Visitenkarten und E-Mail-Adressen für Freiwillige

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Das ist ein Learning Pattern fürÖffentlichkeitsarbeit/Outreach:
Visitenkarten und E-Mail-Adressen für Freiwillige
Muster Visitenkarte WMDE.png
ProblemInstitutionen und offizielle Stellen sind oft zurückhaltend in der Zusammenarbeit mit einzelnen Wikimedia-Freiwilligen, da sie es eher gewohnt sind mit Hauptamtlichen in anderen Institutionen zusammenzuarbeiten.
LösungOffiziell von einem Wikimedia-Chapter ausgestellte Visitenkarten und E-Mail-Adressen können Ehrenamtliche bei der Kontaktaufnahme mit Rechteinhabern und Institutionen effektiv unterstützen.
erstellt vonNicolas Rück (WMDE)
für gut finden
erstellt am15. Dezember 2015
Status:In Progress


Welche Problemstellung soll gelöst werden?

Um beispielsweise Kooperationen mit GLAM-Institutionen zu initiieren, Verlage zwecks Literaturstipendien zu kontaktieren, Bildfreigaben bei Rechteinhabern anzufragen oder anderweitig Institutionen für die Arbeit in den Wikimedia-Projekte zu kontaktieren, müssen Freiwillige in der Regel mit ihren privaten Kontaktdaten auftreten. Institutionen sind jedoch die Kommunikation über hauptamtliche Kontaktpersonen einer Organisation gewohnt und tun sich noch immer schwer bei der Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen.

Welche Möglichkeiten bestehen?

Mit offiziell von einem Wikimedia-Chapter ausgestellen Visitenkarten oder personalisierten E-Mail-Adressen mit den jeweiligen Länderdomains für Wikipedia und deren Schwesterprojekte, können sich Ehrenamtliche als offiziell anerkannte Mitarbeitende zu erkennen geben, was die Aufnahme von Außenkontakten deutlich erleichtert.

Wikimedia Deutschland (ebenso WMAT und WMCH) vergibt seit 2011 Visitenkarten und E-Mail-Adressen an Freiwillige. Dies hat sich bisher als einfache und nützliche Unterstützung der Freiwilligen bei der Kontaktierung von Institutionen und offiziellen Stellen erwiesen.

Voraussetzungen

Die Vergabe von E-Mail-Adressen und Visitenkarten sollte eine dauerhafte oder projektorientierte Mitarbeit des oder der Ehrenamtlichen voraussetzen. Als Kriterium bietet sich eine vorhandene Stimmberechtigung in einem Wikimedia-Projekt an, wie sie beispielsweise in der deutschsprachigen Wikipedia existiert.

Visitenkarten und Mail-Adressen lassen sich bei Wikimedia Deutschland z. B. einfach über ein eingesendetes Antragsformular beantragen, über das die persönlichen Daten des Nutzers und dessen gewünschte E-Mail-Adresse(n) bzw. Angaben auf den Visitenkarten abgefragt werden.

E-Mail-Adressen und Visitenkarten sollten ausdrücklich für die Unterstützung der Projektmitarbeit und nicht für den privaten Alltagsgebrauch gedacht sein. Entsprechendes ist in den dem Antragsformular angehängten und vom Nutzer unterschriebenen Nutzungsbedingungen festzuhalten. Das Antragsformular und die Nutzungsbedingungen von Wikimedia Deutschland sind hier in deutscher Sprache abrufbar:

E-Mail-Adressen

Offcial Wikimedia Email address

Die Adressvergabe kann z. B. nach folgendem Schema erfolgen: [vorname.nachname]@[projekt].de oder [benutzername]@[projekt].de. Zu empfehlen ist dabei der Klarname, da dies bei Außenkontakten den seriöseren Eindruck hinterlässt. Wikimedia Deutschland verfügt beispielsweise über die Domains:

  • wikipedia.de
  • wikisource.de
  • wikibooks.de
  • wikiquote.de
  • wikiversity.de

Die Adresse wird als Weiterleitung („Alias“) auf eine von dem Benutzer oder der Benutzerin angegebene E-Mail-Adresse eingerichtet. Damit existiert kein Postfach, aber an die Adresse gesendete und von dort verschickte E-Mails laufen über das private Postfach bei dem jeweiligen E-Mail-Provider des Benutzers oder der Benutzerin. Die erforderlichen technischen Schritte zur Einrichtung der Weiterleitung im eigenen Postfach hängen von den Vorgaben des jeweiligen Providers ab.

Visitenkarten

Die Visitenkarten werden von Wikimedia oder einen extern beauftragten Grafiker erstellt, in Druck gegeben und dem, der oder den Freiwilligen im Anschluss zugesendet.

Angaben auf den Visitenkarten (Real- und/oder Benutzername, Anschrift, E-Mail-Adresse etc.) sollten selbst gewählt werden können. Enthalten sein sollte außerdem das Logo des jeweiligen Wikimedia-Projekts, wie z. B. das Wikipedia-Logo.

Auf der Rückseite sollte ein Verweis auf das ausstellende Chapter zu finden sein. Wikimedia Deutschland bedruckt die Rückseite mit den Worten „Mit freundlicher Unterstützung von: Wikimedia Deutschland – Gesellschaft zur Förderung Freien Wissens e. V.“.

Berichte

Um den Nutzen des Förderprogramms darlegen zu können und den Erfahrungsaustausch untereinander zu fördern, sind regelmäßige Berichte wünschenswert, in denen die geförderten Personen kurz ihre Kontakte und Erfolge veröffentlichen. In der Praxis hat sich des Öfteren die Frage gestellt, wie Freiwillige dazu motiviert werden können, ihre Erfahrungen und Ergebnisse zu teilen und somit weiteren Nutzerinnen und Nutzer den Nutzen der Förderung zu verdeutlichen.

Fazit

Die Bereitstellung von E-Mail-Adressen und Visitenkarten lässt sich mit einem verhältnismäßig geringen Zeitaufwand und niedrigen Kosten realisieren und erleichtert Freiwilligen dauerhaft ihre Arbeit im Kontakt mit Institutionen. Die Förderung stellt außerdem eine Form der Wertschätzung dar und unterstützt die Bindung Ehrenamtlicher an die Wikimedia-Projekte.

Links


Endorsements

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