Grants talk:Programs/Wikimedia Community Fund/Conference Fund/Encuentro estratégico para la comunidad hispanohablante - 2025

Feedback on the Proposal for the Encuentro Hispanohablante (ENGLISH)

Hi Gonzalo, hi all,

Thank you for submitting the proposal for the Encuentro Hispanohablante. I acknowledge the importance of fostering collaboration among Spanish-speaking Wikimedia communities and appreciate the thought put into this initiative. Below are our observations and recommendations based on a thorough review – based on feedback from my colleagues from Community Growth, and myself.

Objectives, Focus, and Target Group

The proposal establishes a much-needed space for dialogue, coordination, and trust-building among Spanish-speaking Wikimedia communities. Given the evolving landscape of regional collaboration, this event presents an opportunity to foster inclusivity and address common challenges.

However, some aspects of the objectives and scope require further refinement:

• The objectives are broad, which can be beneficial for flexibility, but there is a risk of the conference becoming a forum for discussion without concrete outcomes. A more structured approach with defined deliverables—such as agreements on shared services or programmatic alliances—would enhance impact.
• The conference is organized around language, but some proposed topics, such as affiliate models and resource distribution, extend beyond the linguistic scope. Clarifying the balance between linguistic and regional coordination would help set realistic expectations.
• There is significant emphasis on "decision-makers" as participants, but broader participation from volunteers and community members of structured and unstructured groups could be beneficial. The survey responses suggest interest in a more diverse audience, including administrators, who play a key role in challenges like knowledge equity on Spanish Wikipedia.
• The role of Indigenous language communities in this gathering is unclear. If their perspectives are meant to be included, the proposal should explicitly state how they will be engaged in discussions that primarily revolve around Spanish-language Wikimedia projects. At the same time, it’s unclear why the other affiliates operating in Spain (Amical, Basque Community) are not invited to participate, despite working also within a Spanish-speaking context similar to the Wayúu Community. Make it clear(er) whom and why a group/organization is invited (and why not).

Event Organization and Capacity

Wikimedia Argentina and Wikimedia México have extensive experience organizing events of various sizes and are well-equipped to handle logistical and programmatic aspects. However, there is a risk of this event being perceived as an extension of Iberocoop, given that its main organizers were also key drivers of that network.

To ensure the event is widely embraced across Spanish-speaking Wikimedia communities, we recommend:

• A broader, more participatory organizing committee, beyond the main organizing affiliates. This could help diversify perspectives and avoid the perception of a continuation of previous structures.
• A stronger pre-conference participatory design process, ensuring the event reflects the needs and interests of a diverse range of Spanish-speaking contributors.

Key Areas for Improvement

1. Scope and Expected Outcomes
   • The pre-conference process will be crucial in refining the scope. It should help participants identify one or two tangible collaboration goals (e.g., a structured plan for shared services or a framework for addressing regional governance challenges).
   • Managing expectations is key: Given the wide range of survey responses, not all topics can be addressed in-depth. A clear prioritization framework should be established.
2. Follow-up Strategy
   • There is no clear post-conference follow-up plan. Many past regional Wikimedia events have struggled with continuity after generating enthusiasm and agreements. Allocating resources to ensure follow-up actions are implemented would be a valuable addition.
3. Inclusivity and Representation
   • The pre-meeting for chapter presidents could reinforce existing hierarchies rather than opening space for new voices. A broader pre-event format, involving a wider range of community representatives, would help foster inclusion and diversity in decision-making.
   • The conference should recognize that not all emerging Wikimedia groups in the region fit within the traditional affiliate growth model. Their perspectives and needs should be explicitly valued in the event design.
   • Collaboration in the region is often more effective when focused on concrete issues rather than broad linguistic or geographic identities. The program should prioritize thematic discussions (e.g., knowledge equity on Spanish Wikipedia, gender, climate, historical memory) over abstract regional organizing.
4. Budget Considerations
   • The budget is a bit confusing and needs some restructuring. Please make a copy of this (new) budget template that we have created and fill in your numbers. This budget template allows to split the budget (better) between the grantee and WMF.
   • Budget comments:
     1. You don’t need to budget for WMF staff attending the event (as it’s not part of the grant budget) – neither hotel, nor flights
     2. You don’t need to budget for health insurance, that’s automatically included from our side (and it’s not part of the grant budget)
     3. Are the rates for the hotel based on actual quotes or just estimates?
     4. Are you sure you want to budget only for 3 nights for people flying in from Europe? By budgeting only 3 nights, you effectively limit your event to 2,5 days (full Friday, full Saturday, half Sunday). Please confirm if that’s the intention.
     5. Airport transfer is usually not arranged by WMF, but by the local organizer.
     6. Are the rates for the venue (Hotel Alvear) based on actual quotes? 12,000 USD (renting) + 447.96 USD (Assembly and disassembly tasks) + 3,350.70 (technical equipment) is a bit high.
     7. The dinner costs are surprisingly high with 68 USD/person. Are these estimates? The same applies to lunch with 82.55 USD/person, that’s a bit too high and beyond budget.
     8. You have only budgeted for 2 dinners (on day 1 and day 3). Is there dinner on the second night?
     9. The merchandising costs are very high, and we ask you to cut on these costs for budget and environmental reasons. Maximum for merchandising is 20 USD/person.
     10. Does the facilitation costs (8500 USD) also include services for pre-conference engagement? Or just the event itself? If it is for the whole process, it could be a little lower than what the facilitators normally charge.

