Grants talk:Programs/Wikimedia Community Fund/General Support Fund/Wikimedia Portugal Annual Plan 2025

Feedback from the Northern and Western Europe (NWE) Regional Funds Committee on your proposal FY25

Dear Wikimedia Portugal Team,

Thank you for your application to the General Support Fund in Fiscal Year 2025. The NWE Regional Funds Committee and external experts evaluated your submitted materials and wish to give the following feedback:

• The Committee was delighted to see the progress made in building a sustainable staff structure, reflecting on and acknowledging past challenges via SWOT analysis, starting the strategy work, building an MoU with WELx, expanding the Board, and considering communication, marketing and financial sustainability plans (e.g. changing status to became public utility organization and plans for EU project participation).
• Your plans to hire a communication person were well received in light of recent global events where Wikimedia’s role in fighting disinformation is enhanced. While WMPT has been active on social media, a more strategic and structured communication was needed to reach out to new communities, and to highlight your activities. This 0.5FTE position would bring most value if focused on stressing the importance of critical thinking, verifiable information, and discussing key issues publicly in an ordered and educated way.
• Overall, the task list and partnerships seems ambitious and coherent. Collaboration with university and research organizations is very welcome and builds on existing initiatives, while addressing minority languages has been a long time request from the Committee that we are happy to see being taken into account.
• Finally, it is also great to see that you engage more with the GLAM-Wiki community, especially with the increased attention to Wikimedian in Residence programs which hold the potential for upscaling.

While elaborating on your proposed plans, some proposals emerged for you to consider:

• More collaboration with other thematic groups in non-majority languages in Europe, especially in Southern/Latin Europe.
• Consider the engagement of senior/retired citizens (next to plans with high schools) to widen the volunteer editor network in Portugal, and also consider collecting and analyzing feedback from established volunteers, new or returning editors, both young, adult and senior citizens to understand better your community’s needs and experiences with WMPT’s activities.
• In the field of diversity work, developing regular activities with immigrants (especially from African Portuguese-speaking countries, but also Brazil), low-income people, etc.).
• In the field of education, develop a more concrete programmatic plan, based on recommended peer-learning from WMCZ and WMIL.

The Committee also had questions in the following 5 areas:

Vision:

• It remained unclear, what is your long-term vision for Wikimedia Portugal over the next 3-5 years?
• How have you incorporated lessons learned from past initiatives and the result of the SWOT analysis into your current proposal?

Volunteer engagement and consultation:

• How is the volunteer (online and offline) community influencing this proposal?
• How, and when will the community members be engaged in a consultation about the priorities and activities planned for this year and for the next few years (ie. the strategy that is in the making)?
• Connected to the previous point, how will feedback be regularly collected from the community regarding the impact of your activities (e.g. surveys, focus groups, or feedback sessions after events)? How will this feedback be analyzed and used in future?
• What are your strategies concerning setting up and maintaining contributor communities outside Porto and Lisbon?
• How do you plan to address in the future community issues (dissent, mistrust, interpersonal conflicts) in the new strategy?

Thematic aspects:

• Given that you have a section addressing digital literacy and “free knowledge and technology”, do you plan to engage in “public policy advocacy” (starting at the intersection of GLAM and policy)?
• Since the chapter is co-organizing in 2025 a high-level international GLAM Wikimedia conference in the country, how do you plan to leverage this unique opportunity for community support and engagement, public policy advocacy, adding Portugal to the agenda, and for creating new GLAM/EDU (especially university level) partnerships?
• The application mentions several Wikibase instances, what is the need or reason to maintain Wikibase instances instead of directly improving Wikidata? Would all Wikibase instances be federated?
• Regarding the work on Mirandese, what are the strategic priorities, and community support for building a WP editing community versus for documenting the Mirandese language and culture in their diversity (e.g. via lexemes on Wikidata, recording pronunciations on Commons, capturing video interviews or testimonials of Mirandese speakers, transcribing any extant Mirandese literature on Wikisource, and improving coverage of Mirandese language and culture in Wikipedia in other languages (beyond Portuguese)?

