Ébauche de règlements généraux

La présente page est une ébauche des règlements généraux de Wikimédia Québec
Les auteurs ont tenté de faire les règlements généraux les plus complets, non pas pour imposer leur POV sur ces règlements, mais plutôt pour favoriser la discussion à partir d'une proposition claire et complète
Pour l'instant, la mise en page des présents Règlements généraux est faite selon la syntaxe wiki pour faciliter le travail collaboratif. Les règlements seront mise en page pour impression, lorsqu'ils seront finalisés. (les titres de premier niveau seront les chapitres des règlements généraux et les titres de deuxième niveau seront les articles.)

Dispositions préliminaires

Définitions

Dans les présents règlements généraux, dans les procès-verbaux, dans les résolutions des instances de la corporation, à moins que le contexte n’indique un sens différent, les mots et les expressions définis ci-après conservent le sens suivant :

Conseil d'administration : signifie le conseil d'administration de la corporation tel que défini à l'article 5 des présents règlements généraux ;
Corporation : signifie Wikimédia Québec, corporation légalement constituée en vertu de la Loi sur les compagnies, Partie III (L.R.Q., chap. C-38, art. 218) de la province de Québec, par lettres patentes déposées au registre le (DATE) sous le numéro d’entreprise du Québec (NUMÉRO).
Loi : Loi sur les compagnies (L.R.Q., chap. C-38);
Majorité simple : total de voix supérieur à la moitié des voix exprimées (les abstentions n'entrant pas dans le décompte) ;
Règlements généraux : signifient les présents règlements généraux de la Corporation;

Dispositions générales

Dénomination

[restranscription des lettres patentes] La corporation régie par les présents règlements généraux porte le nom de « Wikimédia Québec ».

Buts

[restranscription des lettres patentes] La Corporation est créée à des fins purement sociales et charitables, sans intention pécuniaire pour ses membres. Les objets de la constitution en personne morale sont :

donner un accès libre et universel à la connaissance ;
éditer, en format numérique ou autre, des œuvres qu’elle veut rendre accessibles ;
constituer, dans l’optique de la sauvegarde des connaissances, une construction d’œuvres de qualité répondant aux préoccupations de la Corporation ;
assurer aux personnes physiques la gratuité d’accès aux œuvres ;
recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature en argent, en valeurs mobilières ou immobilières, administrer de tels dons, legs et contributions, organiser des campagnes de souscription dans le but de recueillir des fonds pour des fins charitables.

Siège social

Le siège social de la corporation est établi à (LIEU), ou à tout autre endroit que le conseil d'administration de la Corporation pourra de temps à autre déterminer s'il le juge opportun.

Logo et sceau

Le logo, dont l'impression apparaît sur cette page, est le logo de la Corporation. Le conseil d'administration peut autoriser l'utilisation temporaire ou permanente d'autres logos. Le logo ne peut être utilisé qu'avec le consentement du président ou du secrétaire-trésorier.

Le conseil d'administration peut autoriser, de temps à autre, l'utilisation d'un sceau officiel de la Corporation.

Conservation des registres et du sceau

Voir la discussion

Les décisions sont constatées par des procès-verbaux inscrits sur un registre dont les feuilles sont numérotées, tenus au siège social de la Corporation et signés par le secrétaire-trésorier de la corporation ou par deux (2) administrateurs.

Les procès-verbaux des assemblées sont considérés comme authentiques. Il en est de même pour les copies ou extraits certifiés conformes par le secrétaire-trésorier ou par deux (2) administrateurs.

Procédures d'assemblées

Les procédures d'assemblées utilisées dans les instances de la corporation sont régies par l'édition la plus récente du livre Procédures des assemblées délibérantes par Victor Morin.

Membres

Adhésion

Est membre de la corporation, toute personne ayant acquitté la cotisation annuelle à la corporation conformément à l'article (X - Cotisation ci-dessous). L'acquittement de la cotisation assure la validité de l'adhésion pour l'année civile durant laquelle elle a été versée.

Cotisation annuelle

La cotisation annuelle de la corporation est de vingt dollars (20 $).

Carte de membre

Le conseil d'administration pourra s'il le juge à propos émettre des cartes de membre.

