Diálogo de Capítulos/Ideas/Desafios

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Diálogo de Capítulos

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Comunicación

El movimiento Wikimedia es un sistema complejo y diverso, un desafío para la WMF y no considerado un terreno seguro por los afiliados. La gente ha estado tratando de hacer su mejor trabajo posible, y la buena fe siempre debe ser asumida, pero se han cometido errores.

Algunos de los errores se convirtieron en suposiciones, rumores y "mitos Wiki". Algunos de ellos fueron reforzados por otros errores. Fueron interpretados, discutidos y a veces ampliados. Las nuevas acciones fueron luego vistas a la luz de las acciones pasadas, que hicieron crecer las percepciones y los mitos: hasta que algunos de ellos se convirtieron en datos que se dan por hecho. El mismo tema puede ser visto desde varias perspectivas y a menudo, es una proyección de nuestra propia opinión sobre la conducta de otra persona que causa conflicto, desconfianza e ira.

Lo que hace las cosas aún más complicadas es que la mayor parte de la comunicación de Wikimedia tiene lugar en línea y carece de los aspectos emocionales de la comunicación personal: crear confianza, empatía y lectura entre líneas. Un sistema que funciona perfectamente para crear conocimiento no siempre funciona para las relaciones personales. Una cita común en las entrevistas fue "Algunas personas que me parecieron realmente molestas en línea resultaron ser geniales cuando me encontré con ellos en persona". Las discusiones en línea llegan a ser ásperas fácilmente y la critica aparece muy rápidamente. Al tener una conversación cara a cara, muchas de las acusaciones pueden ser resueltas antes de "manifestarse".

El carácter internacional del movimiento plantea otro reto: comúnmente se reconoce que el inglés es el idioma que habla la mayoría de las personas y es utilizada para toda comunicación internacional. Pero no tiene en cuenta que hay un gran número de personas en el mundo que no hablan inglés o no se sienten lo suficientemente seguras con sus conocimientos de inglés para participar en discusiones complejas. Y mientras hay casi 300 versiones lingüísticas de Wikipedia, los textos relacionados con el movimiento y las discusiones apenas se traducen a otros idiomas.

Hablando de idioma, no sólo existe el tema de la cultura de comunicación centrada en el inglés. Con el paso de los años, las comunidades Wikimedia han desarrollado su propio lenguaje y estilo de comunicación. El vocabulario ha crecido constantemente, con el uso excesivo de abreviaturas y las bromas internas que ayudan a formar vínculos entre personas cercanas. A los novatos se les daba la sensación de que eran intrusos despistados y no bienvenidos.

Otro tema que se mencionó con frecuencia es la distancia geográfica y emocional entre muchas organizaciones (La WMF y los Capítulos, así como entre los diferentes Capítulos).

Los entrevistados de los Capítulos dijeron que no se atreverían simplemente a llamar a la WMF y hacer una pregunta. Lo que sucede en su lugar es "ocultarse tras bambalinas", cambiando la conversación necesaria a correo electrónico y publicaciones en Meta. La WMF y la WMDE en particular son vistas como jugadores muy profesionales donde uno "no solamente llama y pregunta algo". La comunicación personal es restringida a las reuniones y conferencias, pero la reunión una vez al año a menudo no es suficiente para crear una cultura de confianza y apertura.

Desafios para los Capítulos

Muchos entrevistados mencionaron el gran número de desafíos para los Capítulos. Kira trató de resumirlos usando notas adhesivas

Frente a todas las probabilidades e incertidumbres, hay un sueño: Los Wikipedistas y Wikimedistas quieren cambiar la sociedad, para hacer del mundo un lugar mejor. Para hacer eso, la gente elige organizarse. Existe una gran tendencia entre los voluntarios activos de Wikimedia para formar grupos, conectar con personas de ideas afines, para crear una estructura para el impulso de lograr algo más que "solo editar".

Casi todos los Afiliados de Wikimedia son iniciados por voluntarios, la mayoría de ellos Wikipedistas de larga data. Pero ser un gran wikipedista no significa necesariamente ser un gran administrador y saber cómo configurar y dirigir una organización. Y hay un montón de cosas para hacer frente al iniciar una organización formal: necesitan saber por qué quieren ser un Capítulo, lo que quieren lograr y cómo planean lograrlo. Tienen que conseguir su propuesta de valor y la red de interesados correctos. Para resumir: necesitan una estrategia y averiguar cómo aprovechar al máximo el valor precursor de ser local. Necesitan ocuparse de la planificación, la gestión de proyectos, la contabilidad, la gobernabilidad, las comunicaciones, la evaluación y muchos otros aspectos. De hecho, ya no están construyendo una enciclopedia, sino que están creando nueva empresa.