Challenges and Risks

• Perception of Iberocoop Continuation: Given Iberocoop’s past role as the primary regional coordination mechanism, there is a risk that this event may be seen as replicating old structures rather than fostering new, inclusive models. Careful positioning and transparent communication will be essential.
• Decision-Making vs. Open Dialogue: The proposal suggests an emphasis on decision-makers, but if broader community voices are not included, there is a risk that key perspectives will be left out.
• Balancing Scope and Achievability: While the ambition to discuss governance, regional coordination, and programmatic collaboration is valuable, trying to address all these topics at once may dilute impact. A clearer prioritization mechanism is needed.

Once again, thank you for submitting this proposal! I kindly ask that you rework the budget, provide more details and further develop your proposal as suggested, and then resubmit it via Fluxx (the proposal is now open for editing). The deadline for submission is February 28, after which the proposal will be reviewed by the volunteer Conference Fund Committee, with a final decision expected by mid- to late March.

With the suggested adjustments, this event has the potential to be a transformative gathering for Spanish-speaking Wikimedia communities.

Best regards,

--Cornelius Kibelka (WMF) (talk to me) 00:47, 20 February 2025 (UTC) (with valuable input from my colleagues)

Comentarios sobre la propuesta para el Encuentro Hispanohablante (ESPAÑOL)

Hola Gonzalo, hola a todos,

Gracias por presentar la propuesta para el Encuentro Hispanohablante. Reconozco la importancia de fomentar la colaboración entre las comunidades hispanohablantes de Wikimedia y valoro el esfuerzo y la planificación puestos en esta iniciativa. A continuación, comparto observaciones y recomendaciones basadas en un análisis detallado, con aportes de mis colegas del equipo de Community Growth y míos.

Objetivos, enfoque y público objetivo

La propuesta plantea un espacio sumamente necesario para el diálogo, la coordinación y la construcción de confianza entre las comunidades hispanohablantes de Wikimedia. Dado el contexto en evolución de la colaboración regional, este evento representa una gran oportunidad para promover la inclusión y abordar desafíos comunes.

Sin embargo, algunos aspectos de los objetivos y el alcance requieren ajustes:

• Los objetivos son bastante amplios, lo que puede ser útil para mantener flexibilidad, pero existe el riesgo de que el evento se convierta en un foro de discusión sin resultados concretos. Un enfoque más estructurado, con entregables bien definidos—como acuerdos sobre servicios compartidos o alianzas programáticas—potenciaría su impacto.
• Si bien el evento se organiza en torno al idioma español, algunos de los temas propuestos, como los modelos de afiliación y la distribución de recursos, van más allá de la dimensión lingüística. Es importante clarificar el equilibrio entre la coordinación lingüística y la regional, para ajustar las expectativas de los participantes.
• Hay un énfasis significativo en la participación de "tomadores de decisiones", pero una mayor inclusión de voluntarios y miembros de comunidades estructuradas y no estructuradas podría ser beneficiosa. Las respuestas de la encuesta indican un interés en contar con un público más diverso, incluyendo administradores, que juegan un papel clave en desafíos como la equidad del conocimiento en Wikipedia en español.
• El rol de las comunidades de lenguas indígenas dentro del evento no está del todo claro. Si se pretende incluir sus perspectivas, la propuesta debería indicar explícitamente cómo serán incorporadas en discusiones centradas en proyectos Wikimedia en español.
• Al mismo tiempo, no se entiende por qué otras afiliaciones que operan en España (como Amical o la comunidad vasca) no han sido invitadas, a pesar de que trabajan en un contexto lingüístico similar al de la comunidad Wayúu. Sería recomendable aclarar mejor qué grupos u organizaciones están invitados y los criterios de selección utilizados.

