User:Ricarda Busse (WMDE)/AG Diversity/Empfehlungen

Aktive Ansprache und Ermutigung von Kandidat*innen (Gründung eines Wahlkomitees)

Herleitung

Der Forschungsstand, aber auch WMDE-eigene Erfahrungen aus den Präsidiumswahlen und der Kooptation haben nahegelegt, dass eine​ aktive Ansprache und “Ermutigung” von Kandidat*innenein entscheidender Hebel in der Gewinnung neuer Präsidiumsmitglieder sind. Die Befragung hat gezeigt, dass diese persönliche Ansprache und Ermutigung in allen Fällen, in denen ein Interesse an einer Kandidatur geweckt werden konnte, tatsächlich erfolgte und von den Befragten als extrem relevant hervorgehoben wurde. Um noch größere Wirkung zu entfalten, sollte die aktive Ansprache daher ​weiter ausgebaut und institutionalisiert​ werden. Zudem ist wichtig, das Suchen und die Ansprache möglicher Kandidat*innen nicht auf den kurzen Zeitraum zwischen Kandidaturaufruf und Kandidaturfrist anlässlich der Mitgliederversammlungen zu beschränken, sondern als eine ​kontinuierlicheAufgabe zu verankern. Bisher ist mit dem Board Governance Ausschuss ein ​ehrenamtlicher Präsidiumsausschuss​ für die Ansprache von Kandidat*innen verantwortlich. Ein Ausbau und eine weitere Professionalisierung der Aufgaben wäre mit zusätzlichem Aufwand verbunden, der ehrenamtlich nur schwer gestemmt werden kann. Zudem ist unter Gender- und Diversity-Aspekten auch eine heterogene Zusammensetzung und Qualifikation (z.B. Sensibilisierung zu Unconscious Biases) desjenigen Gremiums wichtig, das für die Gewinnung diverser Kandidat*innen zuständig sein soll. Daher soll ein Konzept ausgearbeitet werden, wie die Kandidat*innenansprache künftig in einem neuen “Wahlkomitee” ​(​Arbeitstitel​) bestmöglich geleistet und in der Organisation verankert werden kann. Für die Ausarbeitung soll betrachtet werden, welche Modelle sich in anderen Vereinen oder Institutionen bewährt haben (z.B. Berufungs-/Besetzungsausschüsse in Wissenschaftsorganisationen) und welche Aspekte davon als best practices auf WMDE übertragbar sind. Ein Konzept soll 2020 fertig ausgearbeitet sein, damit eine Diskussion und ggf. Entscheidung auf der 26. Mitgliederversammlung 2021 möglich ist. Um schon ​die Präsidiumswahlen 2020​ in einer diverser besetzten Konstellation vorzubereiten, soll eine vorgelagerte ​AG Präsidiumswahlen​ gegründet werden, die vorerst aus den Mitgliedern des Board Governance Ausschusses und der AG Diversity besteht. Die AG Präsidiumswahlen ist für die Gewinnung von Kandidat*innen für die Wahlen 2020 zuständig, wobei der Schwerpunkt für die Wahlen 2020 auf der gezielten Ansprache von Frauen liegen soll. Dafür wurden schon im Kooptationsprozess 2019 wichtige Vorarbeiten geleistet, die genutzt und weiter ausgebaut werden können (Aufbau eines Pools geeigneter Kandidat*innen). Zur Koordination der Arbeitsgruppe und für Zuarbeiten wird die AG durch die Geschäftsstelle unterstützt.

