Grants talk:Programs/Wikimedia Community Fund/General Support Fund/Wiki Wake Up Afrique Annual 2024-2025

Feedback

I am very confused with this proposition. I know that the work done by this "set of people" is good and useful and it would be very lovely to see budget allocated to this initiative so that they can expand their work and make a bigger difference.

But it does seem a bit challenging to see a request jumping from 15k USD (as they mentioned was the allocated budget in 2022) to over 300k dollars in 2024. I have not been able to find the budget and grant allocated in 2023. Neither here nor there.

Besides, it still seems to be a group of people, though a full list of names is not mentioned in the grant request, nor on Wiki Wake Up Afrique. It indicates there is no legal organization created yet. So... how will the money be received, attributed, distributed, reported, and then who will provide the oversight ? It would not matter too much for a few thousand dollars. But 300k seems quite a lot to handle without an official group, with people who would carry the responsibility, and with the due check and balances. Who has the fiduciary role here ?

The other thing that I do not understand very well in the budget is the amount of money per participating country in the initiative. If I read well, this money would be dedicated to specific participating communities. But those communities are not named (it seems 8 over 15 are already known though). In all likelihood, some of those communities are brand new and not yet covered by any WMF grant and it looks like a good idea to be able to provide this microfunding. But in all likelihood, some of those communities are already known affiliates... some of which being under an annual grant from the Wikimedia Foundation. And the concept behind the annual grant is that the affiliate can not submit more grants to the General Support Fund. The affiliate might get more money from other pools of money, but if it receives some money through this initiative, it will mean that it is actually funded from two grants from the unique GFS pool.

In the project description, I read that the long term goal is for it to become a thematic chapter and gain the reputation of a hub. That seems like a good idea indeed. And in fact, the initiative described in the strategy document pretty much looks like what I would indeed call a hub. The activities could typically be the type of activities a hub like WikiFranca could envision. But... It does not have any structure yet ?

I also see a budget to pay a consultant from big 4 audit companies to audit the accounts as well as a lawyer to defend the initiative. Well... but there is no structure yet ?

I see the project mention 5 staff (director, communication, graphics, finances), but I do not see a line in the budget about those 5 people. Where is that budgeted ?

So yes... good initiative. But I can not connect the dots really. Very sorry :(((

I’d say... too fast perhaps ?
Perhaps create an official group with members, processes and decision making systems first. Hire a few people to get that rolling because, yes, it is too much work for volunteers. Perhaps have a small budget to do some micro-granting to the brand new communities. Anthere (talk) 19:59, 27 March 2024 (UTC)

Feedback after review by Regional Funding Committee

Dear Wiki Wake Up Afrique team,

Thank you for submitting your request for General Support Funding. We reviewed and discussed your proposal and would like to share comments, recommendations and questions for you to engage with. Your responses and comments will support the committee and staff in making a final funding decision.

We continue to recognize the value of the network approach of Wiki Wake Up Africa in supporting the development of Wikimedian communities in Africa where we don’t have a presence already. Such as Congo and Rwanda We however find the proposal to be over ambitious and lacking a methodical approach on how the vision you hold will be achieved. The funding request is a 2000+% growth and we are unclear about the rationale for such a leap and your preparedness for a project of this scope and resource demands.

We are keen to understand what financial management structures and processes you have put in place to support the effective and efficient utilization of the funds.

Programming; We know Wiki Wake Up Africa, seeks to activate Wikimedian communities where none exist and supporting those sustainably ; we however see in the plan, projects and activities linked to working in countries where we have established Wikimedian communities and affiliates including Rwanda, Cote d’Ivoire, Burundi, Benin , Cameroon and others.

We are confused on the process of identifying countries to work with and request that you share more here and update the application and budget as well.

