Wikimédien en résidence/Création d'un poste de Wikimédien en résidence

L'un des rôles les plus représentatifs de l'expansion et de l'élargissement de l'impact des projets Wikimedia sont les « wikimédiens et wikimédiennes en résidence ». Ces rôles servent de lien entre une institution et la communauté Wikimedia, et, par le biais de la communauté Wikimedia, un public plus large. Les communautés Wikimedia du monde entier ont créé des postes de wikimédiens et wikimédiennes en résidence dans diverses institutions, qu'elles soient de renommée internationale ou qu'elles aient des mandats locaux plus limités. Ces institutions peuvent inclure des organisations de patrimoine culturel, des instituts gouvernementaux et des organismes de recherche, des universités et des bibliothèques - entre autres possibilités. Les résultats de ces partenariats peuvent être incroyablement puissants : ils permettent d'apporter des collections, des résultats de recherches et des connaissances à un public mondial, et d'engager les communautés Wikimedia à construire un environnement tout autour de ces connaissances.

Les wikimédiens et wikimédiennes en résidence ont une fonction de construction de la communauté et de facilitation au sein du mouvement Wikimedia : ils traduisent les besoins entre les deux communautés, ils renforcent la capacité des organisations hôtes à travailler avec les projets Wikimedia et d'autres plateformes publiques, et ils communiquent le contexte particulier de l'institution à la communauté Wikimedia. Grâce à cette collaboration, les institutions s'enrichissent d'une puissante communauté de bénévoles ayant la même mission qu'elles : partager avec le monde entier des connaissances bien documentées et d'actualité. Cette combinaison multiplie leur impact.

Ce guide est une série de recommandations sur la façon de définir un poste de wikimédien et wikimédienne en résidence. Il comprend une définition des rôles, des recommandations sur les négociations et l'établissement des rôles, et des suggestions sur la façon d'administrer et de trouver des ressources pour ces rôles. Les recommandations sont basées sur la documentation existante des résidences, sur des entretiens avec des affiliés et des personnes qui ont soutenu la création de ces rôles, et sur des responsables qui ont supervisé des postes de résidence.

Pourquoi proposer un poste de wikimédien ou wikimédienne en résidence ?

Les postes de wikimédien ou wikimédienne en résidence sont des postes stratégiques au sein des institutions de la connaissance qui aident l'institution à :

• Diffuser les connaissances et l'expertise de l'institution sur les plateformes axées sur la connaissance du mouvement Wikimedia.
• Proposer des tactiques pour que les institutions essaient diverses politiques Open GLAM, des initiatives d'ouverture des données, de web des données, des stratégies d'internationalisation et d'engagement du public - qui peuvent toutes aligner l'institution sur des stratégies numériques nationales, régionales ou internationales plus vastes, et générer des histoires et des preuves pour les futurs bailleurs de fonds.
• Les projets et les tactiques sur les plateformes Wikimedia peuvent être maintenus et enrichis indéfiniment par la communauté Wikimedia : ainsi les activités Wikimedia de l'institution ne nécessitent pas d'investissement de maintenance prolongé de la part de l'institution.
• Travailler avec des communautés internationales de volontaires pour permettre l'accès au contenu et l'engagement auprès de publics, de contextes culturels et de langues auxquels l'institution n'aurait normalement pas accès.

Il ne s'agit là que de quelques exemples de la manière dont les institutions tirent profit de cette collaboration - mais chaque institution et chaque contexte sont différents. Partagez votre expérience sur la page de discussion.

Historiquement, la plupart des postes de wikimédiens et wikimédiennes en résidence ont été créés dans le secteur des GLAM (Galleries, Libraries, Archives, et Museums). Cependant, il y a eu des exemples dans des institutions non GLAM, en particulier dans les domaines STEM (Science, Technology, Engineering, et Mathematics).

Quel est le rôle d'un Wikimédien ou d'une wikimédienne en résidence ?

Un diagramme des relations typiques développées par un wikipédien en résidence ou une wikimédienne en résidence

Les postes de wikimédiens et wikimédiennes en résidence sont des postes créés au sein d'une organisation pour faciliter le partenariat avec les communautés Wikimedia travaillant sur Wikipédia, Wikimedia Commons et d'autres projets Wikimedia, tels que Wikidata et WikiSource. Historiquement, ces postes ont été appelés « wikipédiens et wikipédiennes en résidence », car Wikipédia est le projet Wikimedia le plus connu. Cependant, la plupart de ces postes s'appuient fortement sur d'autres projets Wikimedia, ce qui explique que le terme « wikimédien ou wikimédienne » soit une meilleure représentation du travail que le ou la résidente effectuera.

Ces postes ont tendance à avoir certaines ou toutes des fonctions suivantes au sein d'une organisation :

• Étendre la portée des collections existantes (en particulier les médias, les données et les résultats de recherche) à de nouveaux publics via les plateformes Wikimedia, renforçant ainsi la mission des institutions de partager leurs connaissances.
• Soutenir le développement des compétences et des connaissances numériques parmi les bénévoles, le personnel et les autres collaborateurs et collaboratrices. Généralement, l'objectif est de développer les compétences Wikimedia et les compétences connexes au sein du personnel afin que les projets et les activités puissent se poursuivre après la résidence.
• Aider le personnel de l'institution à développer des communications et des événements publics montrant la pertinence des collections de l'institution dans le cadre d'une mission publique plus large.
• Proposer des opportunités d'amélioration des processus de travail internes, développer des compétences, dans le cadre du développement de politiques et de pratiques ouvertes au sein de l'institution.
• Faciliter les collaborations Wikimedia avec une communauté plus large que les institutions partenaires. De nombreuses résidences ont débouché sur des projets touchant d'autres institutions, qu'il s'agisse d'une résidence dans une institution comprenant un réseau d'institutions patrimoniales (Erfgoed Gelderland aux Pays-Bas) ou visant spécifiquement à accroître l'impact des partenariats entre d'autres institutions (voir la discussion sur Wales National Wikimedia), créant ainsi un effet multiplicateur pour le programme.