Budget: The Committee raised questions about the number and high direct costs of in-person events, which, in relation to the number of participants, seems disproportionate.

• How do you reflect on the purpose (e.g. networking, community building, learning, attracting newcomers, reaching partners, etc.) and the impact of these events (in terms of their value for building community, improving Wikimedia projects, or increasing the perception of society and citizens about Wikipedia? In other words, do you reflect on how many editors are returning? How many Wikipedia pages are created? How are they improving Wikimedia projects or your community?)
• How do you plan to rationalize the direct costs of these events across the portfolio, given that they usually take place in locations of well established partners, and you could be using effectuation methods (like does WM Austria), turning some of them into online events, or could introduce entry fees/find sponsorship agreements to support these events?

Metrics in general:

• Since reported and planned metrics are incomplete, how do you plan to improve your metrics and reporting practices on unique participants and on new and edited Wikipedia articles (next to Commons)?

In terms of the schedule for our review process, please complete your review and responses to committee feedback by April 20th, 2025. After this time, the Regional Committee will begin a final review of the proposal to make a formal decision. Thanks again for your work on the proposal and supporting our review.

On behalf of the NWE Regional Committee == ABruszik-WMF (talk) 10:31, 8 April 2025 (UTC)

Thank you for your positive feedback and suggestions, which have much improved our view for the next period. Some of these we have also been thinking about such as collaboration with other thematic groups in non-majority languages, which is one of the goals of the Porto Meeting; and the engagement of senior/retired citizens, where we have had some pilots in third age universities (see for example, https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Projeto_Universidade_S%C3%A9nior_em_Portugal_Apresentacao_WikiCon_Portugal_2020.pdf). In regards to the field of education, we recently joined an Erasmus+ proposal with WM Ireland and other WM affiliates that will help us get concrete programmatic planning going and open some avenues for us in that direction.

Regarding our strategic planing, let us inform you about the process. We had shared our SWOT analysis and strategic objectives, and from those two analyzes we had obtained a list of actions needed, with goals, KPI and timelines, among other useful information. We are using that list of actions to create our operational plan for the next years, with clear goals and metric indicators, timeline of effort and resources needed. Likewise, we are in the process of evaluating what will have to be done in the next years in order to achieve our goals, how our activities will help us achieve those goals or not, and how to balance our effort towards productivity. Some of the questions you are making us are the exact same questions we are trying to answer within the process of the strategic plan, and so they are helpful to us.

Vision:

1. It remained unclear, what is your long-term vision for Wikimedia Portugal over the next 3-5 years?

Response: Nos próximos 3 a 5 anos, pretendemos que a Wikimedia Portugal se torne num ator preponderante nos campos do conhecimento e cultura livre, e acesso aberto à informação.

Pretendemos usar a nossa rede de parceiras consolidadas na academia, bibliotecas e arquivos, assim como nas comunidades de cultura e software livre para expandir o nosso raio de ação de forma sustentada. A título de exemplo, temos neste momento 4 estágios curriculares universitários envolvendo a Wikimedia Portugal, a Biblioteca Nacional, a Universidade do Porto e o CODA, a tratar e passar informação da BNP para o wikidata.

Pretendemos fazer o mesmo nos sectores para onde pretendemos ter uma participação mais ativa, tentando servir como elemento aglutinador em vez de mais um agente.

1. How have you incorporated lessons learned from past initiatives and the result of the SWOT analysis into your current proposal?

Response: Como resultado da análise SWOT, elaboramos uma lista de ações que pretendem melhorar os pontos identificados como fraquezas e ameaças, conforme o documento partilhado, na tab “SWOT”:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/18iTqbJ-Mw0XnCZJhQ3FDIvaLEO1MVk4Z/edit?gid=583977557#gid=583977557

Estas ações serão transferidas para um plano de ação, com calendarização das ações, indicação da pessoa responsável pela sua execução e os recursos alocados para a sua concretização. O plano de ação calendarizado contempla também ações decorrentes dos objetivos estratégicos. Este último documento ainda está em construção, mas poderá ser partilhado com o comité no futuro próximo.

