Організаційна ефективність/Інструмент/Посібник користувача

This page is a translated version of the page Organizational effectiveness/Tool/User guide and the translation is 100% complete.

Організаціям Вікімедіа: Будь ласка, прочитайте цю передмову, перш ніж проходити Опитування про організаційну ефективність.

У цьому документі пояснюється, що таке інструмент організаційної ефективності, як Ваша організація може підготуватися до опитування й інтерпретувати звіт про результати.

Вітаємо у посібнику користувача з інструменту організаційної ефективності Вікімедіа

Цей посібник допоможе Вам підготуватися до опитування про організаційну ефективність Вікімедіа й інтерпретувати результати Вашої організації.

Вступ

Контекст і мета

Фонд Вікімедіа ініціював проект з TCC Group — консалтинговою фірмою, що працює над соціальним впливом, — та ширшою спільнотою Вікімедіа, щоб допомогти організаціям Вікімедіа усіх форм і розмірів, покращити їхню ефективність та здатність мати вплив на рух. Проект започатковано у відповідь на зростаючий інтерес волонтерів та організацій, щоб зрозуміти, як зокрема організації впливають на рух Вікімедіа, унікальний тим, що він онлайновий, росте неймовірно швидко і створюється й підтримується майже виключно волонтерами.

Проєкт має на меті допомогти вам зрозуміти 1) як визначається вплив з організаційної точки зору, 2) які стратегії використовують організації Вікімедіа для досягнення цього впливу, та 3) які ресурси та навички можуть знадобитися організаціям Вікімедіа, щоб бути більш ефективними у стратегіях, які вони обирають.

На першому етапі «впливу» проєкту TCC провела інтерв'ю у кількох організацій, провела опитування щодо впливу серед усіх організацій та відвідала Вікіманію 2014 у Лондоні, де проєкт обговорювався з AffCom, неформальною робочою групою з відкритого доступу, FDC та іншими комітетами з надання грантів, а також іншими особами руху. TCC також провела поглиблене дослідження трьох організацій, результатом чого стали тематичні дослідження, що ілюструють різні організаційні моделі, що ведуть до впливу. Велика подяка тим із вас, хто знайшов свій цінний час, щоб взяти участь в одному або кількох із цих обмінів; Вікімедійці з усього світу створили основу для цієї роботи.

Другий та третій етапи проєкту включають розробку онлайн-анкети організаційної ефективності, цього Посібника та Навчального центру, які можуть допомогти організаціям продумати різні стратегії, які вони використовують, та те, як вони можуть розвинути конкретні можливості для більшого успіху з цими стратегіями. TCC тісно співпрацював з кількома волонтерами Вікімедіа з різних організацій, щоб розробити Анкету, яку ви збираєтеся пройти.

Фонд Вікімедіа надав фінансування цьому проєкту та тісно консультувався з TCC протягом усього процесу. Зверніть увагу, що Анкета організаційної ефективності не призначена для тестування; Фонду не будуть надані результати окремих організацій. В рамках цих консультацій TCC збере результати Анкети організаційної ефективності всього руху та надасть їх команді Фонду з надання грантів разом із «дорожньою картою нарощування потенціалу», щоб допомогти команді продумати, як організації можуть розвинути потенціал для конкретних стратегій. Контактна особа Фонду Вікімедіа з питань щодо проєкту «Організаційна ефективність» – Вініфред Олліфф, <wolliff at wikimedia dot org>.‎

=== Як опитувальник, посібник та навчальний центр можуть допомогти вашій організації Вікімедіа ===‎

Анкета (опитувальник), посібник та навчальний центр є досить довгими. Їх використання вимагає значних витрат часу, якого не вистачає волонтерам Вікімедіа. Що ви з цього отримаєте?‎

Ми сподіваємося, що вони допоможуть вам:‎

Розпочати постійну розмову про теми організаційної ефективності зі своїми колегами та всіма, хто зацікавлений у покращенні вашої організації; Ви можете використати це як можливість для розвитку сильнішої культури навчання у вашій організації
Дійсно зрозумійте, що ви робите добре, щоб використовувати сильні сторони вашої організації та ділитися ними з іншими учасниками руху * Зрозумійте, як ваші виклики виникають, і чіткіше побачте будь-які «прогалини» в потенціалі, які можна заповнити за допомогою мотивованих волонтерів або інших ресурсів
Поглибте своє розуміння конкретних стратегій, які ви використовуєте, та зрозумійте, яку інформацію ви можете зібрати для відстеження своєї ефективності в цих сферах
Складіть план нарощування потенціалу для вашої організації, який чітко покаже, як ваша організація може отримати користь від нарощування конкретних ресурсів, інструментів та навичок
Зрозумійте та розставте пріоритети потреб вашої організації, щоб ви могли ознайомитися зі списком ресурсів громади, які допоможуть вам втілити план у життя
Підготуйте аргументи на основі доказів для спонсорів для запиту підтримки в сферах, де вашій організації потрібно нарощувати потенціал