En général, les résidences remplissent ces objectifs en mettant en œuvre nombre de tactiques trouvées ailleurs dans la communauté GLAM-Wiki. Bien que ces tactiques aient été développées au sein d'institutions patrimoniales, elles fonctionnent souvent dans d'autres institutions également.

Ce que n'est pas le rôle des wikipédiens et wikimédiennes en résidence

Bien qu'il existe de nombreuses façons différentes de structurer et de mettre en œuvre les postes de wikimédien et wikimédienne en résidence, il y a quelques activités qui font l'objet d'un consensus parmi les organisateurs du mouvement Wikimedia et qui suggèrent que les rôles des résidences « ne devraient pas » être principalement axés sur ces activités :

• Créer du nouveau contenu sur les projets Wikimedia. En règle générale, les postes WeR ne doivent pas avoir pour activité principale la rédaction de contenus, tels que des articles de Wikipédia, pour l'institution. Ces postes se concentrent plutôt sur l'intégration du contenu existant des institutions partenaires (c'est-à-dire les ensembles de données et les collections numérisées) et sur les manières de faciliter l'engagement des bénévoles avec le matériel institutionnel et leurs sujets d'intérêt. La communauté Wikimedia a créé d'autres rôles pour faciliter la création de contenu. Cela dit, la plupart des wikimédiens et wikimédiennes en résidence créeront directement du contenu dans le cadre de leurs activités de formation au sein de l'institution.
• Communications ou marketing. Les plates-formes Wikimedia sont des plateformes de partage des connaissances et doivent être considérées comme des plateformes de communication scientifique où les connaissances de l'institution sont partagées, plutôt que comme des plateformes de marketing visant à améliorer la réputation de l'institution. Cela dit, s'engager dans un projet avec Wikimedia peut avoir un effet positif sur la réputation de l'institution.

Autres formats

Bien que les « wikimédiens et wikimédiennes en résidence » soient le format le mieux connu pour créer un soutien en personnel pour les projets Wikimedia, il est parfois préférable d'utiliser l'un des autres types de rôles Wikimedia intégrés. Il existe toute une série de formats dans lesquels les éditeurs Wikimedia sont placés ou « intégrés » au sein d'institutions partenaires. Avant de vous engager dans un format, posez-vous la question suivante :

Vous concentrez-vous davantage sur la création de contenu par les Wikimédiens que sur le renforcement des capacités au sein de votre organisation ?

Si vous souhaitez plutôt créer du contenu directement avec une personne extérieure à votre institution, envisagez plutôt de créer l'un de ces trois types de rôles :

• Stagiaires Wikipédia -- étudiants et étudiantes employés dans le cadre de programmes d'embauche d'élèves existants pour ajouter du contenu pertinent directement à Wikipédia. La documentation d'un projet pilote de Wikipédia en anglais datant de 2016 se trouve à l'adresse suivante : The Wikipedia Library/Professional Interns
• Chercheurs invités Wikipédia -- éditeurs et éditrices de Wikipédia établis, qui ont accès à l'expertise et au matériel de recherche de l'institution, en échange de la rédaction d'articles sur des sujets d'actualité qui intéressent l'institution. Ces postes sont parfois assortis d'une rémunération. Remarque : il peut être difficile de recruter les rédacteurs et rédactrices de Wikipédia les plus compétents pour ces postes.
• Wikipedia Fellows -- des universitaires ou d'autres professionnels de la connaissance qui reçoivent une petite allocation et une supervision institutionnelle du travail de Wikimedia, afin de faire des recherches et d'écrire sur des sujets sur lesquels il est difficile pour les bénévoles d'écrire de manière adéquate. Pour une description du projet pilote mené par la Wiki Education Foundation, voir cet article de blog et le rapport associé. Il s'agit d'un modèle relativement nouveau dans l'écosystème Wikimedia.

Note : La Fondation Wikimedia a une politique de transparence concernant l'édition rémunérée, et les projets Wikimedia de différentes langues ont des politiques différentes en matière de transparence et de gestion des conflits d'intérêts pour les cas de personnes rémunérées pour travailler sur le contenu de Wikimedia. Veillez à tenir compte de ces considérations dans la conception de ces postes.

Pouvez-vous intégrer Wikimedia dans votre stratégie avec le personnel institutionnel existant ?