Volunteer engagement and consultation:

3. How is the volunteer (online and offline) community influencing this proposal?

4. How, and when will the community members be engaged in a consultation about the priorities and activities planned for this year and for the next few years (ie. the strategy that is in the making)?

5. Connected to the previous point, how will feedback be regularly collected from the community regarding the impact of your activities (e.g. surveys, focus groups, or feedback sessions after events)? How will this feedback be analyzed and used in future?

Response:

Estamos sempre recetivos a receber feedback por parte da comunidade, que faz questão de partilhar ideias e dar a sua opinião sobre o desenrolar dos eventos, apresenta propostas para o que gostava de ver organizado e como. O plano anual já incorpora ideias e propostas que surgiram dos voluntários, e estão planeados momentos de discussão sobre alguns pontos em que já demonstraram interesse em discutir com mais detalhe.

A comunidade esteve envolvida no planeamento das atividades deste ano, por exemplo, na partilha e discussão nas assembleias gerais e, de forma mais particular, com os voluntários que organizaram e participaram nos eventos presenciais. Nós consultamos a comunidade para a elaboração destas propostas através de encontros online em quintas-feiras à noite durante o mês de Novembro, no dia 28 de janeiro e 8 de fevereiro (e.g. https://etherpad.wikimedia.org/p/WMPT_2025_eventos). Também foram tidas discussões estratégicas após eventos presenciais como os Wikidata Days, o Dia do Domínio Público e após as Assembleias Gerais. Globalmente, teremos uma discussão alargada acerca das atividades tidas (feedback dos inquéritos pós-eventos) e futuras (planeamento) na nossa WikiCon Portugal 2025: wmpt:WikiCon_Portugal_2025

Na preparação de grandes eventos, tentamos obter ao máximo o envolvimento da comunidade, explorando espaços onde podem apontar o que esperam desse evento, e partilhando ideias, como em   wmpt:WikiCon_Portugal_2024/A_minha_WikiCon, e tentando acolher na medida do possível as ideias da comunidade.

Depois de cada um dos eventos presenciais, temos aplicado um inquérito de satisfação enviado a todos os participantes através do LimeSurvey, com análise quantitativa e qualitativa. Um exemplo dos resultados quantitativos pode ser visto aqui: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Wikidata_days_2024_Portugal_in_numbers.png

Tendo em conta a diversidade e know-how dos voluntários e sócios da WMPT, foi utilizado o conhecimento de alguns sócios na elaboração de planos estratégicos noutros contextos Wikimedia e de software livre.

6. What are your strategies concerning setting up and maintaining contributor communities outside Porto and Lisbon?

Response: Fora dessas cidades a implantação de comunidades locais é mais complexa. Contudo, temos aproveitado as zonas onde existem membros ativos e interessados em desenvolver atividades locais, para, gradualmente, tentar desenvolver uma pequena comunidade. Para isso, tentamos que ocorram pequenas atividades envolvendo a comunidade GLAM local, e, especialmente, as comunidades onde a WMPT já têm mais contactos e atividades, nomeadamente as comunidades open source, academia e GLAM.

Neste momento, temos uma gestora de projetos residente em Seia (Serra da Estrela). Ambos os membros do staff trabalham remotamente e deslocam-se para apoiar actividades por todo o país. A direção da Wikimedia Portugal também representa a diversidade geográfica do país (Porto, Coimbra, Lisboa e Miranda do Douro).

Por fim, temos atividades maiores a decorrer fora de Lisboa e Porto (e.g. WikiCon Portugal 2025 in Seia, 2024 em Évora) ou de forma repartida (e.g. Porto Meeting no Porto e Miranda do Douro). Definimos que a WikiCon terá como objetivo cobrir o país, sendo organizada todos os anos em distritos diferentes. Também, nos critérios de atribuição de bolsa para participação nos eventos presenciais está incluída a premissa da diversidade e equidade territorial.

7. How do you plan to address in the future community issues (dissent, mistrust, interpersonal conflicts) in the new strategy?

