ItWikiCon/man

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La prima versione di questo manuale per l'organizzazione di una itWikiCon è stato redatto dagli organizzatori della prima edizione, che si è tenuta nel 2017 a Trento.

Cosa ItWikiCon è e non è[edit]

Effettuando un raffronto con altre occasioni di incontro tra Wikimediani si può dire che:

  • ItWikiCon non è WikiMania: WikiMania è un incontro internazionale organizzato in tutti gli aspetti formali e informali, in cui lo scambio di esperienze tra utenti di provenienze lontane è posto in primissimo piano. Anche le chiacchiere informali hanno un valore potenzialmente enorme.
  • ItWikiCon non è un Wikiraduno: un Wikiraduno è un incontro informale con un obiettivo culturale, ma in cui è posto in primissimo piano stare insieme e divertirsi dal vivo tra utenti.
  • ItWikiCon non è un wiki-concorso: non sono previsti premi in palio per alcunché, semmai sono offerte da Wikimedia Italia, Wikimedia CH o altri capitoli delle borse di partecipazione.

Da quanto premesso ciò che ha caratterizzato e reso peculiare ItWikiCon 2017 è stato:

  • La presenza di utenti in numero maggiore di un Wikiraduno e minore di una WikiMania, appartenenti a diverse wikigenerazioni che hanno scambiato proficuamente le loro esperienze come non è fattibile online per iscritto.
  • L'allestimento di incontri, workshop e confronti in lingua italiana riguardanti i progetti in lingua italiana, in numero equilibrato e sufficiente a dare spazio anche ai progetti diversi da Wikipedia; durante Wikimania eventi simili contendono la loro visibilità con decine di altri in contemporanea.

Peraltro la prima edizione di ItWikiCon ha presentato piccoli punti in comune ad altri tipi di evento:

  • Il sostegno di Wikimedia Svizzera e Austria oltre che la presenza di ospiti stranieri ha dato un tocco di internazionalità all'evento; fatte le debite proporzioni la puntigliosa organizzazione dell'accoglienza, dei tempi liberi e della logistica rispecchiano da vicino l'organizzazione di WikiMania.
  • L'atmosfera di allegria e complicità creatasi prima e dopo i momenti ufficiali, con prosecuzione del dialogo e passeggiata a gruppi per le vie di Trento ricorda da vicino l'esperienza dei Wikiraduni.
  • È stata installata una mostra delle foto vincitrici del concorso Wiki Loves Monuments che è rimasta in piedi (e dopo? si è sdraiata?) per tutta la manifestazione.

Obiettivi[edit]

Alla fine tutti devono essere contenti!

Prima di organizzare un’edizione di itWikiCon occorre avere ben chiari gli obiettivi.

N.B. Non è detto che gli obiettivi principali di una itWikiCon siano gli stessi di quella precedente.

Alcuni obiettivi possono essere i seguenti:

  • Momento di incontro e confronto tra i membri italofoni delle comunità dei progetti Wikimedia.
  • Formazione su aspetti tecnici.
  • Discussione su argomenti più o meno spinosi.

L’obiettivo imprescindibile è quello di far divertire i partecipanti creando un evento piacevole e far imparare loro qualcosa di nuovo.

Sede[edit]

Un palazzo storico pone delle sfide che un centro congressi non pone

La scelta della sede che ospita itWikiCon è un punto che richiede la massima attenzione.

Bisogna innanzitutto scegliere una città che sia ben collegata con i mezzi pubblici. Se non lo è, bisogna pensare di organizzare un sistema di collegamenti con la stazione più vicina, ma ovviamente questo può richiedere una spesa importante. Se la città deve essere ben collegata, è bene che lo sia anche l’edificio che scegliamo come sede: se un autobus, un tram o un treno fermano nelle sue vicinanze è tutto molto più comodo. E se nei dintorni c’è anche un parcheggio, facciamo contenti anche partecipanti che arrivano in auto.

Un evento di più giorni strutturato con più sessioni in parallelo necessita di una sede con almeno tre sale che possano ospitare le sessioni (una delle quali per gli incontri spontanei che possono nascere dall’iniziativa dei partecipanti a itWikiCon dopo che si sono incontrati all’evento). Serve poi uno spazio che possa ospitare tutti i partecipanti per l’apertura e la chiusura dell’evento e per ospitare eventuali sessioni ritenute di particolare importanza e interesse per i partecipanti.

A questi spazi si aggiungono una sala per il catering (a meno che non si opti per una convenzione con un ristorante vicino per i pranzi, ma comunque bisogna tener conto delle pause caffè), uno spazio per le registrazioni dei partecipanti, un guardaroba, un magazzino per depositare i materiali. E poi altri spazi se si vogliono ospitare in contemporanea mostre (come quella di Wiki Loves Monuments) o presentazioni per il pubblico generico sui progetti Wikimedia.

Fondamentali anche dei servizi igienici facilmente raggiungibili.