Les GLAM et d'autres institutions contribuent en permanence aux projets Wikimedia, sans engager de wikimédien ou wikimédienne en résidence. Si vous avez des membres de votre personnel ayant les compétences ou de l'intérêt pour contribuer aux projets Wikimedia, ou si vous n'avez pas les ressources nécessaires pour créer un nouveau poste au sein du personnel, envisagez d'instituer des politiques qui aident à intégrer cette contribution dans le travail existant. Il peut s'agir de :

• Permettre au personnel de créer du contenu sur les projets Wikimedia dans les manières de travailler préexistantes, par exemple une personne chargée du catalogage de bibliothèque ou de musée qui doit mettre à jour Wikidata pendant son travail, ou le personnel professionnel d'une institution qui partage des résultats de recherches ou des collections sous forme de liens vers des articles de Wikipédia
• Encourager le personnel chargé de la programmation publique à organiser des événements, tels que les éditathons et les événements Wiki Loves, qui attirent le personnel, les bénévoles de Wikimedia et le grand public dans la réflexion sur les programmes.
• Encourager le personnel technique à inclure Wikidata, Wikimedia Commons ou Wikidata dans la conception de logiciels, de sites web ou de méthodes de travail. Wikidata facilite considérablement l'intégration du contenu Wikimedia dans les sites web institutionnels, en permettant l'extraction semi-automatique et la mise en correspondance du contenu entre les métadonnées institutionnelles et le contenu Wikimedia. Pour une discussion plus détaillée, voir ce post sur Medium.

Certaines institutions estiment que la mise en œuvre de politiques formelles sur Wikimedia, par le biais d'un processus interne, renforce la capacité et la liberté que le personnel ressent dans la mise en œuvre des activités Wikimedia. Il existe plusieurs tactiques pour y parvenir :

• Créer une politique officielle par le biais d'un groupe de travail. C'est ce qu'a fait la State Library of New South Wales : voir la politique publiée sur la Wikipédia anglaise.
• Utiliser un poste existant responsable des communications savantes, des médias numériques ou autres, pour « créer une autorisation explicite pour le personnel » (comme cela s'est produit aux Archives nationales des États-Unis).
• Créer un « groupe d'intérêt » Wikimedia au sein du personnel, afin d'explorer la mise en place d'initiatives Wikimedia. La Bibliothèque et les Archives du Canada disposent d'un tel groupe.

Chacune de ces tactiques peut être associée à la désignation d'un personnel de liaison spécifique, chargé de coordonner les relations avec les communautés Wikimedia. Ce personnel peut jouer un rôle similaire à celui d'un wikimédien ou d'une wikimédienne en résidence (ou être désigné comme « wikipédien/wikimédienne en résidence » pour une période donnée), mais comme il fait déjà partie du personnel de l'institution, celle-ci n'a pas besoin d'introduire de nouvelles personnes dans l'institution. L'inconvénient de ce type de désignation est que le travail de Wikimedia peut être moins prioritaire en raison d'autres responsabilités professionnelles.

Étapes pour créer la fiche de poste d'une résidence Wikimédia

Les rôles de WeR sont généralement le résultat d'une relation de partenariat entre une institution et la communauté Wikimedia au sens large. Cela implique généralement les étapes suivantes :

1. Identifier les objectifs et les idées de projet pour la résidence
2. Identifier le format et le financement d'une résidence Wikimédia
3. Obtenir un financement
4. Recrutement de la personne en résidence
5. Démarrage de la résidence

Les sections suivantes sont conçues pour aider à clarifier les implications de chacune de ces étapes. Dans certains cas, ces étapes ont été gérées ou facilitées par Wikimedia Affiliates, tels que les groupes nationaux ou régionaux existants.

Fixer des objectifs communs

Un outil d'évaluation d'un partenariat, avant de négocier des objectifs -- la création d'objectifs réalistes est un élément important pour s'assurer que la résidence s'appuie sur les besoins et réduit les risques pour les deux partenaires.

L'un des défis constants de tous les projets Wikimédia institutionnels est d'établir une compréhension commune des objectifs et des résultats escomptés. Les activités des résidences Wikimédia sont d'autant plus complexes que la personne en résidence sera responsable de la mise en œuvre des objectifs.

Certains affiliés gérant des programmes de wikimédiens et wikimédiennes en résidence, tels que Wikimedia UK, Wikimedia Serbie et Wikimedia Argentine, font appel à du personnel rémunéré pour négocier le placement des résidences et, ce faisant, établir un lien entre les attentes du partenaire et les résultats appropriés. Au Royaume-Uni, comme la plupart des résidences sont de longue durée, les résidents peuvent travailler avec le personnel de Wikimedia UK pour renégocier et modifier les objectifs au cours de la résidence et en réponse à l'évolution des opportunités et de la compréhension de l'institution. Les programmes serbe et argentin, parce que les résidences sont loin d'être aussi longues, n'ont généralement pas cette période de réévaluation. Certains affiliés ne disposant que de peu ou pas de personnel à temps plein peuvent également apporter leur aide dans ce domaine.

La préparation institutionnelle au partenariat peut modifier considérablement les résultats initiaux. Par exemple, le wikipédien en résidence à l'UNESCO s'est engagé à l'origine dans le partenariat avec l'objectif explicite de télécharger le contenu de l'institution, mais le manque d'infrastructure technique à l'UNESCO pour le faire a retardé le travail sur cette activité en faveur de domaines d'intérêt renégociés. De même, lors de la mise en place du wikipédien en résidence à West Virginia, l'objectif était de travailler sur les questions d'égalité des sexes, en héritage du travail d'Adrianne Wadewitz. Au fur et à mesure que le rôle se développait, le résident a défini des objectifs plus spécifiques pour impliquer les femmes et développer un contenu directement pertinent pour l'institution.

