Wikimédia France/Gouvernance/Comité de gestion des conflits d'intérêts/Statuts

Ces règles de fonctionnement sont celles qui sont appliquées par le comité et qui ont été approuvées par l´assemblée générale de novembre 2022, puis amendées par l'assemblée générale du 22 novembre 2025 de l'association.

I But et composition du Comité

Préambule

L’assemblée générale de l’association Wikimédia France a voté la création d’un Comité de gestion des conflits d’intérêts (CGCI) en septembre 2017. Les présents statuts (du Comité) ont été élaborés par le groupe de travail assigné à cette tâche par le Conseil d’administration, selon les principes édictés dans la charte de déclaration d’intérêts, en vigueur depuis fin 2015, et les articles 3.4 et 6.2.3 du règlement intérieur de Wikimédia France.

Article 0 – Principe

À l’exception de l’assemblée générale, un·e membre de l’association ne peut prendre part à une délibération ou un vote lorsque ceux-ci portent sur une décision relative à une autre structure dont il / elle est membre, salarié·e ou avec laquelle il / elle entretient des liens d'intérêts.

Article 1er – Objectifs

Le Comité est chargé de la prévention et la gestion des conflits d’intérêts au sein de l’association, la réception et le traitement des signalements et alertes sur cette thématique, et la rédaction d’avis et recommandations sur les cas traités.
Afin d’atteindre au plus d’impartialité et d’indépendance possible, les membres du CGCI sont sélectionné·e·s par un tirage au sort parmi les membres de l’association. Ce mode de désignation directe renforçant la légitimité et la crédibilité du comité, celui-ci pourra ainsi exercer son rôle de contre-pouvoir et de représentation des membres de l’association.

Article 2 – Moyens d’action

Le Comité est pourvu d’une mailing-list non archivée (interets@lists.wikimedia.fr) permettant la réception des alertes et les échanges entre membres.
Les présents statuts sont disponibles sur Meta-Wiki, de même que les descriptions du fonctionnement du Comité et les modalités de saisie / alerte.
Le Comité sollicite les instances dirigeantes de l’association (président·e, bureau, CA, AG, …) en cas de besoin.
Le Comité s’assure de la tenue de réunions régulières (deux fois par an minimum) pour discuter de l’évolution de son fonctionnement.

Article 3 – Composition

3.1 Membres

Le Comité est constitué de 3 membres minimum et 7 membres maximum. Les membres sont désigné·es lors de l’assemblée générale pour un mandat de deux ans.
Le renouvellement du Comité se fait par moitié par tirage au sort parmi les membres s’étant déclaré·e.s volontaires lors de leur adhésion. Ce tirage au sort est effectué par la Commission électorale qui veille à nommer jusqu’à hauteur de 7 membres ainsi que 7 suppléants remplissant les conditions exposées ci-dessous, en privilégiant la parité de genre autant que possible.

Conditions d’admissibilité :

Ne pas être membre du Conseil d’administration;
Ne pas être salarié·e de l’association ni l'avoir été dans les 12 derniers mois ;
Ne pas être prestataire ou salarié d'un prestataire de Wikimédia France ni l'avoir été dans les 12 derniers mois ;
Ne pas avoir fait l'objet d'une décision du CA ou de l'Assemblée générale avec avis conforme du Comité relative à la violation des statuts du Comité dans les 24 derniers mois ;
Ne pas être ou avoir été impliqué·e par un avis ayant abouti à une injonction ou une demande au sens de l'article 10.2 du Comité dans les 12 mois suivants la cessation de la situation ayant fait l'objet de l'avis.
S’engager à communiquer une déclaration d’intérêts au Comité sous huit jours, et à y apporter les éventuels éclaircissements demandés ; en cas de conflit d’intérêts avéré avec l’exercice du mandat, le Comité informe sous 15 jours la personne tirée au sort et sollicite un suppléant.

En cas de désistement d'une personne tirée au sort pour faire partie du CGCI ou d'une démission en cours de mandat, le remplacement se fait parmi les suppléants et suppléantes tiré·e·s au sort précédemment et pour le reste du mandat. Les démarches liées aux candidat·e·s s’effectuent sur la base de l’identité civile des membres.

