Grants talk:Programs/Wikimedia Community Fund/General Support Fund/Wikimedia Benin Annual Grant 2024 - 2025

Proposal Feedback for Submitted GSF Application

Dear Wikimedians of Benin User Group,

Thank you for submitting your application. The regional funding committee and regional program officers and expert staff reviewed your application and have the following questions and feedback for your response;

● We found that the proposal would have benefitted from better preparation - in the review, it felt rushed and not well thought through in terms of answering the question - what is informing the affiliate in identifying the proposed projects for funding?

● We find it important that you establish a theory of change to inform what programs and supporting activities need to be done. In other words - why are you doing all the proposed campaigns and in an year?

● We are keen to know - where the activities will take place.

● We generally find that the proposal to implement the shared activities ambitious - given previous activities done and beyond the limitations of rapid funds.

● We would like to know how the proposal was developed - how was the community involved in the development of this proposal?Please share documentation on the same.

● We see you are interested in ensuring healthy governance and are curious on how you plan to measure progress on the same including on aspects of transparency and accountability.

● We see a lack of efficiency in your approach to resourcing including on items like printing , social media and some of the proposed roles - there is repeated costs and also overlap in mandate.

● We see you have roles included in the proposal and are keen to understand how those were agreed upon and especially for the paid roles. Additionally, who are the volunteers in the core-team that actively inform the decision making process.

● We see you have an RWIC education program and would like to know who are the certified trainers you will be working with?

● Please update the timelines of your proposal to reflect January 2025 - December 31st 2025. The grant term of all requests from this round begin anytime from January 1st 2025.

● On policy work ;

○ One of the concerns’ highlighted by an expert reviewer is that the Grant application has a really strong focus on policy work, but it is not clear that the organization has a strategy for addressing this: events and activities are focused on existing programmatic activities that don't correspond with this policy work, additionally they have checked all of the types of policy work.

● Here is feedback from the Global Advocacy team that we are aligned with;

○ No to funding the proposed advocacy work

○ Rational: The user group’s plans identify core public policy priorities for the Wikimedia movement such as copyright reform and legislation that promotes free speech online. However, at present the advocacy areas that they outlined are too ambitious and therefore not achievable. The application mainly highlights the desire to build a broad program rather than to target a specific legislation. The Benin group has never engaged with Wikimedia advocacy initiatives before and are now proposing to work on multiple ambitious topic areas that range from digital infrastructure to free speech and copyright. These initiatives - particularly those related to education or to expand Internet access in rural and marginalized areas - are outside the scope of the advocacy grant funding criteria. We would like to see the user group identify 1-2 of these areas and provide detailed information about how they plan to advocate for these issues. We would also encourage them to consider first joining existing policy advocacy campaigns so they can learn with and from other Wikimedians who are pursuing similar objectives, such as the Ghana Polls Project (Open Foundation West Africa) to merge media literacy goals with the topic of disinformation which many governments are concerned about, Wiki Loves Broadcast campaign that promotes access to information, or the campaign that Creative Commons is running (with participation from many Wikimedians) to push UNESCO to produce a recommendation on open culture and heritage, which builds on the success of the campaign that led to the recommendation on open educational resources. Details we’re looking for include:

■ Are there any bills that have already been proposed related to copyright and public domain law, or open data policies, or free speech?

■ What government entities and relevant parties in Benin do they plan to engage for copyright reform work, and how?

■ How will they work towards government data openness? What opportunities or existing relationships do they plan to leverage? If none, how do they plan to build these?

● Lastly, please review your metrics and provide more details. For instance what makes up the participant number ? What Wikipedias will you be contributing to? Additional details will be informed by clarity on knowing what you will measure to give an indication of progress on the strategic programs you will work on. The metrics should be clear - measurable and can be tracked to allow for comparison.

Thank you and we look forward to hearing from you on the comments shared and if you would like to meet with the regional funding committee, please inform the program officer.

