Wikimédia France/Gouvernance/Réunion/CA/2019/13-14 avril

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Réunion du Conseil d'administration

Date 13 avril 2019 à 14 h 30
Lieu siège de l'association,

40 rue de Cléry, 75002 Paris


Conseil d'administration
à Cléry
  • Pierre-Yves Beaudouin
  • Benoît Deshayes
  • Marin Dubroca-Voisin
  • Julien Gardet
  • Pierre-Selim Huard
  • Nadine Le Lirzin
  • Pierre-Antoine Le Page (jusqu'à 17 h 25)
  • Lucas Lévêque
  • Pascal Radigue
  • Willie Robert
absence excusée
  • Roger Gotlib (procuration à Pierre-Selim Huard)
absence
  • Hélène Masson
Invités

Cette page a fait l’objet d’une décision formelle : réunion CA du 19 octobre 2019.

Séance du samedi 13 avril 2019[edit]

Début de séance à 14 h 30

Rapport trimestriel n° 1 de l'équipe salariée (14 h 30 - 16 h 15)[edit]

Suggestions et remarques du conseil d'administration sur le contenu et la forme du rapport :

  • rédaction : un peu trop textuelle, ne pas hésiter à mettre en tableau, ou en liste à puces ;
  • manques : points chauds du trimestre (par exemple, les problèmes informatiques n'ont pas été mentionnés), difficultés rencontrées, mesures mises en place pour y remédier ;
  • établir un bilan fait/pas fait ;
  • distinguer actualité et activité ;
  • ajouter un point sur les diverses levées de fonds et recherches de mécénat (prévu/fait/à faire).

Autres points :

  • pour les groupes locaux : rappeler que CiviCRM permet de faire circuler l'information auprès des membres sur une base géographique ;
  • réfléchir aux agendas (site, meta) et à la manière dont on peut les faire connaître et les rendre accessibles ;
  • rappeler que l'équipe salariée (Jonathan et/ou Cindy) doit réserver billets de train et hôtels si elle est sollicitée par les membres du CA ;
  • rappeler que l'équipe salariée doit informer le CA aussi rapidement que possible en cas de problème important (courrier d'huissier, panne informatique, ou tout autre aléa jugé grave).

Problèmes récurrents de sécurité sur le site WordPress wikimedia.fr :

  • nécessité de prioriser les actions correctives et préventives,
  • et en parallèle de lancer l'audit de sécurité.

Audit de sécurité :

  • lister le périmètre SI (systèmes d'information) de Wikimédia France : hébergements, services, annuaires, outils internes, cadres contractuels…
  • Pierre-Selim peut établir et nous communiquer une liste de prestataires, retrouver également la liste des prestataires de 2013, se faire aider par des associations amies du libre ;
  • première chose à faire : demander à Sylvain de mettre à jour la documentation et établir la liste des services, serveurs... en vue de l'audit de sécurité en juillet ; Pierre-Selim, Benoît et Julien s'occupent du document à remplir par Sylvain et du calendrier.

Points budgétaires :

  • Notamment sur les discussions avec la Wikimedia Foundation, à propos des reports budgétaires et de la lisibilité des budgets. Un nouveau point sera fait la semaine prochaine par Jonathan, Rémy et l'expert-comptable sur l'état de l'exécution des dépenses et pour expliciter en détail l'articulation budgétaire sur plusieurs exercices.

Pause 16 h 15 - 16 h 45

Budget prévisionnel 2020-2021 (16 h 45 - 16 h 55)[edit]

Discussions sur le budget 2020-2021 (grandes orientations). Affichage d'un recrutement profil technique.

Budget prévisionnel voté à l'unanimité.

Bourses Wikimania (16 h 55 - 17 h 05)[edit]

Enveloppes de :

  • 4000 euros de bourses pour le CA : envisagent d'y aller, Nadine, Lucas, Pierre-Yves, Pascal, Marin, Willie, Pierre-Selim, Julien ;
  • 4000 euros de bourses pour l'équipe salariée : 4 personnes (dont au moins une femme).

Siège communautaire (17 h 05 - 17 h 42)[edit]

Départ de Pierre-Antoine Le Page à 17 h 25

Vote (17 h 40)
Pour : Willie Robert, Benoît Deshayes, Nadine Le Lirzin, Lucas Lévêque, Pascal Radigue, Pierre-Yves Beaudouin, Julien Gardet, Pierre-Selim Huard, Marin Dubroca-Voisin
Contre : 0
Neutre : Roger Gotlib (par procuration)

Actions à mener :

  • commission électorale
  • pages méta à créer fin juin
  • dispositif de vote (outil)

Points divers (17 h 45 - 18 h 30)[edit]

Marin soumet au CA ses réflexions sur un plan d'action relatif au développement durable et à l'impact écologique de l'association ; voir https://meta.wikimedia.org/wiki/User:Marin_Dubroca-Voisin/Brouillon

Pascal fait un point sur la commission µfi : beaucoup de dossiers en souffrance, la commission ayant eu du mal à s'adapter à l'augmentation des demandes.

Suggestions :

  • ajouter la date de dépôt de la demande au formulaire pour mieux suivre le délai de traitement ;
  • distinguer les demandes "simples" et les autres [?] ;
  • clore les demandes dès qu'il y a une majorité assurée de votes pour ou contre, sans attendre que tout le monde se soit exprimé (comme indiqué sur la page Meta expliquant le fonctionnement de la commission).