Maßnahmen

	Maßnahmen	Zuständig	Bis wann
1	Für die Vorbereitung der Präsidiumswahlen 2020 und die Ansprache von Kandidat*innen wird eine AG Präsidiumswahlen gegründet, die aus den Mitgliedern des Board Governance Ausschusses (Kilian Kluge und Harald Krichel) und den Mitgliedern der AG Diversity (Mirjam Stegherr, Johanna Niesyto, Moritz Rahm) besteht und von der Geschäftsstelle unterstützt wird.	Präsidium	Erledigt durch den Beschluss auf der Sitzung am 7.12.
2	Listen potentieller Kandidat*innen, die bereits seit vorherigen Präsidiumswahlen und v.a. seit dem letzten, nur für Frauen ausgeschriebenen Kooptationsprozesses angelegten wurden, sollen systematisch weiter gepflegt und ausgebaut werden. Bestehende Listen sollen für den Wahlaufruf im Februar 2020 aktualisiert werden.	Vorstand/GS mit AG Präsidiums- wahlen	Februar 2020, dann kontinuierlich
3	Auf Basis bewährter Modelle aus der Praxis (z.B. Berufungsausschüsse in Universitäten oder Wahlkomitees anderer Vereine) und der Interviewergebnisse wird ein Konzept für ein Wahlkomitee (Arbeitstitel) erarbeitet und dem Präsidium zur Umsetzung vorgelegt. Aufgabe des Wahlkomitees ist, geeignete Kandidat*innen für das Präsidium zu identifizieren und für eine Kandidatur anzusprechen. Dabei sollen insbesondere die konkreten Aufgaben und die Zusammensetzung des Komitees spezifiziert  werden.	Board Governance Ausschuss (AG Präsidiumswahlen) mit Unterstützung der GS	April 2020

Überarbeitung des Kandidaturaufrufs und -prozesses

Herleitung

Aus der Dokumenten- und Datenanalyse u.a. zu Unconscious Biases (unbewusste Denkmuster und Verzerrungen) aus dem Feld der Personalbeschaffung resultierte die Hypothese, dass es im ehrenamtlichen Kandidaturprozess ebenfalls Biases geben könnte, die dazu führen, dass sich Frauen seltener zur Wahl stellen. Die Interviews haben diese Hypothese eindeutig bestätigt. Ursächlich sind einerseits der Prozess selbst (z.B. sehr kurze Frist zur Kandidatur, Art der Verbreitung des Aufrufs - eher “versteckt” in den Einladungen zu Mitgliederversammlungen und an eine überwiegend männliche Mitgliedschaft adressiert). Andererseits ein Informationsdefizit zur Arbeit im Präsidium, das von den Befragten sehr klar benannt wurde: Für die Entscheidung zu kandidieren, ist es wichtig, dass die Arbeit des Präsidiums greifbar ist. Was wird zum Beispiel von den Mitgliedern im Präsidium erwartet? Wie sieht die Arbeit konkret aus? Außerdem sollten sich in den Informationen für Kandidat*innen auch solche wiederfinden, die laut Analyse speziell für Frauen relevant sind, z.B. zum Mehrwert des Amts und zur Vereinbarkeit von Ehrenamt, Beruf und Familie. Um die Aufgaben von Präsidiumsmitgliedern (weniger: “Was ist Aufgabe des Präsidiums”, sondern: “Was für Aufgaben kommen auf mich als Mitglied in dem Gremium zu?”), aber auch die Rahmenbedingungen und Unterstützungsmöglichkeiten noch anschaulicher zu gestalten, sollten diese als Basis für die Ausschreibung vor jeder Wahl neu analysiert und formuliert werden.