On behalf of the regional funding committee and staff Aristidek5maya (talk) 11:12, 29 October 2024 (UTC)

Nous vous remercions d’avoir pris le temps d’examiner notre demande et de mieux comprendre nos motivations. Avec votre accord, nous souhaitons fournir en français des réponses aux questions que nous trouvons aussi pertinentes que objectives.

● Planification des activités sur 12 moisː Nous avons prévu toutes les campagnes sur une durée d’un an, car notre subvention annuelle sera mise en œuvre sur cette période. La plupart des activités proposées sont celles que nous réalisons chaque année de manière régulière depuis 2019 soit avec des rapid grant ou micro fin ou des initiatives collectives avec les membres du groupe. Nous avons l’intention de maintenir cette dynamique tout en intégrant de nouvelles innovations.

● Lieux où les activités se déroulerontː nous avons prévu que la plupart d’entre elles seront réalisées dans les grandes villes du Bénin, telles que Cotonou, Porto-Novo, Ouidah, Abomey et Parakou. Occasionnellement, des activités auront lieu dans des localités plus reculées, en s’appuyant sur de petits groupes ou clubs existants afin d’assurer une meilleure inclusivité et un impact global.

● Préparation de cette demandeː Plusieurs tâches ont été effectuées. En effet, nous avons organisé des réunions avec différents groupes pour leur expliquer les enjeux de cette demande. Lors de ces réunions, nous avons recueilli des propositions d’activités de la part des groupes ainsi que des responsables de projets et de campagnes précédentes, ce qui a contribué à l’élaboration du budget de cette demande.

● les Rôles, les bénévoles et les personnes rémunéréesː Nous souhaitons vous informer que les membres du bureau exécutif sont des bénévoles. Des personnes seront rémunérées conformément aux décisions prises par le groupe lors des réunions planifiées.

● Programme de formation RWICː Nous ne disposons pas de personnes certifiées en interne. Cependant, nous collaborons déjà avec des professionnels certifiés issus d'autres communautés, que nous sollicitons régulièrement pour des transferts de compétences.

● Mise à jour pour la période de janvier 2025 au 31 décembre 2025 est déjà faite conformément à vos recommandations

● Droits d’auteur, le domaine public, les politiques de données ouvertes et la liberté d’expressionː Nous ne sommes actuellement pas au courant de nouvelles propositions de lois au Bénin, à l’exception de celles en vigueur depuis plusieurs années. Nous considérons que ces initiatives relèvent des institutions étatiques et gouvernementales, bien que nous puissions, à l’occasion, faire des plaidoyers auprès de ces institutions. A toutes fins utiles nous pouvons citerː Portail de données ouvertes à travers l’Institut National de la Statistique et de la Démographie (INStaD) qui permet l’accès libre et gratuit à des données publiques, favorisant la transparence et l’innovation. Le Code du numérique de 2018 ayant pour but de réguler l’espace numérique, Constitution révisée en 2019 qui garantit la liberté de la presse et protégée par la loi organique sur la Haute Autorité de l’Audiovisuel et de la Communication (HAAC).

● Implication des entités gouvernementales au Bénin la réforme du droit d’auteur: Les gouvernements et institutions, y compris le Bureau béninois du Droit d’Auteur et des Droits voisins, ainsi que les organisations non gouvernementales (ONG) locales et internationales, le secteur privé avec ses startups, peuvent tous contribuer à développer des solutions innovantes pour faciliter l’accès et l’utilisation des données ouvertes. Ce sera à travers de la communication, l’information et l’éducation

● Données ouvertes gouvernementales au Béninː les Données ouvertes peuvent être vulgarisées à travers l’engagement communautaire, des formations, l’éducation et à la sensibilisation de acteurs en s’appuyant sur l’innovation et la technologie. Des acteurs comme des ong, des écoles, les acteurs de la société civile.