Muchos Wikimedistas se embarcan en este viaje. Ellos tratan de cumplir con todas las reglas y requisitos, en el ecosistema Wikimedia, así como en su país de origen. Las tareas administrativas más el trabajo programático real se suman rápidamente y se convierten en una sobrecarga. Muchos de ellos todavía tratan de continuar, trabajar aún más duro para tener éxito. Algunos dijeron en las entrevistas que en realidad estaban completamente sin energía, pero todavía se sentían "moralmente obligados" a continuar su trabajo para el Capítulo. Muchos Wikimedistas siguen trabajando duro hasta que cruzan la frontera a la mala salud. Los resultados son frustración, enojo y, en el peor de los casos, incluso agotamiento.

Si los voluntarios no pueden hacer frente a estas cosas o no tienen los conocimientos necesarios y el tiempo para ellos, requieren algún tipo de apoyo profesional.

Con el fin de obtener apoyo profesional - en cualquier forma - se necesitan fondos. Pero para solicitar fondos, se requiere cierto grado de profesionalismo para hacer frente a las formas y procedimientos necesarios. Para algunos Capítulos, esto se convierte en un problema del huevo y la gallina.

Como se describió anteriormente, la creación de un Capítulo viene con una gran variedad de obligaciones y desafíos que deben ser considerados. Lo siguiente no es una lista completa, pero muestra los elementos más comunes que se mencionaron en las entrevistas. Dependiendo de las personas involucradas y del entorno local, pueden diferir de una organización a otra.

Estrategia

Los fundadores del Capítulo y la WMF acordaron que estas preguntas deben ser resueltas al comenzar un Capítulo:

  • Por qué queremos crear un Capítulo? ¿Cuál es la motivación que nos impulsa?
  • Que queremos lograr? ¿Qué significa para nosotros la misión Wikimedia?
  • Qué metas y actividades son útiles y significativas en nuestro contexto local? En qué actividades están interesados (y capacitados) los fundadores del Capítulo? En qué actividades queremos centrarnos? Cómo hacemos uso del valor de ser precursor local?
  • Qué recursos están disponibles en términos de personal, tiempo y conocimientos?

Cuanto más profundamente se sumergen en todo el tema, mayor es el número de preguntas que deben ser abordadas:

  • Qué problema queremos resolver?
  • A qué grupo(s) objetivo (por ejemplo comunidad específica, maestros de escuela, directores de museo) estamos sirviendo?
  • Qué valor estamos creando para ellos? Qué valor estamos creando para el "público en general"?
  • Cómo creamos este valor? Qué actividades son adecuadas para crear este valor?
  • Quiénes son nuestros interesados?
  • Cómo influyen nuestras actividades en el movimiento Wikimedia?

Para resumir, tienen que averiguar por qué quieren ser un Capítulo, lo que quieren lograr y cómo planean lograrlo. Necesitan una estrategia. Esto no es trivial y como cualquier puesta en marcha tienen dificultades para responder a todas estas preguntas. Los Capítulos Wikimedia enfrentan una situación desafiante ya que no saben qué se espera que hagan, qué pueden hacer y qué deben hacer. No hay una base segura ya que avanzan en el camino.

Actividades y principales interesados

Las entrevistas nos permitieron destilar y agrupar una amplia gama de temas para el trabajo de los Capítulos. Una vez más, estas listas no pretenden ser exhaustivas sino que ilustran la variedad y la divergencia de las organizaciones del movimiento

Posibles actividades del Capítulo, relacionadas con sus principales interesados

WMF Comités del Movimiento Comunidad de edición local Instituciones fuera de línea Comunidad de lectura local
Explicar y asesorar sobre las comunidades locales Crear patrones de aprendizaje Comunidad de apoyo, p. ej. con subsidios, equipo, programas Liberación de contenido Difundir contenido gratuito
Dar voz y credibilidad a los voluntarios locales Asesorar otros afiliados Fomentar la relación entre el Capítulo y la comunidad Explicar Wikimedia y sus proyectos, propagar sus valores Ganar nuevos editores, nuevos voluntarios, nuevos miembros
Apoyar proyectos de la WMF a nivel local Proporcionar aportes en las discusiones Explicar valores, metas y actividades de la WMF Defensa política Proporcionar oportunidades para crear contenido
Desarrollo de Software Colaborativo Desarrollo de Software Colaborativo Medios de comunicación y contacto con la prensa Explicar Wikimedia y sus proyectos, propagar sus valores
Ganar nuevos miembros, ganar nuevos voluntarios

Asunto especial: Grupo Objetivo “Comunidad”

La mayoría de los capítulos declararon que están agregando valor a la comunidad. Pero cuando se trata de las siguientes preguntas, las respuestas son aún raras o muy divergentes.

