Wikimedia Brasil/Report/2025/Learning/Capacity Exchange
Estudos de Caso
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Primeiro semestre
Da construção ao lançamento da nova versão do Capacity Exchange
Introdução
O presente estudo de caso aborda o processo de construção e lançamento da nova versão do Capacity Exchange — iniciativa alinhada ao Eixo 1 da Estratégia da Wikimedia Brasil: (Re)imaginar a infraestrutura sociotécnica do Movimento Wikimedia. A nova versão surge a partir de aprendizados relevantes obtidos com o lançamento da primeira versão, em 2024, e já discutidos no último estudo de caso da gestão.
Como parte de uma reestruturação estratégica, a equipe do CapX foi reformulada, incluindo a contratação de um designer UX/UI e três desenvolvedores front-end. Essas contratações foram consideradas fundamentais para o desenvolvimento bem-sucedido do software.
Este estudo de caso detalha como, diante de um contexto desafiador, a equipe do Capacity Exchange tomou decisões orientadas por boas práticas de gestão de projetos, pessoas e orçamento.
Questões
- Quais foram os aprendizados obtidos a partir do 1° lançamento do software do Capacity Exchange?
- Como os aprendizados foram incorporados na construção da 2° versão do CapX?
Contexto do caso
Como mencionado anteriormente, a nova versão do Capacity Exchange surge a partir dos desafios enfrentados durante o lançamento da primeira versão da plataforma. Esses desafios envolveram a priorização de determinadas demandas em detrimento de outras, o que impactou e atrasou entregas importantes para o desenvolvimento do software.
O último estudo de caso da gestão abordou essas questões e deixou como recomendações futuras a necessidade de um melhor equilíbrio entre papéis, responsabilidades e carga horária da equipe gestora, de modo a garantir entregas dentro do prazo e com uma gestão orçamentária, de projetos e de pessoas eficiente e adaptada à realidade do projeto.
Tais recomendações foram consideradas e implementadas pela atual gestão do Capacity Exchange no processo de lançamento da nova versão da plataforma. A nova gestora, Amanda Jurno, avaliou estrategicamente quais linhas orçamentárias poderiam ser ajustadas para viabilizar a contratação de novos profissionais, assegurando a entrega do projeto dentro dos prazos estabelecidos.
Como resultado, foram contratados novos desenvolvedores front-end e um designer UX/UI, compondo uma equipe de seis profissionais dedicados inteiramente ao desenvolvimento de um software de qualidade para o projeto CapX.
Operacionalização
A operacionalização deste estudo de caso teve início com diálogos junto à comunidade para validação e apresentação da primeira versão do Capacity Exchange. Esse processo foi conduzido, inicialmente, pela antiga gestora, Andi Inácio, e teve continuidade com a atual gestora, Amanda Jurno. A partir dos feedbacks recebidos, o plano técnico foi reformulado, orientando a segunda fase de desenvolvimento do projeto, em consonância com o cronograma e com as possibilidades de contratação.
Nesse contexto, a atenção voltou-se para a gestão e ampliação da equipe, a fim de complementar competências e fortalecer a atuação do grupo, que se encontrava defasado e demandava reforços para garantir entregas de qualidade e dentro dos prazos pactuados. As contratações só se concretizaram após a equipe, atenta às margens orçamentárias, solicitar a realocação de recursos para viabilizar a entrada de novos profissionais.
Com isso, o projeto ganhou robustez e capacidade operacional para avançar no lançamento, comunicação e entrega de uma plataforma acessível e pensada prioritariamente para dispositivos móveis.
Cabe destacar que o desenvolvimento do Capacity Exchange seguiu uma lógica inversa ao modelo tradicional centrado no desktop. Pensando na atuação com foco no Sul Global, a equipe adotou o modelo de desenvolvimento da Wikimedia Brasil e projetou a ferramenta tendo em mente que muitos wikimedistas realizam edições pelo celular. Por isso, optou por adotar a abordagem mobile first, desde o design até o desenvolvimento do código. Em seguida, o protótipo de alta fidelidade foi adaptado para a versão desktop.