Organización y capacidad del evento

Wikimedia Argentina y Wikimedia México tienen amplia experiencia en la organización de eventos de distintos tamaños y cuentan con la capacidad para gestionar los aspectos logísticos y programáticos. Sin embargo, existe el riesgo de que el evento sea percibido como una continuación de Iberocoop, dado que sus principales organizadores fueron figuras clave en esa red.

Para garantizar que el evento sea bien recibido en toda la comunidad hispanohablante, recomendamos:

• Ampliar el comité organizador, incluyendo más actores además de los afiliados principales. Esto ayudaría a diversificar perspectivas y evitar la percepción de que se trata de una mera reestructuración de modelos previos.
• Fortalecer el proceso de diseño participativo previo al evento, asegurando que refleje las necesidades e intereses de la diversidad de comunidades hispanohablantes.

Áreas clave de mejora

Alcance y resultados esperados

• El proceso previo a la conferencia será fundamental para definir el alcance del evento. Se recomienda que ayude a los participantes a identificar una o dos metas de colaboración concretas (por ejemplo, un plan estructurado para servicios compartidos o un marco para abordar desafíos de gobernanza regional).
• Es importante gestionar las expectativas: Dada la diversidad de temas señalados en la encuesta, no todos podrán abordarse en profundidad. Se debería establecer un marco claro de priorización de temas.

Estrategia de seguimiento

• Actualmente, no hay un plan claro de seguimiento posterior al evento. Muchas conferencias regionales de Wikimedia han enfrentado dificultades para mantener el impulso generado después del evento. Destinar recursos específicos para garantizar la implementación de acuerdos y compromisos sería un valor agregado importante.

Inclusión y representación

• La reunión previa reservada a presidentes de capítulos podría reforzar estructuras jerárquicas existentes en lugar de abrir espacio a nuevas voces. Un formato más amplio y participativo permitiría fortalecer la diversidad e inclusión en la toma de decisiones.
• La conferencia debería reconocer que no todos los grupos emergentes en la región encajan en el modelo tradicional de afiliación. Sus perspectivas y necesidades deben ser valoradas en el diseño del evento.
• En la región, la colaboración suele ser más efectiva cuando se centra en problemas concretos, en lugar de en identidades lingüísticas o geográficas abstractas. El programa debería priorizar discusiones temáticas (por ejemplo, equidad en el conocimiento en Wikipedia en español, género, cambio climático, memoria histórica) sobre una mera organización regional.

Consideraciones presupuestarias

• El presupuesto no está del todo claro y requiere reestructuración. Por favor, hagan una copia de la nueva plantilla de presupuesto que hemos preparado y completen los valores correspondientes. Esta plantilla permite desglosar mejor los costos entre el beneficiario del fondo y WMF.
• Comentarios sobre el presupuesto:
  • No es necesario incluir en el presupuesto los costos de hotel y vuelos para el personal de WMF, ya que no forman parte de la solicitud.
  • No es necesario presupuestar un seguro médico, ya que este es cubierto automáticamente por WMF.
  • ¿Las tarifas de hotel están basadas en cotizaciones reales o son solo estimaciones?
  • Si solo se presupuesta alojamiento por tres noches, se limita el evento a dos días y medio efectivos. ¿Es esa la intención?
  • Normalmente, el traslado desde/hacia el aeropuerto es gestionado por el organizador local y no por WMF.
  • El costo del alquiler del hotel (Alvear) parece elevado: USD 12,000 (alquiler) + USD 447.96 (tareas de montaje y desmontaje) + USD 3,350.70 (equipo técnico). ¿Se basaron en cotizaciones reales?
  • El costo de las cenas (USD 68 por persona) y los almuerzos (USD 82.55 por persona) parece demasiado alto. ¿Son estimaciones o tarifas confirmadas?
  • Se han presupuestado solo dos cenas (día 1 y día 3). ¿Habrá cena la segunda noche?
  • Los costos de merchandising son demasiado elevados. Se recomienda reducirlos a un máximo de USD 20 por persona, tanto por razones presupuestarias como ambientales.
  • ¿El costo de facilitación (USD 8,500) incluye servicios para la etapa pre-conferencia o solo para el evento? Si abarca todo el proceso, podría ajustarse a valores más habituales en la facilitación de eventos Wikimedia.

