Afiliações Comitê/resoluções/Atualização do processo interno de despesas – Dezembro/2012

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Considerando que a Comissão poderá solicitar financiamento para despesas operacionais e bolsas de acordo com sua carta,

Considerando que o desembolso adequado de financiamento referidas implica a existência de procedimentos internos e controles sobre os gastos,
Recordando a resolução da Comissão de 14 de setembro de 2012 aprova um interno processar gastos,
Considerando que em usando o processo de um número de melhorias e esclarecimentos tornaram-se necessárias

Resolvido, que o processo interno de gastos é alterado, para lêr na íntegra:

Processo Interno de Despesas

"Nota: se possível, todas as solicitações devem ser feitas com suficiente tempo para a Comissão revê-los e o processo a ser finalizado antes de viajar. Fazer um pedido de 3-4 semanas antes da atividade, sendo o prazo preferencial."

Quantias abaixo de US $350

Fazendo a solicitação

  • Propor um pedido de orçamento. O pedido deve incluir:
    • pessoa/s que envolveu/conduzindo a atividade/despesa
    • a quantidade estimada de dinheiro necessário para a atividade (lista detalhada de gastos), em dólares americanos (e/ou a moeda de reembolso, se for diferente)
    • linha do tempo
    • a justificativa de por que é necessário (alinhamento com a missão da Wikimedia/fins de visão &AffCom)
    • claramente definidas metas-alvo para a despesas

Anunciando e aprovando o pedido

  • O pedido é Postado no wiki do AffCom, e AffCom Membros são notificados via lista de discussão.
  • O pedido for aprovado, se o Presidente e o tesoureiro aprovação-lo e ninguém se opuser dentro de 3 dias. Se um membro vozes de oposição, a solicitação é submetida a votação por 7 dias e considerada aprovada se a maioria simples dos membros, incluindo o Presidente e tesoureiro aprová-lo.

Quantias acima de $350

Fazendo a solicitação

  • Propor resolução orçamental. A resolução deve incluir:
  • * pessoa/s que envolveu/conduzindo a atividade/despesa
  • * a quantidade estimada de dinheiro necessário para a atividade (lista detalhada de gastos), em dólares americanos (e/ou a moeda de reembolso, se for diferente)
  • * linha do tempo
  • * a justificativa de por que é necessário (alinamento com missão/visão da Wikimedia & fins de AffCom)
  • * claramente definidas metas-alvo para a despesa/s

Anunciando e aprovando o pedido

  • Resolução é postada no wiki do AffCom, e AffCom Membros são notificados via lista de discussão.
  • O período de votação da resolução é de 7 dias a partir do momento em que a notificação é postada a lista de discussão.
  • A resolução é aprovada se a maioria simples dos membros, incluindo o Presidente e o tesoureiro aprová-lo.

Todas as quantias

"Falha para produzir o relatório de despesas, receitas e/ou relatório de atividade de forma oportuna e ordenada como conjunto para baixo, aqui podem resultar em avisos graves, não há mais desembolsos para o indivíduo no futuro e na remoção de casos extremos de AffCom em conformidade com o regulamento processual."

Reembolso de Despesas Avançado

No caso desembolso avançado é exigido antes da viagem, as seguintes etapas adicionais que devem ser seguidas antes de continuar o processo (consulte as etapas descritas em "desembolso não-avançado" e "relatório de atividades", abaixo):

  • Pedido de financiamento aprovado do membro é encaminhado para WMF pelo tesoureiro
  • WMF reconhece o recibo e ajuda os membros quando necessário (por exemplo, ele ou ela de encaminhamento para o coordenador de viagens, ou enviando um adiantamento se necessário)

Processo de reembolso não-avançado de despesas e relatórios

  • Membro submete um relatório de despesas e exames de todos os recibos pertinentes ao tesoureiro dentro de 30 dias após a atividade.
  • Tesoureiro verifica que alegou despesas estão em ordem, e que todas as entradas citadas estão incluídas.
  • Pedido de financiamento aprovado do membro com recibos é encaminhado para WMF pelo tesoureiro para o desembolso.
  • WMF irá verificar para garantir que a documentação apropriada e aprovações existem.
  • WMF entra em contato com o membro para solicitar informações pessoais necessárias para desembolso.
  • WMF paga membro e informa o tesoureiro do montante deduzido do orçamento da Comissão.
  • WMF arquivos a documentação (incluindo recibos), financiamento pedido e informações pessoais coletadas para cada desembolso em um servidor seguro.

