El proceso de adquirir archivos de audio y video consiste en los siguientes pasos:
Paso 1: Identificando idiomas. Las organizaciones de movimiento y los grupos interesados en adquirir archivos de audio y vídeo documentando ejemplos hablados de una lengua (por ejemplo inglés, francés, alemán, árabe), variaciones de lenguas (p. ej. inglés británico, francés canadiense, alemán suizo, árabe egipcio) o dialectos (p. ej. Chershire dialecto de inglés, Toscano dialecto de italiano, Algherese dialecto de catalán) lo tendría que añadir a la tabla de idiomas.
Paso 2: Adquiriendo archivos. Después de identificar el idioma, variedad o dialecto del mismo en el que las organizaciones y grupos del movimiento están interesados en trabajar, es necesario enlazar al proyecto y proporcionar información sobre la manera en que los archivos serán adquiridos (adaptando archivos existentes, liberando archivos existentes, produciendo archivos nuevos o cualquier combinación de estos) y las instituciones (si hay alguna) que las proveerán.
Paso 3: Creando patrones. En caso de organizaciones y grupos del movimiento que estén dispuestos a producir archivos, se les recomienda seguir los consejos sobre la calidad que el audio y vídeo deberían tener. Debido al propósito educativo de grabar audios y la necesidad de hacer una exposición del lenguaje lo más comprensible, una regla general es hacer grabaciones pequeñas sobre los temas informativos hechos por los hablantes nativos.
Paso 4: Cargando archivos. Los archivos adquiridos, ya sean adaptados, liberados o producidos, deberían ser cargados a Wikimedia Commons bajo licencia libre, etiquetados con la plantilla Wiki Speaks Your Language y categorizados en "Category:Wiki Speaks TU IDIOMA (en inglés)" (por ejemplo: "Category:Wiki Speaks Spanish" para archivos en español, "Category:Wiki Speaks French" para los archivos en Francés, etc.). Una vez están cargados los archivos, la tabla de lenguajes debe ser actualizada con enlaces a la categoría de archivos en Wikimedia Commons.
Paso 5: Insertarlos en los artículos. Después de cargar los archivos a Wikimedia Commons, es importante de hacer uso de los materiales en los artículos en cuantos proyectos Wikimedia sea posible. Hay consejos útiles sobre la usabilidad de los archivos.
Paso 6: Contar la historia. El último paso del proceso es contar la historia. Se espera que las organizaciones y grupos que hayan completado proyectos exitosamente como parte de WikiSYL provean un informe que pueda ser utilizado como outreach:Wiki Speaks Your Language/Case studiescaso de estudio para mejorar el proceso.