== Частина 1: Пройдіть опитування ==‎

=== Підготовка до проходження анкети щодо організаційної ефективності ===‎

Тепер ви готові пройти онлайн-анкету щодо організаційної ефективності. У цій Анкеті та Посібнику ми використовуємо кілька термінів, які можуть бути незнайомими. Нижче наведено список ключових термінів або фраз з їхніми визначеннями.

Організація Вікімедіа: відділення Вікімедіа, група користувачів, тематична організація або інша організована група
Потенціал: набір ресурсів, інструментів та навичок, які використовує або має у своєму розпорядженні особа або організація
Організаційна ефективність: спосіб, у який організація Вікімедіа використовує свій потенціал (ресурси, інструменти та навички) для досягнення впливу
Результати: діапазон змін або переваг, які можуть виникнути в результаті певної стратегії
Вплив: до чого, на вашу думку, призведуть ваші спільні результати; фундаментальна зміна, яку ви сподіваєтеся побачити у світі в результаті вашої роботи; причина вашого існування!

Анкету було надіслано тим самим особам, які отримали опитування впливу від TCC Group, у формі посилання SurveyMonkey в електронному листі. Заповнення має зайняти від 30 до 45 хвилин. Перш ніж відкрити посилання, ми рекомендуємо кожній організації призначити одного респондента на роль «контактної особи» для TCC та Фонду Вікімедіа, особи, яка нестиме загальну відповідальність за інструмент. Ми пропонуємо, щоб від 3 до 7 осіб з кожної організації самостійно заповнювали Анкету. Якщо Анкету заповнюють дві особи, вони можуть пройти її разом та надіслати одну відповідь. Респонденти повинні бути поєднанням волонтерів, які не входять до ради директорів, співробітників або волонтерів, які входять до ради директорів, які розуміють, як працює організація (включаючи те, як вона приймає рішення, які види діяльності чи стратегії вона використовує та як розподіляється бюджет). Для більшості організацій зі штатом ідеальне поєднання респондентів буде таким: волонтерів буде більше, ніж штату, і включатиме принаймні таку ж або більшу кількість волонтерів, які не є членами ради директорів, як і волонтерів, які є членами ради директорів. У деяких контекстах різний склад респондентів може працювати краще, залежно від того, хто в кожній організації має найкращі знання.

Анкета організаційної ефективності містить вступну частину, за якою йдуть 3 розділи запитань. Перший розділ містить основну довідкову інформацію. Другий розділ містить «Основні компетенції» – речі, які, на нашу думку, є актуальними для всіх організацій незалежно від їхнього типу (відділення, тематична організація чи група користувачів). Третій розділ має бінарну структуру, іншими словами, він запитує вас, чи застосовує ваша організація певну стратегію, і на основі вашої відповіді може надати вам детальний список тверджень. В анкеті буде запропоновано оцінити вашу згоду чи незгоду з твердженнями за шкалою від 1 до 5. Щоб TCC отримала ваші відповіді, ви повинні натиснути «Готово» в кінці анкети.‎

Якщо у вас виникли технічні проблеми з анкетою організаційної ефективності, ви можете зв'язатися з Рікою Горн у TCC Group <rgorn at tccgrp dot com>.‎

Як отримати результати

Після того, як усі учасники нададуть повну(і) відповідь(і), попросіть відповідальну особу надіслати електронного листа Ріці Горн у TCC Group <rgorn at tccgrp крапка com>. Після цього TCC надішле PDF-версію вашого звіту про результати. Для груп, де брали участь кілька осіб, числові результати будуть усереднені. Також будуть надані повні відповіді у відкритому текстовому форматі.‎

Що тепер?