Resultados
A nova versão do projeto foi construída, principalmente, a partir da conexão e colaboração com mais de 60 iniciativas do Movimento Wikimedia. Essas iniciativas compartilharam com a equipe do Capacity Exchange sugestões sobre funcionalidades e aspectos que poderiam ser incorporados à ferramenta. Dessa forma, a equipe do CapX conseguiu entregar uma plataforma acessível e de grande usabilidade que, em consonância com os valores do movimento, respondeu aos feedbacks e às demandas da comunidade Wikimedia, coletados entre agosto de 2024 e março de 2025.
Além disso, foram estabelecidas três metas principais: a entrega de um protótipo de baixa fidelidade, um de média fidelidade — ambos já realizados na primeira versão — e, por fim, um protótipo de alta fidelidade, entregue agora com a segunda versão.
O projeto, alinhado ao Eixo 1 do Planejamento Estratégico da Wikimedia Brasil, vem documentando todo o processo de desenvolvimento da ferramenta. Essa documentação será sistematizada ao final do segundo ano do projeto, em julho. Vale ressaltar que todos os processos vêm sendo publicados desde o princípio para registrar e organizar os procedimentos adotados, permitindo que outras pessoas possam colaborar e desenvolver novas soluções com base nos caminhos descritos.
Análise
De forma geral, a equipe do Capacity Exchange considera que, com a entrega do protótipo de alta fidelidade, a Wikimedia Brasil passa a dispor de uma compreensão mais aprofundada sobre como estruturar e conduzir projetos de desenvolvimento de software, especialmente nos aspectos orçamentários e de gestão de pessoas.
Essa constatação é reforçada pelo fato de que a entrega da versão completa, com todas as funcionalidades anteriormente previstas, estava inicialmente programada para junho, mas foi concluída no final de março. Essa antecipação evidencia que a reorganização orçamentária e a contratação de novos profissionais, aliadas aos aprendizados obtidos com a primeira versão do projeto, foram decisões estratégicas bem-sucedidas, que resultaram em uma entrega de alta qualidade para o software CapX.
Adicionalmente, a equipe demonstrou que é viável desenvolver uma plataforma com abordagem mobile first, priorizando a experiência em dispositivos móveis desde as etapas iniciais de design e desenvolvimento.
Por fim, a gestão do Capacity Exchange avalia que o projeto corria risco de insucesso caso mudanças de rota não tivessem sido implementadas com agilidade e responsabilidade.
Orientação
Este caso oferece um aprendizado importante: ao estruturar equipes para o desenvolvimento de software, é fundamental considerar e priorizar, dentro do orçamento, a contratação de profissionais alinhados ao escopo e às necessidades da ferramenta a ser entregue.
Nesse sentido, é essencial elaborar um planejamento financeiro flexível, que permita adaptações diante de imprevistos que possam surgir ao longo do percurso. Isso se torna ainda mais evidente no caso do Capacity Exchange, um projeto concebido em 2020 e que, ao longo dos últimos cinco anos, precisou ser continuamente adaptado às novas demandas e contextos.
Por fim, a gestão do Capacity Exchange reconhece que o desenvolvimento de software é também um processo profundamente criativo — o que, por sua própria natureza, abre espaço para imprevisibilidades que exigem sensibilidade e agilidade na condução do projeto.
Legado
Este caso proporcionou um avanço significativo não apenas para o movimento Wikimedia como um todo, mas especialmente para os afiliados do Sul Global. Isso se deve ao fato de que o Capacity Exchange atua como uma ferramenta de visibilidade e conexão entre pessoas, considerando suas capacidades, necessidades, idiomas, regiões e países, dentro de uma rede colaborativa construída por e para pessoas do Sul Global.
Essa construção só foi possível porque o Capacity Exchange dialogou tanto com as perspectivas e necessidades da comunidade Wikimedia quanto com as da própria equipe CapX. Trata-se de uma equipe que, ao enfrentar os desafios inerentes ao desenvolvimento de software, buscou soluções estratégicas e intencionais dentro da sua própria realidade — lidando com os imprevistos de forma responsável e eficaz para garantir uma entrega de alta fidelidade, com qualidade e alinhada às expectativas de uma rede ativa de wikimedistas.