Conseils généraux pour la fixer des objectifs :

• Se concentrer sur le rôle du résident dans la facilitation des activités et la participation aux projets Wikimedia.
• Les objectifs et les résultats devraient se concentrer sur les activités qui sont fermement sous le contrôle du résident et de l'institution : comme le téléchargement de contenu par lots sur Commons, l'organisation d'ateliers, la formation des participants, etc. Bien que de nombreux programmes créent d'autres types d'impact, tels que l'utilisation et le nombre de pages vues du contenu téléchargé sur Commons, il peut être difficile de garantir ces résultats.
• Les objectifs doivent s'aligner sur la mission, les programmes et les activités de l'institution, et tenir compte des besoins de l'institution en matière de démonstration de l'impact.

Quels sont les formats des résidences Wikimédia ?

Les résidences Wikimédia se présentent sous différentes formes, en fonction des besoins de l'institution hôte, des fonds disponibles, de la disponibilité et des compétences des wikimédiens et wikimédiennes etc. Les formats suivants présentent des forces et des faiblesses et impactent les objectifs et l'environnement de travail dans lequel la personne recrutée s'engage. Certains peuvent être mis en œuvre avec des résidences à temps plein, à temps partiel ou bénévoles. La qualité et l'étendue du travail varient considérablement selon le format.

Résidences de courte durée

L'évaluation des programmes d'affiliation établis et l'expérience générale de la communauté Wikimedia suggèrent que les résidences de moins de 6 mois ont un impact limité et souvent éphémère sur l'institution. Bien que le premier Wikimédien en résidence ait été en résidence 5 semaines (voir British Museum), la plupart des personnes ayant l'expérience de la création de ces rôles et la pratique générale au sein des communautés Wikimedia, suggèrent que les résidences à court terme de moins de 6 mois n'ont pas tendance à avoir un impact très élevé. En général, les praticiens décrivent cette réduction comme étant due à :

• L'établissement doit être parfaitement préparé à accueillir la résidence et à travailler sur les objectifs convenus. La plupart des projets de WeR nécessitent quelques semaines d'intégration au sein de l'établissement avant que la personne en résidence puisse pleinement « entamer » les collaborations, la planification et la mise en œuvre de ces collaborations (lesquelles peuvent prendre beaucoup de temps, voir point suivant).
• La planification des principales activités des résidences Wikimédia : les événements éducatifs (formations, ateliers et les éditathons) s'organisent au moins 3 semaines à l'avance, de préférence 5 ou plus. Les téléversements par lots sur Wikimedia Commons ou Wikidata, au moins 1 mois à l'avance. Même avec des personnes expérimentées, les deux nécessitent des temps de préparation et mise en œuvre importants.
• La nécessité pour le personnel institutionnel de développer une bonne perception des opportunités créées par Wikimedia : les projets à fort impact ont généralement besoin de mener plusieurs projets pilotes ainsi que des ateliers avant que l'engagement et la compréhension du personnel ne s'accroissent.

Toutefois, les résidences de courte durée peuvent être mises en œuvre avec succès, à condition que les conditions suivantes soient réunies :

• Embauche d'un ou une wikimédienne établi, qui n'a pas besoin d'apprendre les pratiques de la communauté ou des projets.
• L'institution prépare le contenu à l'avance, c'est-à-dire qu'elle sélectionne et qu'elle prépare le contenu pour le téléversement, ou qu'elle identifie les œuvres protégées par le droit d'auteur à numériser et fasse évoluer la licence.
• Les événements sont programmés avant que la personne en résidence ne rejoigne l'équipe.
• Le personnel a déjà une expérience de Wikimedia, mais a besoin d'une aide technique pour le projet.
• Lorsque les attentes ou les objectifs sont limités et que l'accent est mis sur le test d'activités Wikimedia.

Les résidences de courte durée peuvent constituer un « pied dans la porte » pour une collaboration future, si elles sont bien mises en œuvre.

Résidences de moyenne à longue durée

La plupart des résidences du mouvement Wikimedia ont une durée initiale comprise entre 6 mois et un an, et beaucoup d'entre elles ont été étendues à des périodes plus longues. Cette durée de résidence permet un certain nombre de choses :

• Il est possible d'employer des personnes en résidences qui ont une expérience limitée, voire inexistante, des projets Wikimedia. De plus en plus de programmes embauchent délibérément des personnes extérieures au mouvement Wikimedia, mais ayant une expérience dans le développement de programmes publics, une formation en rédaction et en recherche, et la capacité de travailler dans le contexte professionnel d'une institution (pour plus d'informations, voir les conseils sur le « recrutement » ci-dessous). Le recrutement en dehors de la communauté Wikimedia permet à l'institution de sélectionner des personnes candidates dont l'expertise et l'adéquation avec l'institution conviennent le mieux. Lors du recrutement pour des postes en dehors de la communauté Wikimedia, il est important que la résidence dispose d'un groupe consultatif de wikimédiens et wikimédiennes de soutien pour aider à l'embauche, conseiller et guider la mise en œuvre du travail de la résidence.
• Le personnel de l'institution peut se familiariser avec les projets Wikimedia par le biais d'activités de base, telles que des ateliers et des éditathons, puis passer du temps avec le résident à développer de nouvelles idées de projets ou d'activités.
• Les personnes en résidence peuvent saisir les forces et les faiblesses du contenu des collections de l'institution, afin d'identifier le contenu approprié pour la communauté Wikimedia.
• Les personnes en résidence peuvent travailler avec le personnel pour développer des méthodes de travail et des stratégies qui peuvent durer au-delà de la résidence, et peuvent travailler avec des bénévoles externes pour constituer un groupe de personnes intéressées par les activités Wikimedia.