Після того, як ви отримаєте результати вашої організації, рекомендуємо вам поділитися ними з усіма, хто пройшов Анкету, і, можливо, навіть з більшою групою. Тепер ви готові перейти до Частини 2.‎

Частина 2: Інтерпретація вашого звіту

Після заповнення анкети та отримання результатів‎

З чого почати

Анкета навмисно детально описана, щоб збільшити ймовірність того, що вона буде застосовна до широкого кола організацій Вікімедіа. Посібник користувача та Навчальний центр структуровані таким чином, щоб допомогти вашій організації ознайомитися з вашими результатами чітко, але, сподіваємося, не надто обтяжливо.‎

Нижче ми окреслили кілька способів розпочати процес інтерпретації:‎

Створіть внутрішню групу з організаційної ефективності для роботи з цими результатами. Ця група може складатися з правління, волонтерів та персоналу. Допустимо, що в цій групі будуть люди, які не пройшли Анкету, але більшість людей у групі повинні мати глибокі знання про вашу організацію. Кілька новачків можуть запропонувати свіжий погляд. Можливо, буде корисно обрати «керівника» для цієї організаційної роботи, який заздалегідь перегляне цей Посібник, а також переконається, що він/вона розуміє результати у звіті Анкети OE (це може бути ваша контактна особа або хтось інший). Таким чином, інші члени групи знатимуть, до кого звертатися, якщо у них виникнуть запитання.

Разом визначтеся з цілями цього процесу та тим, як ви будете використовувати отримані знання. У частині 3 цього Посібника ми запропонували генеральний план нарощування потенціалу та процес визначення пріоритетів. Ви можете обрати цей підхід або щось зовсім інше, але всім учасникам буде корисно знати, чого ви намагаєтеся досягти та чому це важливо. Чи це нарощування потенціалу в новій галузі, яку ви хочете розвивати? Чи це чіткіше обґрунтування майбутнього запиту на фінансування? Спробуйте знайти конкретні результати та прив’язати їх до часових рамок.

Заплануйте кілька зустрічей для обговорення. Спроба інтерпретувати всі ваші результати одночасно може зайняти забагато часу та спонукати учасників поспішати з результатами. Натомість організуйте 2-3 зустрічі по 1-2 години кожна, де всі зможуть зібратися разом, щоб обговорити ваші результати.

Чітко визначте свою перспективу на майбутнє та залишайтеся позитивною. Мета Анкети, Посібника та Навчального центру полягає у створенні корисного способу мислення про потенціал вашої організації. Це не «табель звіту», який перекладає особисту провину за будь-які прогалини в потенціалі. За тривалий досвід роботи TCC з організаціями, що проводять оцінку потенціалу, вона ніколи не стикалася з організацією, яка мала б усі сильні сторони потенціалу, але жодних проблем з ним. Спробуйте розглядати свої бали як можливість навчитися, а не як шанс оцінити себе.

Як читати звіт

Ваш звіт «Опитувальник організаційної ефективності» містить чимало графіків. У цьому розділі ми пояснимо вам, як розуміти ці графіки.

У всьому звіті високий бал (наприклад, 4 або 5 з 5) вказує на згоду, тоді як низький бал (наприклад, 1 або 2 з 5) вказує на незгоду.

Числовий бал	Рівень узгодження із заявою
5	Повністю згоден(а)
4	Згоден(а)
3	Не погоджуюсь, але й не висловлюю незгоди
2	Не згоден(а)
1	Зовсім не згоден(а)
Blank	(Цей пункт був пропущений усіма респондентами)‎

Кожен графік також має відповідну таблицю даних. Приклад таблиці наведено нижче.‎

Таблиці даних містять ту саму інформацію, що й графіки, представлені в тому ж порядку. Однак замість того, щоб надавати середнє значення всіх балів для певного пункту, вони представляють усі окремі відповіді. Якби троє людей заповнили Анкету, таблиця б показала, як кожна людина відповіла на кожне запитання (при цьому відповіді залишаються анонімними). Таблиці даних надають більш детальну картину. Наприклад, пункт, який має два бали – один бал два та один бал чотири – буде усереднено на три. Але пункт, який має два бали три, також буде усереднено на три. Таблиця даних може показати вам, чи є різні відповіді на певний пункт, і чи існує консенсус або значна розбіжність у думках щодо певного пункту.

Як зрозуміти сенс вашого звіту

Сила потенціалу

Тепер час проаналізувати ваші результати. Гарною відправною точкою для цього є розгляд ваших сильних сторін. Що ваша організація робить добре? Перегляньте всі графіки у вашому звіті-анкеті та визначте пункти, за які ви отримали найвищий бал. Складіть список цих пунктів.

