Wikimedia Taiwan/Wiki Seed Of Taiwan Knowledge/SOP of Editing Meetup

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這是一份舉辦編輯聚的流程建議,您可以依照建議流程舉行編輯聚會。

策畫與準備[edit]

相比於許多大型活動,舉辦編輯聚會是容易的。但您仍需要做一些簡單的策畫,讓流程能夠順利進行。參與策畫者毋需太多,建議1-3人即可。請至少考慮到以下問題並做出決定:

聚會型式為何?[edit]

以編輯為主的聚會型式自由,但根據活動時間的長短、頻率,大致上有幾種類型:

  1. 編輯松(Editathon)
    即編輯馬拉松,意指每場時間較長(通常是一整日)的聚會,參與者約定在特定地點,針對一個主題的條目進行不間斷的編輯。
    聚會流程的安排上,通常開場做過主題簡報後就進行編輯,也可以再加上教學示範時間。可以定期舉行也可以不定期,若定期則頻率不宜過高。本類型的聚會較易使參與者專注進行較長、較困難的編輯,但是趣味性相對較低。
  2. 編輯聚
    時間較短的聚會,建議在2-4小時左右,參與者約在特定地點進行編輯。也可以跟傳統讀書會結合,參與者先討論預先約定要讀的文本,最後共同把心得寫入條目中。
    可以全程編輯,也可以安排部分時間進行教學示範或文獻研讀。本類型的聚會建議採用定期舉行,每次完成的編輯任務可能較少,但可以較頻繁地舉辦逐漸累積成果。
  3. 編輯營
    1日至多日的營隊。參與者依照活動的安排,一同進行考察、教學、遊戲、演講等等不同的活動,並依照活動任務的要求進行編輯。
    本類型的聚會幾乎都是不定期,後續追蹤困難,加上所需資源較多,不建議無經驗與資源者籌辦。

聚會主題為何?[edit]

編輯聚會可以無主題,只要有編輯即可,但也可以訂定主題甚至指定研讀特定文獻的方式來編輯。通常主題訂得範圍較小,能吸引的參與者會變少,但是編輯品質會較高;範圍越寬參與者會越多,但相對品質較不易掌握。

聚會的規模多大?[edit]

聚會的規模未必越大越好。根據經驗,可以考慮固定會出席的維基老手有多少來決定規模,一個老手約可指導3-10名新手參與者。(人數的多少依新手對電腦資訊操作的熟悉度高低而定)另外,有安排討論活動的聚會人數以10人以內為宜,超過則應考慮分組。

聚會的時間地點?[edit]

聚會的時間與地點為一般人是否參與聚會的第一考量。

地點應交通方便,免費的Wifi及插座為必備,最好能夠有書本在現場提供寫作使用。場地以免費為佳,但費用不應列為最優先考量。如果有費用,以參與者可自行支付個別費用的地方最省事(例如有低消的咖啡廳,參與者根據自己點選的餐點付費);若需要支付租金,可以與協會聯繫,研究是否向基金會申請補助。

時間上,時間較短的聚會可安排在課後、下班後的時間,時間較長的則可在周末進行。周間參與者可能因為精力不足而參與意願較低,但周末需要跟各種娛樂活動競爭,參與者未必能定期出現,利弊皆有,因此可以先考慮重要核心人員(主辦人與有教學指導能力的老手)能出席的時間為主。

是否申請補助?[edit]

基金會可接受申請聚會補助,有錢讓你好辦事。是否適宜申請與如何申請,協會可提供相關諮詢。

其他事項[edit]

這些是其他可以考慮的事項:

  • 是否提供餐點?簡單的茶點通常會讓出席率更高,費用亦可申請補助,但請勿只以這點來吸引人。
  • 如何宣傳?原則上屬於「維基知識種子計畫」的所有編輯聚會,協會將義務協助宣傳,但您可以自己擬訂宣傳計畫。
  • 是否成立專屬網路空間?FB社團或粉絲團專頁、維基百科專題頁面、PTT專板等專屬的網路空間可增加向心力及方便進行聯繫,但需要心力經營。可自行決定是否建立。
  • 是否事先收費?不建議事先收費,但如有特別考量仍可以規畫。若是想成為「維基知識種子計畫」聚會或期望協會提供支援的聚會,請向協會先溝通。

流程[edit]

一般寫作聚流程可如下所列方式進行(粗體為必備):

  1. 撰寫補助申請案
  2. 聯繫核心人員
  3. 訂場地
  4. 建立網頁
  5. 宣傳
  6. 報名
  7. 行前通知或出席確認
  8. 準備好必備物品
  9. 佈置場地
  10. 進行活動
  11. 填寫報表
  12. 後續追蹤

以下分別說明每個流程的工作

撰寫補助申請案[edit]

