Subvenciones:Proyecto/Plan/Primeros pasos

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Primeros pasos

Bienvenido, nuevo beneficiarios! Por favor lee todo lo de más abajo para aprender cómo para lanzar tu proyecto, aprende cómo funcionan los pagos, familiarízate con tus responsabilidades de informar, y qué para hacer si necesitas más tiempo. Por favor revisa el reglas de programa. Entonces sigue las instrucciones para hacer partir tu proyecto!

Paso 1 - Acuerdo de subvención

Antes de que la subvención pueda ser aprobada, los beneficiarios deben confirmar los términos de la subvención y proporcionar su nombre legal completo, dirección y fecha de nacimiento para cada persona listada en la cuenta de banco donde la subvención será desembolsada. Una solicitud por esta información será enviada por mail a ti por personal de la WMF.

También se deben proporcionar una identificación con foto y una copia de la declaración de banco que enumera los titulares de cuenta, así como un formulario de transferencia bancaria completada. La WMF utiliza esta información para ejecutar controles de conformidad de acuerdo con la ley de EE.UU., y entonces emitir un acuerdo de subvención. Después de que el acuerdo de subvención esté firmado y regresado a WMF, los pagos pueden ser desembolsados.

Paso 2 - Configuración de la página del proyecto

Tu propuesta de subvención se transformará ahora en un plan viviente de tu proyecto. El personal actualizará tu página de propuesta con navegación a páginas adicionales que necesitarás para documentar tu proyecto una vez empezada. Por favor visita tu propuesta y usa los botones para crear todas las páginas de tu proyecto. Deberías mantener estas páginas lo más actualizadas posible cuando tu proyecto avance. Esta documentación ayudará a todo el mundo para compartir tu progreso y experiencias durante el curso de la subvención.

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Finanzas
Presupuesto

La cantidad total de tu presupuesto aprobado está listada en tu acuerdo de subvención, y el uso aprobado de fondos para cada línea está detallado en tu página de finanzas del proyecto. Sabemos que algunos detalles y gastos pueden cambiar a medida que el proyecto progresa. Aquello está bien, mientras nos mantengas actualizados y pidas aprobación para cambios significativos durante el periodo de subvención, como sigue:

  • Por favor, utiliza el botón de la página de finanzas de tu proyecto para requerir la aprobación de cualquier cambio en el uso planificado de fondos mientras avanza tu proyecto. El personal contestará allí para confirmar la aprobación o solicitar información adicional.
  • Se requiere aprobación para realizar cambios en cualquiera de las partidas del presupuesto cuya variación sea mayor al 20% para presupuestos de hasta US$ 15.000, o de 10% en presupuestos mayores a US$ 15.000 (o el equivalente en moneda extranjera).
desembolsos

Los desembolsos se hacen a la cuenta de los becarios mediante un servicio de procesamiento de pago o transferencia bancaria, según lo acordado por el convenio de becas. Los desembolsos pueden tomar hasta 30 días en ser recibidos. Recuerde que usted es responsable por los impuestos asociados con el recibo de los fondos de becas en su país.

Su desembolso vendrá en 2 cuotas iguales:

  1. Después de firmar y devolver el convenio de subvención.
  2. Después que su informe de medio término sea recibido y aprobado.
Contabilidad

Los becarios son responsables del seguimiento y la documentación del uso de fondos de la siguiente manera:

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Reportes IEG 4.png

Nuestro enfoque con el informe de presentación es compartir las lecciones y conocimientos obtenidos con el proyecto y para medir el impacto. Las lecciones aprendidas a través de estos informes es para compartir las mejores prácticas con la comunidad de Wikimedia. Los informes deben ser publicados en Meta-Wiki como parte de las páginas de proyecto del becario. Ellos serán revisados por el personal de base dentro de los 30 días de la presentación y puede ser comentado por el personal, los miembros del comité y la comunidad. Para ser aceptados, los informes deben ser completos y precisos.

Actualizaciones mensuales

Una breve actualización del proyecto se solicita cada mes para compartir sus avances y las lecciones aprendidas a lo largo del camino. Estas actualizaciones deben creadas y enlazadas desde la página de progreso de su proyecto en Meta-Wiki al final de cada mes.

El formato que tomes para estas actualizaciones depende de ti. Aspira a algo adecuado a tu proyecto que disfrutarás haciendo!

Formatos de actualización mensual:

  • Boletín o revista en Wiki
  • Posteo de blog
  • Video de YouTube
  • Podcast
  • demostración de productos anotada
  • Sugiere algo más, probablemente podemos aprobarlo mientras compartas lo que estás haciendo o aprendiendo a lo largo del camino!

La persona a cargo de Becas de Compromiso Individual organizará mensualmente una comprobación con el equipo de cada proyecto para medir y apoyar las necesidades a medida que cada proyecto se vaya desarrollando.

informe de medio término

Se debe enviar un informe de mitad del proyecto a Meta-Wiki que demuestre el progreso y las lecciones aprendidas hasta este punto. Este informe deb ser enviado dentro de los 15 días siguientes a los tres meses de la fecha de inicio de la subvención.

Para crear tu informe de punto medio, usa el botón "Inicia tu punto medio" de tu página de proyecto.

Informe final

Se debe escribir un informe final de los resultados del proyecto, lecciones, y evaluación de impacto medido contra los objetivos y metas del proyecto, y subido a Meta-Wiki. Este informe debe ser enviado dentro de 30 días después de la fecha del fin de la subvención.

Para crear tu informe final, usa el botón "Inicia tu final" en tu página de proyecto.

Diseminación de la lección

Animamos a los subvencionados a asistir a Wikimania y a otras reuniones del movimiento a presentar hallazgos a la comunidad, además de proporcionar la documentación de más arriba.

Para ayudar a la WMF a aprender y mejorar sus programas de subvenciones, se les pide a los becados que completen encuestas ocasionales durante y después del periodo de subvención y que participen en entrevistas de seguimiento de largo plazo.

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Seguimiento

Sabemos que ocasionalmente algo pasa y se puede necesitar más tiempo del esperado para completar tu proyecto. Aquello está bien, mientras nos mantengas al día del avance y pidas aprobación para cambios significativos.

Extensiones

Si ya es tiempo de tu informe final pero necesitas más tiempo, por favor utiliza el botón provisto en la página de línea de tiempo para pedir una extensión. El personal responderá allí para confirmar aprobación o pedir información adicional.

Renovaciones

Los proyectos que demuestren fuerte potencial de impacto y necesiten financiamiento adicional pueden ser considerados para una subvención de renovación de seis meses adicionales.

  • Si ves la necesidad de financiamiento continuado, habla esto con el oficial de tu programa u otro consejero durante las revisiones de control de los proyectos.
  • En el informe final de subvención, encontrarás un botón para enviar una petición de renovación. Esta debería ser creada apenas entregues el informe final tanto como sea posible.
  • Las renovaciones deben incluir un plan para los segundos seis meses, con alcance claro, presupuesto, y medidas de éxito.
  • El personal responderá la petición de renovación para confirmar aprobación o pedir información adicional.
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