Після того, як ви отримаєте цей список сильних сторін, є кілька речей, про які варто подумати:

Що спільного або подібного між цими сильними сторонами? Чи є якісь теми?
Чи перегукуються ці сильні сторони з вашим розумінням того, що ваша організація робить добре?
Наскільки важко чи легко підтримувати ці сильні сторони? Чи є якісь сфери, де вам доведеться активно працювати, щоб залишатися сильними, або де вам знадобляться ресурси, щоб залишатися сильними?
Чи маєте ви спільні сильні сторони з іншими організаціями Вікімедіа, які могли б запропонувати співпрацю або можливості для обміну знаннями?‎
Як ваша організація може ефективніше донести свої сильні сторони до інших?
Як ці сильні сторони змінюють ваше уявлення про те, на чому повинна зосередитися ваша організація? Чи є якісь стратегії або види діяльності, які ваша організація могла б розглянути для більшого використання?‎

Проблеми з потенціалом

Тепер розглянемо проблеми з потенціалом. Перегляньте всі графіки у вашому звіті Анкети та визначте пункти, за які ви отримали найнижчий бал. Складіть список усіх цих пунктів.‎

Після того, як ви отримаєте цей список проблем з потенціалом, є кілька речей, про які варто подумати:‎

Чи ці проблеми відповідають вашому розумінню того, де ваша організація має труднощі?
Чи є серед цих прогалин такі, що є суттєвими перешкодами для досягнення впливу вашою організацією прямо зараз?‎
Чи є прогалини в потенціалі, які ваша організація може легко вирішити, наприклад, з невеликими інвестиціями у волонтерський час або гроші, або з мінімальною фінансовою підтримкою?
Які прогалини в потенціалі вимагатимуть значних зусиль та ресурсів (час волонтерів, гроші) для їх усунення?‎
Що спільного або схожого в цих проблемних сферах? Чи є якісь теми, чи можна згрупувати будь-які прогалини в потенціалі? Чи може усунення однієї прогалини призвести до збільшення потенціалу в низці стратегій або видів діяльності?
Чи є серед цих прогалин такі, які вам потрібно усунути для досягнення довгострокових цілей або стратегії вашої організації?
Як ці прогалини в потенціалі змінюють ваше уявлення про те, на чому повинна зосередитися ваша організація? Чи є якісь види діяльності або стратегії, які ваша організація могла б переглянути?‎

Наступні кроки та складання плану нарощування потенціалу

Зверніться до Навчального центру на Meta-Wiki, щоб отримати рекомендації щодо сфер, де ваша організація досягає успіхів, і де вона може зіткнутися з труднощами. Розгляньте можливість використання наведених вище питань (у розділі під назвою «Як зрозуміти сенс вашого звіту») – разом з будь-якими іншими, які ставить ваша група – для створення таблиці пріоритетів з вашими головними сильними сторонами та проблемами. Це може допомогти вам зосередити вашу роботу з розбудови потенціалу.

Подумайте про те, що ви робите зараз, що дійсно варто розвивати, наприклад, про сфери, де інвестиції в потенціал принесуть конкретні результати та збільшать вплив вашої організації.
Якщо ви отримали низькі бали в кількох сферах, не думайте, що вам потрібно розбудовувати потенціал у всіх них. *Що додасть найбільшої цінності? Це будуть сфери, яким ви повинні надати пріоритет у плані розбудови потенціалу.
Пам’ятайте, що потенціал означає не просто ресурси, а здатність використовувати або отримувати доступ до ресурсів, які можуть вже існувати у вашій організації, вашій волонтерській базі або русі в цілому.
Після того, як ви пройдете цей процес визначення пріоритетів, зберіть свої «головні пріоритетні» стратегії для розбудови потенціалу найближчим часом, відповідні пропозиції в Навчальному центрі та перегляньте список ресурсів громади для визначених вами областей, щоб створити план розбудови потенціалу для вашої організації. Цей план відрізняється від вашого стратегічного плану або вашого річного плану, оскільки пріоритети вашої організації загалом можуть відрізнятися від ваших пріоритетів у розбудові потенціалу, хоча можуть бути області перетину.

