Grants talk:Programs/Wikimedia Community Fund/Rapid Fund/Wiki Wastra:Mendokumentasikan, Melestarikan, dan Menyebarluaskan Batik 3 Negeri (ID: 23466826)
Add topicEndorsement from Thersetya2021 (talk)
[edit]I support this project since its aim is to preserving the heritage of the culture especially the batik. By documenting through the picture and articles, it will be helpful to spread the knowledge to people all over the globe. Besides, the budget is worth the result.
--Thersetya2021 (talk) 03:49, 27 July 2025 (UTC)
- Thank you for your support, hopefully this project that aims to help preserve batik can run smoothly and batik becomes more sustainable digitally and in knowledge for everyone. Enjoy! Candramawa99 (talk) 12:13, 5 August 2025 (UTC)
Review responses, questions and action items for your application
[edit]Hello @Candramawa99,
Thank you for your application. We have completed the initial review of your application. Here are the combined comments from the team (ESEAP Regional Funds Committee; Wikimedia Indonesia; ESEAP PO).
To summarise:
- Section 6 requires your response.
We look forward to your response by 6 August 2025. Please let us know if you require more time to respond. We can adapt.
Thank you.
Regards, Jacqueline on behalf of ESEAP Regional Funds Committee
--
| Review questions | Collated responses |
| 1) Is the proposal clear in terms of the change it wants to make? Does the proposal indicate value/impact potential? Is the proposal viable? | TO SOME EXTENT
Explanation The proposal’s goal—to systematically document, preserve, and share Indonesia’s “Batik Tiga Negeri” heritage on Wikimedia platforms—is conceptually clear and compelling. Filling gaps in Wikipedia ID, Wikipedia JA, Wikivoyage, and Commons with ~100 new/improved articles and ~300 media files addresses a genuine under-represented cultural topic. Batik is globally recognized; well-illustrated, well-sourced articles can boost readership and inspire further contributions. Phase 1 on Lasem could act as a model for phases on Pekalongan and Solo—if properly resourced and documented. The Wiki Wastra idea addresses a vital cultural-heritage gap and has real potential to enrich free knowledge.
|
| 2) Does the applicant have the experience (technical / organizing) capacity to implement this project? Does the applicant or team have experience on target Wikimedia projects? | NO
Explanation The team’s grassroots Wikimedia involvement is commendable, but the technical demands of systematic cultural documentation and the logistical complexity of a tri-region rollout exceed their demonstrated capacity. Without external partnerships, specialist training, or proven large-scale project management skills, this proposal faces steep implementation hurdles.
|
| 3) Does this proposal have support from Wikimedia community members? Has there been sufficient engagement of community members through the endorsement and feedback process? | NOT CLEAR
Explanation The proposal has garnered only one endorsement on its talk page, despite potential outreach to multiple regional communities. This singular endorsement suggests minimal buy-in and indicates applicants have not sparked broader interest or confidence among active Wikimedia contributors. Aside from the lone endorser, there’s no record of the team conducting pre-proposal caucus meetings, polling potential volunteers, or leveraging local GLAM partnerships. The absence of targeted recruitment efforts in Solo and Pekalongan raises doubts about the project’s ability to field enough participants for on-site documentation and article sprints. Also, the team must demonstrate that local stakeholders (artisans, students, heritage groups) actually want better batik documentation and will use Wikimedia as a platform. A rapid needs assessment, anchored by a simple survey, can turn unverified assumptions into concrete proof. |
| 4) Does the proposed budget adequately reflect the investment needed to achieve the proposed goals? | NO
Explanation The proposal dedicates roughly a quarter of its entire budget to hardware purchases, including a Fujifilm X-S10 camera (20,000,000 IDR), a Takara Prisma-60 tripod (1,000,000 IDR), and an external hard drive (1,000,000 IDR). Locking up 27 percent of funds in depreciating equipment without any rental versus purchase analysis severely constrains financial flexibility. There is no articulated plan for data backup or cloud storage, creating a single point of failure that could jeopardize the entire field documentation effort. Approximately 18 percent of the budget is reserved for transportation and lodging: round-trip volunteer transport (3,200,000 IDR), motorbike and city conveyance (2,200,000 IDR), and five days of accommodation for documentation