Frais des bénévoles : Règles pour le remboursement WMCH

Personnes et frais concernés

Ces règles s'appliquent aux bénévoles soutenus par Wikimedia CH (WMCH) pour :

les voyages d'affaires (en Suisse et à l'étranger)
les réunions, les subventions et les bourses (rapport d'activité requis)
l'achat d'équipement ou de matériel

Si votre demande ne correspond pas à ces catégories, vérifiez d'abord avec votre contact au sein du personnel de WMCH.

Qu'entend-on par frais ?

Les frais sont des dépenses que vous engagez en effectuant des activités liées à WMCH. Obtenez toujours l'approbation avant de dépenser. Veillez à ce que les coûts soient raisonnables – les dépenses inutiles ne seront pas remboursées. Vous pouvez demander le remboursement des frais pour :

les déplacements
les repas
l'hébergement
autres dépenses

Règles générales de remboursement

Conservez et présentez toujours les reçus originaux. Les paiements forfaitaires restent exceptionnels (par exemple, pour les bourses de projets).

Règles pour les voyages

Voyage en train

Voyagez en deuxième classe en Suisse et à l'étranger.
Pour les voyages internationaux, discutez de la première classe ou des trains couchettes avec votre contact WMCH.

Vols

Le WMCH décourage les vols pour réduire l'impact sur l'environnement. Les vols ne sont autorisés que dans les cas suivants :

Le voyage sans avion dure plus de 8 heures (ou l'avion permet d'économiser plus de 5 heures).
L'avion est nécessaire pour des raisons de santé ou pour s'occuper de personnes dépendantes.
L'avion est nettement moins cher pour WMCH.
Votre présence est essentielle (par exemple, rôle actif dans les événements).

En cas d'approbation, voyagez en classe économique et choisissez l'option la moins chère et la plus efficace.

Voiture et déplacements motorisés

Utilisez les transports publics dans la mesure du possible.
Kilométrage de la voiture : remboursé à 0.70 CHF/km (jusqu'à 200 km) ou 0.20 CHF/km (au-delà de 200 km).
Taxis : uniquement en cas d'absolue nécessité.
Le covoiturage est encouragé. Si le coût de la voiture est supérieur au prix des billets de train en deuxième classe, seul le prix du train sera remboursé.
Frais de stationnement : remboursés si les règles sont respectées.
Scooters/motos : 0.20 CHF/km, quelle que soit la distance.

Repas

Si vous voyagez pour WMCH, vous pouvez demander un remboursement pour :

petit-déjeuner : 15 CHF (départ avant 7h30)
déjeuner : 35 CHF
dîner : CHF 40 (arrivée à la maison après 19h30)

Pour les repas avec des tiers :

Obtenez d'abord l'autorisation.
Indiquez sur votre note de frais :
- le nom et le rôle des participants
- le lieu, la date et l'objet de la réunion
- la personne qui a autorisé la dépense

Hébergement

Choisissez des hôtels de catégorie moyenne (max. 125 CHF par nuit).
Si le coût est supérieur à 125 CHF, demandez l'autorisation avant de réserver.
Pas de frais personnels (par exemple, appels téléphoniques privés) sur la facture d'hôtel.

Autres dépenses

Équipement

Demandez l'autorisation avant l'achat.
Pour les articles de plus de 200 CHF, fournissez 3 devis.
Certains équipements peuvent être empruntés.

Petites dépenses

Les frais mineurs (par exemple, parking, fournitures de bureau) sont remboursés sur présentation des reçus.
Des allocations mensuelles peuvent être accordées aux télétravailleurs de longue durée (par exemple, téléphone, fournitures). Soumettez une demande avec :
- nom du projet/objectif
- description et quantité des articles nécessaires

Soumettre votre demande de remboursement

Utilisez cette note de frais et soumettez-la à votre contact au sein de l'équipe WMCH.
Incluez votre IBAN pour le paiement.
Soumettez la note dans le mois qui suit l'événement (ou tous les 3 mois pour les activités à long terme).
Scannez et envoyez les reçus par courriel (pas besoin de conserver les originaux après le remboursement).

Application et validité

Ces règles de remboursement des frais sont basées sur le règlement des frais du personnel de la WMCH, qui a été approuvé par le bureau cantonal des impôts du Tessin le 11 avril 2025.
En vigueur à partir du 1er janvier 2026 (remplace toutes les versions précédentes).

Pour plus d'informations, voir WMCH Volunteers Expense Regulations (en anglais).