Desafíos y riesgos

• Percepción de continuidad con Iberocoop: Es importante asegurar que el evento represente una nueva estructura colaborativa e inclusiva en lugar de reproducir modelos anteriores.
• Toma de decisiones vs. diálogo abierto: La propuesta enfatiza la participación de tomadores de decisiones, pero es clave que se incluyan voces más amplias de la comunidad.
• Balance entre alcance y viabilidad: La propuesta abarca muchos temas de interés, pero sin una estrategia clara de priorización, el impacto del evento podría verse diluido.

Una vez más, ¡gracias por presentar esta propuesta! Te pido amablemente que revises el presupuesto, agregues más detalles y desarrolles la propuesta según lo sugerido, y luego la vuelvas a enviar a través de Fluxx (la propuesta ahora está abierta para edición). La fecha límite para la presentación es el 28 de febrero, luego de lo cual será evaluada por el Comité de Fondos para Conferencias, compuesto por voluntarios. Se espera una decisión final entre mediados y finales de marzo.

Con estas mejoras, el evento tiene el potencial de ser un hito en la colaboración de las comunidades hispanohablantes de Wikimedia.

Saludos cordiales,

--Cornelius Kibelka (WMF) (talk to me) 00:49, 20 February 2025 (UTC) (con valioso apoyo de mis colegas)

Estimado Cornelius, Agradecemos los comentarios, sugerencias y aportes realizados para la construcción de esta propuesta, así como el reconocimiento de la importancia de llevar a cabo un encuentro que sirva como punto de partida para trabajar en una agenda conjunta entre los afiliados hispanohablantes del movimiento.   De acuerdo a lo requerido, pasamos a aclarar y profundizar en algunos aspectos planteados, más allá de la propuesta corregida que fue subida a Fluxx el viernes 28 de febrero, con el fin de asegurar que la misma se ajuste a las necesidades reales de la comunidad y a los objetivos que buscamos. A continuación, respondemos a cada uno de los puntos señalados.  

