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CI016 : Dépenses engagées par l'association et notes de frais
Cette procédure n'est plus à jour et est conservée pour des raisons historiques

Principes généraux

Chaque dépense fait l'objet d'une vérification par une personne différente de celle l'ayant autorisée. Le montant total des dépenses par famille comptable et par projet ne doit pas dépasser celui indiqué dans le budget voté par le conseil d'administration pour l'exercice. Chaque dépense fait l'objet d'une page sur Méta, à l'exception des dépenses confidentielles. Le pseudonymat est respecté sur Méta, les coordonnées de la personne demandeuse ne sont conservées qu'en format papier. Chaque dépense est archivée au format papier dans les locaux de l'association, accompagnée des justificatifs éventuels.

Étapes

La personne identifiant un besoin d'achat ou devant valider une note de frais crée une page pour sa dépense et envoie les justificatifs éventuels à la personne qui engagera la dépense (par défaut, le comptable). La dépense est alors demandée.

Le président de l'association, le trésorier ou toute personne disposant d'une délégation (responsable ressources humaines, membre de la commission de micro-financement) approuve la dépense. Elle est alors soit approuvée soit refusée.

La dépense est engagée par le président, le trésorier, ou toute autre personne disposant des moyens de paiement de l'association. Elle est alors exécutée.

La dépense est imprimée et archivée par le comptable au format papier dans les locaux de l'association, avec les pièces justificatives. Cette archive indique si nécessaire le nom réel de la personne bénéficiaire ainsi que ses coordonnées. Elle est alors archivée.

La dépense est vérifiée par le président, le trésorier, toute personne disposant d'une délégation de trésorerie ou un membre du groupe contrôle interne. Les personnes approuvant et vérifiant la dépense doivent être différentes. La personne demandant la dépense ne peut pas non plus la vérifier. La dépense est alors vérifiée : le processus est achevé. Si la dépense pose problème, cela est indiqué jusqu'à résolution et la demande reste temporairement à l'état d'archivage.

La dépense peut être abandonnée avant son exécution.

Notes de frais

Dans le cadre de leurs missions, les salarié·e·s peuvent être amené·e·s à engager des frais qui leur sont remboursées par le biais d'une note de frais. Les membres et les bénévoles peuvent également se faire rembourser des frais dans le cadre des activités de l'association. Si ces activités sont prévues au budget, les salarié·e·s peuvent leur indiquer d'engager les dépenses et prévoir leur remboursement. Les membres ou bénévoles établissent ensuite une note de frais en créant une page « dépense » sur Méta et les salarié·e·s ayant donné l'autorisation approuvent la dépense. Les notes de frais de membres du conseil d'administration émises dans le cadre de celui-ci doivent être votées par le conseil en l'absence des personnes intéressées (article 7 des statuts).

Toutes les notes de frais suivent le processus normal des dépenses. Les pièces justificatives sont transmises au comptable et au trésorier pour remboursement par l'association. Les dépenses doivent êtres conformes à la politique de l'association, notamment concernant les frais de déplacements.

Je suis membre ou bénévole :

J'ai une dépense dans le cadre d'une action de l'association. Je contacte le ou la salarié·e qui suit cette action.
Le ou la salarié·e vérifie que la dépense est prévue au budget, et qu'il reste du budget pour l'exercice.
Si oui, je peux engager la dépense. Je crée alors la page dépense, si je ne l'ai pas fait avant.
J'envoie l'adresse de la page à la ou au salarié·e qui signe l'approbation. Si un groupe gère son propre budget (micro-financement, groupe local, etc.), une personne en charge de celui-ci au sein du groupe peut approuver la dépense.
L'association me rembourse. Pour l'association, c'est à ce moment-là que se situe la dépense proprement dite. Le processus est terminé pour moi.
La dépense est archivée et vérifiée.
Si je préfère que l'association engage directement la dépense, je l'indique à l'étape 1 ou 3. Je reste responsable de la création de la page de le dépense.
Si je suis imposable et que je préfère bénéficier d'une réduction d'impôts plutôt que d'un remboursement, je peux transformer à tout moment ma dépense en « non-dépense » en utilisant le modèle correspondant.

Je suis salarié·e :

La procédure est la même, mais je m'adresse au salarié·e qui bénéficie d'une délégation pour engager des dépenses.
Si je bénéficie moi-même de la délégation, je peux engager la dépense après avoir créé la page.

Je suis membre de la commission de micro-financement :

Une demande a été acceptée par la commission. J'utilise le lien direct pour demander l'engagement de la dépense et j'approuve la dépense.
La dépense est engagée par l'association, puis vérifiée.
S'il est préférable que l'association engage directement la dépense, je l'indique au trésorier ou au comptable. Je reste responsable de la création de la page de le dépense.

Dépenses confidentielles

Les dépenses confidentielles suivent le même processus, par des voies de communication confidentielles, et ne sont archivées qu'en papier (procédure CI006). Le trésorier et le président valident conjointement ces dépenses, si nécessaire avec le reste du conseil d'administration.

Non-dépenses

Les membres ou bénévoles de l'association peuvent renoncer à se faire rembourser leurs frais engagés dans le cadre de l'association et bénéficier à la place d'une réduction d'impôt à hauteur de 66 % des frais (sous réserve d'être imposable à l'impôt sur le revenu). Les dépenses deviennent alors des « non-dépenses ». Elles suivent le même processus de création de page, d'approbation et de vérification. L'exécution consiste en l'émission d'un reçu fiscal plutôt qu'un remboursement. Celui-ci sera ensuite utilisé lors de la déclaration d'impôts de la personne concernée.