Referência documental
Segundo semestre
Integração dos perfis do Let's Connect no CapX
Introdução
O presente estudo de caso trata do processo de integração e migração dos perfis dos participantes do Let’s Connect, iniciativa da Wikimedia Foundation, para o Capacity Exchange, ferramenta em desenvolvimento coordenado pela Wikimedia Brasil. O Let’s Connect funciona como um programa de apoio individualizado a usuários, oferecendo serviços de tradução, mediação e facilitação de trocas entre pares. Já o Capacity Exchange constitui uma solução sociotécnica interativa, multilíngue e acessível, voltada a conectar pessoas interessadas na troca de capacidades no contexto do Movimento Wikimedia.
Desde 2024, a equipe do Let’s Connect e a WMB, compreendendo que as iniciativas se complementavam, decidiram estabelecer uma parceria para centralizar os perfis daquela exclusivamente na plataforma do Capacity Exchange. Tal integração envolveu duas etapas: a inserção de um recurso criado especificamente para o registro dos novos participantes da iniciativa através do CapX e a migração dos perfis de participantes do Let’s Connect, publicados em páginas da Meta-wiki, para perfis do Capacity Exchange. O primeiro processo incluiu o design e o desenvolvimento de um recurso pensado especialmente para as necessidades da iniciativa, cujo objetivo é integrar o método de registro e coleta de informações dos participantes, realizado pela equipe do Let’s Connect, ao Capacity Exchange. O segundo processo, complementar ao primeiro, incluiu a importação dos dados publicados nos perfis dos usuários na Meta-wiki para serem inseridos de forma automatizada no Capacity Exchange, facilitando assim o preenchimento das informações pelos usuários.
A etapa de desenvolvimento do recurso especial do Let’s Connect teve início em março e foi finalizada em maio de 2025. Após a deliberação e processos internos da equipe do Let’s Connect, o recurso foi lançado junto com a etapa de migração em setembro de 2025. A previsão de finalização da integração, como um todo, é janeiro de 2026, quando os antigos perfis do Let’s Connect na Meta-wiki serão completamente arquivados, e todos os perfis da iniciativa serão definitivamente transferidos para o Capacity Exchange. Isso significa que, a partir de então, todos os interessados no Let’s Connect e em seus participantes deverão acessar o Capacity Exchange para encontrar informações e se inscrever na iniciativa.
Este caso se relaciona com os eixos 1 da Estratégia 2023-2025 “(Re)imaginar a infraestrutura sociotécnica”, 4 “Promover a equidade do conhecimento” e 5 “Adensar e direcionar redes de governança no Movimento Wikimedia”. O Capacity Exchange se firma enquanto uma ferramenta possibilitadora do encontro entre as pessoas, melhorando a governança e as lacunas de conteúdos nas plataformas Wikimedia. É através das trocas entre os usuários que estes podem ensinar, ajudar, aprender e construir novas parcerias que contribuam para o movimento.
Questão
- Como as parcerias podem fortalecer o desenvolvimento de capacidades no contexto das necessidades da comunidade Wikimedia?
- Qual a importância do planejamento prévio e da contextualização de equipes para a execução de projetos?
Contexto do caso
O Capacity Exchange e o Let’s Connect surgiram como propostas de soluções às necessidades levantadas à época das discussões da Estratégia do Movimento 2030. Necessidades estas com foco na construção de capacidades vinculadas ao ecossistema Wikimedia através do apoio entre pares. Como afirmado anteriormente, o Let’s Connect possui um caráter de suporte mais individualizado, e o Capacity Exchange pretende mapear e conectar pessoas em uma plataforma sociotécnica. Contudo, ambas compartilham da motivação de melhorar os processos de troca de conhecimentos e capacitação no Movimento Wikimedia.
O desejo de aproximação das duas iniciativas não é novo e ambas colaboraram de diferentes maneiras desde o início do projeto Capacity Exchange. Um claro exemplo dessa colaboração é o Diretório de Capacidades do Capacity Exchange, funcionalidade central da ferramenta, que foi construído com base no Skills Directory do Let’s Connect. A partir deste diretório, baseado em dados públicos do Meta e disponibilizados em CC BY SA 4.0, a equipe do CapX desdobrou as skills em 134 capacidades que viriam a compor o atual Diretório de Capacidades. Estas são o coração da ferramenta por serem utilizadas para filtrar e combinar perfis de usuários e organizações.