Résidences basées sur des projets

Certaines résidences sont créées autour de projets spécifiques. Par exemple, les résidences de West Virginia University et de l'Online Computer Library Center (organisation au service des bibliothèque) avec le suite de formation Webjunction ont été construites spécifiquement autour de projets que l'institution souhaitait développer et soutenir. Ces résidences ont l'avantage de permettre la définition d'objectifs très ciblés - ce qui peut être un défi pour les wikipédiens et wikipédiennes qui ne connaissent pas ce type de partenariat ou pour les institutions qui travaillent avec Wikimedia pour la première fois. Les résidences sponsorisées par Neuromat au Brésil sont des résidences basées sur des projets qui répondent aux exigences du bailleur de fonds de se concentrer sur la communication de la science (par exemple, voir cette étude de cas du Musée d'anatomie vétérinaire).

Résidences multi-institutionnelles

Une tendance croissante dans le mouvement Wikimedia est celle des résidences accueillies par une institution pour soutenir plusieurs institutions au sein de leur réseau ou en partenariat avec des institutions hôtes. Ces postes ont été facilités dans un certain nombre de formats différents :

• directement par l'intermédiaire d'un affilié de Wikimedia ou d'une organisation alignée sur Open Knowledge (comme c'est le cas avec le résident de Wikimedia Argentine chargé de la numérisation)
• par le biais de réseaux professionnels régionaux (tels que le Scottish Library and Information Council ou Erfgoed Gelderland aux Pays-Bas).
• ou dans le cadre de la position d'une institution principale en tant qu'acteur influent dans ce contexte (voir discussion du rôle à la Bibliothèque nationale du Pays de Galles ou le WeR à la Bibliothèque bodléienne) qui soutient des projets dans l'ensemble de l'université d'Oxford

Les résidences multi-institutionnelles permettent à un wikimédien ou une wikimédienne de travailler avec un certain nombre d'institutions différentes sur des programmes et des activités, donnant à chaque institution le temps de faire les préparatifs et les négociations internes nécessaires pour préparer les projets Wikimedia. En outre, les partenariats en réseau permettent de créer une communauté de soutien autour des projets Wikimedia : alors que les institutions individuelles peuvent n'avoir qu'un petit nombre d'employés intéressés par les activités Wikimedia, un réseau est susceptible d'avoir des employés répartis dans les institutions qui sont prêts à faire ce travail et qui peuvent se soutenir mutuellement dans la formation. Les résidences multi-institutionnelles permettent également d'étendre la portée du mouvement Wikimedia. Les résidences qui se concentrent sur un réseau tendent également à accroître la collaboration entre les membres du réseau, ce qui constitue un avantage net pour les organisations du réseau.

Toutefois, une résidence multi-institutionnelle peut réduire l'impact de la résidence pour chaque institution participante : le temps et l'énergie sont partagés entre les intérêts institutionnels concurrents des membres du réseau. Lors de la conception de résidences multi-institutionnelles, il est important de prévoir un renforcement des capacités et des incitations pour que les institutions mettent en œuvre leurs propres activités Wikimedia, avec le mentorat et le soutien de la personne en résidence.

Résidences gérées par les affiliés

Certains programmes du mouvement Wikimedia ont été gérés directement par un affilié Wikimedia. Lorsque les affiliés de Wikimedia gèrent la résidence plutôt que le personnel de l'institution, plusieurs choses peuvent se produire :

• l'affilié Wikimedia peut se concentrer sur la gestion des relations et des attentes de l'institution partenaire et la personne en résidence peut se concentrer sur la mise en œuvre technique du projet. Cela permet à des wikimédiens et wikimédiennes avec moins d'expérience ou moins au fait des partenariats de remplir ce rôle.
• limitation des projets pouvant être mis en œuvre, car le rôle est moins axé sur les capacités générales de l'institution que sur la mise en œuvre d'activités, telles que les éditathons, les programmes de numérisation et la formation d'une sous-section spécifique du personnel de l'institution.
• réduction du nombre de responsabilités de gestion supplémentaires que l'institution doit assumer. En réduisant les frais généraux et l'apprentissage au sein de l'institution, il peut être plus facile pour une institution de dire oui à un rôle.

Parmi les exemples de ce type de résidence, citons le résident en numérisation de Wikimedia Argentine, qui se concentre sur la formation du personnel de plusieurs institutions, et le programme Wikipedien en Residence de Wikimedia Serbie, qui comprend une série de résidences d'un mois dans différentes institutions (voir les rapports dans This Month in GLAM : exemple de rapport sur la Serbie).

Financement

Comment fonctionne le financement des résidences Wikimédia ?

De nombreux wikimédiens et wikimédiennes entrent en résidence en tant que professionnels en début de carrière ou en extension de leurs capacités professionnelles existantes au sein d'une institution. Lors de la création de nouveaux postes de résidence sans candidat à l'esprit, la plupart des rôles de wikimédiens et wikimédiennes en résidence sont budgétisés à un salaire de début de carrière pour la géographie et le contexte professionnel dans lequel la personne travaille. Ce salaire varie considérablement en fonction du contexte professionnel. Lorsque l'on travaille avec des professionnels déjà présents, il est important de reconnaître l'expérience que ces professionnels apportent à un poste et d'ajuster la rémunération en conséquence.