  • Sabemos realmente lo que la comunidad quiere y cuida? Cómo podemos saberlo?
  • Nuestra comunidad necesita representación? Quieren representación?
  • Qué necesitan de nosotros? Qué necesitan de los otros socios?
  • Queremos atraer a la gente del mundo en línea a actividades fuera de línea?
  • O queremos ayudarles a tener una mejor experiencia de edición?
  • Qué tipo de voluntarios necesitamos en el Capítulo?
  • Queremos "reclutar" a estos voluntarios de la comunidad de edición? O en otro lugar?
  • Qué podemos ofrecer para que tengan un incentivo o una razón para ser voluntarios?
  • Cómo podemos capacitar y empoderar a los voluntarios? Qué necesitamos proporcionales a ellos?
  • Qué es lo que queremos hacer "nosotros" por ellos (en lugar de: Qué deben hacer ellos por nuestra organización?)

Estas son las preguntas que cada organización del movimiento (incluso la WMF!) necesita tratar. Para Capítulos es bastante complicado porque muchos editores ni siquiera son conscientes de sus ofertas.

Construyendo una organización

Existen procesos y documentos disponibles para ayudar a las personas a construír su organización. El Comité de Afiliaciones los apoya en su camino para ser reconocidos por la WMF. Algunos Capítulos han seguido Chapter Creation Guide proporcionada por el AffCom, que enumera los deberes tales como la rendición de cuentas, la gobernabilidad y la gestión de proyectos. Además de estas tareas regulares, los entrevistados mencionaron los siguientes desafíos:

  • Dinámica de grupo entre los voluntarios del Capítulo y conflictos personales resultantes.
  • Encontrando consenso y acuerdo en relación con las preguntas estratégicas puede implicar conflictos y ser muy agotador en términos de energía y motivación.
  • Dividiendo tareas y responsabilidades para que estas cargas no sean soportados por sólo unas pocas personas.
  • Enfrentamientos con el mundo sin conexión, que tiene hábitos diferentes, reglas, ajustes.

Funciones

Al establecer y dirigir un Capítulo, los fundadores y/o la Junta consideran tener personas con diferentes funciones y habilidades en su equipo para ser una clave de éxito. Agrupamos las diferentes descripciones en sus narrativas y definimos las siguientes funciones de éxito:

  • "El maestro del programa": para divulgación, prensa, captación de socios, fondos, etc.
  • "El No-Temeroso-de-los-párrafos-de-la-Ley-Uno": los estatutos y todas las cosas legales
  • "Reina/Rey del malabarismo": maestro en organizar cosas y multitarea - perfecto para eventos, talleres, mantiene las cosas juntas
  • "El fenómeno de la Documentación": archivo de todas las cosas, historial, sistema de archivos, etc.
  • "Experto en Números": contabilidad, planificación financiera, presupuestos, informes, métricas
  • "El Profesor": explicando pacientemente Wikipedia, enseñando, compartiendo su conocimiento

Estructura de ingresos

En algún punto a lo largo del camino de desarrollo de los Capítulos, el dinero se convierte en un problema, a más tardar cuando los voluntarios están hartos de pagar de su propio bolsillo por actividades, costos de viaje o materiales. En ese momento se declaró esencial que el Capítulo determinara:

  • Financiación relacionada con el movimiento. Apoyo de Capital inicial por AffCom, Subsidios a través de los programas Wikimedia: Plan Anual de subsidios (APG, El FDC asesora a la Junta de la WMF), subsidios para proyectos y eventos (PEG, GAC asesora al personal de la WMF), Subsidios de Participación Individual (IEG, El Comité del IEG asesora al personal de la WMF), Apoyo de Participación y Viaje (PTS, WMF, WMDE, el personal de WMCH decide). Un resumen de todas los subsidios de la WMF está disponible portal de subsidios en Meta.
  • Donaciones directas: Recolectada por los propios Capítulos, ya sea a través de la recaudación de fondos anual (WMDE y WMCH) o de sus propios sitios web, durante eventos, etc.
  • Cuotas de membresia: Los miembros del Capítulo pagan una cierta cuota anual.
  • Financiación a través de subsidios externos: Patrocinio a través de fundaciones, corporaciones u otras asociaciones.

Una nota sobre el dinero externo

Se considera que la financiación externa es una oportunidad para ganar fuentes adicionales de ingresos y para alcanzar un nivel más alto de profesionalismo. Podría proporcionar la estabilidad deseada y traer mecanismos de control adicionales. Los Capítulos se esfuerzan por la independencia y la WMF los anima a diversificar sus fuentes de ingresos.