A fim de ter tempo hábil para consolidar a integração e a migração dos perfis do Let’s Connect à sua plataforma, o Capacity Exchange teve seu financiamento estendido por mais um ano a partir de um acordo realizado com a Fundação Wikimedia. Ao longo deste terceiro ano de projeto, a equipe se propôs ainda a desenvolver outras melhorias para a ferramenta e deliberar sobre o futuro da coordenação do projeto, junto ao seu Comitê Consultivo.
Operacionalização
A primeira etapa para a cooperação entre as iniciativas foi a negociação, culminando com a criação e assinatura do contrato de parceria entre a Fundação Wikimedia e a Wikimedia Brasil. Apesar de serem dados publicados em licença livre, trata-se de dados sensíveis relacionados aos wikimedistas, como nome e email de contato, e dados que o Capacity Exchange não tinha interesse ou finalidade em manter em sua base de dados. Por isso, foi necessário dedicar tempo à discussão de vários detalhes relacionados aos desejos de ambas as partes.
A partir do acordo, a equipe do Capacity Exchange começou o desenvolvimento de uma estrutura técnica para garantir que as necessidades apresentadas fossem atendidas: o Let’s Connect poderia continuar a coletar os dados usados para suas atividades no registro dos participantes, e o Capacity Exchange manteria sua base de dados livre de dados sensíveis. Para isso, foi criado um mecanismo capaz de coletar os dados de registro dos participantes através do CapX, que não os armazena internamente e os envia diretamente para uma base de dados acessada somente pela equipe do Let’s Connect.
Implementada a ferramenta para novos registros e edição dos dados no programa Let’s Connect, era preciso migrar os perfis já existentes para a plataforma do Capacity Exchange. Com esse processo, os usuários do Let’s Connect tiveram acesso temporário a um recurso que puxa as informações publicadas em seus perfis na Meta-wiki, completando seus perfis no Capacity Exchange de forma automatizada.
Vale ressaltar que, seguindo as boas práticas de desenvolvimento adotadas pela WMB, a equipe do Capacity Exchange reservou um período para testes antes do lançamento do recurso que envolveu também a produção de uma documentação sobre o processo e um tutorial orientado aos novos usuários na plataforma.
O processo de integração foi iniciado então em setembro, com finalização prevista para janeiro de 2026. Durante esse período, a equipe do Capacity Exchange elaborou junto à equipe do Let’s Connect duas sessões clínicas que:
- Apresentaram a plataforma para os participantes, mostrando seus benefícios e funcionalidades;
- Trataram da colaboração entre o Let’s Connect e o Capacity Exchange;
- Ensinaram como utilizar o diretório de capacidades e a ferramenta para matchmaking e rastreamento.
Agora, a equipe do Let’s Connect tem até o final de janeiro de 2026 para comunicar essa integração e convidar seus participantes a aproveitarem o recurso de preenchimento automatizado dos seus novos perfis no Capacity Exchange. Com a finalização do período de integração, usuários novos ou antigos do Let’s Connect precisarão preencher manualmente todas as suas informações de perfil no Capacity Exchange.
Resultados
Em dezembro de 2024, o Capacity Exchange contava com 167 usuários inscritos na plataforma. Este número subiu para 288 em março de 2025, quando foi lançada a nova versão da ferramenta, e ultrapassou a marca de 1.050 usuários em novembro de 2025. Ainda não há dados concretos sobre os resultados diretos da integração em si, mas é possível observar que a base de usuários da plataforma está crescendo exponencialmente. Acreditamos que parte desse crescimento está associada à integração e à migração dos perfis, bem como à promoção da ferramenta realizada pela equipe do Let’s Connect.
O principal resultado de tal parceria foi a elaboração de uma estratégia de design de interface, com foco na experiência do usuário, e na criação de uma infraestrutura técnica que permitisse o registro dos participantes da iniciativa através do CapX, além da migração dos perfis já existentes para a plataforma. A equipe técnica desenvolveu um mecanismo para coletar os dados sensíveis - necessários para a realização das atividades do Let’s Connect - sem os salvar na base de dados do Capacity Exchange e ofereceu aos usuários a possibilidade de automatizar parte do preenchimento dos dados no perfil, com base nas informações já publicadas na Meta-wiki.