Relatório de Atividades

  • Será obrigatório para:
    • Apresenta, no prazo de catorze 14 dias um detalhado escrito relatório da atividade, ONWIKI e anunciá-lo via a lista de discussão do Comitê. Relatórios devem incluir datas, fundo para fazer o pedido, metas-alvo concluído, cumprimento de quaisquer outras metas de Comissão, potenciais siga ups desta atividade, e a quantidade total de dinheiro necessário para a solicitação. Este relatório deve ser escrito tendo em mente que pode ser não só para fins de AffCom, mas também por membros do movimento WMF e Wikimedia também (ie. uma versão editada do poderia ser postada no Meta, também).
  • Se vários membros estão envolvidos em um evento, um relatório será suficiente.
  • Após cada processo concluído, o tesoureiro vai lembrar AffCom Membros, através de sua lista de mailing, o montante do orçamento atual disponível.

Regras Especiais para Bolsas de Estudo

Quando a concessão de bolsas de estudo os procedimentos para viagens de membros do Comité serão usados, com as alterações apropriadas:

  • O pedido será submetido em nome do acadêmico por um membro do Comitê. (As bolsas não podem ser atribuídas a membros da Comissão.) Será a responsabilidade desse membro para mostrar que ele/ela informou o estudioso do processo de financiamento, e que o estudioso concordou em segui-lo.
  • O estudioso irá apresentar o seu relatório para a lista de discussão do Comitê (e em geral, use a lista de discussão para qualquer uma das etapas que prescrever o uso de wiki do Comité fechado).
  • O Comité pode exigir a emissora resolução de orçamento que o estudioso apresentar um relatório público ou um relatório traduzido para comunidades Wikimedia relevantes.

Regras especiais para subsídios

Com base na solicitação da Comissão e a apresentação do diretor executivo [WMF], o Conselho [WMF] pretende tornar-se uma dotação de financiamento a ser administrado pelo programa de Grant a WMF (GAC) de acordo com o processo de revisão regular do GAC, due diligence e procedimentos de tomada de decisão para apoiar bolsas para atividades sob a responsabilidade da Comissão, com estas condições: 1- não há limites mínimos no montante do financiamento solicitado devem ser impostos pelo GAC sob esta atribuição; 2- um limite máximo anual de US $5.000 deve estar em vigor em relação a qualquer pedido de financiamento por uma única entidade ou pessoa no GAC sob esta atribuição; e; 3- o GAC deve dar o respeito a qualquer pedido de financiamento sob esta atribuição que é endossado pelo Comitê.Carta do Comitê de Afiliações

Em administrar esta atribuição, o processo a seguir deve ser utilizado:

  1. A entidade aplicando discute com o Comitê de afiliações os projectos relativos à concessão.
  2. Sobre o Conselho do Comitê de afiliações, a entidade envia uma proposta de concessão de ' projecto ' para o programa de subsídios do WMF.
  3. Comitê de afiliações clientes o projecto.
  4. Através de uma resolução de orçamento (com uma maioria simples do Comitê de afiliações concorrendo, incluindo o Presidente e tesoureiro), o Comité de afiliações recomenda para o Comitê Consultivo Grant (GAC) que o subsídio em questão ser financiado da atribuição do Comitê de afiliações de bolsas. Além disso, ele solicita que o WMF informar o Comité de filiações de todos os desenvolvimentos ligados à concessão (incluindo o status da revisão, decisões relacionadas com a concessão, relatórios de status, etc.) e quaisquer montantes deduzidos do orçamento do Comitê de afiliações.
  5. A resolução publicada é ligada a partir do pedido de subvenção, e seu status alterado de "draft" para "abrir" a apresentação.
  6. O grant atravessa o regular WMF Grants Program, incluindo revisão, decisão, processamento, emissão de relatórios e pós-processamento.

Votos

Yes check.svg Resolução aprovada com 6 votos a favor, 0 votos contra, 0 abstenções 4 votes not cast, on 27 December 2012.

Votos

Yes check.svg Resolução aprovada com 6 votos a favor, 0 votos contra, 0 abstenções 4 votes not cast, on 27 December 2012.