Un punto fondamentale è l’accessibilità della sede: le sale devono essere facilmente raggiungibili anche da persone con disabilità o con mobilità ridotta.

Prima di scegliere la sede, verifichiamo le questioni relative alla sicurezza: è fondamentale sapere qual è il numero massimo di persone che possono stare contemporaneamente all’interno di ogni spazio. Se una sala può ospitare fino a 30 persone, la 31ª dovrà restare fuori.

Se abbiamo trovato la sede che risponde a tutti questi requisiti, e che magari qualche ente può fornirci gratuitamente o a un prezzo modico, bisogna pensare al suo allestimento.

La segnaletica è importante

Innanzitutto è fondamentale la segnaletica: già fuori dall’edificio è bene far notare che lì dentro sta succedendo qualcosa: manifesti, vele, totem o altri materiali grafici devono essere ben visibili dai passanti. Come ben visibili e chiari devono essere i cartelli per la segnaletica interna: è bene assegnare un numero e un colore a ogni sala, e questo “codice” deve essere presente accanto all’ingresso. Servono poi indicazioni che facilitino gli spostamenti dei partecipanti da una sala all’altra. Non siate avari: le frecce sono belle e utili. E non dimenticate le indicazioni per raggiungere il catering, i servizi igienici e l’uscita!

All’interno delle varie sale bisogna aver ben chiaro cosa serve. Innanzitutto delle sedie (ovvio), un tavolo per il relatore e, se è prevista una sessione di discussione, una disposizione che faciliti gli scambi (l’ideale sarebbe che tutti potessero guardarsi negli occhi). Un proiettore con una superficie bianca su cui proiettare le slide è fondamentale, ma per sale piccole si può anche optare per un monitor, che deve però essere di dimensioni sufficienti e deve essere posizioanto in maniera tale affinché chiunque, anche dall’angolo più remoto della sala, possa seguire la presentazione. Per questo stesso motivo occorre valutare se è necessario l’uso di un impianto audio con microfono e casse. E verifichiamo anche che si possa regolare la luce della sala (ad esempio con tende) per evitare che il sole possa limitare la visibilità di proiettore e/o monitor.

Dato che siamo wikipediani, non dimentichiamo di riempire le sale di prese elettriche multiple (prestando sempre attenzione alla sicurezza, evitando quindi di collegare troppi oggetti a una presa a parete e fissando per bene i cavi con del nastro adesivo resistente, controllando spesso che rimanga attaccato, in modo da evitare il rischio che qualcuno inciampi).

Non dimentichiamo uno degli aspetti più importanti, possibile oggetto – insieme al cibo – delle critiche più pesanti se non dovesse soddisfare i partecipanti: il Wi-Fi. Per essere prudenti è bene verificare che la connessione possa reggere anche nel caso in cui ogni partecipante porti con sé tre device (pc, tablet e smartphone).

Non dimenticate di posizionare in punti ben visibili dei cartelloni o dei monitor con il programma. I monitor sono molto comodi in caso di modifiche al programma, ma ovviamente sono più costosi: se non sono già presenti nella sede, meglio optare per i cartelloni.

Infine, non bisogna dimenticare la questione pulizia. È bene prevedere cestini per la raccolta dei rifiuti in ogni sala, possibilmente rispettando la suddivisione della raccolta differenziata.

Team[edit]

Forse più importante ancora della scelta della sede è avere una squadra affiatata. Fra le persone di cui avete bisogno:

  • Nel caso si chieda un finanziamento a Wikimedia Foundation servono 2 grantee
  • ALMENO due persone che risiedano nel luogo dell’evento, che possano fare facilmente sopralluoghi, incontrare istituzioni, ecc.
  • Qualcuno con esperienza nell’organizzazione di eventi analoghi (se hai intenzione in futuro di organizzare una itWikiCon chiedi di poterti unire all’organizzazione degli anni precedenti)
  • Responsabile Friendly Space Policy (FSP)
  • Una persona al banco delle registrazioni che sia anche in grado di dare informazioni (non deve essere sempre la stessa ma ci deve sempre essere qualcuno!)
  • Un moderatore in ogni sala che faccia rispettare i tempi, la FSP, ecc.
  • Fotografo
  • Uno scriba in ogni sala per prendere appunti (esclusi i workshop più pratici)
  • Qualcuno che controlli che ci siano sempre acqua e bicchieri ai tavoli dei relatori
  • Se si vogliono filmare gli interventi per mandarli in streaming o per pubblicarli successivamente serve l’attrezzatura e qualcuno che la segua
  • Commissione programma
  • Commissione borse
  • Responsabile comunicazione
  • Tanti occhi che controllino mail e questionari prima che vengano inviate
  • Qualcuno con una macchina a poca distanza nel caso occorra andare a comprare materiali all’ultimo momento

Programma[edit]

Per evitare che qualcuno debba perdere troppi giorni a itWikiCon 2017 si è optato per la soluzione "tedesca", e cioè evento di 3 giorni, ma iniziando tardi il venerdì e finendo presto la domenica. Per un territorio come quello italiano è probabilmente la soluzione migliore (non avrebbe senso far muovere la gente per un giorno solo come nei più piccoli Paesi Bassi). Eventualmente si possono inserire eventi di interesse locale o che ammettono solo numeri ridotti il venerdì mattina e la domenica pomeriggio.