Plusieurs types de modèles de financement ont été utilisés par des organisations travaillant avec des wikimédiens et wikimédiennes en résidence :

• Financement du poste par le biais de programmes ou de financements internes existants. Il existe plusieurs types de financements :
  • Job étudiant ou stagiaire -- de nombreuses institutions ont mis en place des programmes de financement destinés à soutenir l'intégration de travailleurs étudiants ou de stagiaires dans les programmes existants. Il peut s'agir d'une bonne option pour financer les wikimédiens et wikimdiennes qui sont déjà élèves.
  • Programmes de service - dans un petit nombre de cas, des postes de WeR ont été créés dans le cadre de programmes existants d'« année de service » dans des pays comme la Suède.
  • Bourses, post-doc ou autres résidences : il s'agit de programmes existants de financement des chercheurs et chercheuses. Le travail Wikimedia est une forme de communication savante, qui peut souvent être réalisée dans le cadre de ces programmes de financement.
• Projet institutionnel ou financement stratégique -- alors que de nombreuses institutions partenaires n'ont pas été en mesure de financer les résidences directement à partir de leur budget, la personne sélectionnée pour une résidence sera parfois en mesure d'obtenir des fonds opérationnels existants, afin d'investir stratégiquement dans l'utilisation de Wikimedia. Les postes de résidences ont une grande valeur stratégique pour les institutions : ils améliorent la réputation de l'institution auprès des bailleurs de fonds, créent souvent des histoires très percutantes sur l'impact du contenu institutionnel et peuvent aider à aligner le financement des projets numériques institutionnels sur des tendances ou des stratégies plus larges dans le domaine du patrimoine numérique aux niveaux national et international. Par exemple, Wikimedia Serbia a négocié trois résidences de deux mois avec le Ministère national de la culture : voir le rapport dans This month in GLAM.
• Financement externe à la communauté Wikimedia, sous la forme d'une subvention ou d'un cofinancement. Ce type de financement n'est pas toujours disponible dans toutes les régions du monde et dépend souvent des stratégies individuelles des organisations Wikimedia.
  • En général, les rôles créés grâce au financement de Wikimedia sont au moins partiellement gérés par l'affilié de Wikimedia, qui travaille avec l'organisation hôte pour définir les attentes. Certains affiliés de Wikimedia ont prévu des budgets pour ces rôles dans le cadre de programmes formels, comme Wikimedia UK, Wikimedia Argentina ou Wikimedia Serbia. Chaque affilié d'une région a des priorités et un accès au financement différents pour ces programmes et les gère différemment.
  • La Fondation Wikimédia ne cherche généralement pas la gestion d'une résidence. À quelques occasions, la Fondation Wikimedia a financé des résidences. Ces postes ont démontré un besoin stratégique dans un domaine particulier du mouvement (voir par exemple le wikimédien en résidence à l'Université de Virginie Occidentale qui s'est concentré sur la question du biais de genre ; le wikimédien en résidence de l'UNESCO, qui travaille pour une organisation internationale stratégiquement importante pour le mouvement ; la résidente Webjunction de l'OCLC, qui a contribué à l'élaboration d'un programme de formation pour les bibliothécaires publics ; ou le wikipédien en résidence en Nouvelle-Zélande, qui a comblé un manque de capacités et de structures de financement dans une région où l'intérêt pour les GLAM était important, mais où il n'y avait pas d'affilié Wikimedia établi). Les résidences qui souhaitent utiliser le financement du mouvement dans le cadre des programmes de subventions de la Fondation Wikimedia doivent démontrer qu'il existe une demande pour ce type de capacité au sein de la communauté ciblée, et un impact à plus grande échelle qui s'étend au-delà de l'institution. En général, ces subventions financent des projets internationaux ou des projets qui développent des communautés de bénévoles qui n'étaient pas présentes auparavant dans le contexte de la résidence.
• Autres formes de financement externe, qui permettent un financement basé sur la durée. Les postes de wikipédien et wikipédienne en résidence peuvent être créés dans le cadre d'autres financements restreints, en particulier si le rôle de la résidence est centré sur une autre initiative financée par des fonds externes. La création de postes de résidence dans le cadre d'une subvention externe limite la capacité d'une institution à renouveler le travail de la résidence si elle le juge nécessaire. Toutefois, une bonne relation avec un bailleur de fonds peut rendre cette proposition durable. Par exemple, les résidences Neuromat de l'université de São Paulo ont toutes été des bourses financées par un programme soutenu par une source externe.

Les modèles de financement sont généralement circonstanciels et uniques à l'institution et à ses relations avec les affiliés locaux de Wikimedia. Beaucoup de ces situations de financement sont temporaires, ce qui constitue un risque pour le succès du programme : vous pouvez passer du temps à développer les compétences, les capacités et les connaissances du de la personne en résidence sur l'institution et les partenariats Wikimedia, puis vous vous apercevez qu'il doit quitter l'institution. Cependant, une fois qu'un poste a démontré son impact, certaines institutions sont en mesure de réaffecter le poste à une ligne de financement plus cohérente (c'est-à-dire un financement stratégique ou un poste qui mélange le travail de Wikimedia avec d'autres besoins opérationnels de base). C'est le cas des Wikimédiens en résidence aux Archives nationales des États-Unis, au NIOSH, aux Consumer Reports, à la Bibliothèque nationale du Pays de Galles, à l'Université d'Édimbourg, à la Koninklijke Bibliotheek et au Conseil écossais des bibliothèques et de l'information.