建議起始時間
首次活動進行前一個半月或更早
說明
  • 如果您的聚會需要一些經費,可填寫PEG向美國維基媒體基金會申請補助。
  • 補助的申請,可由協會進行免費資詢。
  • 若要申請PEG補助,則必須針對聚會規畫一定的成果指標,若獲得通過,報表與後續追蹤也將列入為必備流程。

聯繫核心人員[edit]

建議起始時間
活動進行前一個月
說明
  • 核心人員即少了他們活動會無法進行的人員,通常包括講師、維基老手、主持人。如果活動有動用到特殊的器材,或者非開放式的場地,則器材操作員與場地管理者也是其中之一。
  • 聯繫中需確認核心人員能夠出席,並明確地告知任務。

訂場地[edit]

建議起始時間
活動進行前一個月
說明
  • 如果是第一次舉辦、不熟悉場地,請儘量能先到場確定場地狀況。網路及電源應充足,如果活動設計上有需要,也得確定影音設備、空間配置等等。
  • 請確認場地使用規定,基本的包括:是否能自由進出、是否有管制區塊、器材的使用是否要加收費用、能不能拍照、活動結束後是否要負責場地復原。
  • 如果場地是營業店家,但不是以出租空間為營業項目(例如餐廳、咖啡廳、茶飲店),應該確認是否有低消、使用電源是否加價。
  • 會造成參加者有額外費用的規定應在宣傳時提及。
  • 建議跟店家說明是維基的活動,因為到場的人可能會向店員詢問維基聚會在哪裡。

建立網頁[edit]

建議起始時間
活動進行前一個月
說明
  • 網頁非必備,但有一個網頁較方便進行公告、追蹤等等作業。
  • 網頁建議以Wikimedia計劃各網站空間架設。例如使用中文維基百科的Wikipedia名字空間,或是元維基的頁面,協會可提供相關範本協助架設。

宣傳[edit]

建議起始時間
活動進行前一個月
說明
  • 開放式的聚會應宣傳,但是如果聚會不開放外人參與(例如與社團合作,以社課的方式做維基聚),則可以不做宣傳,或是只對特定對象宣傳。
  • 開放式活動的宣傳管道有:維基置頂公告、社群網站、BBS等;非開放式的活動則可以使用封閉的社團、BBS板面、郵件列表等等進行宣傳。

報名[edit]

建議起始時間
活動進行前一個月
說明
  • 如果需要嚴格控管人數,建議開啟報名。若沒有需求,也可以不啟用報名系統。
  • 網路報名的方式,一般常用的有活動網站(KKTIX、活動通)、Google表單,也可以使用維基頁面報名。
  • 免費活動報名者的出席率通常在50%左右。

準備好必備物品[edit]

建議起始時間
活動進行前一週
說明
  • 所有聚會皆建議準備的物品有:海報或指示板(方便參與者找到聚會成員用的),經常會需要準備的物品則有電源延長線。
  • 其他物品則應該視節目安排而定。

行前通知或出席確認[edit]

建議起始時間
活動前3-5日
說明
  • 有報名的活動才需要做行前通知;有限定名額的活動可以提早一點做出席確認,將已表明不會出席者的報名取消,釋出更多名額給其他參與者。
  • 行前通知內建議撰寫內容:
    1. 活動時間
    2. 活動地點(含電子地圖的連結、截圖以及建議交通方式)
    3. 活動流程
    4. 建議攜帶物品
    5. 場地特殊規則
    6. 可能費用
    7. 聯絡方式(可以留主辦人或店家的聯絡方式)
    8. 其他需要

佈置場地[edit]

建議起始時間
活動前數小時
說明
  • 場地佈置應該優先使活動方便進行,其次為美觀。

進行活動[edit]

建議起始時間
依活動表定時間
說明
  • 依照活動設計的情況進行。
  • 不要忘記拍照!

填寫報表[edit]

建議起始時間
每場活動結束後1週內
說明
  • 請依照撰寫PEG時設定的指標,撰寫相關報表。
  • 報表建議存成開放格式的檔案(如pdf檔,doc格式不可),或是直接使用維基介面製表,最好能公布在網路上。
  • 報表中如果有個資,可製作兩份;有個資的自己保存、個資遮蔽的公開至網路。

後續追蹤[edit]

建議起始時間
活動進行數次後
說明
  • 可追縱的指標有量化的:參與者出席率、參與者平日編輯貢獻等等;也可以有質化的:參與者心得、檢討。
  • 活動應針對追蹤的結果做適度的改變。
  • 正面的成果可適度進行媒體操作,以提升參與者的成就感,激發更多的能量。

相關文件下載[edit]

本區提供方便準備活動或考核追蹤的文件檔案,以供參考。(範例檔案建立中)

聚會籌備[edit]

如果您覺得寫企畫書較麻煩,可以直接填寫這份表格,送交協會,方便我們與你聯繫。(下方pdf檔為展示用,可來信向協會索取.odt檔或.doc檔進行編輯)