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BIOGRAPHIE
Namory Ismaël DOSSO (27/04/1984) est archiviste de nationalité ivoirienne. Il est titulaire d’un master professionnel option : Science d’information documentaire (SID) et d’un certificat d’aptitude pédagogique d’accès au corps de professeurs certifiés pour l’enseignement des arts dans le secondaire (CAPEAS) option : SID. Il exerce actuellement en tant que chef de service des archives de la direction régionale de l’éducation et de l’alphabétisation (DRENA) de Gagnoa (cote d’ivoire). Membre de l’Association pour la Promotion des Sciences de l’Information Documentaire en Côte d’Ivoire (APSIDCI) depuis 2020.
CONFÉRENCE SUR LA THÉMATIQUE :
LA THEORIE DES TROIS AGES DES ARCHIVES.
Nous souhaitons la faire sur présentation éclair
La théorie des trois âges fait partie des principes archivistique, formalisé par Théodore SHELLENBERG en 1956, cette théorie stipule que les archives d’une institution sont subdivisées en cycles de vie. Selon leur cycle de vie, l’on distingue trois catégories de documents.
Les archives courantes ou vivantes ou actives ou du 1er âge
Constituent l’ensemble des documents consultés couramment et nécessaires à la conduite quotidienne des affaires administratives. Ces archives qui ont une valeur administrative sont conservées dans les bureaux des producteurs jusqu’à une durée de 5ans.
Les archives intermédiaires, semi-courantes ou semi vivante, ou semi-actives ou 2ème âge
Ce sont les documents dont l’usage est moins courant par rapport aux premiers, mais dont les demandes épisodiques justifient leur conservation pour référence ou dans le cas de la remise à l’ordre du jour d’une affaire. Ces documents sont conservés dans un dépôt de préarchivage non loin des bureaux pendant une période de validité allant de 5 à 50 ans pour des impératifs de gestion et juridique. Elles ont une valeur probante ou de preuve.
Les archives définitives ou historiques ou du 3ème âge
C’est l’ensemble des documentés qui ont perdu toute utilité administrative et qui sont conservés à des fins de recherche scientifique ou historique. Ces documents sont d’un intérêt permanant pour la défense des droits de l’administration, de l’entreprise ou d’un individu. Elles représentent une mémoire pour l’administration. Ils sont conservés dans un dépôt d’archives définitives ou historiques à partir de 50 ans et plus.
Il faut noter que le records management se concentre sur la gestion active des documents tout au long de leur cycle de vie. Cela inclut la création, la classification, la conservation, la recherche et la destruction des documents. Tandis que la gestion des archives se concentre sur la conservation à long terme des documents, elle intervient après la phase du records management.
C’est ainsi que la détermination du cycle de vie des documents est soumise à plusieurs conditions dont notamment les dispositions prises par l’archiviste lors de son enquête afin de déterminer le Délai d’Utilité Administrative (DUA), la spécificité du domaine d’activité de l’organisme et les délais fixés règlementairement à partir des délais de prescription en matière civile, pénale ou financière. En clair, la fixation des délais de conservation qui conditionne le passage des archives d’un cycle à un autre, n’est pas figé mais spécifique aux institutions productrices.
BIBLIOGRAPHIE
- Bruno Delmas-M’ baye THIAM, le traitement des documents actifs, paris , portail, international des archives, 2000, 205 pages - Guy DINEL, le traitement des documents semi actifs, université de Laval, Québec Canada, 2000, 53 pages. - Marcel Caya-claire-SIBILLE – Claudine PAILLES, traitement des archives définitives, Québec, Université de Montréal, 224pages.