teams (8,000,000 IDR). These line items are presented without vendor quotes, market comparisons, or contingency buffers for variables like fuel price surges or extended stays. The lack of justification for uniform travel allowances ignores real-world logistical complexities across Lasem, Pekalongan, and Solo. Nearly 30 percent of funds are earmarked for food, beverages, and event consumables, including multiple per-diem rates for committee members, local volunteers, and long-running editing sprints. Overlapping meal allowances risk double-counting, while the 21-day article creation stipend (10,080,000 IDR) appears arbitrarily low given potential schedule slippage or extra editing sessions. No bulk catering agreements or negotiated discounts are outlined, meaning costs could easily overrun if any event expands or participant numbers rise. Fifteen percent of the budget covers banners and stands (400,000 IDR), committee uniforms and batik samples (4,000,000 IDR), souvenirs (2,250,000 IDR), and flat-fee design services (2,000,000 IDR). There is no reuse or sustainability plan for printed materials, nor any breakdown of design deliverables or revision rounds. Critical line items—such as SIM cards or data packages, translation support for Javanese content, and digital asset management tools—are entirely absent, leaving major operational gaps unaddressed. Missing & Under-Budgeted Items
The total request—80,150,000 IDR (approximately 4,854 USD)—aims to produce 100 Wikipedia articles, 300 Commons media files, 10 Wikivoyage entries, plus three multi-site field campaigns with accompanying workshops. At this funding level, delivering high-quality multimedia content alongside capacity building and rigorous evaluation is severely underfunded. Without reallocating low-value consumables, embedding a meaningful contingency, or securing external partnerships, the project risks falling far short of its ambitious targets. |
| 5) Does the applicant show clarity in what they hope to learn from their work given the change they are hoping to achieve? | NO
Explanation The proposal fails to describe what the core team themselves hope to learn about project management, community mobilization, or technical Commons workflows. There’s no mention of internal debriefs, peer review sessions, or mid-project retrospectives. As a result, the team risks repeating mistakes—overspending on equipment, under-estimating travel complexity, or failing to recruit volunteers—without ever capturing or institutionalizing those insights. While the proposal conveys noble intentions to expand awareness and participation around Batik heritage, it lacks the clarity, specificity, and resourcing required to transform hopes into demonstrable learning outcomes. Without concrete objectives, measurement tools, and dedicated reflection processes, both participant gains and team insights will remain unverified—and the project risks failing to learn from its own experience. |
| 6) Questions or feedback to the applicant based on your review | We need a response to these questions
6a) Coordinating fieldwork in Lasem, Solo, and Pekalongan demands logistical expertise. Can you share a detailed project plan or past examples demonstrating your ability to manage multi-site field documentation? 6b) You propose purchasing a high-end camera, tripod, and hard drive that consume 25 percent of your budget. Why not rent equipment or borrow from partner institutions? Please provide a cost comparison or vendor quotes. There’s no contingency line (10–15 percent standard) to absorb unforeseen cost overruns—fuel price spikes, extra rental days, or workshop venue changes. How will you cover these risks? 6c) There may be a lack of proof of local demand. Will you conduct a rapid survey or focus group with artisans, students, and heritage groups to demonstrate real community need and volunteer interest? 6d) Only one Wikimedia talk page endorsement suggests minimal buy-in. What concrete steps will you take to secure endorsements from other Wikimedia active contributors? 6e) For Wikipedia and Wikivoyage, there may have positive effects on readership and the connection between articles. If your project is funded, could you also track net content re-used in your final report? Here are samples of how others teams have done this: |
JChen (WMF) (talk) 02:51, 1 August 2025 (UTC)
- Halo kak, terima kasih atas reviewnya. Berikut kami jelaskan beberapa hal yang masih belum terjelaskan pada proposal
- 1. Dalam proyek Rapid Fund “Wiki Wastra” yang kami ajukan mengenai “Batik 3 Negeri” tersebut akan berfokus pada hanya di Lasem terlebih dahulu. Sedangkan untuk Pekalongan dan Surakarta (Solo) akan dilanjutkan dan diajukan dalam proyek rapid fund berikutnya.
