Subventions : évaluation des risques durant le COVID-19/liste de vérification des rassemblements en présentiel

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Alors que nous assistons à la fin du confinement dans certains pays, nous souhaitons aller de l'avant dans le financement et l'hébergement des événements en présentiel à l'échelle locale. Notre priorité absolue est la santé et la sécurité de votre groupe. Vous trouverez ici les bonnes pratiques et les meilleurs outils pour organiser un événement en toute sécurité. Bien que toutes les décisions de financement soient basées sur le processus d'évaluation des risques de la Fondation Wikimédia, ce document fournit une liste complète de lignes directrices pour assurer la sécurité de vos participants. Lorsque vous recevez une subvention pour organiser un événement, vous vous engagez à suivre les instructions et les précautions ci-dessous. Il n'est pas nécessaire de soumettre cette liste de contrôle en même temps que votre proposition de subvention, mais nous vous recommandons vivement de la consulter autant que possible lors de la planification de votre événement afin de vous assurer que vous respectez toutes les étapes ci-dessous.

Mesures de prévention Oui Non N/A Notes
Renseignez-vous auprès de sources fiables sur les mesures de précaution à prendre en fonction des exigences locales applicables.
Yes No N/A
     
Vous pouvez vous baser sur les bonnes pratiques de l'Organisation mondiale de la santé (OMS) ou des services de santé nationaux ou régionaux compétents sur la manière de vous protéger et de protéger les autres. Consultez ces sources quotidiennement et assurez-vous que votre événement est toujours conforme aux restrictions en vigueur le jour J de l'événement.

Si les restrictions diffèrent selon les provinces/régions/districts de votre pays, vous devez suivre les directives qui s'appliquent en fonction du lieu de l'événement.

Quelques ressources supplémentaires sur les recommandations de voyage COVID-19 par pays :

Identifier et s'engager avec les autorités de santé publique locales et nationales. Déterminer à l'avance le mode d'action et de communication pour tout scénario.
Yes No N/A
     
Désignez au moins une personne qui sera chargée de coordonner une réponse médicale et de coordonner et tester les mesures préventives avant l'événement.
Yes No N/A
     
Fournissez aux participants l'adresse et les coordonnées de la clinique ou du centre médical le plus proche.
Yes No N/A
     
Préparez un plan de communication.
Yes No N/A
     
Partagez les informations, les mesures de prévention que vous allez mettre en place, les consignes des autorités locales et la manière dont vous allez les faire appliquer, ainsi que des recommandations sur la manière de vous protéger et de protéger les autres avant et pendant l'événement. Assurez-vous que ces informations sont à jour et publiques sur la page de l'événement et sur le lieu de l'événement.
Demandez et rappelez régulièrement - réduisez au minimum les contacts et les poignées de main, lavez vous souvent les mains pendant 20 secondes, utilisez un désinfectant pour les mains, un masque facial et gardez la plus grande distance possible.
Yes No N/A
     
Mettez à disposition des masques de protection pour tous les participants et des bornes de désinfection. Si vous demandez une subvention, vous pouvez demander des masques de protection et des désinfectants pour les mains comme rubrique budgétaire de votre demande.
Prévoyez du matériel détaillant les signes et symptômes de la COVID-19 pour aider les participants à savoir s'ils doivent assister à l'événement/activité.
Yes No N/A
     
L'OMS fournit des affiches et des bannières téléchargeables et réutilisables (1, 2).
Demander aux organisateurs et aux participants de rester chez eux s'ils présentent des symptômes du COVID-19, notamment de la fièvre, de la toux ou des problèmes gastro-intestinaux. De plus, demandez aux participants de ne pas assister à l'événement s'ils ont été diagnostiqués atteints du COVID-19, ou s'ils ont été en contact direct avec une personne diagnostiquée ou suspectée d'être atteinte du COVID-19 au cours des 14 derniers jours.
Yes No N/A
     
Demandez aux participants de remplir un questionnaire de présélection (avez-vous été en contact avec une personne atteinte du covid au cours des deux dernières semaine, etc).

Vous pouvez utiliser ceci comme référence.

Adaptez votre programme si nécessaire et identifiez les possibilités de réduire le risque de transmission et d'exposition.
Yes No N/A
     
Par exemple, l'utilisation de l'ordinateur de quelqu'un d'autre, la préparation des repas en commun ou les activités sociales incluant les contacts humains.
Assurez-vous d'avoir toutes les informations nécessaires et les coordonnées directes de tous les participants, pendant et après l'événement, au cas où surviendrait un cas suspect ou confirmé de COVID-19 parmi les participants.
Yes No N/A
     
Faites savoir à l'avance que le respect des politiques et procédures de sécurité est une condition préalable à la participation à l'événement. Tout participant qui enfreindra les règles de sécurité sera prié de quitter l'événement. Affectez du personnel ou des volontaires à l'application de ces règles.
Yes No N/A
     
Ne fournissez que de la nourriture et des boissons préemballées et demandez à ce qu'il n'y ait pas d'échange d'articles (comme des cadeaux).
Yes No N/A
     
Si votre événement comprend une nuitée, veuillez vous assurer que tout le monde est logé dans des chambres séparées (les chambres partagées ne sont pas permises, que ce soit pour le personnel ou pour les bénéficiaires de bourses).
Yes No N/A
     
Utilisez l'outil d'évaluation des risques 48 heures avant votre événement/activité, pour vous assurer que vos contrôles et votre niveau de risque sont toujours en vigueur.
Yes No N/A
     
Veuillez noter que notre compagnie d'assurance voyage est International SOS. International SOS prend en charge la couverture médicale de tous les bénévoles hors de leur pays d'origine.

Les bénévoles qui voyagent à l'intérieur du pays pour le travail ou les événements de la Fondation Wikimédia ne sont couverts par aucun type de police d'assurance.

Par "Domestique", on entend les déplacements à l'intérieur du pays pour lequel la personne détient un passeport.

Yes No N/A
     
Les bénévoles et le personnel sont tenus d'utiliser leur propre assurance santé lorsqu'ils participent à des événements Wikimédia dans leur pays d'origine.

(Pour les résidents des États-Unis - s'ils ont plus d'un passeport, alors le pays de résidence est défini comme étant le pays qu'ils ont déclaré par écrit aux autorités américaines comme étant leur pays de résidence).

Autres conseils et mesures à prendre pour votre événement :

  • Veillez à souscrire une police d'assurance lorsque cela est possible (vous pouvez ajouter les frais d'assurance à votre proposition de subvention) et discutez des conditions de votre police à l'avance.
  • Il n'est pas recommandé d'autoriser le remboursement a posteriori des participants (par exemple pour le transport terrestre), car en cas d'annulation, vous aurez beaucoup de mal à coordonner les choses. Il est toujours préférable de négocier directement avec un fournisseur en cas de remboursement ou de frais d'annulation.
  • Assurez-vous de disposer d'un nombre suffisant de bénévoles ou de membres du personnel pour gérer les remboursements, les demandes de renseignements et les communications de crise. Il se peut que vous ayez besoin de plus de capacité que ce que vous aviez prévu initialement.
  • Communiquez régulièrement avec vos participants. Informez-les des changements, publiez une FAQ sur la page de votre événement, et informez-les de la procédure et des mesures de protection sanitaire que vous prendrez lors de l'événement.
  • N'oubliez pas que vous pouvez toujours envisager d'organiser un événement à distance au lieu d'un événement en présentiel.