3.2 Obligation de formation

Les membres du CGCI sont tenus de se former à la gestion des conflits d’intérêts et aux responsabilités liées au monde associatif avant de pouvoir assumer leur rôle au sein du Comité. À l’issue de la formation proposée par Wikimédia France, les membres du CGCI auront à signer un accord de confidentialité (ou NDA : non disclosure agreement) et à s’assurer de la mise à jour de leur déclaration d’intérêts.

3.3 Sanctions

Les membres du CGCI qui ne respectent pas les statuts du CGCI, de l’association et/ou qui divulguent des informations confidentielles en dehors de leurs rôles, s’exposent à des sanctions telles que :

un avertissement ;
une exclusion du CGCI ;
une exclusion de l’association.

3.4 Correspondant·e·s du Conseil d’administration

Deux membres du Conseil d’administration sont désigné·e·s comme correspondant·e·s du Comité dans le mois suivant l’assemblée générale. Ils / elles participent aux réunions de fonctionnement (au minimum à la prise de fonction puis lors de la préparation du rapport destiné à l’AG) mais pas aux réunions de traitement d’alertes, de cas particuliers ou d’analyse de conflits d’intérêts.
Ces deux membres du Conseil d’administration sont des interlocuteur·ice·s privilégié·e·s du Comité, permettant de faciliter les échanges et de donner suite aux recommandations du Comité. Ils / elles assurent également la liaison avec l’équipe salariée ainsi qu’avec le Comité d’audit.

3.5 Comité d’audit

Le Comité de gestion des conflits d’intérêts et le Comité d’audit prennent contact en début de mandat chaque année et s’informent mutuellement de leur agenda en respectant la confidentialité des données traitées. Ils peuvent être amenés à partager certaines informations dans l’intérêt de l’association et de ses membres.

3.6 Observateurs / Observatrices

Toute personne membre de Wikimédia France peut participer aux réunions du Comité lorsque le Comité ne travaille pas sur des dossiers liés à des cas particuliers ou des dossiers issus d’alertes. Ces personnes sont alors qualifiées de membres observateur·rice·s. Le Conseil d’administration peut aussi inviter un·e ou plusieurs observateur·rice·s à participer aux travaux du Comité lorsqu’il s’agit de réfléchir à son fonctionnement hors de tout cas pratique.

II Organisation interne

Article 4 – Principes de gouvernance

Pour sa stabilité et pour favoriser le partage des informations en son sein, le Comité s’efforce de fonctionner de manière horizontale en rendant ses avis par consentement, c'est-à-dire la prise en compte de tous les points de vue des membres afin de s'assurer que l'ensemble des personnes consente activement à la rédaction d'un avis.

Article 5 – Réunions du Comité

Le Comité se réunit dès que cela lui est nécessaire et au minimum deux fois par an (prise de fonction et préparation du rapport destiné à l’Assemblée générale).
Pour tout dossier, le Comité peut inviter tout membre de l’association à s’exprimer et notamment les observateur·rice·s suggéré·e·s par le Conseil d’Administration.
Si un·e membre du Comité est destinataire d’une alerte concernant un·e autre membre du Comité, il / elle réunit le Comité en l’absence de la personne mise en cause afin que le Comité soit saisi du cas.

Article 6 – Modalités de délibération

Les délibérations du Comité :

tendent à un consentement de ses membres (veiller à ce que l'avis final prenne en compte toutes les réserves exprimées) ;
permettent l’expression de positions minoritaires (si impossibilité de consentement). Ces expressions ne sont pas nominatives. Les positions des membres sur les différentes positions ne sont pas intégrées dans l’avis ;
font l’objet d’un secret des délibérations et de la confidentialité des informations recueillies.

Tous·tes les membres du Comité sont sollicité·e·s pour donner leur sentiment/opinion avant toute finalisation d'avis. Le Comité est proactif pour recueillir ces avis et s’efforce de prendre en compte tous les points de vue dans sa recommandation.
En cas d'avis qui n’a pas été finalisé sur le mode du consentement, le quorum est fixé à la moitié des membres du Comité en capacité de délibérer.
Un·e membre du Comité peut demander à se déporter de l’étude d’un cas ; dans ce cas, il / elle ne participe pas à la délibération conséquente.
Les membres ne participant pas à une délibération sont tenu·e·s aux mêmes obligations que ceux / celles y participant. La non-participation à une délibération est indiquée.
En cas d’absence prolongée de réponse d’un·e membre, il / elle ne participe pas à la discussion.