Maßnahmen

	Maßnahmen	Zuständig	Bis wann
1	Die Anforderungen an die Präsidiumsarbeit werden in einem Suchprofil (z.B. Ziele, Kernaufgaben, Rahmenbedingungen) formuliert, das Grundlage für den Kandidaturaufruf ist.	Vorstand/GS AG Wahlen (Abnahme)	Februar 2020
2	Der Aufruf und die für Kandidat*innen bereitgestellten Informationen werden inhaltlich optimiert und bias-frei gestaltet. Dazu gehört insbesondere: eine Prüfung und Beseitigung von Biases in der Darstellung der Anforderungen und in der sprachlichen Formulierung des Aufrufs (z.B. “kommunale” statt “agentische” Formulierungen; konkretere Informationen für Kandidat*innen, was die Arbeit im Präsidium bedeutet und welche Unterstützungsmöglichkeiten es gibt (siehe auch Maßnahmen zu C). Die FAQ zur Präsidiumsarbeit wird darauf geprüft, dass für Frauen besonders relevante Fragen beantwortet werden (z.B. Erstattungsfähigkeit von Kinderbetreuung).	Vorstand/GS (Verfassen) - Mitarbeitende mit Fachexpertise oder externe Unterstützung (Check von Sprache und Biases)	Februar 2020
3	Die Verbreitung des Kandidaturaufrufs wird systematisiert und bias-frei gestaltet: Der Kandidaturaufruf soll künftig deutlich früher veröffentlicht werden (ca. 3 Monate vor Kandidaturfrist). Da die Mitgliedschaft von WMDE aktuell zu 80% männlich ist, soll der Verbreitungsradius erweitert werden, indem weitere Netzwerke für den Aufruf identifiziert und genutzt werden, über die mehr Frauen erreicht werden (schon in der Vergangenheit sind Frauen erst zu den Wahlen/zur Kooptation Mitglieder des Vereins geworden). Bis zur 1. Klausur 2020 liegt ein Kommunikationsplan vor, wie und in welchen Stufen der Aufruf gestreut werden soll (Mailing Mitglieder, Netzwerke, Social Media etc.)	Vorstand/GS (Vorbereitung Kommunikati- onsplan mit Netzwerken), Rückkopplung mit AG Wahlen	VÖ Mitte Februar/ März 2020 KOM-Plan bis Februar 2020
4	Der Prozess für den Wahl- und Kandidaturprozess wird mit allen wesentlichen Prozessschritten dokumentiert. Eine erste Prozessübersicht soll für die Vorbereitung der Wahlen 2020 bis Dezember 2019 fertiggestellt werden, der Gesamtprozess soll nach den Wahlen bis September 2020 zur Übergabe an das 7. Präsidium dokumentiert werden.	Vorstand/GS	Start Dezem- ber 2019 / Abschluss bis September 2020

Kommunikation und Information über die Präsidiumsarbeit

Herleitung

Die Befragung hat deutlich gemacht, dass die ​Arbeit des Präsidiums zu wenig bekannt ist​ und dadurch vor allem Frauen den Mehrwert des Amts nicht sehen. Dies ist jedoch wichtig, um eine Mitarbeit im Präsidium vor allem bei Zeitknappheit und den Herausforderungen der Vereinbarkeit von Familie, Beruf und Ehrenamt höher priorisieren zu können als andere Zeitfelder. Gleichzeitig benötigen Frauen – ebenso wie Männer – ​Vorbilder​, um sich selbst in der entsprechenden Position sehen zu können: Wenn ein Gremium als ganz überwiegend männlich wahrgenommen wird, kann dies auf Frauen abschreckend wirken. Die Befragung hat außerdem gezeigt, dass die Wahrnehmung und Vermutung der ​Arbeits- bzw. Diskussionskultu​r im Präsidium Einfluss auf eine Kandidaturentscheidung nehmen kann. Wo Mitglieder die Diskussionskultur und den Umgang miteinander im Präsidium erlebt haben, hat dies einen sehr positiven Eindruck hinterlassen. Dies wird aber ​vor​ einem Kontakt mit dem Präsidium nicht immer erwartet oder aufgrund von Erfahrungen aus anderen Kontexten (eigene Ehrenamtserfahrungen, Community) sogar anders vermutet. Die positive Diskussions- und Arbeitskultur im Präsidium aktiv und deutlich herauszustellen, ist daher ebenfalls eine wichtige Maßnahme. An dieser Stelle sei auch darauf hingewiesen, dass es bereits mit den Arbeitsgruppen eine gute Möglichkeit gibt, Mitglieder einzubinden und an die Arbeit im Präsidium heranzuführen. Wenn möglich, sollte das Präsidium diese Chance nutzen und auch hier auf eine möglichst diverse Zusammensetzung achten.

