Organizational effectiveness/Tool/Guía del usuario

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Organizaciones Wikimedia: Por favor, lean esta introducción antes de llenar el Cuestionario sobre Eficacia Organizacional.

Este documento te explicará lo que la herramienta de eficacia organizacional es, y cómo tu organización puede preparar el cuestionario e interpretar su reporte de resultados.

Bienvenido al Cuestionario sobre Eficacia Organizacional.

Esta guia te ayudará a prepararte para contestar el Cuestionario sobre Eficacia Organizacional, y te ayudará a interpretar los resultados de tu organización.

Introducción

Contexto y propósito

La Fundación Wikimedia ha iniciado un proyecto con TCC Group —una firma consultora especializada en impacto social— y la gran comunidad Wikimedia para ayudar a las organizaciones Wikimedia, de todas las formas y tamaños, a mejorar su eficacia y sus habilidades para generar impacto para el movimiento. El proyecto fue iniciado en respuesta al crecienteo interés de voluntarios y organizaciones en mejorar la comprensión sobre como las organizaciones en particular tienen impacto dentro del movimiento Wikimedia, que es única porque es a través de internet, está creciendo extraordinariamente rápido y es creada y apoyada casi completamente por voluntarios.

El proyecto busca ayudarte a comprender:

  1. Cómo se define el impacto desde una perspectiva organizacional.
  2. Que estrategias usan las organizaciones Wikimedia para obtener tal impacto.
  3. Que recursos y habilidades podrían necesitar las organizaciones Wikimedia para ser más eficaces en las estrategias que eligen seguir.

En la primera etapa de "impacto" de los proyectos, TCC entrevistó a diversas organizaciones, aplicó una encuesta de impacto a todas las organizaciones y asisitó a Wikimanía 2014 en Londres donde el proyecto fue discutido con el AffCom, un grupo de trabajo no oficial de eficacia organizacional, el FDC y otros comités encargados de la administración de grants, así como otros miembros particulares del movimiento. TCC también realizó una investigación en profundidad en tres organizaciones, lo que resultó en casos de estudio que ilustran tres diferentes modelos organizacionales orientados a generar impacto. Muchas gracias a aquellos de ustedes que dieron su valioso tiempo para participar en uno o más de estos intercambios; Wikimedistas de todo el mundo crearon la fundación para este trabajo.

La segunda y tercer etapa del proyecto implican el desarrollo de un Cuestionario de Eficacia Organizacional en línea, está Guía y el Centro de Aprendizaje, el cual podrá ayudar a las organizaciones a pensar sobre las diferentes estrategias que están usando y como podrían construir capacidades específicas para ser más exitosos en sus estrategias. TCC trabajó muy de cerca con un puñado de voluntarios Wikimedia de diferentes organizaciones para diseñar el Cuestionario que estás a apunto de completar.

La Fundación Wikimedia ha proporcionado fondos para este proyecto y ha consultado estrechamente con TCC en el transcurso del trabajo. Por favor nota que el Cuestionario de Eficiencia Organizacional no pretende ser una prueba; no se le proporcionarán a la Fundación resultados de organizaciones individuales. Como parte de esta consulta, TCC sumará los hallazgos del Cuestionario de Eficiencia Organizacional en todo el movimiento y se los proporcionará al equipo de concesión de subvenciones de la Fundación, junto con una "hoja de ruta de construcción de capacidad" para ayudar al equipo a pensar en cómo las organizaciones pueden desarrollar capacidad para estrategias específicas. El contacto de la Fundación Wikimedia para preguntas sobre el proyecto Efectividad Organizacional es Winifred Olliff, <wolliff at wikimedia dot org>.

Cómo el cuestionario, la guía y el centro de aprendizaje pueden ayudar a tu organización Wikimedia

El cuestionario, la guía y el Centro de Aprendizaje son largos. Su uso es una inversión importante de tiempo, que es escaso para los voluntarios de Wikimedia. ¿Qué se consigue con ello?