Also what was the rationale of the 6 WiR identified? In terms of activities we see on one hand, the group looking to specialize in online editing workshops, but on the other hand, you have listed "Wiki Club, Wiki Camp, Editing Wikipedia Training, Translation, Research, Wikidata programs, Wikimedia Commons programs’ under Education activities category. We are unclear on the what informs this selection of project - and would benefit from information to show links if any?

For the countries, you included as part of your plan, we were keen to learn more about your engagement with them. Did you contact them and what was the feedback you received regarding the proposed project engagement.

We observed that you will be bringing expert Wikimedians from Switzerland and were interested in learning more about that - is it not possible to find equally qualified experts in the region?

Lastly, on this part, we are keen to learn more on how you see the WiR being implemented - please share details to help us understand, what would this look like?

Budget

Please provide a breakdown of the summarised costs in the budget including the WiR costs ,per country costs and other and please include clear descriptions that can support us in understanding the financial element of the project.

Aiming to engage a total of 350 participants, that's almost $1k per participant. This is a very poor return on investment.

The budget is far too general for its soundness to be evaluated. There is little evidence to support equal investment in each of the countries they would like to cover, and it is unclear what *local* volunteers they can *effectively* work in some of these countries. The plan to place and support *six* Wikimedians-in-Residence, without any mention of the hosting institutions or countries, is over-ambitious and vague. The group should display a track record of at least one successful WiR term in one hosting institution before seeking to scale up.

Impact Evaluation; We would like to know what you see as the impact of the project and what you will measure to support you in assessing the progress being made towards the planned goals. We see you have noted that this is still to be fine tuned, yet, this is the core of the project being presented and should ideally have been established.

Recommendation; We recommend that carefully reviewing and updating your application and focusing on a scaled down version of the WiR (one) project or doing similar work to last year that yielded impact.

Regarding the schedule for our review process, please complete your review and responses to committee feedback by the 1st of May 2024. After this time, the Regional Committee will begin a final review of the proposal to make a formal decision.

Thanks again for your work on the proposal and for supporting our review. On behalf of the Regional Committee, Iwuala Lucy (talk) 18:39, 13 April 2024 (UTC)

Response to Regional Funding Committee

Hello Iwuala Lucy and committee,

Nous vous remercions pour vos commentaires constructifs et vos questions pertinentes concernant notre demande de financement général. Nous avons pris soin de revoir notre proposition initiale à la lumière de vos remarques et sommes prêts à fournir les clarifications nécessaires.

Notre ambition reflète notre détermination à catalyser un changement significatif dans la représentation des communautés africaines sur les plateformes Wikimédia. L'importante augmentation de notre demande de financement est motivée par les défis à relever et les besoins identifiés comme essentiels pour soutenir durablement le développement des communautés Wikimédia dans des pays où notre présence n'est pas encore établie. Nous sommes conscients que cette hausse budgétaire peut sembler ambitieuse, mais elle est véritablement nécessaire pour atteindre nos objectifs de renforcement de la participation africaine sur les projets Wikimédia. Nous sommes convaincus que cet investissement aura un impact significatif et durable sur la diversification des contributeurs et des contenus. Nous restons à votre disposition pour fournir toute précision complémentaire sur notre stratégie et notre gestion financière, afin de vous convaincre du bien-fondé de notre demande.

