Pemohon mengisi dokumen permohonan melalui templat berikut: Dokumen daring. Silakan buat salinan dokumen tersebut lalu mengisinya.
Setelah selesai mengisi dokumen permohonan, kirimkan dokumen tersebut ke panitia melalui tautan ini Semakin cepat pemohon mengirimkan permohonan, semakin cepat panitia meninjau permohonan.
Panitia akan meninjau permohonan dan apabila diperlukan akan melakukan wawancara daring dengan para pemohon.
Panitia akan menyampaikan hasil tinjauan dan mengumumkan apakah aplikasi yang dikirimkan terpilih atau tidak melalui surel. Pemohon yang permohonannya diterima-dengan-revisi wajib merevisi permohonannya dahulu sebelum lanjut ke tahap selanjutnya. Pemohon wajib menyampaikan melalui surel apabila permohonan telah selesai direvisi.
Apabila permohonannya dikabulkan (dan tidak ada revisi), pemohon akan menerima surat perjanjian digital yang dikirimkan melalui surel.
Pencairan dana dilakukan setelah kedua belah pihak (penerima hibah dan Wikimedia Indonesia) menandatangani secara digital surat perjanjian tersebut.
Penerima mengerjakan kegiatan hibah hingga selesai setelah dana hibah diterima.
Bagi penerima hibah yang kegiatannya telah selesai, laporan wajib segera dikumpulkan. Panitia akan meninjau laporan dan memberikan masukan apabila perlu. Panitia akan menyatakan laporan DITERIMA apabila tidak terdapat masalah.
Apabila laporan telah dinyatakan DITERIMA, penerima hibah wajib mengirimkan seluruh bukti belanja fisik Ruang Komunitas Wikimedia di Jakarta. Panitia akan menyatakan LENGKAP apabila bukti belanja fisik yang diterima panitia tidak ada kekurangan.
Penerima hibah akan mempresentasikan hasil akhir kegiatannya pada kegiatan Bincang GLAM secara daring yang dijadwalkan pada bulan Mei.
Penanggung jawab permohonan bertanggung jawab atas anggaran yang diusulkan. Penanggung jawab permohonan bersedia mengembalikan dana hibah apabila terdapat sisa atau terbukti tidak digunakan dengan semestinya.
Jumlah dana hibah yang diusulkan wajib disertakan, dan akan dinilai oleh panitia apakah nominalnya telah memadai. Harap diingat, bahwa ini adalah sebuah hibah mini (micro grants).
Seluruh penggunaan dana harus disertai bukti belanja (bon, setruk, nota, kuitansi). Bukti belanja harus mengandung kop atau cap toko/penyedia jasa, lalu ditempelkan pada kertas A4 (untuk dikirim ke Ruang Komunitas Wikimedia di Jakarta setelah laporan dinyatakan DITERIMA).
Dana terkait akomodasi, komunikasi, konsumsi, transportasi, asuransi, dan ATK mengikuti aturan Wikimedia Indonesia sebagai berikut.
Batas atas biaya akomodasi: Rp700.000 per orang maupun berdua per malam
Batas atas biaya komunikasi: Rp150.000 per orang per bulan.
Batas atas biaya konsumsi: Rp65.000 per orang per makan (sehari maksimal 3 kali makan).
Anda diperbolehkan menganggarkan honorarium yang diperuntukkan untuk manajemen kegiatan. Batas atas untuk honorarium panitia atau biaya manajemen kegiatan tidak lebih dari 15% dari dana yang diajukan. Biaya ini bukan untuk per orang melainkan per paket. Anggaran ini baru akan diturunkan di akhir kegiatan setelah semua kegiatan selesai dan laporan dinyatakan diterima.
Batas atas biaya transportasi tidak ada. Transportasi yang dianjurkan adalah transportasi daring/umum/sewa. Penggunaan kendaraan pribadi tidak dianjurkan; pembelian bensin untuk kendaraan pribadi tidak diperbolehkan. Sewa kendaraan harus disertai bukti NPWP pemilik kendaraan; pajak sewa ditanggung penyewa.
Batas atas biaya asuransi tidak ada. Asuransi yang dimaksud adalah asuransi perjalanan. Asuransi tersebut wajib dianggarkan apabila kegiatan sukarelawan melibatkan perjalanan panjang saja. Contoh: keliling suatu daerah untuk pengambilan foto cagar budaya.
Batas atas biaya ATK tidak ada. Dana ATK atau alat tulis kantor digunakan untuk (1) membeli kertas A4 sebagai media menempelkan semua bukti belanja yang ada fisiknya (bukan bukti belanja digital) dan (2) mengirimkan seluruh bukti belanja yang telah ditempelkan pada kertas A4 tersebut ke Ruang Komunitas Wikimedia di Jakarta.
Pembelian alat elektronik (misal: kamera, telepon genggam, laptop) tidak diperbolehkan. Sukarelawan boleh menganggarkan biaya sewa alat-alat elektronik.
Dana sisa dikembalikan ke Wikimedia Indonesia melalui transfer.
Laporan terdiri dari laporan naratif dan laporan keuangan
Laporan wajib dikumpulkan segera setelah kegiatan selesai.
Panitia akan menyediakan dokumen laporan dan mengirimkannya melalui surel penanggung jawab.
Seluruh bukti belanja wajib difoto atau dipindai dan dikirimkan versi digitalnya melalui surel penanggung jawab bersamaan dengan diselesaikannya dokumen laporan. Panitia akan memeriksa laporan beserta bukti belanja yang dikirim melalui surel dan menyatakan DITERIMA apabila tidak ada masalah.
Setelah laporan dinyatakan DITERIMA, setiap bukti belanja yang ditempelkan pada kertas A4 wajib dikirimkan ke Ruang Komunitas Wikimedia di Jakarta. Panitia akan memeriksa kelengkapan bukti belanja fisik dan menyatakan LENGKAP apabila tidak ada kekurangan.