Au nom du groupe Wikimédia Bénin, je vous remercie de l‘attention que vous portez au projet Si vous avez des questions, je reste disponible cordialement. Adoscam (talk) 15:32, 5 November 2024 (UTC)

Réponses aux questions du comité après les premières délibérations

Bonjour au comité des subventions, Nous vous remercions pour votre réponse, votre soutien et l’intérêt considérable que vous accordez à notre demande de subvention générale.

En ce qui concerne les activités à prioriser, nous tenons à souligner que toutes sont d'une grande importance. Il est difficile pour nous de déterminer lesquelles sont les plus urgentes, car chacune d'elles est essentielle en raison de l'impact qu'elles auront sur le mouvement Wikimedia au sein de notre communauté au Bénin. Cependant, afin de faciliter l'évaluation de notre demande de financement général et de garantir une collaboration efficace avec le comité des subventions, nous proposons de prioriser certaines campagnes annuelles. Celles-ci incluent notamment : Wiki Loves Africa 2025 au Bénin, Wiki Loves Earth 2025 au Bénin, Wiki Loves Folklore 2025 au Bénin, Wiki Loves Monuments 2025 au Bénin, Wiki for Human Rights 2025 au Bénin, Wikidata's Birthday, et l'Africa WikiChallenge 2025 au Bénin.

̈Ces campagnes qui sont des campagnes annuelles exécutées depuis 2019, nous permettent de rester dans la dynamique de continuer à combler le grand fossé informationnel criard en termes de contributeur·trices, de contenu en images et en écriture sur l'Afrique en général et le Bénin en particulier. Par ailleurs, ces campagnes nous permettront de maintenir notre communauté en construction active, de recruter de nouvelles personnes en termes de participants et en termes de nouveaux responsables de projet ou de campagnes pour assurer la continuité, le transfert de compétences dans le board de wikimedia Bénin.

Biais de genre

Nous poursuivons les campagnes Gender Equality in Benin, Shesaid et Art + Feminism, car nous estimons essentiel de réduire le fossé et les biais de genre sur Wikipédia et ses projets associés. Ces campagnes sont une opportunité pour recruter de nouvelles personnes, notamment des femmes, afin de lutter contre le biais de genre, aussi bien en termes de contributrices que de contributions portant sur les femmes, le féminisme, le genre ou d'autres sujets sous-représentés, en conformité avec les critères d’admissibilité et les principes fondamentaux de Wikipédia. Elles nous permettront également de renforcer nos partenariats existants et de créer de nouvelles relations, tant au niveau national qu'international, avec des acteurs du mouvement, qu'ils soient affiliés à Wikimedia ou non. Ces initiatives constituent une occasion de poursuivre la construction d’une communauté de femmes, tout en rendant le mouvement Wikimedia Bénin plus inclusif en matière de genre. Ateliers Wikifon et concours Wikifon

Plus de 12 mois après le lancement en octobre 2023 du projet Wikipedia Fon en langue fon (la langue locale la plus parlée au Bénin), cette plateforme a franchi le cap symbolique de 2000 articles, avec plus d’une cinquantaine de contributeurs et contributrices. Cela contribue à mettre en lumière nos langues maternelles au sein de la communauté locale, qui se sentent désormais davantage concernées par la réduction du fossé lié aux langues minoritaires. Nous souhaitons poursuivre cette initiative pour continuer à développer cette communauté de contributeurs et contributrices en langue locale à travers des ateliers, des campagnes de contributions, des Editathons et des concours. Ces activités permettront un transfert de compétences progressif à ce groupe en formation, les rendant ainsi plus autonomes dans les années à venir, qu'ils soient affiliés ou non.

Campagne 1lib1Ref (pour bibliothécaires)

Nous maintenons également la campagne 1lib1Ref en partenariat avec les bibliothécaires et documentalistes du Bénin, ainsi qu’avec les bibliothèques et les institutions GLAM Wiki.