Response: O foco até agora têm sido nas adaptações aos estatutos para tornar a gestão mais ágil, e a definição do plano estratégico. Um dos próximos passos importantes será precisamente o debate e aprovação de regulamentos e ferramentas para lidar com conflitos internos, nomeadamente a alteração ao regulamento interno, a criação de um código de conduta e uma política de espaço amigável. Esperamos nos próximos meses ter esses documentos aprovados, sendo uma das ações resultantes da análise swot, incluída no plano de ações calendarizadas.

Thematic aspects:

8. Given that you have a section addressing digital literacy and “free knowledge and technology”, do you plan to engage in “public policy advocacy” (starting at the intersection of GLAM and policy)?

Response: Sim, de forma gradual. O nosso plano de comunicação contempla um conjunto de ações de comunicação externa com o objetivo de aumentar a perceção e o conhecimento público sobre os projetos Wikimedia e das tecnologias e políticas associadas, nomeadamente licenciamento livre e software livre. Desta forma, cada ação virada para o público exterior à comunidade Wikimedia (e.g. GLAM e outreach) começam por demonstrar a importância do conhecimento, do software livre e das licenças abertas. O maior exemplo disso é o Dia do Domínio Público, acolhido em janeiro pela Biblioteca Nacional de Portugal, e que reúne representantes das principais instituições GLAM e decisores políticos do ramo da cultura.

Para além disso, integramos um grupo de importantes entidades culturais (e.g. Acesso Cultura) que está a procurar trazer à discussão no Ministério da Cultura de Portugal a sua política de Acesso Aberto, tendo sido dinamizadas reuniões e entregue uma carta assinada pelo conjunto de entidades com várias preocupações. Ainda dentro deste grupo, a Wikimedia Portugal têm encetado esforços para que haja uma maior coesão, com posições comuns e uma maior entreajuda, assumindo um papel consertador e agregador.

Trabalhamos diretamente com a D3 - Associação dos Direitos Digitais no sentido de pressionar as políticas públicas no que toca ao acesso aberto. Para além disso, assinamos com a Biblioteca Nacional de Portugal um protocolo de estágio para a abertura das coleções relacionadas com a língua portuguesa e com as línguas minoritárias não-europeias.

9. Since the chapter is co-organizing in 2025 a high-level international GLAM Wikimedia conference in the country, how do you plan to leverage this unique opportunity for community support and engagement, public policy advocacy, adding Portugal to the agenda, and for creating new GLAM/EDU (especially university level) partnerships?

Response: Temos alguns eixos de ação, onde pretendemos obter ganhos efetivos:

1. Organização interna - O trabalho desenvolvido até este momento têm sido extremamente proveitoso. Trabalhar com o Connor Benedict têm sido produtivo, nomeadamente na aquisição de competências em gestão de projetos,  e planeamento de grandes eventos.
2. Motivação da comunidade - A comunidade quer colaborar, aumentando assim o seu envolvimento ativo. Pouco após a publicação da notícia no diff, tivemos o contacto de uma pessoa que trabalhava já na academia com o wikidata, e não tínhamos conhecimento.
3. Envolvimento com os GLAM- Está a ser uma oportunidade para motivar e dar uma timeline para que as grandes instituições nacionais tenham projetos a apresentar pela altura da conferência. Este é um ponto extremamente importante, que tentamos explorar ao máximo.
4. Estratégia para os GLAM- Está a permitir fazer uma radiografia do estado do setor glam em Portugal, onde trabalhamos no sentido de definir quais as entidades e projetos prioritários em termos de implementação de projetos, e quais as entidades onde não existe um entusiasmo tão grande atualmente, mas em que um evento deste género pode servir como catalisador para projetos futuros.

10. The application mentions several Wikibase instances, what is the need or reason to maintain Wikibase instances instead of directly improving Wikidata? Would all Wikibase instances be federated?

Response: Todas as Wikibases são federadas e criadas pelos parceiros institucionais, numa estratégia de experimentarem o seu uso como ferramenta interna de trabalho, possibilitando dessa forma uma posterior integração dos dados na Wikidata. Os dados constantes não se encontram preparados para serem carregados diretamente no Wikidata, porque, em alguns casos, são recolhas de dados científicos primários.