Além disso, mais usuários inscritos na ferramenta possibilitam também que as pessoas construam novas oportunidades de trocas, fazendo com que a ferramenta cumpra seus objetivos de mapear e conectar wikimedistas para a capacitação dos membros do movimento Wikimedia.
Análise
A gestão do Capacity Exchange considera que o processo foi um sucesso e a realização de um desejo há muito tempo ansiado. Foi criada uma estrutura capaz de atender às necessidades da iniciativa parceira e ainda assim manter os princípios do projeto, não armazenando dados sensíveis na base de dados. Com tal experiência, a equipe do CapX ganhou novas habilidades e experiências para o desenvolvimento de futuras parcerias e funcionalidades agregadoras aos objetivos da plataforma. O aprendizado técnico obtido com essa experiência já está sendo colocado em prática para o desenvolvimento de uma nova funcionalidade, que será lançada em breve pela equipe do Capacity Exchange.
Com a integração de um processo central para uma iniciativa externa dentro de outra plataforma, observou-se que, para a realização de parcerias desse nível, é importante considerar o tempo da burocracia nos processos, espelhando este tempo no cronograma de planejamento e execução de projetos.
Por fim, o teste das funcionalidades criadas é uma etapa essencial para entregas de qualidade. Não só faz parte das boas práticas de desenvolvimento adotadas pela WMB, mas evita problemas na hora de expor a ferramenta ao teste dos usuários.
É importante ainda considerar a relevância do engajamento contextualizado por parte da comunicação - com a documentação dos processos, realização de sessões clínicas, desenvolvimento de tutoriais e tempo para as pessoas realizarem os processos de acordo com suas disponibilidades.
Orientação
Com o sucesso na entrega da estrutura para a integração e migração dos perfis do Let’s Connect no Capacity Exchange, observa-se a importância de um suporte técnico para o desenvolvimento de novas e futuras parcerias, como o que foi desenvolvido junto do Let’s Connect. Assim, sugere-se pensar na criação prévia de políticas e declarações de privacidade, contratos e cronogramas contextualizados que facilitem o entendimento da burocracia e das parcerias.
Além disso, como hoje a infraestrutura técnica está em um grau de maior desenvolvimento, há uma facilidade para adaptá-la a diferentes contextos e objetivos, possibilitando que esse conhecimento seja utilizado por qualquer pessoa, grupo ou organização que deseje criar tal infraestrutura.
Legado
A equipe do Capacity Exchange criou uma infraestrutura técnica dedicada a mapear e conectar pessoas com foco no desenvolvimento de capacidades. Esta está codificada e simplificada para uso em outros contextos, publicada em licença livre e extremamente documentada nos canais do projeto. Além disso, a plataforma está em um processo de melhoria contínua, em que novos recursos estão sendo implementados para melhorar a experiência e a troca entre wikimedistas.
A entrega e construção do código, com design focado na experiência do usuário, para a integração e migração dos perfis do Let’s Connect ao Capacity Exchange, junto da criação de um mecanismo que envia os dados sensíveis para uma base de dados externa, também se consolidam como legados e aprendizados técnicos de valor tanto para a equipe do Capacity Exchange quanto para o movimento do conhecimento aberto. Esses conhecimentos estão sendo continuamente compartilhados pela equipe através da ampla documentação disponível nos canais do projeto.
Por fim, o Capacity Exchange vem se consolidando enquanto uma ferramenta centralizadora e representativa dos desejos e necessidades da comunidade Wikimedia, considerando a importância da privacidade de dados, a usabilidade e a construção da plataforma - principalmente para dispositivos móveis. E com a entrega da estrutura para integração dos perfis do Let’s Connect, esse impacto ganha terreno para crescer ainda mais.
Por fim, este estudo de caso pode ser do interesse de todas as instâncias do movimento Wikimedia, como grupos, projetos e iniciativas que possam ter, no Capacity Exchange, suas necessidades atendidas e representadas - necessidades estas presentes em todo o movimento aberto.
Referência documental