Article 7 – Règlement intérieur

Le Comité peut édicter et adopter un règlement intérieur du Comité pour clarifier certains points de son fonctionnement qui est rendu public sur Meta-Wiki.

III Rôle du Comité au sein de l’Association

Article 8 – Déclaration d’intérêts

8.1 Formulaire de déclaration

Le Comité a la charge d’élaborer un formulaire de déclaration d’intérêts. La validation de ce formulaire se fait d’abord par le Comité puis par le CA ; en cas de désaccord ou d’indécision, il est validé par l’assemblée générale.
Les membres de l’association devant faire une déclaration sont aussi tenu·e·s à sa mise à jour.
Les déclarations complétées ou mises à jour doivent être transmises au Comité.

Nota bene : suite à la décision de l'AG de novembre 2022, le formulaire en vigueur en 2023 est le modèle adopté pour ses déclarations par le CA en 2019 (accessible sur Meta-Wiki).

8.2 Publicité des déclarations

Afin de ne compromettre ni la vie privée des déclarant·e·s ni les missions du Comité de gestion des conflits d'intérêts, seront publiées sur Meta-Wiki uniquement les déclarations d'intérêts des membres du Comité de gestion des conflits d'intérêts. Les autres déclarations ne sont pas rendues publiques.
L’ensemble des déclarations d’intérêts sont communiquées de manière exhaustive aux membres du Comité qui les exploitent dans le strict respect de leur mission. Les déclarations sont conservées dans un dossier cloud de l'association accessible aux seuls membres du Comité. Les déclarations des membres du CA et des salarié.es de l’association sont accessibles aux membres du CA et au comité d’audit sur demande justifiée.

Article 9 – Procédure d’alerte

9.1 Saisie du Comité

Le Comité peut être saisi par une personne membre de l’association, ou qui en est extérieure.
Le Comité informe la personne à l’origine d’un signalement du suivi de la procédure engagée dans le respect des secrets qui le lient.
Le Comité peut s’autosaisir.

9.2 Accueil des alertes

Le Comité est destinataire des alertes relatives aux potentiels conflits d’intérêts liés à Wikimédia France. Ces alertes peuvent venir d'une personne concernant ses propres intérêts, d'une personne concernant les intérêts d'un·e tiers, ou du bureau par transmission d'une alerte reçue au titre de l'article 3.4 du règlement intérieur.
Si un·e membre du Comité est destinataire d’une alerte, il / elle s’en fait le / la porte-parole auprès du Comité.

9.3 Délai de traitement

Le Comité a un mois pour donner son avis à partir du moment où il est saisi d’un cas. Si des événements viennent enrichir le dossier, le délai d’un mois est étendu si le Comité le juge utile. Les parties prenantes dans le dossier sont alors informées de ces nouveaux délais. Les délais, la modalité et le déroulement de la procédure sont rappelés rapidement à la personne à l’origine du signalement ou aux parties prenantes (accusé de réception).
Une fois que le Comité s’est assuré d’avoir compris le point de vue de la personne à l’origine du signalement, il peut prendre contact avec les autres parties prenantes. Contact est gardé avec toutes les parties prenantes tout au long de la procédure.
Le principe du contradictoire (à charge et à décharge) dicte la conduite du Comité.

Article 10 – Avis

10.1 Typologie des avis et publicité

Le Comité peut émettre trois types d’avis concernant les alertes dont il a été destinataire. La publicité de ces avis auprès de l’association (via Meta-Wiki) dépend de chaque type.

Rejet de l’alerte car non factuelle ou hors sujet : aucune publicité n’est faite sur ce type d’avis.
Avis ayant fait l’objet d’une enquête qui a conclu à l’absence de situation potentielle et avérée de conflit d’intérêts pour l’association : la confidentialité de l’avis est la règle, sauf si les personnes mises en cause acceptent sa publicité (pour pouvoir se défendre, car elles trouvent l’alerte légitime…).
Avis ayant fait l’objet d’une enquête qui a conclu à une situation potentielle ou avérée de conflit d’intérêts : l’avis est rendu public sur Meta-Wiki avec ses recommandations ; les personnes concernées sont notifiées de la publication sur Meta-Wiki en amont ; l’avis contient les mesures à adopter pour faire cesser le conflit d’intérêts.