Esperamos que te ayudará a:

  • Iniciar una conversación sobre temas de eficiencia organizacional con tus colegas y todo aquel que esté interesado en hacer mejor su organización; puedes utilizar esto como una oportunidad para desarrollar una cultura de aprendizaje más sólida en tu organización
  • Entender de verdad lo que haces bien, a fin de aprovechar las fortalezas de tu organización y compartirlas con otros en el movimiento
  • Entender tus retos y ver más claramente las "lagunas" en la capacidad que pueden ser cubiertas por voluntarios motivados u otros recursos
  • Profundizar en el conocimiento de las estrategias específicas que utilizas, y tener una idea de qué tipo de información puede capturar un seguimiento de su eficacia en estas áreas
  • Preparar un plan de fomento de la capacidad de tu organización que demuestre claramente cómo puede beneficiarse de la formación de recursos específicos, herramientas y habilidades
  • Entender y dar prioridad a las necesidades de tu organización, así puedes consultar una lista de recursos de la comunidad para ayudarte a poner el plan en acción
  • Hacer un caso basado en la evidencia con los financiadores para solicitar apoyo en áreas donde tu organización necesita para construir capacidad


Parte 1: Completa el cuestionario

Preparación para responder el cuestionario de efectividad organizacional

Ahora estás listo para responder el Cuestionario de Eficiencia Organizacional en línea. A lo largo del cuestionario y guía, utilizamos varios términos que pueden ser desconocidos. A continuación se muestra una lista de términos o frases clave, con sus definiciones.

Organización Wikimedia
Un capítulo Wikimedia, grupo de usuarios, organización temática u otro grupo organizado
Capacidad
El conjunto de recursos, herramientas y habilidades que un individuo u organización utiliza o tiene a su disposición
Eficiencia organizacional
La forma en que una organización Wikimedia utiliza sus capacidades (recursos, herramientas y habilidades) para lograr impacto
Resultados
El rango de cambios o beneficios que puedan derivarse de una estrategia particular
Impacto
A lo que esperas que te conduzcan tus resultados en conjunto; el cambio fundamental que esperas ver en el mundo como resultado de tu trabajo; ¿la razón por la que existes!

El cuestionario fue enviado a los mismos individuos que recibieron la encuesta de impacto de TCC Group, en forma de un enlace en un correo electrónico de SurveyMonkey. Completarlo toma entre 30 y 45 minutos. Antes de abrir el enlace, se recomienda que cada organización designe un participante para ser la "persona-referente" para TCC y la Fundación Wikimedia, una persona con la responsabilidad general de la herramienta. Sugerimos que entre 3 y 7 personas de cada organización contesten el Cuestionario por su cuenta. Si dos personas responden el cuestionario pueden pasar por ella juntos y presentar una respuesta. Los encuestados deben ser una mezcla de voluntarios que no están en el Directorio, el personal o los voluntarios que están en el Directorio, que entiendan cómo funciona la organización (incluyendo la forma en que toma las decisiones, las actividades o estrategias en las que participa, y cómo se asigna el presupuesto). Para la mayoría de las organizaciones con personal, una mezcla ideal de los encuestados incluye más voluntarios que personal y al menos un número igual o mayor de voluntarios que no son miembros del directorio como voluntarios que son miembros de la junta. En algunos contextos, una mezcla diferente de los encuestados puede funcionar mejor, dependiendo de quién tiene el mejor conocimiento en cada organización.

El Cuestionario de Eficiencia Organizacional tiene algún texto introductorio seguido de 3 secciones de preguntas. La primera sección es la información básica de antecedentes. La segunda sección trata de "competencias básicas", cosas que creemos son relevantes para todas las organizaciones sin importar su tipo (capítulo, organización temática o grupo de usuarios). La tercera sección tiene una estructura binaria; en otras palabras, se pregunta si tu organización se involucra en una estrategia particular y en base a tu respuesta, puede proporcionarte una lista detallada de declaraciones. El cuestionario pregunta si estás de acuerdo o en desacuerdo con las declaraciones en una escala de 1 a 5. Para que TCC reciba tus respuestas, debes hacer clic en "Hecho" al final del cuestionario.

Si tienes algún problema técnico con el Cuestionario de Eficiencia Organizacional, puedes ponerte en contacto con Rika Gorn en TCC Group <rgorn at tccgrp dot com>.

Cómo obtener los resultados

Una vez que todos los participantes han presentado respuesta(s) completa(s), por favor la persona de referencia debe enviar un correo electrónico a Rika Gorn en TCC Grupo <rgorn at tccgrp dot com>. TCC le enviará una versión PDF de su informe de resultados. Para los grupos en que participaron varias personas, se promediarán los resultados numéricos. Se proporcionan también Las respuestas completas de texto abierto.

¿Y ahora qué?

Una vez que tengas los resultados de tu organización en la mano te recomendamos que los compartas con todos los que respondieron el cuestionario, y tal vez incluso un grupo más grande. Ahora estás listo para pasar a la parte 2.

Parte 2: Interpretar tu informe

Después de realizar el cuestionario y recibir tus resultados

Por dónde empezar

El cuestionario es intencionalmente detallado para aumentar las posibilidades de ser aplicable a una amplia gama de organizaciones Wikimedia. La Guía y el Centro de Aprendizaje del usuario están estructurados para ayudar a tu organización a recorrer tus resultados de forma clara, pero esperamos que no sea demasiado gravoso.

