補助:簡易型/對於限制性年度補助的指引

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本頁旨在指引透過簡易年度補助計畫(Simple Annual Plan Grants)獲得限制型年度補助(restricted annual plan grants)之被補助者。這些指引並不適用於透過資金提撥委員會(Funds Dissemination Committee,FDC)流程獲得年度補助計畫(Annual Plan Grants)的組織,因為FDC流程只獎勵年度或者跨年的通用性支援補助金。所有的被補助者應諮詢(包含其補助條款的必要條件)補助計畫專員,來了解如何詮釋本頁指引。

為什麼這一頁很重要

告知維基媒體基金會或是提前申請使用變動是作為被補助者的責任。不理解或不滿足這些必要條件,將可能使你或其他人於違法的險境,或可能導致損害貴組織的名聲並危及貴組織完成使命的能力。沒有滿足這些必要條件,也可能會導致貴組織失去補助或在未來無法再次申請補助。或者最不慘的情況,這有可能會導致協助貴組織的補助專員要進行更多監督與提前通知、獲得其同意,這將會損害貴組織與專員之間的關係。

如果你無法理解在此所述的必要條件,請立即聯絡你的計畫專員來預約遠距會議。

提前通知

發生下列的情境時,需要貴組織即時告知維基媒體基金會。

  • 重要角色的變動,包含理監事成員(例如,有一位新的理事當選了)
  • 來自貴組織、或針對貴組織的法律行動(例如,貴組織被告了。)
  • 任何有關詐欺或是財務上的不法行為的事件(例如貴組織的財務主管盜用公款、捲款潛逃。)
  • 任何會影響貴組織治理或財務健康的事宜(舉例而言,理監事發現了一件利益衝突的事情、或貴組織失去了一個重要的財務來源。)

上述的這些在括號中的例子,都是真實在維基媒體自治體之中曾經發生過的。如果像是這類的事情在貴組織發生了,請即刻通知你的補助計畫專員。有些情況我們也許能夠提供貴組織一些建議或具體的支援,協助貴組織危機控管。或至少也請確定貴組織有如必要條件所規範的告知維基媒體基金會。您也可能需要讓我們知道貴組織其他正在發生的重大改變,不論這些重大改變是否與貴組織的補助金使用有直接相關。總之,如果有發生任何事情會影響到貴組織原本規劃使用補助金的能力,那我們就有必要了解這些事情。

需要事前獲得許可的變動

下列情境需要預先獲得維基媒體基金會的許可。預先獲得許可意味著你必須給予維基媒體基金會足夠的時間回應,要在投入任何經費、或是任何正在改動的相關承諾正式做出之前。比方說,你不應該承諾要提供某人需要靠補助金支持的職位(即便只是口頭上),除非你已經得到來自補助計畫專員的許可。你不應該跟商販訂定契約(即便只是口頭上),除非你確定有資金可以支持這些花費。

(1) 你的預算或職員是由補助計畫所資助者:

  • 對於你們預算的變更,包含從原本某個預算裡的項目移動到另外一個、增加項目、移除項目,當任一個項目的變更量超過原本量的十分之一、或是貴單位知道變更的項目對於年度預算或計劃將產生重大影響的時候。
  • 對於工作人員的計畫,包含工作時間、工作責任、職稱、工資的變動、添增或移除職位。
  • 人事變動,包含工作人員的離職、以及當你想要雇用新的工作人員來接替工作的時候。
  • 任何動用緊急儲備金的時候。

(2)延展:

  • 對於補助條款的日期變動,包含縮短或是延展貴單位的補助期間。
  • 任何關於貴組織報告或其他特定需求資料的繳交截止日期。

對於補助計畫的金額變動:

  • 對於年度補助計畫,一般而言變更補助計畫的金額是不被允許的。
  • 你可以透過前文所述要求運用緊急儲備金的程序來使用資金。

如何通知或尋求維基媒體基金會的事前同意

如何通知維基媒體基金會:

  1. 即時寄電子郵件給你的補助專員,且在有需要時,參與後續的討論。
  2. 在電子郵件中描述關於過去已經做的變動,並讓貴組織的補助專員了解為什麼這些已經做的變動會影響你的補助計畫。
  3. 讓貴組織的補助專員了解對於這些變動貴組織需要的任何協助。

申請變動的時間和步驟:

  1. 當你發覺可能補助計畫會變更時,即刻透過電子郵件向你的補助專員尋求協助。你也可以在元維基上發布公開的請求(非強制)。
  2. 較簡單的問題在數天之內可收到回覆,而較複雜的變動將會耗費更多時間來獲得許可,且可能需要跟同意貴組織補助計畫的委員會先行諮詢。如果你在一開始就提供完整的資訊,你可以避免跨越不同時區冗長的來回討論。
  3. 如果你的要求複雜或有爭議(例如重大的工作職務變動),那當你在電子郵件裡提出請求時也要跟補助專員約時間開會討論。

申請變更需要包含的內容

  1. 你所提出變動的詳細描述。對於預算變動,請加上更新後的預算表。對於工作職務的變動,請加上更新後的工作描述或雇用計畫。對於方案的變動,請加上更新後的目標以及更新後的計畫評鑑方式。
  2. 簡單說明為什麼你要申請變動。
  3. 簡單的說明這個變動,整體而言將會對方案或是組織的影響是什麼。
  4. 任何有關這個申請變動的期限,例如貴組織需要在什麼時候之前得到變動的許可。如果可行,我們會盡力達成這個期限。

請記住在補助協議中所包含的活動限制也同樣適用於貴組織所做的變動。比方來說,補助限制在不能拿來進行立法的遊說或使用工作人員去取代通常由志工進行的工作。

Managing unspent funding at the end of your grant period

  1. Your grant period may not be extended if that extension overlaps with another Annual Plan Grant funding period. (You can only be running one active APG at one time.)
  2. Monitor your spending against your budget regularly, to make intelligent adjustments throughout the grant (see policy above).
  3. If you are approaching the end of a grant cycle and know you will have significant funding left over, you can request a reallocation before your grant ends (see policy above).
  4. Grant funds must be spent on expenses incurred during the grant period. You can continue to pay expenses incurred during the grant period up until the time you make your final report.
  5. Grant funds may not be applied to expenses incurred outside the grant period. If you don't use the funds for expenses incurred during the grant period, you will need to return the funds to WMF. Expenses incurred outside of your grant period must be paid from the grant corresponding to that grant period. There is one exception to this (see point below).
  6. Your program officer may engage you in a discussion about operating reserves, and support you in establishing an operating reserves policy during the year. If your organization meets the requirements, remaining funding may be allocated to operating reserves in some cases. Note that this is not to support expenses that you expect to incur in the coming year, but rather is a long term investment in your organization's stability. This is generally limited to organizations with fulltime staff that lack operating reserves or an ability to build them through other means.

問答集

我不確定我完全理解關於通知和補助協議變動的要求。我該怎麼做?

聯絡你的補助專員。

我不確定某個變動是否需要通知或事前許可。我應該怎麼做?

聯絡你的補助專員。

我搞砸了,沒有即時的告知維基媒體基金會該事前通知或已經變動的部分。我應該怎麼做?

聯絡你的補助專員。

好啦⋯⋯你懂意思的 ;)