Foram criadas como instâncias Wikibase para que os parceiros GLAM e instituições académicas possam fazer curadoria sobre os dados e artigos antes de os lançarem nos projetos totalmente abertos. As Wikibases não são instâncias finais, pois todos estes conteúdos serão transferidos para o Wikidata e Wikipédia (usando a Wikibase e a MediaWiki como fonte, caso sejam compilações de dados primários).

11. Regarding the work on Mirandese, what are the strategic priorities, and community support for building a WP editing community versus for documenting the Mirandese language and culture in their diversity (e.g. via lexemes on Wikidata, recording pronunciations on Commons, capturing video interviews or testimonials of Mirandese speakers, transcribing any extant Mirandese literature on Wikisource, and improving coverage of Mirandese language and culture in Wikipedia in other languages (beyond Portuguese)?

Response: No caso do mirandês, trabalhamos sobre esses dois eixos estratégicos, usando recursos diferentes. Por um lado, estamos a usar os contactos com as entidades locais de defesa e preservação da língua e cultura, no sentido de dar formação e apoiar a criação e desenvolvimento de uma comunidade local. Este é um ponto onde estamos mais dependentes do envolvimento das instituições locais, e é necessária uma maior rede estabelecida localmente.

Por outro lado, exploramos os contactos já existentes, dando aos académicos que já estudam e documentam a língua e a cultura formação e acesso às ferramentas e plataformas Wikimedia. Com estas ações pretendemos otimizar esforços: usar a nossa rede de parceiros para potenciar as ações.

Por exemplo, em janeiro reunimos grande parte dos linguistas que estudam a língua mirandesa, e num evento de formação foi criado o lhenguabase, que é neste momento o único recurso lexicográfico aberto que documenta esta língua. Durante o Porto Meeting, teremos alguns dos maiores linguistas de Lingua Mirandesa a dar palestras e a receber formação sobre Lingua Libre. Em conjunto com eles, pretendemos fazer gravações fonéticas, assim como explorar outros recursos da Wikimedia. Ainda neste campo, estamos a revitalizar o Centro de Estudos Mirandeses da Universidade do Porto.

Trabalhamos diretamente com a maioria das associações em Miranda do Douro, que estão diretamente ligadas à língua e interessadas em descrever o seu próprio património, e estamos a ponderar a utilização de concursos como os Wiki Loves Monuments, Earth e Folklore como forma de estimular o carregamento nas plataformas através de categorias específicas. Para estas categorias, estamos a envolver os nossos parceiros locais.

Budget:

The Committee raised questions about the number and high direct costs of in-person events, which, in relation to the number of participants, seems disproportionate.

12. How do you reflect on the purpose (e.g. networking, community building, learning, attracting newcomers, reaching partners, etc.) and the impact of these events (in terms of their value for building community, improving Wikimedia projects, or increasing the perception of society and citizens about Wikipedia? In other words, do you reflect on how many editors are returning? How many Wikipedia pages are created? How are they improving Wikimedia projects or your community?)

Response: Sim. Os eventos são programados com objetivos específicos, e desde o ano passado que começamos a usar sistemas de avaliação dos eventos, assim como da monitorização do seu impacto, mecanismos que estamos a aprimorar dentro do plano estratégico. Por exemplo, na última edição dos Wikidatadays, os participantes puderam assistir e interagir com convidados de outras comunidades, e essa interação pessoal foi fundamental para hoje haver os 4 estágios curriculares universitários na Biblioteca Nacional, com mais instituições interessadas em replicar no próximo ano, tendo sido igualmente o elemento catalizador de um webinar destinado a bibliotecários universitários com mais de 40 inscrições. Já este ano, organizamos o wmpt:Grande Rallye da Calçada Portuguesa I, onde um grupo de académicos, membros de comunidades de software livre e wikimedistas, recolheram mais de 700 imagens de alto valor ciêntífico e documental sobre a calçada portuguesa na cidade do porto, assim como um conjunto de metadados que irão ser carregados no wikidata. Estes dados encontram-se já a ser utilizados para o estudo e a catalogação desse importante património cultural, havendo já interesse de entidades ligadas à gestão do património em estudar a realização do evento noutras cidades do pais.