Les avis de présence ou absence de conflit sont communiqués sous réserve de confidentialité :

aux personnes à l’origine du signalement / de l’alerte ;
aux personnes mises en cause ;
au Conseil d’administration.

Dans tous les cas, le Comité fait un retour à la personne à l’origine de l’alerte ainsi qu’à la ou les personnes concernées. Le Comité veille à ce que l’avis ne contienne pas d’information qui viole des secrets sans permettre de lutter contre les situations de conflit d’intérêts.

10.2 Nature des avis pouvant être émis par le Comité

Les avis émis peuvent être un ou plusieurs (liste non exhaustive) :

déport des décisions relatives à une certaine thématique par la / le membre en cause ;
publicité / information auprès de l’association par le Comité de la situation visée ;
injonction auprès du / de la membre concerné·e à communiquer / publier / mettre à jour tout ou partie de sa déclaration ;
demande de démission du poste occupé ;
demande de sanction par le Conseil d’administration ;
demande au CA ou à l'AG d'acter une violation des statuts du comité ;
demande au CA ou à l'AG de supprimer un mandat de référent·e local·e / groupe de travail / … ;
demande au CA ou à l'AG de retirer ou ré-examiner une décision ayant fait l'objet d'un conflit d'intérêts.

10.3 Traitement par le CA des avis

Toute décision ou recommandation du Comité devra faire l’objet d’une réponse écrite du CA dans le mois suivant l’émission de l’avis. Les rejets devront faire l’objet d’une argumentation détaillée et d’une contre-proposition apte à résoudre le conflit d’intérêts.
En cas de désaccord persistant avec le CA, le Comité pourra soumettre ses recommandations à l'approbation de la prochaine assemblée générale.

Article 11 – Présentation du travail du Comité

Des réunions avec des membres observateur·rice·s sont organisées au minimum une fois par an pour discuter du processus mis en place en termes de lutte contre les conflits d’intérêts, du fonctionnement du Comité. Ces réunions visent notamment à la production du matériel pédagogique à destination des membres pour la lutte contre les conflits d’intérêts, mais également à la rédaction du rapport annuel d’activité du Comité (en vue de l’assemblée générale).
Le Comité présente un rapport annuel d’activité durant l’Assemblée générale. Le lien vers la page Meta-Wiki contenant ce rapport est communiqué aux membres de l’association dans le mois précédant l’assemblée générale.

Postambule – Calendrier indicatif

Après chaque assemblée générale, il incombe au Comité de réaliser les actions suivantes :

Le Comité de gestion des conflits d’intérêts (membres anciennement nommé.es et membres sortant.es) s’assure sous 15 jours de la conformité des déclarations d’intérêts des nouveaux membres du comité.
Après validation par l’ancien Comité, les nouveaux / nouvelles membres publient sur Meta-Wiki leur déclaration d’intérêts, selon le modèle présenté sur Meta-Wiki.
Le nouveau Comité analyse les déclarations d'intérêts des membres du Conseil d’administration et formule ses éventuelles recommandations concernant leur fonction. (Les membres nouvellement élu·e·s ont transmis leur déclaration, condition de validation de leur candidature ; il importe donc de solliciter les autres membres du CA pour obtenir la mise jour des leurs.)
Les nouveaux / nouvelles membres demandent une adresse email en @wikimedia.fr et l’accès à la mailing list : interets@wikimedia.fr / interets@lists.wikimedia.fr
Le Comité prend contact avec le Comité d'audit.
Le Comité programme avec le CA le suivi d'une formation à la gestion des conflits d'intérêts.

Au plus tard un mois avant l’assemblée générale suivante :

Le Comité établit un bilan annuel de son activité afin de le présenter à l'AG (voir anciennes présentations).
Le Comité prend contact avec la Commission électorale pour lui indiquer de ne pas valider une candidature avant réception par le CGCI de la déclaration d'intérêts. Puis il informe la Commission électorale dès que cette déclaration a été reçue.