Démission

Tout membre peut se retirer comme tel en tout temps en signifiant son retrait ou sa démission, de préférence, par écrit au secrétaire de la corporation. Ce retrait ou cette démission prend effet à la date de réception du tel avis ou à la date précisée sur ledit avis, en prenant celle qui est la plus avancée.

Destitution

Un membre de la corporation peut être destitué sur décision adopté à la majorité des deux tiers (2/3) par le conseil d'administration. Un avis doit être envoyé dix (10) jours ouvrables avant la séance du conseil d'administration au membre sujet à destitution. Cet avis doit comprendre le lieu et le moment de la réunion du conseil d'administration. Avant de statuer sur la destitution, le conseil d'administration doit entendre le membre. Le membre visé ne peut participer aux délibérations ni au vote sur sa destitution. La décision est sans appel.

Assemblées des membres

Assemblée annuelle

L'assemblée annuelle a les pouvoirs que lui confère la Loi, c'est-à-dire, sans limiter la portée de la Loi :

approuver des états financiers de l’exercice;
approuver le rapport du vérificateur ou de l’examinateur de la Corporation;
approuver les prévisions budgétaires pour le prochain exercice;
nommer le vérificateur ou d’un examinateur pour le prochain exercice;
élire les administrateurs de la corporation

Une assemblée annuelle doit avoir lieu à toutes les années civiles durant les quatre (4) mois suivant la fin de l'exercice financier. L'assemblée a lieu à l'endroit et à la date fixé par le conseil d'administration annoncés dans l'avis de convocation.

Assemblée spéciale

Les administrateurs peuvent de temps à autre, à leur discrétion, convoquer des assemblées spéciales s'ils le jugent opportun.

Les membres peuvent exceptionnellement convoquer eux-mêmes une assemblée spéciale en faisant la demande en ce sens par écrit au conseil d'administration. La demande doit être signée par au moins cinq (5) des membres et indiquer les objets à traiter. Elle doit être envoyée au secrétaire de l'organisme.

Avis de convocation

Tout avis de convocation doit mentionner la date, l'heure, l'endroit et l'ordre du jour de l'assemblée.

L'avis de convocation de la corporation doit être donné par écrit ou par tout autre moyen de communication à chacun des membres, au moins dix (10) jours ouvrables avant la date de l’assemblée annuelle.

Dans le cas d'une assemblée spéciale, l'avis de convocation doit être donné, selon les termes précédents, quarante-huit (48) heures avant la date de l'assemblée.

Une assemblée pourra être tenue sans avis préalable si tous les membres sont présents ou si les absents ont donné leur consentement à la tenue d’une telle assemblée sans avis. La présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à ce membre. L’omission accidentelle de cet avis ou la non connaissance de cet avis par toute personne n’a pas pour effet de rendre nulle les résolutions adoptées à cette assemblée.

Assemblée virtuelle

Une assemblée des membres n'est pas moins valide si elle est tenue par des moyens électroniques, tant que ces moyens permettent aux membres de communiquer en temps réel entre eux.

Ordre du jour

L'ordre du jour de l'assemblée annuelle doit, au minimum, contenir les sujets suivants :

Acceptation des rapports d'activités et financiers et des procès-verbaux de la dernière assemblée générale;
Approbation du budget;
Ratification des règlements nouveaux ou modifiés adoptés et des actes posés par le conseil d'administration depuis la dernière assemblée générale;
Élection ou réélection des administrateurs de l'organisme.

L'ordre du jour d'une assemblée annuelle ou spéciale doit se limiter aux points mentionnés dans l'avis de convocation. Toute décision se rapportant à un sujet non annoncé dans l'avis de convocation est invalide.

Quorum

Un total de cinq (5) membres présents constitue le quorum requis pour prendre des décisions en assemblée.

Vote

À une assemblée des membres, les membres en règle présents, y compris le président d’assemblée, ont droit à une voix chacun.

Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité simple des voix validement exprimées. En cas d'égalité des voix, le président a voix prépondérante.

Aucun vote par anticipation ou par procuration n'est permis.