A continuación, hemos esbozado algunas maneras de iniciar el proceso de interpretación:

Armar un grupo de eficiencia organizacional interna para trabajar con estos resultados. Este grupo puede contener a los miembros del directorio, voluntarios y personal. Está bien tener gente en este grupo que no haya contestado el Cuestionario, pero la mayoría de las personas del grupo deben tener un sólido conocimiento de su organización. Unos recién llegados pueden ofrecer perspectiva nueva. Puede ser útil elegir a un "líder" de este esfuerzo de organización que revise esta Guía de antemano y también asegura que él/ella entienden los resultados en el informe del Cuestionario OE (podría ser una persona de referencia, o alguien más). De esta forma otros miembros del grupo sabrán a quién contactar si tienen preguntas.

Juntos, decidan cuáles son sus metas para este proceso y cómo van a utilizar lo que aprendieron. En la Parte 3 de esta Guía hemos sugerido un plan de fomento de la capacidad principal y un proceso para priorizar. Puedes elegir este enfoque o algo completamente distinto, pero será útil para todos los involucrados saber lo que están tratando de lograr y por qué es importante. ¿Es para aumentar la capacidad en un área nueva que desean seguir? ¿Es para hacer un caso más claro para una futura solicitud de financiamiento? Traten de encontrar algunos resultados concretos y organícenlos en una línea de tiempo.

Programa un par de reuniones para discutir. Tratar de interpretar todos sus resultados a la vez puede ser demasiado tiempo y anima a los participantes a apurarse con los resultados. En vez de eso, establece 2-3 sesiones de 1-2 horas cada una donde todos puedan reunirse para discutir sus resultados.

Se claro acerca de tu perspectiva de seguir adelante y mantén una actitud positiva. La intención detrás del Cuestionario, Guía y Centro de Aprendizaje es crear una forma útil de pensar acerca de la capacidad de tu organización. No es una "tarjeta de informe" que asigna la culpa personal por cualquier deficiencias de capacidad. En la larga experiencia de TCC con las evaluaciones de capacidad de las organizaciones, nunca se ha encontrado con una organización con todas las capacidades con fortalezas y sin problemas de capacidad. Trata de pensar en tus calificaciones como una oportunidad para aprender en lugar de una oportunidad de calificarte a tí mismo.

¿Cómo leer el informe?

Tu informe acompañante del Cuestionario de Eficiencia Organizacional tiene unos pocos gráficos. En esta sección, vamos a caminar a través de la forma de entender estos gráficos.

A lo largo del informe, una puntuación alta (por ejemplo, un 4 o 5 de 5) indica el acuerdo mientras que una puntuación baja (por ejemplo, un 1 o 2 de 5) indica desacuerdo.

Puntuación numérica Nivel de Acuerdo con la Declaración
5 Muy de acuerdo
4 De acuerdo
3 Ni de acuerdo ni en desacuerdo
2 En desacuerdo
1 Muy en desacuerdo
Blank (Este ítem fue omitido por todos los encuestados)

Cada gráfico tiene también una tabla de datos correspondiente. Debajo se encuentra una tabla de ejemplo.

WMF - organizational effectiveness results report graphic.png

Las tablas de datos tienen la misma información en forma de gráficos, presentadas en el mismo orden. Sin embargo, en lugar de proporcionar la media de todas las puntuaciones para un riesgo concreto, presentan todas las respuestas individuales. Si tres personas contestaron el cuestionario, la tabla mostraría cómo cada persona contestó cada pregunta (si bien mantienen anónimas las respuestas). Las tablas de datos proporcionan una imagen más matizada. Por ejemplo, un elemento que tiene dos resultados - una puntuación de dos y una puntuación de cuatro - se promediará en tres. Pero, un elemento que tiene dos puntuaciones de tres también se promediará en tres. La tabla de datos puede mostrar si las respuestas variadas son para un ítem, y si hay consenso o una gran diferencia de opinión sobre un punto determinado.

Cómo hacer significativo tu informe

Fortalezas de capacidad

Ahora es el momento de analizar tus resultados. Un buen punto de partida es mirar tus puntos fuertes. ¿Qué está haciendo su organización así? Echa un vistazo a todos los gráficos en tu informe de Cuestionario e identifica los puntos donde se anotó la más alta. Haz una lista de estos ítems.