Maßnahmen

	Maßnahmen	Zuständig	Bis wann
1	In einem ersten Schritt sollen weibliche Präsidiumsmitglieder, die es im Gremium gab und gibt, als Vorbilder für mögliche Kandidat*innen künftig besser sichtbar gemacht werden (z.B. Blogbeiträge, Einladung zur Mitgliederversammlung gemeinsam durch den Vorsitzenden und die stellvertretende Vorsitzende).	Vorstand/GS	Erste Umsetzung bis zu den Präsidiumswahlen im Juni 2020.
2	Die auf der Website bestehende Unterseite zum Präsidium wird schrittweise weiterentwickelt, um die Arbeit des Gremiums anschaulicher darzustellen (z.B. wichtige Entscheidungen des Gremiums, Blogbeiträge von Präsidiumsmitgliedern etc.)	Vorstand/GS	kontinuierlich
3	Anknüpfend an die von der AG Kommunikation angestoßene Diskussion soll geklärt werden, ob das Präsidium eine stärkere Rolle in der Außenkommunikation des Vereins einnehmen kann und soll. Aus Diversity-Gesichtspunkten soll betrachtet werden, wie die Arbeit des Präsidiums in der Vereinskommunikation besser dargestellt werden kann und wie das mit der Herausforderung vereinbar ist, die zeitliche Belastung von Präsidiumsmitgliedern gering zu halten. Dabei ist auch die Frage zu prüfen, welche Ressourcen in der Geschäftsstelle für die Weiterentwicklung und Unterstützung der Präsidiumskommunikation verfügbar sind oder neu eingeplant werden müssen.	Vorstand/GS, beratend begleitet durch AG Kommunikation	kontinuierlich

Rahmenbedingungen: Vereinbarkeit von Ehrenamt, Beruf und Familie und Unterstützungsmöglichkeiten für Präsidiumsmitglieder

Herleitung

Wie schon in der Literatur zum Ehrenamt als häufiger Hauptgrund für ein geringeres Engagement von Frauen in ehrenamtlichen Leitungsgremien identifiziert, hat auch die Befragung zu WMDE ergeben, dass die schwierige ​Vereinbarkeit von Beruf, Ehrenamt und Familie​ (aber auch anderen „Zeitkonkurrenten“ wie andere Ehrenämter, ein zeitintensiver Job oder Freizeit) häufig ein Grund für die wenigen weiblichen Kandidaturen ist. Allerdings hat die Befragung auch gezeigt: Wenn das Amt einen extrem hohen Mehrwert bietet, wird das Argument Zeitmangel zumindest teilweise „ausgehebelt“. Demzufolge besteht eine wichtige Handlungsnotwendigkeit zum einen darin, Vereinbarkeitsaspekte speziell für Frauen zu erleichtern und sicherzustellen, dass das Präsidium effizient und konstruktiv arbeiten kann. Zum anderen sollten der Mehrwert und die motivierenden Aspekte eines Engagements im Präsidium klarer kommuniziert werden (siehe Empfehlungen zu C). Die Befragung hat zusätzlich ergeben, dass als Signal an potenzielle aber noch zweifelnde Kandidatinnen ​Unterstützungsangebote​ hilfreich sein könnten, um tatsächlich bestehende oder nur selbst vermutete Qualifikationsdefizite ausgleichen zu können und diese nicht als Hürde für eine Kandidatur zu empfinden (​zur Bedeutung einer aktiven Ermutigung potenziellerKandidat*innen, siehe Kontext zu den Maßnahmen unter A​). Bei WMDE gibt es schon jetzt viele Unterstützungsstrukturen und -angebote, die bei anderen NGOs nicht selbstverständlich sind. Dazu gehören u.a. ein hauptamtlicher Präsidiumsreferent, Onboarding-Prozesse für neue Präsidiumsmitglieder (z.B. Einführung in die Organisation WMDE und Themen) sowie bedarfsbezogene Weiterbildungsangebote. Diese Punkte sollten zum Kandidaturaufruf 2020 noch konkreter dargestellt werden. Ein Ausbau der Angebote (z.B. Weiterbildungen) soll durch die Geschäftsstelle für das Onboarding des 7. Präsidiums weiter geprüft werden.

