Стратегия/Уикимедианско движение/2017/Актуализации/15 декември 2016 г. - Актуализация №1 в стратегическия процес на уикимеданското движение

Съобщение от Катрин Мар

Това съобщение, „Актуализация на стратегическия процес на уикимеданското движение (# 1!)“, е изпратено от Катрин Мар на 15 декември 2016 г.

Здравейте,

След присъединяването си към Фондация Уикимедия и движението през 2014 г., често съм чувала членове на общността, организации на движението, както и служители да говорят за необходимостта от ясна, обединяваща и вдъхновяваща стратегическа посока за нашето движение. Тези разговори са склонни да следват един модел: те започват от признанието на невероятната работа на движението ни през изминалите 15 години, като същевременно се стремят да потърсят по-голяма яснота за това какво да правим след това. Какво искаме да постигнем през следващите 15 години? Каква роля искаме да играем в света? Как ще приоритизираме работата и ресурсите си?

На срещата на Съвета на настоятелите среща през юни 2016 г., съветът определи разработването на дългосрочна стратегия за движението като един от най-важните ни приоритети за следващата година. Достигането до консенсус за дългосрочно стратегическо ръководство ще ни помогне да разберем накъде сме се запътили, по кой път ще поемем и как да се уверим, че имаме подкрепа в работата си.

На срещата на ФУ за показателите за декември тази сутрин, Анна Стилуел и Лиза Грюуел споделиха презентация за работата на Фондацията, извършена от юни насам, в подготовка за консултациите за стратегията на движението през следващата година. Ние работихме, за да разберем опитите на отминалите стратегии на Уикимедия, да преценим бъдещите бюджети и срокове, както и да осигурим средствата за следващата година. В този имейл, искам да представя някои допълнителни подробности за напредъка и следващите стъпки, които да извършим заедно.

(Честно предупреждение: това е един много дълъг имейл. Критичната информация е както следва: Управителният съвет на ФУ одобри резолюция за разходите и графика за предстоящата работа по стратегията. Очакваме началото на широк обществен разговор за процеса, целите и темите към началото на 2017 г. Фондацията търси външен експерт, който да работи с нас (общността и персонала) в подкрепа на един ефективен и всеобхватен процес. Доста нехайна съм към редовните актуализации, но ние ще ги споделяме по време на процеса. И, разбира се, моля да споделите Вашите мисли и отзиви на този списък и на Мета-Уики.)

Стратегическа насока

Очакваме да започнем дискусия за стратегията в цялото движение в началото на 2017 г., с процес, който ще продължи през цялата година. Целта ни е да приключим 2017 г. с яснота и консенсус относно стратегическата посока на нашето движение, и да започнем планирането на това как ще постигнем напредък в тази посока.

В момента вършим добра работа в цялото ни движение, но липсата на обединително чувство за начина, по който се върши работата, преминава в нещо по-голямо от отделните му части. Уикипедия и сродните й проекти са забележителни, и нашата общност е отговорна за техния успех. Нашето движение свърши невероятна работа по разпространението на ценности и принципите ни по целия свят, но ние често поглеждаме назад към миналото, за да станем по-добри, вместо да гледаме както към миналото ни, така и към бъдещето. Имаме възможност да помислим как визията и мисията ни ще останат непроменени сред променящите се медии, демографски и технологични фактори, и как можем по-добре да обединим усилията си (екосистема от партньори, потребители, експерти, нови потребители, културни и образователни институции, както и Фондация Уикимедия).

Освен това, ние (общността, филиалите, Управителният съвет и служителите) сме все по-наясно с предизвикателствата, които възникват при липсата на единна стратегия на движението. Чухме от членове на Комитета за разпределение на средства, кандидати за грантове, лидери на общността, както и все по-голям брой филиали, че от време на време се мъчат да разберат как нашите отделни усилия се свръзват заедно и накъде върви движението като цяло. Липсата на стратегия за движението, с други думи, възпрепятства способността ни да работим за постигане на мисията ни. Предвид значението на тази мисия, както и необходимостта да се придържаме най-строго към отговорното стопанисване на донорските средства, това са скъпоструващи пропуснати ползи.