Programmation et sélection des pays : L’inclusion de pays où des communautés Wikimédia sont déjà établies, comme le Rwanda et la Côte d'Ivoire, répond à un besoin de renforcement et d'expansion des initiatives existantes. Ces choix ont été guidés par des projets et des activités à mettre en œuvre. Notre approche est toujours de la collaboration. Ces différences se voient par exemple dans les projets de Résidence (WiR). Pour les Wikimediens en résidence (WiR), nous avons proposé six candidats en fonction des projets et activités identifiés (production de contenu de masse et de qualité ; animation de communautés et renforcement de capacités) spécifiques nécessaires pour les objectifs de notre projet. Nous avions initialement envisagé des experts de la région, mais les profils nécessaires pour certains aspects du projet (le type de collaboration ; notre vision) nous ont conduits à sélectionner des experts internationaux, y compris de Suisse (Noicir Wikipédia répond à cette vision). Nous sommes toutefois ouverts à reconsidérer cette approche si des groupes adéquats peuvent être identifiés. Pour l'ensemble des pays que nous avons listés dans notre demande, nous avons effectivement pris contact avec plusieurs leaders locaux - lors d’échanges directs, de rencontres durant des conférences, … de la fondation - qui nous ont exprimé des besoins de suivis, de coaching et d'accompagnements. Certains sont déjà mis en route et ceux-ci produisent de bons résultats et les bénéficiaires expriment leurs satisfactions. En ce qui concerne les activités, il semble qu’il y ait une incompréhension. En effet, vous évoquez les activités de WWUA comme étant uniquement en ligne. Nous tenons à attirer votre attention sur le volet hybride de nos interventions. Nous faisons également beaucoup de présentiel. Vous trouverez bien plus d'éléments dans le rapport FINAL GSF 2022.

Budget et coûts : Nous fournirons une ventilation détaillée des coûts par pays et par activité dans une mise à jour de notre proposition. Nous reconnaissons n’avoir pas effectué une WiR auparavant. Tout comme nous n’avions pas activé de communauté, mais nous l'avons fait. Nous avons élaboré des documents projets ICI ToR+Fiche poste individuel) pour chaque WiR. Ils sont aussi accessibles via notre plan stratégique. Vous trouverez au chapitre budget de ce document, les détails financiers d’un des projets de résidence): https://docs.google.com/document/d/1KjK85Z7S3G1gOM5IygY7QDnQNK42_HoAA1Tj6m3fDCY/edit?usp=sharing .

350 participants à raison de $1k par personne ? Le coût par participant peut sembler élevé tel que vous venez de traduire notre proposition. Nous sommes assez perplexes quant à la formule utilisée par les experts pour libeller cela. Nous serons ravis d’apprendre de vous le montant fixé par la Fondation (grille tarifaire ou ratio) à investir par personne pour être sûr de faire un bon retour sur investissement. Qu’à cela ne tienne, 350 personnes n’est qu’un indicateur à minima pour nous. Un exemple : Prenons 8 pays. 4 activités impliquant 20 personnes par atelier : 80/pays*8 = 640 personnes. Concernant les différences au niveau des montants alloués à chaque pays, nous nous sommes basés sur les écarts de réalités. Nos leçons apprises de 2022-2023 montrent que les pays peuvent partager une même région, mais subir des fluctuations différemment. À cela s’ajoute l’intensité des activités. Sur notre document, nous avions mentionné de façon claire qu’il s’agit de micro subventions destinées à des membres pour de micro projets. Ce qui explique le montant plus bas au niveau des pays déjà actifs et qui de surcroît disposent d’un GSF.

Évaluation de l'impact : Nous prévoyons de mesurer l'impact de notre projet à travers plusieurs indicateurs clés, notamment l'augmentation du nombre d'éditeurs actifs, l'amélioration de la qualité des contenus produits et le développement des capacités locales. Les outils et méthodologies sont les suivants: Création et usage du Dashboard; Event Pages ainsi que de formulaires pour recueillir les feedbacks des communautés.

Conformément à vos recommandations, nous allons revoir notre stratégie concernant les "Wikimédia Résidents" (WiR), en envisageant de commencer par un projet pilote avant une éventuelle montée en puissance. Nous actualisons notre plan d'action pour refléter une approche plus mesurée et réaliste, en tenant compte de vos retours. Nous sommes convaincus que ces ajustements nous permettront de démontrer de manière plus convaincante les bénéfices et l'impact de notre initiative. N'hésitez pas à nous faire part de toute autre suggestion qui nous aiderait à affiner davantage notre démarche d'évaluation.Saliousoft (talk) 23:38, 1 May 2024 (UTC)