Maßnahmen

	Maßnahmen	Zuständig	Bis wann
1	Mit einer Umfrage wird erhoben, welche  „Vereinbarkeitsbedürfnisse“ aktuelle/ehemalige Präsidiumsmitglieder haben, welche individuellen Rahmenbedingungen ihnen in ihrem Engagement wichtig sind und wo arbeitsintensive Aufgaben ggf. delegiert werden können. Davon ausgehend sollen konkrete Maßnahmen zur Entlastung und Unterstützung von Präsidiumsmitgliedern abgeleitet werden. Eine solche Klärung soll für jedes Gremium neu durchgeführt werden, um die jeweils individuellen Bedürfnisse zu erfassen.	Vorstand/GS	Erste Erhebung bis Februar 2020 (dann Besprechung erster Schlussfolgerungen auf der 1. Klausur 2020)
2	Bereits etablierte Unterstützungs- und Begleitungsangebote für neue Präsidiumsmitglieder nach einer Wahl (z.B. durch den Präsidiumsreferenten als hauptamtliche Kraft, Onboarding-Prozess) werden zum Kandidaturaufruf 2020 gut dargestellt. Weiterentwicklungen von Angeboten (z.B. Weiterbildungsangebote, Mentoringprogramme) werden durch die Geschäftsstelle geprüft und nach Bedarf/Machbarkeit umgesetzt.	Vorstand/GS	Februar 2020 (sichtbar machen des Bestehenden)
3	Möglichkeiten für eine Flexibiliserung und Verteilung der Arbeitslasten im Präsidiumsengagement werden geprüft. Dafür sollen schon existierende Modelle aus dem Personalwesen und dem Ehrenamt (z.B. das Teilen eines Amts durch zwei Personen durch Jobsharing oder Rotationsmodelle) ausgearbeitet und auf ihre Anwendbarkeit für das Präsidium untersucht werden. Konkrete Modellvorschläge sollen dem Präsidium 2020 zur Entscheidung über die weitere Umsetzung vorgelegt werden.	Vorstand/GS	Ende 2020

Institutionalisierung einer Mindestanzahl von Frauen im Präsidium

Herleitung

Um dauerhaft einen Mindestanteil von Frauen im Präsidium sicherzustellen, bietet es sich an, das Instrument der Kooptation dafür zu nutzen. Gegenüber anderen Maßnahmen wie z.B. einer Quotenregelungen bietet die Nutzung des schon bestehenden Instruments den Vorteil, dass demokratische Prinzipien nicht weiter eingeschränkt werden. Zudem hat die Befragung gezeigt, dass durch die Kooptation auch Frauen für ein Engagement im Präsidium gewonnen werden können, die sich nicht direkt einer Wahl auf einer Mitgliederversammlung stellen würden.

Durch die letzten beiden Kooptationsprozesse konnte sichergestellt werden, dass der Frauenanteil im Präsidium 33% beträgt. Dieser Anteil ist nach der Literaturauswertung des Instituts für Diversity Management auch die Schwelle, bei der Frauen als fester Teil eines Gremiums nach außen sichtbar werden und nicht mehr als “Exotinnen” wahrgenommen werden. Die AG Diversity schlägt daher folgende Regelung vor: ​Wenn bei den Präsidiumswahlen nicht mehr als eine Frau in das Gremium gewählt wird, sollten die zwei Kooptationsplätze nach der Erstellung des fachlichen Anforderungsprofils verpflichtend nur für Frauen ausgeschrieben werden dürfen​. Diese Regelung würde somit nur greifen, falls weniger als zwei Frauen in das Präsidium gewählt werden. Werden zwei oder mehr Frauen gewählt, was durch die vielfältigen anderen Maßnahmen in diesem Projekt anvisiert wird, kann die Kooptation auch für andere Diversity-Aspekte genutzt werden.