Бюджет

На срещата през юни на Управителния съвет, аз се ангажирах да разработя предложен процес и бюджет навреме за годишната среща на Управителния съвет през ноември. Този процес ще се отрази на вида процедура, който ще предприемем и ще бъде придружен от прогнозен бюджет за работата.

За да се подготвим, ние искахме да разберем последните усилия за разработване на стратегии за движението ни. Ние прегледахме последните процеси (2010 г., 2012/ Стесняване на фокуса 2014 г., както и някои други) и интервюирахме последните участници, за да научим какво е работило и какво не, и направим равносметка на това, което е липсвало - от външна експертиза за проучванията на аудиторията до ясна отговорност за резултатите.

Ние осъзнахме например, че докато процесът на 2010 г. е протекъл в силно сътрудничество, той е имал някои големи предизвикателства пред себе си. Например, той не бил в състояние да превърне сътрудничеството в споделена собственост на работата, необходима за постигане на тези цели. Той също така не е имал голямо участие от страна на нововъзникващите общности, особено тези в страни извън Европа и Северна Америка. За да успее в бъдеще планирането на движението, ние ще имаме нужда от широко и задълбочено участие, от различни перспективи и езици. За да помислим как можем да осъзнаем това ниво на сериозни консултации, ние говорихме с хората от екипа на Фондацията за Ангажираност на общността и на други места, взехме препоръки за всичко от общностния инструментариум и многоезичен превод.

Миналите процеси често са се фокусирали върху качествените гледни точки, обикновено от нашите съществуващи общности от редактори и читатели. Имали сме ограничени начини за разбирането на това доколко широко представителни са били опита, нуждите и предизвикателствата, дори и за съществуващите ни общности. Имаме десетки хиляди редактори, но дори и в нашето най-голямо съвместно усилие през 2010 г., само 2 000 души са допринесли към стратегическите дискусии. По същия начин, ние имаме ограничени проучвания защо и как хората по света използват и се ангажират с проектите на Уикимедия като не-редактори - и нашето разбиране за това, кое кара хората да използват проектите като редактори или не, е чисто качествено.

С въвличането ни във вървящата напред консултация, ние виждаме възможност за въвеждането на по-съществени изследвания, насочени към аудиторията, в нашата дискусия; което да попълни информацията за нашите възможности и предизвикателства с качествени данни. Работихме с екипа, отговарящ за Глобалния обхват и персонал от проеките за проучванията за нови читатели и аудитория, за да обхванем количествените и качествените изследвания на аудиторията в нови, новосъздадени и съществуващи редакторски и читателски общности, и да оценим свързаните с това бюджети. И докато виждаме това като вълнуваща възможност за включване на нови данни в разговорите ни, ние също така очакваме то да има трайна стойност отвъд следващата година. Доброто изследване и данните от аудиторията ще ни помогнат не само за стратегическата дискусия, но също така трябва да бъдат от полза за Фондацията и други продуктови и програмни решения сега и за в бъдеще.

И разбира се, че не сме сами в света! Ние съществуваме в екосистема от хора, които използват, повторно употребяват и ремиксират знанията от проектите на Уикимедия по най-различни начини. Ние имаме силна и разрастваща се общност от институции и партньори в образованието, управлението, културата и науките. Ние също така имаме много технически партньори и потребители, които използват повторно съдължанието и които имат пряк интерес да бъдем силни. Тези заинтересовани страни предлагат ценна информация за това докъде достига работата ни по света, далеч отвъд местата, които движим. Искаме да говорим с тях, да разберем възможностите, които те виждат в бъдещето, както и предизвикателствата, пред които са изправени днес. Ние искаме да говорим с хората, които работят на ръба на иновациите в областта на технологиите, за да разберем по-добре как тези тенденции се отразяват на нашето бъдеще, както и да ги ангажираме в мисията ни.