Objetivos, enfoque y público objetivo

1. En primer lugar, es fundamental reiterar que este encuentro está dirigido específicamente a los afiliados hispanohablantes, con el propósito de fomentar diálogos y consensos al interior de esta comunidad. No se trata de un evento de colaboración regional, sino de un espacio diseñado para abordar las particularidades y desafíos que enfrentan los afiliados de habla hispana.  
2. La ampliación de los objetivos responde a una solicitud explícita realizada en múltiples instancias de retroalimentación con la Fundación, sobre todo luego del rechazo a la propuesta inicial presentada por Wikimedia España. A nuestro entender, esta decisión refleja la diversidad de necesidades identificadas entre los afiliados y busca integrar la complejidad de voces y perspectivas presentes en la comunidad. En este sentido, y tal como fue oportunamente solicitado, se llevó a cabo una encuesta exhaustiva que permitió recopilar y analizar las distintas inquietudes y prioridades de los participantes. Con este objetivo, se puso foco en robustecer una fase de facilitación previa, también solicitada por la Fundación, con el fin de establecer acuerdos iniciales que permitan consolidar una agenda más estructurada y consensuada para el evento de octubre. Nos gustaría destacar que mantuvimos reuniones con tres equipos diferentes de facilitadores, quienes nos brindaron su perspectiva y orientación sobre los desafíos y retos que implica un encuentro de esta naturaleza. Consideramos que la pluralidad de objetivos propuestos es un reflejo de la situación actual de los afiliados hispanohablantes, y que tanto la encuesta como la fase de facilitación son herramientas esenciales para garantizar un proceso democrático y participativo en la construcción de la agenda final. Es importante enfatizar que ni Wikimedia Argentina ni Wikimedia México buscamos imponer una agenda específica. Por el contrario, nuestro objetivo es facilitar un espacio que permita construir nuevos consensos a partir de la diversidad de temas planteados. En caso de que la Fundación considere necesario revisar nuevamente el pedido de amplitud de los objetivos, estamos dispuestos a entablar un diálogo abierto y receptivo, escuchando argumentos y fundamentaciones al respecto. Como debe ser de conocimiento mismo de la fundación, en otros eventos previos la agenda ha sido consensuada y construida previamente. Por último, coincidimos plenamente en la importancia de definir productos entregables claros y concretos. Por ello, hemos realizado las modificaciones pertinentes en la propuesta para asegurar que estos queden debidamente especificados (Sistematización del relevamiento de hallazgos y consensos de los encuentros virtuales, agenda de trabajo para la Jornada de co-creación, diseño de las dinámicas y materiales a utilizar, sistematización de los acuerdos alcanzados en la Jornada y materiales de lectura o consulta que puedan surgir como relevantes).
3. Los temas relacionados con los modelos de afiliación y la distribución de recursos son de suma relevancia para los afiliados hispanohablantes, ya que impactan directamente en su funcionamiento y desarrollo. Tanto Wikimedia Argentina como Wikimedia México participamos activamente en espacios regionales donde estas cuestiones también están siendo debatidas, lo que refuerza la necesidad de abordarlos en este encuentro.  No es el caso de todos los afiliados y personas de la comunidad que están interesadas en dar seguimiento y participar en estas discusiones y desean articularse en colectivo como muestran los resultados de la encuesta.
4. Dado que este evento es organizado por Wikimedia Argentina con el apoyo de Wikimedia México, se prevé la participación de voluntarios y miembros de otras comunidades de Argentina, tanto estructuradas como no estructuradas, de Argentina. Esta inclusión es fundamental para enriquecer el diálogo y asegurar que las conclusiones y acuerdos alcanzados reflejen la diversidad de perspectivas presentes en nuestra comunidad.  
5. Es importante destacar que, a nivel individual, organizacional y regional, quienes hemos impulsado esta propuesta mantenemos una relación de larga data con diversos actores clave de la comunidad. Hemos sostenido diálogos e intercambiado puntos de vista en eventos de la Fundación, así como en conversaciones privadas con integrantes de Amical Wikimedia y del Grupo de Usuarios Wikimedistas Vascos, muchos de los cuales son referentes en el movimiento. En paralelo a esta propuesta, asumimos el compromiso de retomar un diálogo formal con ambas entidades para consultarles si tienen interés en participar en este esfuerzo. Del mismo modo, este proceso de articulación incluirá de manera prioritaria a afiliados e interesados de la región de América Central, donde el movimiento Wikimedia aún tiene una presencia más discreta, con el objetivo de fortalecer su participación e integración en la comunidad global. A tales efectos, hemos agregado los costos necesarios dentro del presupuesto para considerar la participación de estos afiliados.

Organización y capacidad del evento

En este apartado, consideramos necesario comprender a qué se refiere la afirmación de que existe "el riesgo de que el evento sea percibido como una continuación de Iberocoop", dado que no es algo que surge de la propuesta ni tampoco de las encuestas realizadas. Al respecto, nos permitimos realizar las siguientes observaciones:

1. En primer lugar, la frase mencionada parece implicar un juicio de valor negativo sobre Iberocoop que, sin embargo, no se justifica ni se desarrolla en los comentarios recibidos. Esta apreciación nos genera cierta preocupación, ya que consideramos que cualquier crítica debería estar debidamente fundamentada para permitir un diálogo constructivo. Nos gustaría profundizar, de manera abierta y prioritaria, en la evidencia disponible que sustenta esta afirmación. Sería de gran ayuda conocer si se trata de una postura oficial de la Fundación Wikimedia, una decisión del comité encargado de evaluar la propuesta o una opinión personal del empleado de la Fundación que realizó el comentario. Esta clarificación nos permitirá alinear mejor nuestras acciones y respuestas con las expectativas y directrices correspondientes.
2. Es importante aclarar que este encuentro no está planteado en el marco de la red Iberocoop ni como una continuación de Iberoconf. Si bien se contempla la participación de miembros de dicha red, el evento amplía significativamente su alcance al incluir a otros actores relevantes de la comunidad hispanohablante.
3. El enfoque del encuentro es más amplio y diverso en cuanto a los temas a tratar, respondiendo tanto a la encrucijada actual del movimiento Wikimedia como a las inquietudes expresadas en la encuesta previa. No está centrado en discutir cuestiones relacionadas con la organización de Iberocoop, ni retoma temas abordados en encuentros anteriores de dicha red. Además, tanto la realización de la encuesta como la fase previa de facilitación buscan establecer prioridades basadas en las necesidades actuales de los afiliados, sin vincularse a discusiones o estructuras previas de Iberocoop.
4. En línea con lo explícitamente solicitado por la Fundación en las conversaciones previas a la presentación de esta propuesta, no se prevé ningún mecanismo de toma de decisiones ni formato de gobernanza durante el encuentro. Este aspecto ha sido cuidadosamente considerado para evitar malentendidos o expectativas fuera del alcance del evento. También deseamos saber con base en qué se ha llegado a hacer esta especulación, dado que la propuesta no parece tener visos de generar un espacio como el que se plantea.
5. Respecto a la sugerencia de ampliar el comité organizador, queremos enfatizar que este es un evento organizado por Wikimedia Argentina con el apoyo de Wikimedia México. La inclusión de más actores para diversificar perspectivas ya está contemplada en la fase previa de facilitación, precisamente para evitar la percepción errónea de que se busca reestructurar modelos anteriores. El comité organizador, tal como está conformado, es un equipo de trabajo enfocado en la logística del evento, que ha estado trabajando durante meses para garantizar su éxito. Consideramos que su composición actual es adecuada y responde a los objetivos planteados.
6. Finalmente, queremos destacar que el proceso de diseño participativo está plenamente contemplado en la propuesta. Si bien es posible que no haya quedado del todo claro en la versión subida a Fluxx debido a las limitaciones de espacio, reiteramos el esfuerzo realizado por este equipo para contar con una facilitación externa y adecuada que lidere este proceso. En concreto, proponemos una instancia previa al encuentro de octubre, estructurada en dos etapas:

• Encuentros virtuales en grupos reducidos: para fomentar el conocimiento mutuo, la interacción y la escucha activa de las agendas de los participantes, así como para favorecer el conocimiento entre los grupos y los facilitadores.
• Jornada de co-creación previas (presenciales o virtuales): destinada a elaborar un informe con los acuerdos, el diseño de la agenda y los temas estratégicos que se abordarán durante el encuentro de octubre. Consideramos que este enfoque garantiza un diseño participativo robusto y asegura que el encuentro responda a las necesidades reales de la comunidad hispanohablante.

Áreas clave de mejora

Alcance y resultados esperados

Reiteramos los resultados concretos esperados del encuentro: la sistematización de los hallazgos y consensos alcanzados durante los encuentros virtuales previos, la elaboración de una agenda de trabajo durante la Jornada de co-creación previa al encuentro de octubre (incluyendo el modelo de seguimiento), el diseño de las dinámicas y materiales a utilizar durante el evento, la sistematización de los acuerdos alcanzados en la Jornada y la identificación y compilación de materiales de lectura o consulta que surjan como relevantes durante el proceso.

Respecto al pedido de establecer un marco para abordar desafíos de gobernanza regional, queremos reiterar que este encuentro está específicamente diseñado para los afiliados hispanohablantes y no pretende abordar temas de gobernanza regional, ya que existen otros espacios dedicados a dicha cuestión.

Además, es importante recordar que la solicitud de no incluir temas específicos sobre gobernanza regional fue un pedido explícito realizado por la Fundación tras el rechazo de la propuesta inicial presentada por Wikimedia España. En este sentido, solicitamos una mayor claridad y consistencia en las directrices proporcionadas, ya que esta aparente contradicción genera confusión y dificulta la alineación de expectativas.

En cuanto a la gestión de expectativas, queremos enfatizar que la priorización de los temas será un resultado directo de los encuentros previos y de las consultas realizadas a los afiliados invitados. Reiteramos que ni Wikimedia Argentina ni Wikimedia México buscan imponer una agenda específica. Por el contrario, nuestro objetivo es facilitar un proceso inclusivo y participativo que permita construir consensos basados en los desafíos y prioridades identificados por los propios afiliados.