- Kemudian perlu kami informasikan bahwa kami sudah menjalin kerja sama dengan mitra lokal, yaitu Yayasan Lasem Heritage. Kami sudah berkomunikasi untuk bekerja sama dalam proyek tersebut, untuk saling bertukar informasi dan menambahkan hal-hal yang dibutuhkan dalam proyek Wiki Wastra ini. Yayasan Lasem Heritage akan membantu dalam menjalin hubungan dengan para produsen Batik Lasem.
- Kami juga bekerja sama dengan Pusat Kajian Jawa (PUSAKA JAWA) Universitas Gadjah Mada Yogyakarta untuk mengenalkan tentang Batik Lasem terutama di kalangan mahasiswa dan anak-anak muda.
- 2. Rencananya di awal proyek kami akan bekerja sama dengan Tim Kebudayaan WMID untuk memberikan pelatihan dan bimbingan terkait proyek-proyek kebudayaan dan GLAM.
- Perlu kami informasikan latar belakang dari tim inti dalam proyek tersebut merupakan orang yang menurut kami sudah tepat dalam bidangnya. Berikut penjelasannya:
- a. Ichsanudin Ahmad merupakan alumnus Program Studi Sastra Daerah untuk Sastra Jawa, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Mahir dalam keilmuan penerjemahan bahasa Jawa ke bahasa Indonesia maupun sebaliknya. Juga seorang fotografer pekerja lepas yang telah berpengalaman dalam dunia fotografi dan sering membuat konten. Berikut portofolio:
- Ichsanudin Ahmad in Yogyakarta, Indonesia:: Behance
- Portofolio Foto & Gambar Stok dari Ichsanudin Ahmad | Kontributor Shutterstock
- Ia juga merupakan tenaga bantu Arsiparis Keraton Yogyakarta yang banyak menerjemahkan dari Jawa ke Indonesia dan sebaliknya. Juga kontributor aktif Koran Kedaulatan Rakyat.
- b. Fhikri Latifi merupakan alumnus Program Studi Bahasa, Sastra, dan Budaya Jawa, Universitas Gadjah Mada. Berpengalaman dalam kegiatan digitalisasasi buku dan manuskrip kuno berbahasa dan aksara Jawa. Aktif dalam kegiatan pelestarian arsip-arsip tradisional Jawa, anggota Komunitas Jangkah Nusantara , komunitas yang aktif melakukan pelestarian dan digitalisasi manuskrip kuno termasuk pernah bekerja sama dengan British Library dan WILMA (Wikimedia Love Manuscript). Memiliki pengalaman dalam proyek transliterasi aksara dan bahasa Jawa ke bahasa Indonesia dan sebaliknya dan editor buku. Praktisi busana adat dan seni tradisional Jawa.
- c. Risma Alifatun Nada merupakan alumnus Program Studi Ilmu Sejarah Universitas Gadjah Mada, aktif dalam kegiatan wastra nusantara, pernah menjadi pembicara terkait batik dan wastra nusantara. Warga lokal Rembang yang akrab dengan Batik Tiga Negeri. Sering terlibat dalam proyek pengarsipan arsip-arsip Rembang termasuk arsip terkait batik tiga negeri. Pernah menerbitkan buku sejarah. Tenaga bantu Arsiparis Keraton Yogyakarta.
- d. Margaretha juga alumnus Program Studi Bahasa, Sastra, dan Budaya Jawa, Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Berpengalaman sebagai Tenaga Bantu Pengarsipan Keraton Yogyakarta. Aktif dalam kegiatan kepenulisan. Berpengalam dalam kegiatan pelestarian budaya Jawa. Pada tahun 2025 awal bekerja sama dengan GLAM untuk menjadi panitia kompetisi Wikisumber Jawa bersama dengan Ichsanudin Ahmad.
