Моделі навчання/Чудовий вибір помилок для організації міжнародної конференції (і як переконатися, що ви їх допустили)
Яку проблему це вирішує?
Гладка конференція без жодних перешкод чи перешкод на дорозі – давайте подивимося правді в очі – нудна. Те, що ви шукаєте, – це кілька дурних домашніх помилок (яких можна було б уникнути, але не було), які створюють невеликі труднощі тут і там для вирішення.
Яке рішення?
Починати надто пізно – класика, але вона ніколи не старіє, оскільки несе в собі так багато можливостей для серйозних проблем. Ось декілька наших улюблених варіантів:
- Посилюють тиск складних візових процедур, оскільки не вистачає часу на виконання всієї необхідної бюрократичної процедури. Ризикуєте значно зменшити кількість учасників через усіх тих, хто не отримає візу.
- Нарешті, ви можете скористатися всіма своїми планами B та C, оскільки запізнення означає, що ваші бажані місця проведення та готелі, ймовірно, недоступні, або у вас не вистачає часу на виготовлення потрібних матеріалів (брошури, друк тощо).
- Це допомагає вам у прийнятті рішень щодо програми, оскільки ваші варіанти щодо доступних спікерів значно скоротяться.
- Запізнення зазвичай також допомагає зробити ваш захід дорожчим - про подальші способи зіпсувати ваш бюджет дивіться нижче.
Продовжуйте ігнорувати приховані витрати у вашому бюджеті - Деякі цікаві речі, які слід не враховувати (особливо коли бюджетна стаття на непередбачені витрати занадто щільно спланована або взагалі відсутня):
- Витрати на візу (збори за візу, необхідні переклади, відстежувана кур'єрська пошта до віддалених куточків світу, поїздки стипендіатів до посольства та назад)
- Включення вашої місцевої команди та волонтерів до розрахунку вартості їжі та напоїв під час заходу
- Транспортні витрати (таксі, оренда автомобілів тощо) (щоб доставити все своє обладнання до місця проведення та назад)
Відштовхуйте своїх учасників - Той факт, що ви організовуєте захід для них, не означає, що ви не можете їх дратувати в процесі.
- Надавайте їм неправильний, незрозумілий або відсутній опис того, як дістатися до місця проведення/готелю.
- Будьте культурно нечутливими щодо варіантів харчування (тобто не пропонуйте вегетаріанські, халяльні або кошерні страви).
- Додавайте кумедні помилки в їхні імена та переконайтеся, що на конференції не буде зайвих бейджів з іменами для створення нового та правильного.
- Форми Google вже викликають суперечки в деяких частинах нашої спільноти. Якщо ви використовуєте їх для реєстрації, переконайтеся, що ви не вказуєте, які дані ви збираєте, як довго ви їх зберігатимете та хто матиме до них доступ, або принаймні заховайте цю інформацію в самому кінці форми дрібним шрифтом.
Недооцінюйте культурні та географічні відмінності - Це особливо актуально, коли ви організовуєте захід в країні, відмінній від тієї, в якій ви живете.
- Приймайте впевненість своїх господарів у тому, що ви зможете знайти... друкарні, доступ до мережі, комп'ютерне обладнання або інше обладнання чи можливості, які ви сприймаєте як належне там, де ви живете.
- Не звертайте уваги на запитання культурно обізнаного місцевого жителя про свята чи графіки робочого тижня, які можуть стати каменем спотикання; експат, який проживає в країні, ймовірно, не буде настільки обізнаний з цими культурними деталями.
- Не запрошуйте до участі представників місцевого відділення Вікімедіа, а також не просіть ознайомлення з цим розділом у колеги-вікіпедіста чи радника WMF.
- Не співпрацюйте з місцевим відділенням Вікімедіа, щоб стимулювати залучення та участь спільноти.
Коли використовувати
Ці помилки можна застосувати до будь-якої конференції чи події, великої чи малої.
Схвалення
- Super useful info and pretty darn funny : ) Alex Wang (WMF) (talk) 21:18, 10 May 2016 (UTC)
- I love it! <3 I've definitely made some of these mistakes before :) Winifred Olliff (WMF Program Officer) talk 21:27, 10 May 2016 (UTC)
Див. також
Пов'язані сторінки
- Міжнародні події? Візова формальність може зайняти три місяці
- П'ять порад щодо підготовки чудової конференції
- Процес планування заходу
- Харчування під час конференцій
Також пов'язані, але більш загальні закономірності:
Зовнішні посилання