Estrategia de seguimiento

Agradecemos su observación respecto a la importancia de contar con una estrategia de seguimiento posterior al evento. Coincidimos en que este aspecto es fundamental para garantizar que los acuerdos y compromisos alcanzados durante el encuentro se traduzcan en acciones concretas y sostenibles. En este sentido, queremos destacar que la estrategia de seguimiento será diseñada en función de los resultados de los encuentros previos y las prioridades establecidas en la agenda consensuada con los participantes. Consideramos que este enfoque permitirá que el plan de seguimiento responda de manera efectiva a las necesidades y expectativas reales de los afiliados hispanohablantes, asegurando su relevancia y viabilidad. Asimismo, entendemos la preocupación expresada sobre las dificultades que han enfrentado otras conferencias regionales de Wikimedia para mantener el impulso generado después del evento. Por ello, nos comprometemos a destinar los recursos necesarios para garantizar la implementación de los acuerdos y compromisos que surjan, siempre en coordinación con los participantes y en función de las prioridades definidas colectivamente. El plan detallado de seguimiento será desarrollado de manera participativa y estratégica durante el proceso previo al evento, asegurando que los recursos asignados se utilicen de manera eficiente y alineada con los objetivos consensuados.

Inclusión y representación

Debido a la necesidad de contar con diálogos ágiles y que puedan llegar a conclusiones efectivas, en la planeación previa se contará con una representación designada por los afiliados que pueda contar con una capacidad resolutiva. Dichos encuentros se anunciarán con antelación y cualquier persona interesada de un afiliado que cuente con una capacidad resolutiva podrá participar. La intención de este tipo de esfuerzos será siempre y de manera proactiva e inclusiva. Asimismo los grupos emergentes que están trabajando con la Wikipedia en español, más allá del modelo representatividad que plantea el movimiento, tienen un sitio en esta conferencia y serán invitados, tal es el caso del grupo Wikimedia LGBT+, quienes ya han aceptado integrarse. Por último, agradecemos la observación respecto a la importancia de centrar la colaboración en problemas concretos, y nuevamente volvemos a aclarar que el encuentro no tiene un enfoque regional. Coincidimos plenamente en que este enfoque temático - lingüístico suele ser más efectivo para generar resultados tangibles y de impacto. En este sentido, queremos destacar que esta perspectiva ya está contemplada en la propuesta. El encuentro está diseñado para priorizar discusiones temáticas concretas que respondan a los desafíos actuales del movimiento Wikimedia y a las necesidades específicas de los afiliados hispanohablantes. Ejemplos de estos temas incluyen, entre otros:

• Distribución de recursos por parte de la Fundación y otras fuentes alternativas de financiamiento
• Participación de la comunidad hispanohablante en espacios estratégicos
• Agenda programática común y relevancia de los proyectos Wikimedia en la coyuntura política y social actual
• Experiencias de cooperación entre afiliados
• Alianzas estratégicas con actores externos e internos
• Fortalecimiento de las relaciones y espacios de colaboración Estos temas no solo reflejan las inquietudes planteadas en la encuesta previa, sino que también buscan abordar problemáticas relevantes y urgentes para la comunidad. Asimismo, el proceso de facilitación previa y los encuentros virtuales están diseñados para consolidar una agenda temática consensuada, asegurando que las discusiones sean focalizadas y productivas. Por lo tanto, aunque el encuentro está dirigido a los afiliados hispanohablantes, su enfoque no se limita a una mera organización lingüística. Por el contrario, busca fomentar la colaboración en torno a temas concretos que permitan avanzar en la misión del movimiento Wikimedia de manera significativa.

Consideraciones presupuestarias

En primer lugar, agradecemos el envío de la nueva plantilla. Confirmamos que presentamos la propuesta actualizada respetando este formato. Asimismo, procedemos a detallar y aclarar los siguientes puntos:

• Tarifas de alojamiento: Las tarifas del hotel corresponden a un promedio de establecimientos de categoría media en el centro de Buenos Aires. Tal como fue explicitado en el presupuesto, una noche en el Hotel NH de categoría media tiene un costo aproximado de USD 85 (para una habitación single estándar, con desayuno incluido, según cotización en Booking).
• Duración de la estadía: Efectivamente, se ha presupuestado el alojamiento para 3 noches, considerando un encuentro de 2 días y medio de duración.
• Traslados y merchandising: Tomamos debida nota de la necesidad de incluir los traslados desde y hacia el aeropuerto en el presupuesto como parte de los costos asumidos por el Comité Organizador, así como de respetar los límites establecidos para los costos de merchandising.
• No obstante, consideramos importante destacar que los costos asociados a la organización, merchandising, alojamiento y otros rubros son considerablemente elevados en Buenos Aires. Por ello, solicitamos que la Fundación tenga en cuenta esta situación al evaluar la propuesta, a fin de garantizar que el presupuesto refleje de manera realista las condiciones económicas locales y permita la realización exitosa del evento.
• Alquiler de espacios y servicios: Los costos asociados al alquiler de espacios para el encuentro, servicio técnico, comidas y coffee breaks corresponden a cotizaciones reales. Los presupuestos detallados están disponibles y pueden ser proporcionados en caso de ser requeridos.
• A pesar de ello, hemos realizado una reducción considerable en estos costos. Sin embargo, debido al corto plazo entre la devolución de la propuesta y la fecha de la nueva presentación, no hemos tenido la oportunidad de explorar nuevos espacios ni solicitar los presupuestos correspondientes.
• Cena del día 2: Respecto a la cena del día, propusimos dejar libertad a cada invitado para realizar los planes que prefiera, lo que permitirá ajustarse a sus preferencias personales. De todos modos, incluimos ahora la cena del día 2 en el nuevo presupuesto.
• Costos de facilitación: El costo de facilitación incluye servicios para los primeros encuentros virtuales, las jornadas de co-creación de la agenda del encuentro de octubre (tanto en formato presencial como virtual) y para el evento presencial. En caso de que sea necesario ajustar este rubro a los valores habituales de la Fundación, solicitamos se nos indique el monto límite establecido para poder realizar las modificaciones correspondientes.

Desafíos y riesgos

Percepción de continuidad con Iberocoop

Ya hemos desarrollado este tema previamente. Entendemos igualmente la preocupación respecto a la posible percepción de que este evento pueda representar una continuidad con Iberocoop. Sin embargo, queremos reiterar que este encuentro está diseñado específicamente para construir un nuevo espacio de diálogo colaborativo e inclusivo, centrado en las necesidades actuales de los afiliados hispanohablantes. Para garantizar esto, hemos implementado un proceso participativo y transparente, que incluye:

• Una encuesta previa que recoge las inquietudes y prioridades de los afiliados.
• Encuentros virtuales y una jornada de co-creación para definir una agenda consensuada y representativa.
• La participación de facilitadores externos que aseguran un enfoque neutral y centrado en los objetivos del encuentro. Estas medidas buscan fomentar un espacio verdaderamente innovador y adaptado a los desafíos actuales de nuestra comunidad. Reiteramos aquí que, a pesar de no ser una continuidad de Iberocoop, también la articulación de esa red de colaboración tuvo una larga historia de aciertos y avances en pro de la misión del movimiento Wikimedia. De esa trayectoria pueden extraerse, en su caso, aprendizajes positivos.

Toma de decisiones vs. diálogo abierto

Respecto a la observación sobre la participación de tomadores de decisiones, queremos aclarar que el evento está diseñado para incluir voces diversas y representativas de la comunidad hispanohablante. Si bien es importante contar con la participación de líderes y representantes de afiliados, esto no limita ni excluye la inclusión de otros actores clave. El enfoque del encuentro es promover un diálogo abierto y participativo, donde todas las voces tengan la oportunidad de contribuir. La fase previa de facilitación y los encuentros virtuales están específicamente diseñados para garantizar que las discusiones sean inclusivas y reflejen la diversidad de perspectivas presentes en la comunidad.

Balance entre alcance y viabilidad

Reconocemos la importancia de establecer un balance adecuado entre el alcance y la viabilidad del evento. En este sentido, queremos destacar que la ampliación de los temas a tratar responde a las necesidades identificadas en la encuesta previa, a los desafíos actuales del movimiento Wikimedia y al pedido expreso que hiciera la Fundación luego del rechazo de la propuesta realizada por Wikimedia España. Sin embargo, lejos de ser una desventaja, esta diversidad temática se abordará de manera estratégica y organizada. La jornada de co-creación y los encuentros previos permitirán priorizar los temas más relevantes y definir una agenda focalizada que maximice el impacto del evento. Además, contaremos con facilitadores expertos que guiarán el proceso para asegurar que las discusiones sean productivas y orientadas a resultados concretos. Reiteramos nuestro compromiso con la construcción de un encuentro que responda a las necesidades reales de los afiliados hispanohablantes y que promueva un diálogo inclusivo y productivo. Confiamos en que estas aclaraciones y ajustes contribuyan a una mejor comprensión de la propuesta y a un trabajo conjunto más efectivo.  

Saludos, Equipo Wikimedia Argentina y Wikimedia México--Gonzalo Bazgan (WMAR) (talk) 14:28, 27 March 2025 (UTC)