Fin de la séance à 18 h 30

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Réunion du Conseil d'administration

Date 14 avril 2019 à 10 h 45
Lieu siège de l'association,

40 rue de Cléry, 75002 Paris


Conseil d'administration
à Cléry
  • Pierre-Yves Beaudouin
  • Benoît Deshayes
  • Marin Dubroca-Voisin (jusqu'à 13 h 45)
  • Julien Gardet
  • Pierre-Selim Huard
  • Nadine Le Lirzin
  • Pierre-Antoine Le Page (à partir de 11 h 20)
  • Lucas Lévêque
  • Pascal Radigue
  • Willie Robert (jusqu'à 13 h 45)
absence excusée
  • Roger Gotlib (procuration à Pierre-Selim Huard)
absence
  • Hélène Masson
Invités

Cette page a fait l’objet d’une décision formelle : réunion CA du 19 octobre 2019.

Séance du dimanche 14 avril 2019[edit]

Début de séance à 10 h 45.

Charte de déontologie et charte relationnelle et comportementale (10 h 45 - 11 h 20)[edit]

Charte de déontologie (document demandé par IDEAS)[edit]

Vote
Pour : à l'unanimité des présents
Contre : 0
Neutre : Roger Gotlib (par procuration)

Charte relationnelle et comportementale[edit]

Le CA est d'accord sur le fond et souligne la pertinence des bonnes pratiques mises en avant dans ce document.
Néanmoins, pour éviter l'inflation documentaire et en assurer l'applicabilité, les éléments de la charte doivent être intégrés aux documents déjà en place : règlement intérieur pour les règles de vie au bureau, propositions de modification de la friendly space policy, note de service de conseils pour une réunion réussie à afficher, etc.

Vote
Pour : à l'unanimité des présents
Contre : 0
Neutre : Roger Gotlib (par procuration)

Politique tarifaire de l'association (11 h 20 - 11 h 40)[edit]

Discussion à partir de la proposition de Xavier (mail du 1er février).

Rappel que les nouveaux statuts de l'association n'interdisent plus la rémunération des membres.

On demande d'abord l'intervention de bénévoles (sauf si la demande est complexe dès le début). S'il n'y a pas de bénévoles volontaires et disponibles, on propose une intervention contractualisée de l'association ou d'un intervenant externe.

Xavier doit se constituer un annuaire de formateurs externes, membres ou non de l'association.

La tarification est à définir au cas par cas, en tenant compte :

  • du but lucratif ou non du demandeur de la formation ;
  • de son chiffre d'affaires ou budget annuel ;
  • de l'adéquation de l'action envisagée avec la stratégie GLAM (partenariat apportant beaucoup aux projets, ou "one-shot" pour une entreprise) ;
  • du niveau d'expertise et d'investissement attendu ;
  • du suivi sur lequel on s'engage sur le court ou le long terme.

Enfin, le montant ne peut être inférieur aux frais réels (sans frais de structure, mais c'est une bonne pratique de les connaître).

Ces principes devront être affinés, confrontés aux cas réels, puis formalisés dans un document accessible sur Meta, si possible d'ici fin 2019.

Notes de frais (11 h 40 - 12 h 00)[edit]

Chaque note de frais est votée en l'absence de la personne concernée.

  • Pierre-Antoine Le Page :
Wikimédia France/Finances/Dépense/2019/04/remboursement global week-end CA (logement+transport) Pierre-Antoine
  • Julien Gardet :
Wikimédia France/Finances/Dépense/2019/03/Dépense Gardet WE CA Janvier
Wikimédia France/Finances/Dépense/2019/03/Non-dépense Gardet PréAudit Infrastructure
Wikimédia France/Finances/Dépense/2019/03/Non-dépense Gardet AG Février & Réunion CA
  • Pascal Radigue :
Wikimédia France/Finances/Dépense/2019/04/Remboursement note de frais Radigue we CA 13-14 avril 2019
Wikimédia France/Finances/Dépense/2019/03/Remboursement note de frais Radigue 5 mars 2019
Wikimédia France/Finances/Dépense/2019/03/Note de frais Radigue P CA du 24 février 2019
Wikimédia France/Finances/Dépense/2019/02/Remboursement note de frais Radigue

Élection au Bureau à bulletin secret (12 h 00)[edit]

Élection d'un nouveau trésorier à la suite de la démission de Marin Dubroca-Voisin et conformément à l'article 7 des statuts.

• Candidat : Pascal Radigue. • Vote à bulletin secret : 10 bulletins. • Dépouillement : 10 voix pour Pascal Radigue.

Pascal Radigue est élu au Bureau en tant que trésorier.

Approbation de procès-verbal[edit]

Pause à 12 h 30 Départ de Marin Dubroca-Voisin et Willie Robert Reprise à 13 h 45

Vikidia (13 h 45 - 14 h 30)[edit]

Discussion sur la proposition faite par Vikidia.

Liste des points à voir et négocier pour le CA :

  • langues de France
  • levée de fonds à préciser (minimum, maximum, qu'est-ce qu'on garde, budget déséquilibré [?])
  • estimer la charge de travail
  • question du mécénat et du sponsoring
  • gestion des demandes (financement, activités, contacts, interventions, etc.)
  • notion d'hébergement légal.

Le CA est intéressé par ce projet de rapprochement et le voit comme une bonne opportunité de répondre aux objectifs de l'association. Certains points de cet accord restent à préciser.

Le CA charge Lucas de recueillir les avis des salariés et de poursuivre les discussions avec Vikidia.

Budget 2020-2021[edit]

Changement apporté à l'ordre du jour : point traité samedi.

Harcèlement (14 h 30 - 15 h 00)[edit]

Points divers (15 h 00 - 16 h 00)[edit]

  • Deux points nominatifs confidentiels archivés sur le Wiki du Conseil d'administration.

Fin de la réunion à 16 h 00