И накрая, но не на последно място - тези дискусии, сътрудничества и заключения трябва да бъдат отворени и консултативни. Искаме да работим заедно, за да изработим процес на консултации, с възможности за разговори в уики, лични срещи, работни групи и други. В някои случаи това може да означава нови разговори, а в други, може да поискаме да въведем допълнителни възможности и участие във вече планирани събития на общността. Ние ще се нуждаем от допълнителни средства за многоезичните преводи или документация. Ние също така ще се нуждаем от допълнителен капацитет в подкрепа на тези дискусии, така че общността, както и служителите, да могат да се съследоточат върху работата по програмите, грантовете и продуктите, към които са се насочили.

Ние искаме да вдъхнем живот на това. Но преди да можем да се ангажираме с този подход, трябва да сме сигурни, че бихме могли да съберем необходимите средства, за да се случи това. Въз основа на проучванията ни на отминали процеси, най-добри практики, както и на разговори с общността и персонала - ние изградихме прогнозен бюджет на високо равнище с ресурси за следното: приобщаващи, многоезични консултации с общността в уики и лични срещи; проучвания на наши потребители, нови потребители, както и консултации с външни експерти и заинтересовани страни; и допълнителен външен капацитет за управление и работа на процеса. Всичко на всичко, ние преценихме, че пълният обем на работата над 1,5 години ще струва някъде около US $ 2,5 милиона. Това се разделя на около 35% подкрепа за прякото участие на общността, 35% подкрепа за проучванията на аудиторията и разбиране на външните екосистеми, както и 30% подкрепа за организация и външна подкрепа.

Зная, че това звучи много! Но след като го разделихме на бюджетни линии, то започна да придобива форма. Този прогнозен бюджет е разработен в тясно сътрудничество с екипите за Ангажиране на общността, Глобалния обхват и Финанси. Работихме с екипа за Ангажиране на общността, за да използваме техните модели за събития в общността и организация на бюджета за допълнителна подкрепа и участие в обществени мероприятия. Работихме с екипа за Глобалния обхват за оценка на разходите за качествени и количествени проучвания по целия свят. И работихме с финансовия екип, за да разберем часовите ставки за стратегически консултации с нестопанска цел (откривайки, че дори и с организации с нестопанска цел, ангажиментът ни за сериозни консултации бързо добави много часове в плановете ни).

Преглед на тази бюджетна прогноза беше представен на Управителния съвет на заседанието на 13 ноември. Там Съветът одобри с резолюция разходи в размер до $ 2,5 милиона през фискалната година 2016-17 (юли 2016 - юни 2017 г.) и фискалната 2017-18 (юли 2017 - юни 2018). В момента работим за прехвърлянето на този прогнозен бюджет във формат, подобен на този, който използваме за годишното планиране, с цел последователност и яснота при прегледа. Този подробен бюджет, обвързан с конкретни събития, договори и изследователски области, ще бъде споделен за обратна връзка с Одитния комитет на Управителния съвет на Фондацията, както и с по-големите общности.

Сглобяване на екип

За да увеличим вероятността за успех, ние искаме да сложим на масата допълнителен капацитет и опит. Нито един отдел на ФУ или филиал на уикимедианското движение в момента няма пълен набор от умения или наличен капацитет за самостоятелно управление на стратегически процес с този размер и мащаб. Нашата цел е да намерим външно лице с опит в стратегиите на организации или движения, за да помогне на всички нас (филиали, настоящи потребители, нови потребители, експерти, културни и образователни институции, комитети на общността и ФУ) за съвместното разработване на стратегия за движението и събирането на екип, който да подпомага този процес.

На практика, това означава намирането на лице, което може да препоръча стратегическия подход, да определи необходимите ресурси (например, проучване на потребители или картографиране на сектор), да оформи сериозни консултации и вземане на решения, движейки своевременно процеса в нужните срокове и помогне за свършването на крайната работа в срок. Ние нарекохме тази роля „водещ архитект“, макар че е по-вероятно това да е екип, а не отдебна личност.