Maßnahmen

	Maßnahmen	Zuständig	Bis wann
1	Zur Mitgliederversammlung im Juni 2020 wird eine Änderung der Satzung/Wahlordnung vorbereitet, die folgende Regelung ermöglicht: Wenn durch die Wahlen nicht mehr als eine Frau gewählt wird, dürfen die beiden Kooptationsplätze nach Erstellung des fachlichen Anforderungsprofils nur für Personen nicht männlichen Geschlechts ausgeschrieben werden.	AG Präsidiums- wahlen	April 2020

Verankerung und weitere Institutionalisierung von Diversity in der Gesamtorganisation

Herleitung

Mit den Maßnahmenpaketen 1-4 wird an Stellschrauben angesetzt, die ​direkt ​dazu beitragen, mehr Kandidatinnen für das Präsidium zu finden und die Rahmenbedingungen insbesondere für Frauen in dem Gremium zu verbessern. Von großer Bedeutung ist aber auch, wie divers die Gesamtorganisation​ ist und als wie divers sie von potentiellen Kandidat*innen wahrgenommen wird. Solange es unter den Mitgliedern nur etwa 20% Frauen gibt, bleiben die Möglichkeiten begrenzt, darunter viele Kandidatinnen für eine Wahl zu finden. Die Befragten haben außerdem signalisiert, dass für sie wichtig ist, sich als „in den Verein passend“ wahrzunehmen. Dies gelingt aber nur, wenn sie einerseits mehr Kontaktpunkte mit dem Verein haben (Kommunikation und Veranstaltungen) und sich dabei andererseits Wikimedia als ein vielfältiger, „bunter Verein” zeigt, in dem auch Frauen aktiv und willkommen sind. Der Verein hat dazu in den letzten Jahren bereits viele Maßnahmen gestartet und umgesetzt. So ist beispielsweise der Anteil von Frauen in Führungspositionen der Geschäftsstelle bis August 2019 auf 47 Prozent gesteigert worden; es wird kontinuierlich an einer Weiterentwicklung der Mitgliederkommunikation und der Kontaktpunkte für interessierte Menschen gearbeitet (z.B. Tag des Freien Wissens, Wikipedia-Aktionstag, Förderung lokaler Räume); in der Planung 2020 wurden Diversitätsziele der programmatischen Arbeit gestärkt und sichtbarer gemacht. Um die Arbeit des Vereins zu Diversität weiter zu verstetigen und noch systematischer zu steuern, sollte im nächsten Schritt geprüft werden, wie Diversität als ein wesentliches Grundprinzip für die Gesamtorganisation bestmöglich verankert und davon ausgehend in den verschiedenen Feldern der Organisation umgesetzt werden kann.

Maßnahmen

	Maßnahmen	Zuständig	Bis wann
1	Der Vorstand legt in Q2 2020 eine Empfehlung vor, wie Diversität als ein grundlegendes Prinzip für die Organisation Wikimedia Deutschland verankert und weiter operationalisiert werden kann.	Vorstand/GS	Q2 2020
2	2020 werden erste Maßnahmen analysiert und getestet, um in der Mitgliedergewinnung gezielter Frauen anzusprechen.	Vorstand/GS	Ende 2020
3	Maßnahmen zur Sensibilisierung und Qualifizierung von Mitarbeitenden der Geschäftsstelle zu Diversity werden geprüft und benötigte Kompetenzen werden aufgebaut (Identifizierung, für welche Mitarbeitenden Diversity-Kompetenzen besonders wichtig sind und welche Kompetenzen für die jeweiligen Aufgaben benötigt werden).	Vorstand/GS	Ende 2020
3	Schon existierende Maßnahmen zur Gestaltung der Mitgliederkommunikation, zum Ausbau von Kontaktmöglichkeiten für interessierte Menschen und zur diversitäts-sensiblen Gestaltung von Veranstaltungen (inbes. der Mitgliederversammlung als einem zentralen Kontaktpunkt für Mitglieder) werden kontinuierlich weiterentwickelt. Die hierzu aus dem Projekt der AG Diversity gewonnene Erkenntnisse werden an die betroffenen Teams der Geschäftsstelle weitergegeben.	Vorstand/GS	kontinuier- lich