Négocier et planifier les résidences dans une institution

Parce que la création d'un poste de résident est souvent quelque chose de nouveau pour une institution partenaire, il est important que l'institution travaille en étroite collaboration avec les partenaires de la communauté Wikimedia pour s'assurer que les objectifs et les stratégies de gestion de la résidence sont clairement établis à l'avance dans l'accord ou la description du projet. Cela permet de s'assurer que le résident entre dans un travail qui correspond au niveau d'expérience du partenaire et aux compétences de la personne embauchée (pour plus d'informations sur la définition des objectifs et l'évaluation des résultats, voir cette conversation sur Metawiki). Notez toutefois que les objectifs initiaux négociés ne représentent qu'un sous-ensemble du travail qui pourrait résulter de la présence d'une personne en résidence dans l'institution. Vous pourriez trouver des idées de tactiques qui peuvent être mesurées, dans le cadre des études de cas des projets modèles de GLAM.

La personne ambassadrice dans l'équipe d'accueil

De nombreux dirigeants communautaires qui ont participé à des résidences ou les ont négociées ont souligné l'importance d'un ambassadeur au sein du personnel. Généralement, au cours des négociations et de la mise en place d'une résidence, les résidences les plus réussies trouvent au moins un membre du personnel qui est un « ambassadeur » pour le résident. En général, cette personne supervise la résidence ou, parce qu'elle occupe un poste de direction au sein de l'établissement, peut s'assurer que la personne bénéficie d'un soutien.

Ces rôles d' « ambassadeurs » sont très importants pour les nouvelles résidences, car ils aident à ouvrir les portes de l'institution, défendent les projets de la résidence et les besoins associés à ces projets, et peuvent aider à guider la personne vers des opportunités de collaboration. Les ambassadeurs au sein du personnel peuvent également être importants pour la continuité de l'impact d'une résidence à durée limitée, comme ce fut le cas à la Bibliothèque nationale des Pays-Bas, aux Smithsonian Archives of American Art and Libraries, et à Bibliothèque et Archives Canada. Comme le personnel permanent croit en la collaboration avec les communautés Wikimedia, le travail du wikimédien s'inscrit dans la stratégie et la mémoire de l'institution au lieu de disparaître à la fin de la période de résidence. Certains programmes exigent même que ce type de « ambassade » soit une condition de la résidence. Par exemple, lors de la résidence du réseau Erfgoed Gelderland, les institutions membres qui ont participé au soutien de la résidence ont dû désigner une personne qui participerait aux programmes Wikimedia après la résidence.

Responsabilités institutionnelles négociées

Les communautés Wikimedia ont eu des résidences où il n'y avait pas suffisamment de soutien pour la résidence de la part de l'institution hôte. Pour éviter ces situations, envisagez d'inclure les attentes suivantes dans l'accord de partenariat :

L'institution devra :

• désigner un superviseur du rôle, dont la tâche est d'aider la personne en résidence à nouer des liens et à se familiariser avec le personnel de l'établissement (parfois l'« ambassadeur » mentionné ci-dessus). Il est important d'avoir un superviseur qui dispose de suffisamment de temps et d'énergie pour mettre les résidences en contact avec le personnel de l'établissement pour que les postes de résidence soient couronnés de succès.
• créer un plan de mentorat et de soutien au développement professionnel pour le WeR. De nombreux WeR sont des professionnels en début de carrière qui n'ont pas forcément développé de trajectoire professionnelle. Si l'on recrute des professionnels en début de carrière, il est important de prévoir un mentorat et un soutien, en particulier si la durée de la résidence est limitée.
• offrir un espace de travail et du matériel informatique pour la résidence. Sans un accès suffisant à un ordinateur et à internet, les activités sont intrinsèquement limitées.
• préparer des politiques de contenu ouvert avant la résidence. Bien que les wikimédiens et wikimédiennes en résidence puissent jouer un rôle important dans la mise en œuvre des politiques de contenu ouvert au sein d'une institution, le recrutement d'une personne experte dans la création de ces politiques et dans la mise en œuvre de toutes les autres tâches techniques et de sensibilisation requises de la part du résident peut s'avérer difficile. Envisagez plutôt de négocier la politique à l'avance, afin d'économiser le temps et l'énergie de la personne en résidence, laquelle pourra se concentrer sur l'organisation de la contribution et l'engagement de la communauté.
• comprendre ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas dans le cadre des politiques relatives aux conflits d'intérêts et d'autres politiques connexes sur le wiki.

Si le poste est financé ou géré par l'affilié Wikimedia, certaines de ces fonctions peuvent être prises en charge par le personnel de l'affilié, plutôt que d'être directement gérées par l'institution. Wikimedia Serbie et Wikimedia Argentine assument davantage ces responsabilités, car leurs résidence Wikimédia effectuent des missions à court terme auprès de chacune des institutions et sont recrutées pour leur expertise dans la mise en œuvre de projets sur Wiki.

Recrutement

Certains postes de WIR sont créés avec l'intention d'embaucher une personne spécifique, mais le reste du temps, vous devrez faire une offre d'emploi. Il peut s'agir d'un poste difficile à pourvoir : les meilleurs résidents possèdent un ensemble de compétences différentes liées à la négociation et au soutien de partenariats, à l'établissement de relations interpersonnelles, à la communication liés à des compétences techniques que de nombreux bénévoles de Wikimedia en ligne ne possèdent pas forcément.

Un nombre croissant de résidences au sein du mouvement ont été recrutées en dehors de la communauté des contributeurs et contributrices en ligne existants, avec un succès considérable. Cependant, si vous organisez une résidence à court terme, de moins de quelques mois, il est important d'embaucher des personnes qui ont de l'expérience dans la communauté Wikimedia, afin d'assurer un impact dans ce court laps de temps.