- Dari keempat orang dalam tim tersebut menurut kami mampu untuk menjalankan proyek tersebut. Terdapat ahli dokumentasi, ahli budaya Jawa, warga lokal Lasem dibekali keilmuan-keilmuan dimiliki yang mendukung berlangsungnya proyek ini.
- 3. Proposal tersebut sebenarnya sudah kami ajukan dukungan dari rekan-rekan Komunitas Wikimedia Yogyakarta akan tetapi beberapa dari mereka juga sedang mengerjakan proyek rapid fund yang lain, dari hal tersebut kami tidak tahu apakah mereka diperbolehkan untuk mendukung proyek yang lain. Kedepannya akan kami sebarluaskan kembali dengan rekan-rekan untuk bersama-sama mendukung proyek ini.
- Untuk Yayasan Lasem Heritage sendiri sudah bersedia dan turut mendukung jalannya proyek tersebut, jikalau mendapat pendanaan. Hasil dari komunikasi tim kami dengan Yayasan Lasem Heritage sudah berniat akan menjalin kerja sama dalam mendokumentasikan, mendigitalisasikan dari Batik Lasem itu sendiri terlebih menggunakan platform Wikimedia yang dapat diakses oleh masyarakat umum. Harapannya dari proyek tersebut, dari tim Wiki Wastra dan Yayasan Lasem Heritage sendiri dapat bersama-sama menyebarluaskan pengetahuan baik itu dari segi dokumentasi gambar, video, maupun artikel terkait dari laman Wikimedia.
- 4. Alokasi biaya untuk perangkat keras awalnya kami rasa diperlukan, akan tetapi setelah kami pertimbangkan kembali, terdapat perubahan dari membeli kamera menjadi menyewa kamera. Berikut kami sertakan rincian biaya dari penyewaan perangkat keras meliputi kamera dan perlengkapannya berdasarkan pricelist dari vendor persewaan kamera:
- a. KOI 5 PHOTO JOGOKARYAN • Koi5 Photography | One Stop Service Rental Equipment | Sewa Kamera
- b. Sewa kamera murah jogja | Sewa Kamera dan Multimedia Jogja
- c. Sewa Kamera Jogja Murah-Pasti Dapat Diskon: DIYKamera
- berikut juga kami sertakan pranala beberapa tempat penginapan dan transportasi untuk menjadi pertimbangan dalam menentukan anggaran dana dengan penginapan tanpa sarapan sebab konsumsi dianggarkan perdiem:
- a. Hotel Aston Inn Rembang
- transportasi:
- a. Pendhowo Travel
- b. Faza Trans
- untuk lebih jelas mengenai penganggarannya akan kami sertakan pada pranala berikut:
- Revisi anggaran:
- https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Apn-X4nTztLiA8BMSJ2QaEbOX7YaFTqi/edit?gid=813159139#gid=813159139
- Kami telah menyesuaikan anggaran dengan membuat alokasi dana cadangan dengan berkisar 11% dari anggaran, memberikan pos konsumsi dengan per diem sehingga para pihak penerima lebih leluasa menentukan pilihan konsumsi mereka tanpa melebihi pagu yang sudah ditetapkan, pemesanan konsumsi akan dilaksanakan mendekati hari pelaksanaan dengan tidak melebihi pagu yang telah ditetapkan. Jumlah orang yang disebutkan dalam anggaran adalah jumlah batas maksimal dan tidak akan ditambah terkecuali dengan kondisi khusus dan sangat penting sehingga mengharuskan adanya tambahan orang. Kami telah menganggarkan untuk kegiatan evaluasi bersamaan dengan penyusunan laporan dan apabila memerlukan tambahan anggaran dapat menggunakan dana cadangan.