Para todos os eventos organizados (ou co-organizados) pela WMPT são definidos objetivos e métricas de impacto e sucesso, apenas realizando os eventos com maior eficiência de recursos alocados versus o seu impacto (por exemplo, a formação para o staff de 16 entidades culturais municipais de Lisboa em detrimento de várias formações em cada uma dessas entidades). Usamos inquéritos de satisfação pós evento e algumas ferramentas de avaliação de impacto, mas com as definições das métricas de avaliação no Plano estratégico, estamos a implementar a utilização do dashboard, assim como o retomar de outras formas de publicação e partilha de resultados ( e.g. Open Knowledge Braga 2024/Relatório e History and Philosophy of Science).

13. How do you plan to rationalize the direct costs of these events across the portfolio, given that they usually take place in locations of well established partners, and you could be using effectuation methods (like does WM Austria), turning some of them into online events, or could introduce entry fees/find sponsorship agreements to support these events?

Response: No caso de eventos presenciais, a maior fatia do orçamento é dirigida a bolsas de deslocação e alojamento para a comunidade de voluntários, sendo o espaço geralmente garantido pelos parceiros, e com ganhos efetivos em termos de participação física. Os custos de alojamento têm subido imenso, por isso estamos a realizar eventos com mais de um dia apenas em casos que se justifiquem, e com benefícios evidentes. Ao mesmo tempo, com o apoio à realização de pequenos eventos locais, pretendemos ter comunidades locais mais fortes, que possam suportar futuros eventos, mais localizados, e, sem custos tão elevados.

Relativamente à componente online, está a ser discutida no âmbito do plano estratégico, contudo ainda sentimos a necessidade de ter alguns eventos físicos que também sirvam para juntar os voluntários, criando laços de fortalecimento da comunidade.

Metrics in general:

14. Since reported and planned metrics are incomplete, how do you plan to improve your metrics and reporting practices on unique participants and on new and edited Wikipedia articles (next to Commons)?

Response: Estamos a criar um workflow sistemático de avaliação e monitorização do impacto, susutentado na utulização de ferramentas já existentes, como o outreachdashboard (e.g. and Philosophy of Science]), e a recuperar a forma como anteriormente a coordenação das actividades era públicamente vísivel, assim como os resultados obtidos ( e.g. wmpt:Wiki Loves Monuments 2011 - Europe, wmpt:Grande Rallye da Calçada Portuguesa I/Relatório, wmpt:Open Knowledge Braga 2024/Relatório). Alchimista (talk) 11:49, 20 April 2025 (UTC)

Round 2 - FY2025 decision

Congratulations! The Northern and Western Europe Regional Funds Committee has recommended your proposal for funding!

The Wikimedia Foundation has approved the committee's recommendation to partially fund your proposal for EUR 129,768.74 for the implementation period of 01st July 2025 - 30th June 2026.

Comments regarding this decision:
The Committee appreciated the work started on the Strategy, the MoU developed with WELx, the communication plan, and efforts to onboard and stabilize the staff. Moving forward, the Committee urges the group to continue the Strategy development work, map activities and events to strategic goals, improve evaluation and learning efforts, and budgeting practices for events. Thank you for improvements made in the Board’s composition, extensions in the by-laws, and the continued growth with a mindset that involves improved online and offline collaboration with volunteers, investment in partnerships, exploring options for external funding sources, and connections between the Wikimedia world and other relevant stakeholders in Portugal and Portuguese-speaking communities outside Portugal. We look forward to learning more about your progress!

We thank you again for your contributions, and we wish you good luck with your activities in 2025/2026!

Next steps:

1. You will be contacted to sign a grant agreement.
2. If you have questions, you can contact the Regional Program Officer for the Northern and Western Europe Region.

Posted on behalf of the Northern and Western Europe (NWE) Funding Committee, ABruszik-WMF (talk) 09:57, 7 May 2025 (UTC)