Ние осъзнаваме, че някои личности в нашата общност вече разполагат със значителен опит в областта на стратегическото планиране, и се надяваме, че ще допринесете със своите заложби към формата и съдържанието на дискусията. Осъзнаваме също че ще е трудно едновременно да се организира разговор и допринася към него по същото време. За да облекчим процесуалния и оперативния натиск върху сътрудниците от общността, и да дадем възможност на хората да участват в предимно стратегически и изграждащи роли, ние очакваме водещия архитект и екипът да работят в тясно сътрудничество със настоящите хора за връзки с общността и персонала, и помогнат за дискусиите като организатори. От тях ще се очаква да подкрепят всяка общност и орган на ФУ, участващи в разработването на стратегията.

Миналия месец помолих Лиза Грюуел, Анна Стилуел и Гийом Помие да започнат търсенето на този външен капацитет. Те говориха с няколко по-малки организации, което бе съзнателен избор, за да намерят някой, който може да бъде гъвкав и отворен към нашите нужди - и изпратиха заявка за предложение (RFP) на заинтересованите фирми. Минималните критерии към водещия архитект са за някой, който:

• Да е създал успешни стратегии преди това (стратегии на организации или движения, а не само стратегия за отдел, програма или продукт)
• Да е предложил съгласувани резултати и да разбира необходимостта от изграждането на един невероятно общирен процес
• Да има желание да бъде свързан с партньор/ консултант на пълно работно време, който познава движението
• Да има значителен опит в организации с нестопанска цел
• Да има значителен международен опит
• Да разбира, че уикимедианските общности са пламенни! Няма да има време за шумен дебат. Те трябва да са готови и способни да проведат трудни разговори (трудни по съдържание, но не и по форма).

Макар, че говорихме с много фирми, които са заинтересувани, някои от тях не са в състояние да мобилизират ресурси за нашия график. За други ние не почувствахме, че са пригодни. В края на краищата, получихме два осъществими отговора. Надяваме се да вземем решение до края на тази или следващата седмица.

Ние осъзнаваме, че нашето движение, мисия и култура са особени по чудесен начин. Докато ние знаем, че ни трябват външни умения в областта на стратегията за движението, ние също така знаем, че всяка външна организация ще се нуждае от голяма подкрепа за да разбере ценностите на движението ни, културата, историята и проектите ни.

Ние предлагаме образуването на двойки от външни консултанти с членове на общността и персонала, които имат голям опит в общността като водачи, преводачи и ментори. Ние не знаем още как точно това ще работи, или кои ще се заинтересуват от тези роли. Това е един въпрос от многото, на които ще трябва да отговорим заедно.

Следващи стъпки

Целият прогрес от ресурси и планиране на света няма да ни заведат далеч, без разговори в общността. Освен бюджета, решението да се въведе допълнителна експертиза, както и график за следващата година, на този етап ние не разполагаме с повече конкретни подробности. Това е умишлено. Ние се ангажираме да разработим специфичните детайли в партньорство с Вас, докато вървим напред.

Осъзнаваме също, че се впускаме в нещо ново. Ние предлагаме един модел, който, макар и на базата на научни изследвания, отминал опит, задълбочени разговори, както и подробен бюджет, може да не е перфектен. Ние приветстваме идеите, които ще внесете, за да го направим по-добър. Очакваме, че ще работим открито, ще общуваме помежду си редовно, ще спираме по на пътя, за да направим преценка на напредъка ни и да го коригираме, ако е необходимо. Това ще бъде част от общия ни труд.

Освен това, ние ще осигуряваме редовна отчетна документация по електронна поща, и добавянето й на Мета-Уики. Ако искате да получавате известия на Вашата беседа, можете да го направите, като се регистрирате на Мета-Уики.

Ако сте стигнали дотук, благодаря Ви за четенето. Предполагам, че това е началото на дълга поредица от разговори. Очаквам ги с нетърпение.

Благодаря ви!
Катрин