Ajournement

Si le quorum est présent, une assemblée des membres peut être ajournée en tout temps sur un vote majoritaire à cet effet, et cette assemblée peut être tenue ajournée sans qu'il soit nécessaire de la convoquer à nouveau.

Lors de la reprise de l’assemblée ajournée, toute affaire qui aurait pu être transigée lors de l’assemblée au cours de laquelle l’ajournement fut voté peut être validement transigée.

Président et secrétaire d'assemblée

De façon générale, le président ou tout autre administrateur de l'organisme préside l'assemblée annuelle et les assemblées spéciales. Toutefois, il est possible pour les membres présents de désigner entre eux un président d'assemblée.

Le secrétaire-trésorier de l'organisme ou tout autre personne désignée à cette fin par le conseil d'administration ou élue par les membres présents peut agir comme secrétaire des assemblées des membres.

Conseil d'administration

Nombre d'administrateurs

Voir la discussion

Les affaires de la corporation sont administrées par un conseil d'administration composé de (X) membres (minimum 3).

Le nombre de membres du conseil d'administration peut changer de temps à autres à la décision approuvée par le deux tiers (2/3) des membres, mais doit nécessairement conservé un minimum de trois (3) membres. Une copie du changement dûment approuvé par le deux tiers (2/3) des membres votant doit être remis à l'inspecteur général qui affirmera ce changement.

Fréquence

Le conseil d'administration se réunit en assemblée régulière au moins un (1) fois le mois.

Conseil virtuel

Une séance du conseil d'administration n'est pas moins valide si elle est tenue par des moyens électroniques, tant que ces moyens permettent aux membres de communiquer en temps réel entre eux.

Éligibilité

Tout membre en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d’administration. Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles.

Rémunération

Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services; seules les dépenses effectuées pour l’organisme sont remboursables, s'il en est décidé ainsi par le conseil d'administration.

Indemnisation

Tout administrateur, dirigeant ou mandataire de l’organisme (ou ses héritiers et ayants droit) sera tenu, au besoin et à toute époque, à même les fonds de l’organisme, indemne et à couvert :

de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l’égard ou en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions, et
de tous frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de l’organisme ou relativement à ces affaires, exceptés ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

Durée du mandat

Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeure en fonction jusqu'à l’assemblée annuelle suivante ou jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu. Ce sont les administrateurs qui décident entre eux de la durée de leur mandat au sein du conseil d’administration.

Élection

Les administrateurs sont élus chaque année par les membres au cours de l’assemblée annuelle selon la procédure d’élection décrite ci-après.

Procédure d'élections des administrateurs : L’assemblée nomme ou élit un président d’élection, un secrétaire d’élection et/ou un ou plusieurs scrutateurs ; Dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection aura lieu par acclamation; dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire l’élection pourra se faire à main levée ou par scrutin secret à la majorité simple (50% + 1), si le président d’élection le décide ou si trois (3) membres en font la demande.

Retrait d'un administrateur

Voir la discussion

Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui:

présente, préférablement par écrit, sa démission au conseil d’administration, soit au président ou au secrétaire de l’organisme, soit lors d’une assemblée du conseil d’administration;
décède, est malade, devient insolvable ou interdit;
a manqué (X) réunions de l’organisme sans motivation valable;
est destitué selon l’article (X-Destitution ci-dessous) du présent règlement.

Vacances

Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur.

Lorsque des vacances surviennent au sein du conseil d’administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de les remplir en nommant au poste vacant une personne possédant les mêmes qualités que celles requises de son prédécesseur et, dans l’intervalle, ils peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu’un quorum subsiste. Si le quorum n’existe plus, par vacances ou désistements, un membre du conseil, ou, à défaut, un membre peut exceptionnellement procéder à la convention d’une assemblée spéciale pour procéder aux élections.

Destitution

Un administrateur peut être destitué par les membres en règle au moyen d’un avis écrit et adressé à cet administrateur et au conseil d’administration.

Le conseil d’administration n’a pas le pouvoir de destituer l’un de ses administrateurs, mais a le pouvoir de radier, d’expulser ou suspendre un membre de son organisme en conformité aux articles (X - Adhésion et X - Membres-Destitution) ou de retirer un administrateur en vertu de l’article (X - Retrait d'un administrateur) du présent règlement.