Chaque résidence nécessitera différents types de connaissances ou d'expériences pour être couronnée de succès. Lorsqu'il s'agit de créer des emplois pour que des personnes puissent travailler, plusieurs caractéristiques font que les wikimédiens et wikimédiennes en résidence sont particulièrement efficaces. Plusieurs caractéristiques rendent les résidences particulièrement efficaces :

• Expérience ou volonté démontrée d'apprendre à travailler avec des communautés numériques, ou en ligne, ou en organisant une communauté de volontaires. La collaboration numérique et le travail avec des communautés de bénévoles est un aspect stimulant du travail avec la communauté Wikimedia.
• Expérience de la communication avec différents types de publics -- la plupart des rôles du WeR reposent fortement sur la communication entre différentes communautés. Pour trouver ces compétences, vous pouvez rechercher une expérience dans l'organisation communautaire, l'éducation ou la communication professionnelle.
• La capacité à apprendre et à enseigner des compétences techniques et des dynamiques communautaires - ces compétences peuvent être attestées par une expérience en enseignement ou par l'organisation de communautés.
• Expérience de travail avec des professionnels appartenant aux types de communautés professionnelles présentes ou soutenues par l'établissement. Par exemple, si la résidence se déroule dans une bibliothèque, il est important d'engager une personne ayant l'expérience de la collaboration avec les bibliothécaires, comme un étudiant diplômé qui a enseigné et fait des recherches avec le personnel de la bibliothèque, une personne formée en bibliothéconomie ou en sciences de l'information, ou un professionnel qui a déjà travaillé dans cet espace. Le personnel des GLAM et des autres institutions d'accueil a souvent des attentes professionnelles qu'il peut être nécessaire de remettre en question ou d'engager. L'expérience et la compréhension du domaine peuvent renforcer l'efficacité de la communication de la résidence et la capacité à développer des projets qui bénéficient à la fois à l'institution et à la communauté Wikimedia.
• Être à l'aise et avoir de l'expérience en matière de rédaction et de recherche. Les projets Wikimedia s'appuient fortement sur les pratiques liées à la recherche et à la publication. Ils s'inspirent des pratiques établies dans les écosystèmes des universités, des bibliothèques et des maisons d'édition.
• Être à l'aise avec la technologie et contribuer aux médias sociaux et aux plateformes en ligne. En général, les wikimédiens et wikimédiennes en résidence n'ont pas besoin d'être des experts techniques : il existe une communauté de pratique croissante au sein du mouvement Wikimedia qui peut soutenir des projets complexes. Si les projets doivent être très gourmands en données sur Wikidata ou Commons, il peut être important de s'assurer que l'institution dispose d'une certaine capacité technique pour compléter les connaissances de la personne en résidence.

Lors de l'embauche d'un wikipédien ou d'une wikipédienne en résidence, et en particulier lorsque la personne n'a qu'une expérience limitée de Wikimedia, nous recommandons vivement de constituer un petit groupe de conseillers, issus du personnel de l'affilié local de Wikimedia ou de wikimédiens familiarisés avec des types de projets similaires. Ces conseillers peuvent aider à interviewer et à valider l'expérience des personnes candidates, à former et à intégrer les résidents et résidentes, à étendre l'impact des communications et à susciter l'intérêt et la participation d'autres contributeurs et contributrices de Wikimedia.

Description du poste

Lors de la création de la fiche de poste et la sélection des personnes candidates pour un poste de wikimédien ou wikimédienne en résidence, il est important que la communauté Wikimedia soit impliquée dans le processus.

Voici quelques exemples d'offres d'emploi (merci d'ajouter des exemples offres d'emploi à mesure que vous les trouvez) :

• pour les Archives nationales des États-Unis
• pour la bibliothèque Wellcome
• un modèle de fiche de poste utilisé par Wikimedia UK

Démarrer la résidence

La plupart des postes de wikimédien et wikimédienne en résidence étant à durée limitée, il est important de commencer la résidence avec un contexte et des relations suffisants pour aider le projet à démarrer. L'accueil d'une résidence doit comprendre :

• La description des objectifs et l'impact attendu du poste défini lors de sa création.
• Présenter la personne en résidence aux contacts et conseillers pertinents de la communauté Wikimedia qui ont contribué à la création et à la mise en œuvre du poste.
• Présenter à la personne en résidence les collections qui sont bien adaptées au travail avec les communautés Wikimedia, y compris :
  • Les collections numérisées
  • Les collections pouvant être utilisées grâce à une licence du domaine public ou Creative Commons.
  • Des jeux de données, des notices d'autorité ou des vocabulaires contrôlés dont l'utilisation est normalisée dans les collections institutionnelles.
• Présenter la personne en résidence au personnel qui jouera un rôle clé dans la mise en œuvre du travail, notamment :
  • Les personnes "ambassadrices" de la fonction au sein du personnel, qui ont soutenu la création et la mise en œuvre du poste.
  • Tout personnel technique susceptible d'aider la personne en résidence à naviguer ou à utiliser les données ou les fichiers multimédias de l'institution.
  • Le personnel chargé de la communication qui aidera à documenter ou à communiquer sur les événements et les activités sur les réseaux sociaux, les blogs etc.

Lectures complémentaires

• Liste des résidences
• Évaluation du programme Wikipedien en résidence du Belfer Center
• Bilan 2014 du programme Wikimédien en résidence par Wikimedia UK
• Manuel de la résidence d'Erfgoed Gelderland pour la gestion de projets dans les petits GLAM (en néerlandais)