- Dengan membaca masukan yang ada kami mempertimbangkan ulang target yang ingin dicapai, yakni dengan target baru: 80 artikel, dengan 40 artikel Wikipedia Jawa dan 40 artikel Wikipedia Indonesia yang berupa pembuatan artikel baru atupun pengembangan artikel; 200 file di Wikimedia Common; dan 8 entri WikiWisata (Indonesia).
- 5. Melalui proyek ini kami berharap dapat mengembangkan kemampuan dalam manajerial proyek, perencanaan anggaran dan kegiatan yang efektif dan efisien, memperluas jejaring dengan pihak-pihak yang satu visi dan misi sama yakni terkait upaya pelestarian warisan budaya tradisional dan penyebarluasan ilmu pengetahuan. Dari pelaksanaan proyek ini kami dapat belajar pentingnya keseriusan dan tanggung jawab penuh terhadap komitmen yang telah disepakati. Menjalankan tugas sebaik-baiknnya tanpa mengacuhkan kondisi terbaru yang mungkin tak terduga.
- Kami meminta dukungan dari Wikimedia Indonesia berupa bimbingan dan pengarahan dari Tim Kebudayaan Wikimedia Indonesia untuk memberi pengarahan terkait proyek-proyek kebudayaan (GLAM) yang dibawah naungan Wikimedia. Dari bimbingan yang akan didapatkan ini dapat kami sebarkan kepada pihak-pihak lain yang memiliki niat dan tujuan yang sama untuk melaksanakan proyek serupa.
- Selain itu kami berharap dapat semakin memperkenalkan dan menyebarluaskan tentang proyek-proyek Wikimedia sebagai sarana untuk berbagi ilmu, meningkatkan wawasan, dan menjalin jejaring yang luas. Maka dari itu kami menjalin kerja sama dengan Yayasan Lasem Heritage dan Pusat Kajian Jawa (PUSAKA JAWA) UGM sebagai mitra penting guna mendukung proyek Wiki Wastra ini. Kerjasama ini diwujudkan dalam kegiatan Kopdar yang bermaksud saling membagikan pengetahuan dan gagasan terkait dengan upaya pelestarian wastra batik dalam hal ini batik lasem.
- 6a. Kami pertegas bahwa kami pada proyek ini hanya akan melaksanakan di Lasem, Rembang; yakni hanya Batik Lasem. Sedangkan, untuk Pekalongan dan Surakarta (Solo) akan kami laksanakan pada edisi Wiki Wastra 2.0 dan Wiki Wastra 3.0. Jika terkait proyek yang dilaksanakan di multi tempat, kami telah mempunyai pengalaman yang terbaru yakni pada Dana Wiki Komunitas Wikimedia Yogyakarta GSF 24 kami melaksanakan kegiatan digitalisasi buku dengan duat tempat sekaligus yakni di Kota Yogyakarta dan di Kota Surakarta. Kami berhasil mengkoordinasikan dengan baik di dua tempat sekaligus dipadukan dengan kegiatan pengarahan bersma sehingga mampu dilaksanakan dengan sukses.
- 6b. Setelah kami pertimbangkan kembali, kedepannya akan menyewa untuk peralatan seperti kamera dan perlengkapannya dikarenakan mitra belum mampu untuk menyediakan peralatan yang mendukung dan anggarannya sudah kami cantumkan pada bagian sebelumnya. Kami juga sudah menimbang kembali untuk menyiapkan biaya tidak terduga atau dana darurat jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
- 6c. Perlu kami informasikan kembali, bahwa kami sudah berkomunikasi untuk bekerja sama dengan Yayasan Lasem Heritage, yang merupakan organisasi lokal dan mereka bersama dengan masyarakat Lasem menerima rancangan kami dan sangat mendukung atas proyek digitalisasi dan dokumentasi yang akan kami laksanakan untuk menyebarluaskan pengetahuan Batik 3 Negeri melalui laman Wikimedia.
- 6d. Kami sudah menginformasikan serta meminta dukungan dari rekan-rekan baik itu kontributor atau anggota Komunitas Wikimedia Yogyakarta untuk bersama-sama mendukung berlangsungnya acara tersebut. Jadi kami yakin kedepannya akan semakin banyak dukungan baik dari rekan-rekan Wikipediawan maupun dari rekan-rekan Yayasan Lasem Heritage.
