Grants:Learning patterns/Timing und Hartnäckigkeit - eine hohe Beteiligung an Konferenz-Surveys sicherstellen

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Das ist ein Learning Pattern für"surveys"

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Timing und Hartnäckigkeit - eine hohe Beteiligung an Konferenz-Surveys sicherstellen

ProblemEin hohe Beteiligung an Feedback-Befragungen nach einer Konferenz ist wichtig für die Aussagekraft der Ergebnisse - aber nicht immer leicht sicherzustellen.

LösungDurch die Wahl einer Online-Befragung als Befragungmethode, ein günstiges Timing des Befragungsbeginns sowie Reminder-Mailings kann man die Beteiligung auf ein gutes Niveau anheben.

erstellt von• Christof Pins (WMDE)

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erstellt am6 May 2015

Welche Problemstellung soll gelöst werden?

Im Rahmen der 2014 von WMDE organisierten Konferenz OERde14 zu freien Bildungsmaterialien (Open Educational Ressources) kamen über 350 OER-Interessierte aus Deutschland und darüber hinaus in Berlin zusammen. Von den Konferenz-Teilnehmern sollten möglichst viele an der Feedback-Umfrage nach der Konferenz teilnehmen, um auch möglichst aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten. Allerdings ist es nicht immer einfach, mehr als 30 - 40% der Teilnehmer für eine solche Befragung zu gewinnen. Dieses Learning Pattern beschreibt die Maßnahmen mit denen wir beim OERde 2014 Survey eine Beteiligung von 50% der Teilnehmer erreichen konnten. Diese Maßnahmen lassen sich sehr einfach auch bei anderen Veranstaltungs-Surveys anwenden.

Was ist die Lösung?

1. Online-Umfrage statt Paper-and-Pencil

Um den Teilnehmern einen möglichst einfachen Zugang zur Konferenz-Umfrage zu ermöglichen, haben wir uns für die Nutzung einer Online-Befragungs-Plattform entschieden. Die WMF verfügt über Accounts bei der Online-Befragungsplattform Qualtrics, die auch anderen Programm-Leadern und Chaptern zur Verfügung gestellt werden können. Auf der Befragungs-Plattform lassen sich einfach Fragebögen konzipieren, Teilnehmern-Mailinglisten (Panels) verwalten und Befragungs- und Erinnerungsmails versenden. Durch die Online-Befragung konnten viele Teilnehmer direkt im Anschluss an die Konferenz auf ihren Laptops, Notebooks oder Mobiles die Befragung ausfüllen. Zusätzlich wirkt das Ausfüllen online einfach und motivierend. Im Anschluss liegen die Antworten direkt elektronisch vor und müssen nicht erst noch per Hand eingegeben werden.

2. Wähle ein günstiges Timing für den Start der Befragung

Direkt nach der Konferenz sind die Teilnehmer noch thematisch voraktiviert und motiviert ihr Feedback abzugeben. Über die Online-Befragungsplattform lässt sich der automatische Versand des Befragungslinks an die Teilnehmer per Email minutengenau voreinstellen. Wir haben den Zeitpunkt des Befragungsstarts und des Versands der Emails mit der Closing-Note des Konferenz-Moderators synchronisiert. In seiner Schlussansprache hat der Moderator noch mal auf die Wichtigkeit der Befragung hingewiesen und angekündigt, dass alle Teilnehmer in den nächsten Minuten per Mail den Link zu der Befragung erhalten. Am Tag nach dem Befragungstart hatten bereits 72 Teilnehmer an der Befragung teilgenommen (20% der Teilnehmer). Am dritten Tag nach dem Befragungsstart fiel die Teilnahme jedoch auch 9 Personen pro Tag ab.

3. Sei hartnäckig und schreibe eine Erinnerungsmail

Um die Rücklaufquote zu erhöhen bietet sich eine Erinnerungsmail an. Viele Teilnehmer wollen prinzipiell gerne an Feedback-Umfragen teilnehmen, vergessen es aber im Laufe der Tage nach einer Konferenz. Wir haben daher am vierten Tag an alle Teilnehmer, die bis dahin noch nicht an der Befragung teilgenommen hatten, eine freundliche Erinnerungsmail geschickt. Auch dies lässt sich automatisch über die Panelverwaltung der Befragungsplattform steuern. Dadurch konnten wir den Rücklauf wieder auf 40 Antworten pro Tag erhöhen. Insgesamt konnten so 172 Teilnehmern motiviert werden, an der Befragung teilnzunehmen, wodurch eine sehr gute Rücklaufquote von 50% der Konferenzteilnehmer erreicht werden konnte.

Was ist noch zu bedenken?

Schickt die Erinnerungsmail möglichst nur an die Teilnehmer, die bis dahin noch nicht an der Umfrage teilgenommen haben. So vermeidet ihr Irritationen der anderen Teilnehmer und doppelte Antworten.

Wann anwendbar?

Immer wenn man nach einer Konferenz oder einer ähnlichen Veranstaltung eine Feedback- oder Evaluationsumfrage durchführen und dabei eine möglichst hohe Rücklaufquote erzielen möchte.

Siehe auch:

Externe Links:

References

Endorsements

These steps helped ensuring a hight response rate for the Wikimedia Diversity Conference 2017 post-event survey. Sara Mörtsell (WMSE) (talk) 13:01, 13 November 2017 (UTC)[reply]