور الوقت. لا ضرر في هذا، طالما أنك تبلغنا بالجديد سريعا وتطلب اعتماد التغييرات الكبيرة أثناء فترة المنحة، وذلك كما يلي:
- يرجى استخدام الزر المبين في صفحة الأمور المالية المتعلقة بمشروعك كي تطلب اعتماد أية تغييرات على الاستخدام المخطط له للأموال بمرور الوقت أثناء تنفيذ مشروعك. سوف يرد الموظفين في ذات الصفحة كي يؤكدوا الاعتماد أو يطلبوا منك المزيد من المعلومات.
- يتطلب الأمر الحصول على موافقة كي تجري أية تغييرات على أي من بنود الميزانية ينتج عنه تغيير أكبر من 20% للميزانيات التي يبلغ حدها الأقصى 15,000 دولار أميركي، و10% للميزانيات التي يبلغ حدها الأدنى 15,000 دولار أميركي (أو ما يعادل ذلك بأي عملة أجنبية).
يوجه صرف المنح إلى حساب الممنوح مستعينين بخدمة معالجة سداد أو تحويل برقي حسب ما يتفق عليه في اتفاقية المنحة. قد تصل فترة الصرف إلى 30 يوم إلى أن تصل إلى الحساب. تذكر أنك مسؤول عن أية ضرائب تتعلق بتسلمك لأموال المنحة في بلدكم.
سوف يصل المبلغ في دفعتين اثنين متساويتين:
- بعد توقيعك وإرسالك لاتفاقية المنحة.
- بعد تلقي تقرير منتصف الفترة الزمنية واعتماده.
يتولى الممنوحون مهمة تعقب وتوثيق استخدام أموال المنحة حسب التالي:
- يتعين على الممنوح حفظ الإيصالات والمستندات الأخرى لأغراض تحرير التقارير ومراجعتها كما يجب على الممنوحين اتباع إرشادات مؤسسة ويكيميديا الخاصة بتوثيق مصروفات المشروعات.
- يجب أن تنسخ الإيصالات والمستندات ضوئيا وترسل إلى عنوان projectgrants
wikimedia.org حينما يرسل تقرير المشروع إلى ميتا ويكي. - يجب أن ترد أية أموال لم تستخدم في الاتفاقية والتي اعتمدت في ميزانيتها إلى مؤسسة ويكيميديا إلى جانب تقرير المنحة النهائي خلال 30 يوم لاحقة لنهاية المنحة. يجب على الممنوحين اتباع تعليمات مؤسسة ويكيميديا المتعلقة ببرنامج المنح الخاصة برد الأموال.
غرضنا الأول من رفع التقارير هو مشاركة الدروس والرؤى التي اكتسبت من المشروع وكذلك قياس مستوى الأثر. سوف تستخدم الدروس المستفادة من هذه التقارير كي نشارك أفضل الممارسات مع مجتمع ويكيميديا الأوسع نطاقا. يتحتم نشر التقارير على ميتا-ويكي بصفتها جزءا من صفحات مشروع الحاصل على المنحة. سوف يراجع هذه التقارير موظفو منح المشروعات في غضون 30 يوم من إرسالها ويمكن أن يعلق عليها الموظفين وأعضاء اللجنة والمجتمع بأكمله. يتحتم أن تكون التقارير كاملة ودقيقة كي تحظى بالاعتماد.
يتطلب الأمر تحديث المشروع بشكل موجز كل شهر من أجل مشاركة مدى تقدمكم والدروس التي تعلمتموها خلال هذه الفترة. يجب أن تنشئ هذه التحديثات وتربط بصفحة مدى تقدم المشروع عل ميتا ويكي في نهاية كل شهر.
يرجع قرار تحديد صيغة هذه التحديثات لك. الغرض هو شيء يلائم مشروعك والذي سوف تستمع بعمله!
صيغ التحديثات الشهرية:
- نشرة إخبارية على ميتا ويكي أو سجل
- منشور على مدونة
- مقطع مرئي على يوتيوب
- منشور صوتي
- مقطع مرئي يصف المنتج مصحوب بتعليقات
- اقترح شيئا آخر، في العادة سوف نعتمده طالما أنه يشارك مع الآخرين ما تفعله أو تتعلمه أثناء تنفيذ المشروع!
سوف يحدد رئيس منح الجذب الفردية موعدا شهريا للتحقق مع كل فريق يتولى مشروعا وذلك من أجل تقييم الحاجات ومساندتها أثناء فترة تنفيذ المشروع.
يتعين إرسال تقرير نصفي يبين مدى تقدم المشروع والدروس المستفادة حتى ذلك الحين على ميتا ويكي. يكون هذا التقرير واجب الإرسال خلال 15 يوم لاحقة لفترة ثلاثة أشهر من تاريخ بدء المنحة.
كي تحرر التقرير النصفي، استخدم زر «ابدأ التقرير النصفي» المبين على صفحة المشروع الخاص بك.
يتعين إرسال تقرير نهائي يتعلق بنتائج المشروع والدروس المستفادة منه وتقييم أثره مقابل أهداف المشروعات وأغراضه على ميتا ويكي. يكون هذا التقرير واجب الإرسال خلال 30 يوم لاحقة لتاريخ نهاية المنحة.
كي تحرر التقرير الختامي، استخدم زر «ابدأ التقرير الختامي» المبين على صفحة المشروع الخاص بك.
نحن نشجع الحاصلون على المنح على حضور ويكيمانيا أو التجمعات الأخرى التي تعقدها الحركة كي يعرضوا نتائجهم على المجتمع بالإضافة إلى تقديم المستندات الكتابية المبينة سالفا.
كما نطلب من الحاصلين على منح كي يساعدوا مؤسسة ويكيميديا كي تتعرف على برامج منح المنح وتحسينها، تعبئة استبيانات موسمية أثناء وبعد فترة المنحة وكذلك المشاركة في مقابلات متابعة طويلة الأجل.
نحن ندرك أنه في بعض الأحيان تحدث بعض الأمور وقد يتطلب الأمر المزيد من الوقت لاستكمال مشروعك أكثر مما كان مخطط له. لا ضرر في ذلك، طالما أنك تعلمنا بالجديد وتطلب اعتماد التغييرات الكبيرة.
لو كان موعد إرسال تقريرك النهائي قد حل وكنت تريد المزيد من الوقت، يرجى استخدام الزر المبين على صفحة الجدول الزمني كي تطلب تمديد الوقت. سوف يرد الموظفين في ذات المكان كي يؤكدوا الاعتماد أو ليطلبوا المزيد من المعلومات.
قد نأخذ في الاعتبار المشروعات التي تثبت أن لها أثر كبير وتحتاج للمزيد من التمويل كي نجدد المنحة لستة أشهر أخرى.
- لو رأيت أن الأمر يتطلب مواصلة التمويل، ناقش هذا الأمر مع الموظف المسؤول عن البرنامج أو الاستشاريين الآخرين أثناء فترات التحقق من المشروع.
- سوف تجد في تقرير المنحة النهائي زر من أجل إرسال طلب تجديد. يجب أن تنشئ هذا سريعا بعد أن ترسل التقرير النهائي.
- يجب أن تتضمن طلبات التجديد خطة للأشهر الستة الإضافية وكذلك نطاق عمل واضح وميزانية ومعايير لقياس النجاح.
- سوف يرد العاملين على طلبات التجديد سواء بالاعتماد أو طلب المزيد من المعلومات.