L’avis de convocation de l’assemblée doit mentionner qu’une telle personne est passible de destitution ainsi que la principale faute qu’on lui reproche.

Conflits d'intérêts

Aucun administrateur ne peut confondre des biens de l’organisme avec les siens ni utiliser à son profit ou au profit d’un tiers les biens de l’organisme ou l’information qu’il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu’il ne soit expressément et spécifiquement autorisé à le faire par les membres de l’organisme.

Chaque administrateur doit éviter de se placer en situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur de l’organisme. Il doit dénoncer sans délai à l’organisme tout intérêt qu’il possède dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir contre elle, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur.

Devoirs des administrateurs

Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires courantes de l’organisme.

Il se donne une structure interne en désignant parmi les administrateurs élus un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier et des administrateurs, selon le cas.

Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l’association conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent, pour réaliser les buts de l’organisme.

Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

Dispositions financières

Exercice financier

L'exercice financier de la Corporation débute le premier (1^er) janvier pour se terminer le trente-et-un (31) décembre de chaque année ou à toute autre date fixée par résolution du conseil d'administration.

Vérification des livres

Les états financiers peuvent êtres vérifiés chaque année par un ou des vérificateurs nommés à cette fin lors de l’assemblée annuelle.

Les livres comptables de l’association seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres peuvent être consultés sur place, sur rendez-vous avec le trésorier, par tous les membres qui en feront la demande auprès de la l’organisation.

Effets bancaires

Tous les chèques, billets, traites, lettres de change et autres effets bancaires, connaissements, endossements et autres effets de commerce, contrats, actes et documents requérants la signature de l’organisme sont signés par le président ou vice-président conjointement avec le secrétaire ou le trésorier, deux signatures étant nécessaires. Toutefois, le conseil d’administration peut désigner, par résolution, tout autre membre du conseil d'administration pour exercer cette fonction.

Tout chèque payable à l’organisme devra être déposé au crédit de l’organisme auprès de la ou des banques, caisses populaires ou compagnies de fiducie que le conseil d’administration désignera par résolution par le secrétaire ou le trésorier de l’organisme.

Autres dispositions

Modifications des règlements généraux

Voir la discussion

Les règlements généraux peuvent être abrogés ou amendés par une résolution adoptée par deux-tiers des membres présents à une assemblée annuelle ou spéciale dûment convoquée pour étudier cette question. En tel cas, l'avis de convocation doit énoncer clairement la modification projetée.

OU

Le conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement, qui entrera en vigueur dès leur adoption, jusqu’à la prochaine assemblée annuelle. Conformément aux dispositions de la Loi sur les compagnies, toute abrogation ou modification doit, par la suite, être ratifiée par les deux tiers (2/3) des membres présents, ayant droit de vote, lors de l’assemblée générale annuelle de l’organisme; ou à moins que dans l’intervalle elle ne soit ratifiée lors d’une assemblée spéciale des membres convoquée à cette fin. Le texte de toute modification aux lettres patentes ou aux règlements de l’organisme doit être expédié avec l'avis de convocation de l'assemblée au cours de laquelle il sera soumis aux membres pour ratification. Si l’abrogation ou la modification aux règlements généraux est rejetée ou n’est pas ratifiée lors de ladite assemblée, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.

Dissolution et liquidation

La dissolution de l’organisme doit être approuvée et adoptée par les deux tiers (2/3) des membres votant lors d’une assemblée spéciale convoquée à cette fin. Lors de cette assemblée, les membres auront à définir les modalités de dissolution et de liquidation des biens de l’organisme en respect du présent article, de la 3e loi sur les compagnies et des obligations à remplir auprès du Registraire des entreprises, ceci, après paiement des dettes.

En cas de liquidation de la corporation, les biens de la corporation seront remis à Wikimedia Foundation inc., San Franscisco, ou, si cela n'est possible, distribués à l'ensemble des membres en part égales. [doit être indiqué dans les lettres patentes]

Adopté ce (DATE) à (LIEU).

Ratifié ce (DATE) à (LIEU).

Signature du président

Signature du secrétaire