Wikimedia CH/Policies/Scholarships/de

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Reisekostenförderungen (Scholarships) sind Gelder, die dazu bestimmt sind, einzelnen Freiwilligen die Teilnahme an Veranstaltungen zu ermöglichen, die von der Wikimedia Foundation, Wikimedia CH oder anderen Wikimedia-Sektionen organisiert werden. Beispiele dafür sind WikiCon (insbesondere in einer der Schweizer Sprachen), Wikimania, WikiConvention, Wikidata Con, Wikimedia Hackathons, WikiCite-Veranstaltungen, lokale Meetups etc.

Die von Wikimedia CH gewährte Reisekostenförderung deckt die Reise-, Anmelde- und Unterkunftskosten, wenn die Veranstaltung mehr als 50 Kilometer vom üblichen Aufenthaltsort der Teilnehmenden entfernt stattfindet. Für Teilnehmende, die näher wohnen, deckt die Reisekostenförderung die Reise- und Anmeldekosten.

Wikimedia CH kann auch Teilbeiträge zusprechen, wenn die Teilnahmebedingungen erfüllt sind und genügend Mittel vorhanden sind. Teilbeiträge werden gewährt, wenn Teilnehmende bereits eine andere Reisekostenförderung für dieselbe Veranstaltung erhalten haben.

Um den ökologischen Fussabdruck zu verringern, sollten Flugreisen möglichst vermieden werden. Anträge, die eine Flugreise vorsehen, müssen besonders detailliert gestellt werden (siehe Abschnitt "Ablauf" unten).

Für die Reisekostenförderung gelten die folgenden Bedingungen:

• Die Reisekostenförderung ist für eine einzelne Person bestimmt und kann nicht an eine Gruppe oder einen Verein vergeben werden.

• Grundsätzlich gelten unsere Regeln für die Spesenvergütung General Reimbursement Policy (EN).

• Reisekostenförderung wird nicht gewährt für a) Veranstaltungen mit einer maximalen Teilnehmerzahl pro Sektion/User Group, b) für Konferenzen, die sich an Nicht-Wikimedianer*innen richten, und c) für Veranstaltungen, die zum Bildungs- oder GLAM-Programm von Wikimedia CH gehören.

• Die Rückerstattung der Unterkunftskosten beschränkt sich ausschliesslich auf die Dauer der Veranstaltung.

• Die Rückerstattung der Reisekosten ist für die An- und Rückreise ab dem Hauptwohnsitz der Teilnehmenden bestimmt. Weitere Aspekte werden durch die oben erwähnte General Reimbursement Policy geregelt.

Teilnahmebedingungen

Personen können sich für eine Reisekostenförderung bewerben, wenn:

• sie aktive Mitwirkende in mindestens einem der Wikimedia-Projekte sind.

• sie mindestens in einer der Schweizer Sprachen in einem Wikimedia-Projekt aktiv sind, in der Schweiz wohnen oder im Wikimedia-Universum zu Schweizer Themen aktiv sind.

• sie in der Lage sind, die Veranstaltung ohne weitere Hilfe von Wikimedia CH (z.B. Übersetzung) zu besuchen.

• der Antrag mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung eingereicht wird.

• sie sich an die Grundsätze von Wikimedia CH zum respektvollen Umgang sowie den Universellen Verhaltenskodex halten.

Ablauf

Antrag

Um eine Reisekostenförderung zu beantragen, senden die Antragstellenden ein E-Mail an grant@wikimedia.ch mit den folgenden Informationen:

• Wikimedia-Benutzername der/des Antragstellenden

• Name, Datum, Ort und Programm der Veranstaltung

• Gesamtbudget mit den voraussichtlichen Kosten (Anmeldegebühren, Unterkunfts- und Reisekosten). Eine Schätzung genügt.

• Informationen darüber, ob die/der Antragstellende generell bereits einen WMCH-Beitrag beantragt hat (welche Veranstaltung) oder spezifisch einen Beitrag für dieselbe Veranstaltung zugesprochen erhalten hat.

Sind Reisekosten vorgesehen, beachtest du bitte den folgenden Punkt:

• Berücksichtige als erste Wahl öffentliche Verkehrsmittel (einschliesslich Schiff, Bahn und Bus), als zweite Wahl Car-Sharing und als dritte Wahl die Anreise per Flugzeug.

Im Fall von Flugreisen solltest du unbedingt erklären:

• Warum die Teilnahme für dich notwendig und wichtig ist und in welchem Zusammenhang die Reise mit der Wikimedia-CH-Strategie (EN) steht.

• Warum nicht eine lokale Person an deiner Stelle teilnehmen kann.

• Welchen Mehrwert deine Teilnahme der Schweizer Wikimedia-Community bringt.

Im Rahmen einer globalen Initiative zugunsten des Klimas möchte Wikimedia CH Flugreisen möglichst vermeiden. Der Gesamtkontext der Veranstaltung wird jedoch berücksichtigt.

Annahme des Antrags

Es kann einige Tage dauern, bis dein Antrag auf eine Reisekostenförderung angenommen wird. Bitte sende den Antrag so früh wie möglich, spätestens aber zwei Wochen vor der Veranstaltung, damit genug Zeit für die Bearbeitung bleibt.

Sobald der Antrag angenommen wurde, erhält die/der Teilnehmende eine schriftliche Zusage (E-Mail), dass Wikimedia CH die Kosten nach der Veranstaltung zurückerstatten wird. Wer das Geld unbedingt im Voraus benötigt, sollte sich per E-Mail melden, um eine Lösung zu finden.

Rückerstattung

Unausgefülltes WMCH-Abrechnungsformular (Expense report). Zum Öffnen klicken.

Teilnehmende füllen die Spesenabrechnung von Wikimedia CH aus (siehe Abbildung). Zusammen mit dem Abrechnungsformular sind Scans der Belege in guter Qualität per E-Mail einzusenden. Bitte bewahre die Originale auf, bis die Rückerstattung erfolgt ist. Ohne Belege gibt es keine Rückerstattung.

Berichterstattung

Maximal 30 Tage nach dem Ende der Veranstaltung muss der/die Teilnehmende einen schriftlichen Bericht (1-4 Seiten) über die Veranstaltung an grant@wikimedia.ch schicken. Eine Vorlage (Template) ist in Vorbereitung und wird hier hochgeladen, sobald sie verfügbar sein wird. Ohne Bericht werden keine Spesen zurückerstattet.

Wikimedia CH stellt die Daten zusammen und wertet die Auswirkungen für die Schweizer Wikimedia-Community aus. Der Bericht kann veröffentlicht und mit der jährlichen Berichterstattung von Wikimedia CH verknüpft werden.