Таблиця 1. Шаблон головного плану розбудови потенціалу
Приклад пріоритету №1: Використання онлайн-конкурсів для залучення нових учасників	Приклад пріоритету №2: Навчання волонтерів навчати інших за допомогою семінарів тощо.	Приклад пріоритету №3: Залучення GLAM у наш регіон/тематичний фокус для вивільнення контенту
Обґрунтування вибору (чи заповнюємо ми прогалину в потенціалі в галузі, якою ми досі не займалися, чи хочемо масштабувати набір стратегій, які ми зараз використовуємо та для яких маємо ресурси?)	Обґрунтування вибору (чи заповнюємо ми прогалину в потенціалі в галузі, якою ми досі не займалися, чи хочемо масштабувати набір стратегій, які ми зараз використовуємо та для яких маємо ресурси?)	Обґрунтування вибору (чи заповнюємо ми прогалину в потенціалі в галузі, якою ми досі не займалися, чи хочемо масштабувати набір стратегій, які ми зараз використовуємо та для яких маємо ресурси?)
Рекомендації щодо того, де/як нам слід нарощувати потенціал для досягнення більшого успіху: X Y Z	Рекомендації щодо того, де/як нам слід нарощувати потенціал для досягнення більшого успіху: X Y Z	Рекомендації щодо того, де/як нам слід нарощувати потенціал для досягнення більшого успіху: X Y Z
Список ресурсів громади: Organizations within the Wikimedia movement WMF contacts Other resources	Список ресурсів громади: Organizations within the Wikimedia movement WMF contacts Other resources	Список ресурсів громади: Organizations within the Wikimedia movement WMF contacts Other resources

Вирішіть, чи потрібна подальша пріоритетність: чи є у вас волонтери та/або персонал, щоб присвятити себе всім сферам розбудови потенціалу в наступному році? Чи можете ви співпрацювати з іншими організаціями, щоб використовувати їхній досвід та ресурси? Чи має сенс час? Як ваші головні пріоритети розбудови потенціалу вписуються у ваш існуючий річний план, стратегічний план та бюджет?

Подумайте, якими частинами вашого плану ви хочете поділитися, як ви будете його доносити та кого ви хочете залучити до розмови. Це включає те, як ви можете використовувати генеральний план нарощування потенціалу, щоб обґрунтувати необхідність виділення додаткових ресурсів (включаючи технічну підтримку або навчання на додаток до фінансових ресурсів) у спонсорів та інших партнерів. Перегляньте список ресурсів спільноти та вирішіть, з ким вам слід поговорити, перш ніж звертатися по допомогу. Наприклад, якщо використання онлайн-конкурсів – це стратегія, яку ви хотіли б масштабувати та нарощувати ресурси та навички для них, кого ви можете залучити з громади, хто б поділився своїми знаннями про те, що працює для онлайн-конкурсів?

Виходячи з нашого досвіду роботи з організаціями в подібних ситуаціях, ми наполегливо рекомендуємо розбити свій план на менші частини, щоб ви не перевантажилися. Наприклад, ви можете подумати про те, які чотири стратегії вас найбільше цікавлять у нарощуванні потенціалу, а потім спланувати розвиток цих сфер у різний час протягом року, а не всі одразу, щоб ви могли інтенсивніше працювати над нарощуванням ресурсів та навичок у двох-трьох сферах на рік, а не займатися кожною сферою одночасно.

Вирішіть, хто у вашій організації повинен проголосувати або затвердити план, перш ніж він зможе розпочатися. Після того, як план пройде процес затвердження, визначте, хто візьме на себе відповідальність за нього (це може бути окрема особа, група чи підкомітет) та за інформацію, яку він містить. Відповідальність означає відповідальність за вжиття заходів на основі вашого плану нарощування потенціалу, планування зустрічей для оцінки прогресу та вирішення проблем, а також загалом інформування спільноти про будь-які події в процесі просування. Розгляньте можливість запитати про зацікавленість волонтерів у створенні блогу з організаційної ефективності або іншого онлайн-форуму чи списку розсилки, щоб спілкуватися та збирати пропозиції від спільноти, пов'язані з планом нарощування потенціалу. Щоб отримати більше ідей, ви можете зв'язатися з іншими організаціями, які вже думають про організаційну ефективність у своєму власному контексті.

Що далі?

Зараз ми передаємо «відповідальність» за цей процес, а також Анкету та Посібник від TCC та Фонду Вікімедіа організаціям, що беруть участь у цьому русі. Ми розглядаємо ці матеріали не як висновок, завершення чи остаточне слово щодо того, чи має ваша організація необхідний потенціал. Натомість ми розглядаємо це як відправну точку для організацій, які хочуть посилити організаційну ефективність для досягнення більшого впливу. Дехто може вирішити адаптувати Анкету, щоб зробити її більш застосовною до своїх конкретних стратегій та місцевого контексту, використовувати її як навчальний інструмент для себе та своїх колег у рамках ширшої ініціативи з нарощування потенціалу або використовувати її як основу для обговорення ролей та структур організацій Вікімедіа. Куди вона піде далі, вирішувати вам.‎