Моделі навчання/Політика щодо подорожей − визначення умов підтримки подорожей для подальшої участі волонтерів
Яку проблему це вирішує?
- Волонтери, які не знають, що їхні витрати можуть бути покриті, можуть вагатися брати участь у деяких заходах (наприклад, відвідувати засідання робочої групи).
- Обробка витрат може зайняти деякий час за відсутності чіткого процесу.
- Належне управління вимагає запобіжних заходів від зловживань та конфлікту інтересів, навіть якщо жодних проблем ніколи не виникало.
- Одні й ті ж обговорення проводяться знову і знову через відсутність чітких процедур та умов.
Яке рішення?
Створення політики щодо подорожей, яка визначає умови підтримки подорожей та покриття витрат. Це має допомогти відповісти на кілька запитань:
- Коли проїзд вважається витратою, яку можна відшкодувати?
- Хто може скористатися цією політикою?
- Яка максимальна сума відшкодування та які умови?
Речі, які слід врахувати
Визначаючи політику щодо відряджень, дуже важливо переконатися, що вона адаптована як для волонтерів, так і для співробітників, які подорожують (щоб вони могли її прийняти та перевірити, чи добре вона розроблена), а також для осіб, відповідальних за обробку витрат, таких як бухгалтери та скарбники.
Вікімедіа Франція виконала такі кроки:
- Політику було розглянуто та написано групою внутрішнього контролю,
- Потім Рада директорів внесла огляд та пропозиції,
- Колишні члени правління, місцеві контактні особи та співробітники також брали участь у процесі.
- Зрештою, Рада повірених проголосувала за текст.
Щодо тривалості цієї політики, ми одночасно працювали над пояснювальним документом, який простим способом вказує шлях для здійснення витрат, а потім вимагає відшкодування.
Коли використовувати
Щодо витрат на проживання та вечері, ми врахували дві такі ситуації: «тривала поїздка» та «коротка поїздка». Визначення «тривалої поїздки» французької установи (яка називається «Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale (ACOSS))» таке:
- Відстань між місцем проживання або роботи та місцем відрядження має бути більше 50 км (в одну поїздку),
- Громадський транспорт не дозволяє подолати відстань менш ніж за 90 хвилин.
Ці дві умови повинні бути виконані одночасно.
Обід вважається витратою, якщо година обіду включена в час подорожі.
Як?
Дуже важливо встановити чіткі правила, щоб знати, коли поїздку можна вважати витратою, а коли заявник повинен запитувати схвалення та до кого.
Потім дуже важливо визначити, до кого застосовується політика, і чи відрізняються процеси залежно від категорій людей (наприклад, поїздки персоналу повинні бути схвалені їхньою ієрархією, тоді як поїздки волонтерів можуть бути схвалені скарбником, віце-скарбником або виконавчим директором).
У розділах нижче ви знайдете «французький випадок» та деякі варіанти, які Вікімедіа Франція зробила для своєї політики щодо поїздок:
Кожна поїздка має бути схвалена заздалегідь у письмовій формі (паперовій або електронною поштою). Це запобігає тому, щоб особа, відповідальна за схвалення витрат, зіткнулася з уже здійсненими витратами, а потім була змушена їх оплатити. Також це дозволяє будь-кому бути впевненим у відшкодуванні витрат, а потім полегшити наслідки для волонтерів.
Для спрощення процедур ми можемо встановити постійне та/або колективне схвалення, наприклад:
- Для кожного члена опікунської ради протягом терміну їх повноважень, лише для засідань ради;
- Для кожного учасника засідання робочої групи.
У Вікімедіа Франція ми вирішили, що витрати затверджуються виконавчим директором, скарбником або віце-скарбником (проте кожен аркуш дорожніх витрат члена ради двічі перевіряється скарбником та віце-скарбником).
Крім того, ця політика визначає загальні рамки для відшкодування. Однак іноді можуть бути деякі конкретні випадки, коли ці рамки не адаптовані. Тоді ми повинні мати можливість скасувати цю політику шляхом попереднього схвалення скарбником або виконавчою директоркою та чіткого документування обґрунтування.
Хто?
Кілька категорій осіб можуть звернутися за відшкодуванням витрат на проїзд:
- Працівники,
- Члени правління,
- Волонтери/члени організації,
- Зовнішні співробітники (люди, які не є членами та яким допомагає мікрогрант, доповідачі на конференціях тощо)
Сума повернення
Подорожі
Ми вирішили завжди відшкодовувати витрати на авіаквитки/поїзди економічного класу. Ми дозволяємо подорожі вищими класами за таких умов:
- Тривала поїздка (понад 5 годин),
- Така ж або нижча ціна,
- Це необхідно для виконання роботи (живлення, Wi-Fi…),
- Медичні причини.
Ці умови необхідно підтвердити перед поїздкою.
Проживання
Найчастіше складно визначити максимальну суму відшкодування за проживання, оскільки ціни можуть сильно відрізнятися залежно від міста, району та часу бронювання. Тоді у Франції ми обрали 3-зірковий готель, такий як «Ibis».
Харчування
Харчування відшкодовується за реальними цінами в межах 23 євро.
Міжнародні поїздки
Тільки для співробітників та членів правління, які подорожують частіше, і лише для харчування, ми обрали фіксовану ставку відшкодування (добові) для поїздок за кордон. Дійсно, ці поїздки здебільшого є джерелом невеликих витрат, оскільки квитанції іноземною мовою та в іншій валюті довго обробляються.
Ми узгоджуємо суму знижки зі шкалою, створеною для французьких державних службовців. Ця шкала часто достатньо висока, і ми можемо вирішити повернути лише певний відсоток від шкали, якщо вона занадто висока.
Схвалення
Див. також
Пов'язані сторінки
Зовнішні посилання
- Політика подорожей Вікімедіа Франція (обговорюється тут)
- Список пов’язаних політик різних організацій-перевізників