Résidences wikipédiennes Nous voudrions bien expérimenter les résidences wikipédiennes, mais en passant de trois à une seule résidence, car il s'agit de notre première édition. L'objectif est de renforcer nos partenariats avec les institutions locales, notamment les bibliothèques et la Direction des Archives Nationales.

Activité Tapis Rouge

L’activité Tapis Rouge est également maintenue. Elle nous permettra de continuer à collecter des portraits photographiques des personnalités notables du Bénin lors d'événements publics et officiels. Cette initiative contribuera non seulement à réduire le fossé informationnel en matière d'images des personnalités publiques, mais aussi à enrichir la représentation de ces figures importantes sur Wikipédia.

En conclusion voici la liste des activitées que nous avons retenuesː̽ Wiki Loves Africa 2025 in Benin, Wiki Loves Earth 2025 in Benin, ̽Wiki Loves Folklore 2025 in Benin,̽Wiki Loves Monuments 2025 in Benin, ̽#Wiki for Human Right 2025 in Benin, Wikidata's Birthday 2025 in Benin, Africa WikiChallenge au Bénin 2025, Wikimediens en résidence (réduite de 3 personnes à 1 personne), Ateliers Wikifon 2025 in Benin Concours Wikifon 2025 in Benin, Gender Equality 2025 in Benin, Shesaid 2025 in Benin, Art + Feminism 2025 in Benin, Tapis rouge 2025 in Bénin

Le nouvel onglet et les mises a jour seront fais dans quelques heures pour plus de conformité

Nous espérons que ces élément de réponses vous permettront d'avancer dans le processus de délibération. Si vous avez des questions, nous restons disponibles. Au nom du group Wikimédia Bénin. Cordialement Adoscam (talk) 16:55, 23 November 2024 (UTC)

General Support Fund Approved at Local Currency Equivalent of 20,000 USD

Dear Wikimedia Benin User Group,

Thank you for submitting your application seeking General Support Funds - Wikimedia Community Fund. The MEA Regional Committee and Staff have reviewed, discussed and deliberated upon your application and made the decision to fund you 20,000 USD for the grant period of 1st January 2025 - 31st December 2025.

Here are a few points to note on the decision:

• We recognize that the team shared has the expertise needed from a Wiki perspective to support meaningful contributions to Wikimedia projects.
• We observed that even after providing the feedback and requesting for further information, you were not able to articulate clearly your working theory of how the strategies you have proposed and activities will result in the impact you desire. For us, that continues to show the challenge you have of connecting all the work together - an important approach to have when establishing long-term plans, and working with long-term resources for change.
• We were uncertain on how you would manage your capacity organizing the Wiki Convention Francophone 2025 and at the same time implement the more than 18 core activities in the same period of time.
• With that, the funding provided will be supportive for about 4 to a max 5 core campaigns/activities ensuring that campaigns have the needed capacities available to support their planning, implementation and monitoring, evaluation and learning. This will also ensure that volunteers participating in these activities do not experience participation fatigue and for those involved organizer burnout.
• In addition to the campaigns please include workshops/training especially knowing that photo contests are not always the most efficient and effective ways of skilling Wikimedians on meaningful contributions to the projects.
• We see an opportunity for you to link volunteer engagement motivation to conference participation - this would evolve your prizes approach which we see a need to rethink. Motivation can be supported beyond prizes.
• We see a possible breakdown of the funded amount supporting, 4-5 activities [ redesigned ], operational costs connected to internet and mobility support, possible regional conference participation, contingencies and fiscal partner fees.
• We see an opportunity to learn from the fiscal partner -  financial management capacities that can support any future growth in resource management.
• Lastly, we see a need and opportunity for the affiliates to embark on leadership development and succession planning - ensuring that we have new leaders supporting the development of the community. We hope to see an update on this in our mid-learning session.

Once again, Congratulations! We thank you for your participation in the grant application process and hope to continue to journey with you as you embark on a new year of project implementation.

Best regards from the MEA Regional Committee and Staff, FElgueretly-WMF (talk) 09:36, 14 December 2024 (UTC)