Una vez que tengas la lista de los puntos fuertes de capacidad, hay algunas cosas en qué pensar:

  • ¿Qué hay en común o similar en estos puntos fuertes? ¿Hay temas?
  • ¿Estas fortalezas están de acuerdo con tu comprensión de lo que hace bien tu organización?
  • ¿Qué tan difícil o fácil es mantener estas fortalezas? ¿Hay algunas áreas en las que tendrán que trabajar activamente para seguir siendo fuertes, o en el que necesitarán recursos para seguir siendo fuertes?
  • ¿Tienen fortalezas en común con otras organizaciones de Wikimedia que podrían sugerir colaboraciones u oportunidades para el intercambio de conocimientos?
  • ¿Cómo puede tu organización articular más eficazmente sus fortalezas con los demás?
  • ¿Cómo cambian estas fortalezas tu pensamiento acerca de en lo que tu organización debería concentrarse? ¿Existen estrategias o actividades que tu organización podría querer considerar aprovechar mejor?

Desafíos de capacidad

Ahora mira los problemas de capacidad. Echa un vistazo a todos los gráficos en tu informe de Cuestionario e identifica los puntos donde las puntuaciones son más bajas. Haz una lista de todos estos elementos.

Una vez que tengas esta lista de problemas de capacidad, hay algunas cosas en qué pensar:

  • ¿Estos desafíos están de acuerdo con su comprensión de que cuáles son los problemas de su organización?
  • De estos vacíos, ¿hay alguno que son barreras importantes para que tu organización logre un impacto en este momento?
  • ¿Hay lagunas en la capacidad que tu organización puede tratar fácilmente, por ejemplo, con poca inversión en tiempo voluntario o dinero, o con el apoyo financiero mínimo?
  • ¿Cuáles son las carencias de capacidad que necesitan intenso esfuerzo y recursos considerables (tiempo de voluntarios, dinero) para hacer frente?
  • ¿Qué hay común o similar en estas áreas de desafío? ¿Hay temas, o se pueden agrupar las lagunas de capacidad? ¿Podría el abordar un hueco ser una ventaja que lleve a un aumento de la capacidad en toda una serie de estrategias o actividades?
  • De estos vacíos, ¿hay alguno que es necesario abordar para lograr los objetivos a más largo plazo de tu organización o estrategia?
  • ¿Cómo cambian estas deficiencias de capacidad tu pensamiento acerca de en lo que tu organización debería concentrarse? ¿Hay alguna actividad o estrategias que tu organización podría querer reconsiderar?

Próximos pasos y hacer un plan de fomento de la capacidad

Consulta el Centro de Aprendizaje en Meta-Wiki para ver recomendaciones sobre las áreas en las que tu organización se destaca, y donde tu organización puede ser desafiada. Considera el uso de las preguntas anteriores (en la sección denominada "Cómo hacer significativo tu informe") - junto con lo demás que tu grupo está pidiendo - para construir una tabla de prioridades con sus principales fortalezas y desafíos. Esto puede ayudarte a enfocar tu trabajo de creación de capacidad.

  • Piensa en lo que haces ahora que es realmente valioso construir, tales como áreas donde la inversión en capacidad creará resultados concretos y aumentará el impacto de tu organización.
  • Si puntúas bajo en varias áreas, no asumas que necesitas construir capacidad en todos ellos.
  • ¿Qué va a añadir más valor? Estas serán las áreas a las que debes dar prioridad en un plan de fomento de la capacidad.
  • Ten en cuenta que la capacidad significa no sólo recursos, sino la capacidad de aprovechar o de acceso a los recursos que ya puedan existir dentro de la organización, la base de voluntarios, o el movimiento en su conjunto.
  • Una vez que hayas pasado por este proceso de priorización, recoge tus estrategias de "máxima prioridad" para la creación de capacidad en un futuro próximo, las sugerencias encontradas en el Centro de Aprendizaje, y consulta la lista de recursos de la comunidad para las áreas que identificaste, para crear un plan de construcción de capacidad para tu organización. Este plan es distinto de tu plan estratégico o de tu plan anual porque las prioridades de tu organización global pueden ser diferentes de tus prioridades en el desarrollo de capacidades - aunque puede haber áreas de superposición.
Tabla 1. Plantilla del plan principal de Creación de Capacidades (CB)
Ejemplo Prioridad # 1: El uso de un código promocional para atraer a nuevos colaboradores Ejemplo Prioridad # 2: Formación de Voluntarios para entrenar a otros a través de talleres, etc. Ejemplo Prioridad # 3: Obtener GLAMS en nuestra Región/enfoque temático en liberación de contenido
Justificación de la selección (¿Estamos llenando un vacío en la capacidad en un área que no hemos seguido hasta la fecha, o queremos escalar un conjunto de estrategias en que actualmente nos involucramos y tenemos recursos?) Justificación de la selección (¿Estamos llenando un vacío en la capacidad en un área que no hemos seguido hasta la fecha, o queremos escalar un conjunto de estrategias en que actualmente nos involucramos y tenemos recursos?) Justificación de la selección (¿Estamos llenando un vacío en la capacidad en un área que no hemos seguido hasta la fecha, o queremos escalar un conjunto de estrategias en que actualmente nos involucramos y tenemos recursos?)
Guía de Recomendaciones de dónde/cómo debemos construir la capacidad de tener más éxito:

X

Y

Z

Guía de Recomendaciones de dónde/cómo debemos construir la capacidad de tener más éxito:

X

Y

Z

Guía de Recomendaciones de dónde/cómo debemos construir la capacidad de tener más éxito:

X

Y

Z

Lista de recursos de la Comunidad:

Organizations within the Wikimedia movement

WMF contacts

Other resources

Lista de recursos de la Comunidad:

Organizations within the Wikimedia movement

WMF contacts

Other resources

Lista de recursos de la Comunidad:

Organizations within the Wikimedia movement

WMF contacts

Other resources

Decidir si es necesario establecer nuevas prioridades: ¿tienes los voluntarios y/o personal para dedicarte a todas las áreas de creación de capacidad en el próximo año? ¿Puedes trabajar con otras organizaciones para aprovechar su experiencia y sus recursos? ¿El calendario tiene sentido? ¿Cómo encajan tus principales prioridades para el desarrollo de capacidades dentro de tu plan anual, el plan y el presupuesto estratégico existente?

Piensa en qué partes de tu plan deseas compartir, cómo lo comunicarás y quién quieres que sea parte de la conversación. Esto incluye cómo puedes utilizar el plan de fomento de la capacidad principal para obtener más recursos (incluyendo asistencia técnica o capacitación, además de recursos financieros) con donantes y otros asociados. Mira la lista de recursos de la comunidad y decide con quién deben hablar antes de pedir ayuda. Por ejemplo, si utilizar concursos en línea es una estrategia que te gustaría escalar y construir recursos y habilidades para que puedas aprovechar ¿con quipen desde dentro de la comunidad compartirías su conocimiento de lo que funciona para concursos en línea?

Basándonos en nuestra experiencia de trabajo con organizaciones en situaciones similares, es altamente recomendable romper tu plan en pedazos más pequeños para que no te dejes confundir. Por ejemplo, se podría pensar unas cuatro estrategias que más te interesen en la construcción de la capacidad para, a continuación, planear desarrollar estas áreas en diferentes momentos a lo largo del año en lugar de todas a la vez para que puedas trabajar con mayor intensidad en los recursos de construcción y habilidades en dos a tres áreas por año, en lugar de hacer frente a todas las áreas al mismo tiempo.

Decide quién dentro de tu organización necesita votar o aprobar el plan antes de que puedas comenzar. Una vez que el plan ha pasado por el proceso de aprobación, decide quién va a tomar posesión de ella (puede ser una persona o un grupo o subcomité) y la información que contiene. Propiedad significa la rendición de cuentas para la adopción de medidas sobre la base de tu plan de desarrollo de capacidades, la programación de check-ins para medir el progreso y resolver problemas, y en general mantener a la comunidad al día sobre los acontecimientos a medida que avanzan. Considera la posibilidad de preguntar sobre el interés voluntario en la creación de un blog de Efectividad Organizacional u otro foro en línea o lista de distribución, para comunicar y recoger sugerencias de la comunidad en relación con el plan de desarrollo de capacidades. Para más ideas, puedes ponerte en contacto con otras organizaciones que ya están pensando en la eficacia organizativa en sus propios contextos.

¿Qué sigue?

Ahora estamos transitando la "propiedad" de este proceso y el Cuestionario y Guía de TCC y la Fundación Wikimedia para las organizaciones del movimiento. Vemos estos materiales no como conclusión, finalización o palabra final sobre si tu organización tiene la capacidad que necesita. En lugar de ello lo vemos como un punto de salida para las organizaciones que desean fortalecer la efectividad organizacional para lograr un mayor impacto. Algunos pueden optar por adaptar el cuestionario para que sea más aplicable a sus estrategias particulares y el contexto local, para utilizarlo como una herramienta de aprendizaje para ellos y sus compañeros como parte de una iniciativa de creación de capacidad más grande, o utilizarlo como base para una discusión acerca de las funciones y estructuras de las organizaciones Wikimedia. A dónde llegar depende de ti.