Il programma deve essere costruito dal basso. Potete invitare la comunità a inviare sia proposte complete (es. Vorrei fare una presentazione sull’enciclopedicità dei gruppi musicali) che desiderata (es. Vorrei che qualcuno parlasse di LUA). Se c’è interesse per i desiderata da parte di un certo numero di persone provate a trovare qualcuno che possa occuparsene. Per questo potrebbe essere interessante trovare dei community liaison, ovvero persone molto attive in progetti specifici che possano indicarci le persone più adatte a parlare di questo o quell’argomento.

Quando si selezionano i relatori è meglio optare per persone che risultino simpatiche e che sappiano parlare bene in pubblico. Senza ovviamente trascurare le competenze sui temi di cui andranno a parlare.

Friendly Space Policy[edit]

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Comunicazione[edit]

Anche la comunicazione esterna è importante!

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Cibo[edit]

Non si fanno cose wiki a stomaco vuoto!

Un catering nella sede dell’evento permette di risparmiare tempo e di tenere i partecipanti uniti continuando le conversazioni. I catering solitamente abbondando ma è meglio comunque dare numeri più alti rispetto a quelli previsti.

Se la giornata inizia la mattina presto e finisce la sera occorrono pranzo, cena e due coffee break (mattina e pomeriggio). Se si comincia tardi o si finisce presto si può tagliare qualcosa.

Se c’è qualcosa (almeno da bere) sempre disponibile meglio ancora. Sappiate dire a chi lo chiede dove sono bar e ristoranti nelle vicinanze.

Soldi[edit]

Organizzare itWikiCon ha ovviamente dei costi. Per coprire le spese è possibile tentare diverse strade. Una di queste è un Conference Grant da chiedere a Wikimedia Foundation, prestando attenzione ai tempi della richiesta. Si può anche chiedere supporto ai capitoli Wikimedia che potrebbero essere interessati a eventi per la comunità italofona (tra questi Wikimedia Italia e Wikimedia CH, ma anche Wikimedia Deutschland e Wikimedia Österreich si sono dimostrate interessate all’evento, e nel 2017 hanno partecipato due francesi).

Se si chiede un Grant a WMF occorre trovare un fiscal sponsor che riceverà i soldi della fondazione ed effettuerà i vari pagamenti. Questo ruolo può essere ricoperto da WMI o da un’altra no-profit (es. Associazione di promozione sociale). È però importante scegliere un ente di cui si conosce bene l’operato e di cui ci si possa fidare.

Per coprire le spese è anche utile cercare degli sponsor, i quali possono contribuire a itWikiCon con denaro o con materiali. Ad esempio, se serve noleggiare dei proiettori, si può chiedere a un’azienda che li produce/vende di prestarli agli organizzatori in cambio del suo logo sul materiale della comunicazione o di altre azioni che possono essere concordate con l’azienda stessa, come ad esempio la presenza con uno stand a itWikiCon, o l’inserimento di gadget con il marchio dell’azienda nella borsina che verrà consegnata ai partecipanti (soprattutto se sono cose utili!). Attenzione però: non diamo alle aziende più di quanto viene da loro richiesto. Se ci concedono soldi o materiale e in cambio non chiedono uno stand, evitiamo di proporglielo.

Crediti[edit]

Tutto il materiale prodotto deve presentare i crediti in modo corretto. Se si collabora con più persone, può essere utile far firmare un modulo che autorizza la pubblicazione del materiale da loro prodotto (foto, video, grafiche varie) con licenza CC-BY-SA-4.0. Questo vale per i volontari, ma anche per eventuali professionisti (come ad esempio grafici per le locandine e i manifesti). Per i loghi può essere preferibile il PD-self o la licenza CC-Zero (tanto difficilmente metterete l’attribuzione sulle magliette).

Sui materiali prodotti e sul sito dell’evento devono sempre essere citati i partner e gli sponsor che contribuiscono, economicamente o con supporto tecnico o logistico, alla buona riuscita di itWikiCon. Prima di stampare è opportuno mandare loro le bozze per verificare che sia tutto corretto.

Sul sito è bene inserire anche una pagina con l’elenco delle persone che compongono il team organizzatore, menzionandoli con nome reale o nickname a seconda delle loro preferenze.

Valutazione[edit]

Per verificare che l’evento abbia sortito l’effetto sperato, occorre raccogliere le opinioni e i feedback dei partecipanti. Il modo più semplice è predisporre un questionario da inviare ad ognuno di loro, per poi raccogliere i risultati in una pagina apposita.