- 6e. Jika proyek kami akan didanai, kami akan bersedia belajar menggunakan piranti PetScan yang dimaksud. Karena hal tersebut juga dapat mempermudah dalam memantau penyebarluasan dari hasil proyek kami apakah sudah sesuai dari tujuan dan bisa menjadi refleksi kedepannya untuk proyek-proyek kami selanjutnya.
- Sekian hal yang bisa kami sampaikan, untuk perubahan dari revisi anggaran dan sebagainya apakah kami harus mengubah proposal pada laman meta agar dapat sesuai dengan hasil revisi kami?
- Terima kasih, salam. Tim Wiki Wastra. Candramawa99 (talk) 17:38, 5 August 2025 (UTC)
Endorsement from WanaraLima (talk)
[edit]WanaraLima (talk) 18:02, 3 Agustus 2025 (UTC)
--WanaraLima (talk) 11:02, 3 August 2025 (UTC)
- Yeah, thanks for the support! Candramawa99 (talk) 12:14, 5 August 2025 (UTC)
The program is interesting and batik is important part in Indonesia culture.
--Bajinra (talk) 12:58, 4 August 2025 (UTC)
- Thank you for your support, bro! Candramawa99 (talk) 12:15, 5 August 2025 (UTC)
Your application has been approved
[edit]Hello @Candramawa99,
Thank you for your application and for taking time to respond with additional information. Congratulations, your application has been approved in the amount of IDR 32,652,000 from 1 October 2025 to 31 March 2026.
- Please revise your project budget and plans to match the approved amount and publish it on this talk page. You can do that by adding a final budget tab to your spreadsheet.
- I extended the implementation timeline. If you complete your project ahead of time, please feel free to submit your final report early via Fluxx.
- During the implementation phase, if you require support for your project from Wikimedia Indonesia, do reach out to them early.
- The following tools may be helpful in analysing the usage and impact of files on Wikimedia projects.
| Using Commons Impact Metrics
Provides data about the usage of categories and media files on Commons.
|
Using Media Views in Categories |
Additional resources which may be useful
- The reporting requirements and templates for the grant can be found here. All reports are to be completed and submitted via Fluxx.
- Timelines for reporting can be found in your grant agreement or on Fluxx.
- Instructions for post award: https://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:Processing/Grantee_Portal/Post_award
- Documenting project expenses: https://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:Documenting_project_expenses
We thank you for your participation in the grant application process and hope to continue to journey with you as you embark on this project. Good luck!
Regards, Jacqueline on behalf of the ESEAP Funds Committee JChen (WMF) (talk) 06:29, 12 August 2025 (UTC)
- Dear Jacqueline
- Thank you for the information provided regarding the approval of the Wiki Wastra project.
- I would like to inform you that I have confirmed the required information and it appears that no documents are missing. I have also reviewed proposal number R-RF-2506-19328 with Fluxx and have submitted it.
- We may need some time to revise the financial budget, which must be adjusted to the approved funds of IDR 32,652,200. We will then attach the final budget revision to the discussion page on the Meta page.
- On behalf of the team, I would like to thank you for the approval of our project. I hope the Wiki Wastra project continues to run smoothly and benefits everyone in liberating knowledge.
- Best regards, Ichsanudin Ahmad and the Wiki Wastra team. Candramawa99 (talk) 00:51, 15 August 2025 (UTC)
- Hello Jacqueline,
- We've finally finished the final revision of the budget we'll be using. Here's the link:
- https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Apn-X4nTztLiA8BMSJ2QaEbOX7YaFTqi/edit?usp=drivesdk&ouid=103769114609228173115&rtpof=true&sd=true
- We'll then edit the meta proposal based on these revisions.
- Thank you.
- Regards, Ichsanudin and the WikiWastra team Candramawa99 (talk) 05:04, 22 August 2025 (UTC)