Lo que se trajo a la mesa fueron los riesgos que van de la mano con la exposición de una organización joven con una marca fuerte a los jugadores externos sobre los cuales el movimiento dificilmente tiene control. Estos jugadores pueden querer influir en el trabajo de un Capítulo, poner en peligro su integridad e incluso hacer daño a los valores de Wikimedia si no hay mecanismos establecidos para prevenirlo. Podría un enfoque que debería, a primera vista, reducir el riesgo, realmente hacer más daño que bien al movimiento como un todo?

Personal

Resumen visual de la sesión "El primer empleado" enConferencia Wikimedia 2011

Ambas, la Fundación Wikimedia y Wikimedia Alemania han sido un punto de orientación cuando se ha llegado a la pregunta de la contratación de personal. Ambas organizaciones tienen un número considerable de personal (WMF 180, WMDE 70)- y ambas son percibidos como profesionales y exitosas. Ahora las organizaciones más jóvenes están apuntando a lo mismo. Y con el fin de llevarse bien con el sistema existente se cree que es esencial tener personal. Actualmente más de doce Capítulos contratan al menos un empleado, que va desde uno (por ejemplo, Wikimedia Hungría) hasta diecisiete (Wikimedia UK). Además, en cada Conferencia Wikimedia, las sesiones de capacitación sobre "El primer empleado" son notablemente populares.

Hay diferentes categorías de razones para contratar personal:

  • Demasiados proyectos, necesidad de apoyo
  • No hay suficientes voluntarios, necesidad de apoyo
  • Falta de experiencia en ciertas áreas
  • El personal es un símbolo de estatus en el movimiento

Desafíos de ser un empleador

Pero contratar y emplear a alguien no es algo trivial. El papel del equipo fundador (junta) cambia dramáticamente. Para contratar y emplear a alguien se requiere experiencia. La cantidad de trabajo puede aumentar, porque la junta tiene que comunicarse, delegar, explicar. De hecho, la contratación y la formación puede ser más trabajo que el papeleo del que la junta quiere deshacerse.

Con el personal viene la responsabilidad. Los fundadores del Capítulo no son "solamente" voluntarios y miembros de la Junta, sino que son empleadores y gerentes (además de ser editores, fotógrafos, miembros del comité "y" encima tener trabajo, universidad, familia). Necesitan proporcionar liderazgo, propósito y asesoría. De tener un papel ejecutivo y gestionar todas las actividades y la administración, se supone que se mueven mas hacia un papel de gobierno, un papel orientado a la estrategia, la supervisión del personal sin interferir en su trabajo diario. Este es un gran desafío y no es de extrañar que tantos miembros activos de junta luchen con el exceso de trabajo y el agotamiento.

Por lo tanto, las preguntas deben ser abordadas: Estamos listos para esto? Realmente necesitamos personal? Por qué necesitamos personal? Qué esperamos del personal? Estamos dispuestos a asumir la responsabilidad?

A veces la situación requiere aún más sensibilidad: cuando un miembro de junta se convierte en un miembro del personal. Para ellos, casi toda su vida se centra alrededor de Wikimedia y Wikimedia: amigos, jefe, colegas, proyectos. Por si fuera, las cuestiones de conflicto de intereses deben tratarse con especial cuidado y un "club de amigos" puede no ser siempre la mejor y controlable base para la cooperación profesional.

Tipo de personal

No todos los Capítulos comienzan con la contratación de un Director Ejecutivo. Para obtener el mejor apoyo profesional posible, es necesario determinar qué tipo de personal satisface mejor sus demandas iniciales:

  • Director de oficina
  • Director ejecutivo
  • Gerente de proyecto
  • Soporte comunitario
  • Consultor para asuntos financieros o proyectos

Depende de las necesidades y metas individuales de un Capítulo y debe planificarse cuidadosamente.

Una pregunta que es bastante común entre los wikimedistas es: "Cuántas ediciones tiene?" Se traduce en la reflexión sobre si las personas externas se adaptan a las organizaciones Wikimedia. Pero y si tener experiencia en el funcionamiento de una organización no gubernamental es más importante para un desafío específico que ser un editor antiguo? Por otro lado, como lo describe un miembro del personal de la WMF: "Editar es igual a obtener crédito. Mi instinto Wikipedia me ayuda en mi trabajo. Sé exactamente lo que se acepta y lo que no."

Se hace la crítica de que muchas Juntas capitulares están "demasiado cerradas", y sólo aprueban miembros que son editores activos. Algunas personas reclaman que sería un equilibrio saludable, incluir personas externas con calificaciones favorables en la junta. Por otro lado, requiere una buena alineación de las metas estratégicas y los valores para crear una junta de trabajo fuerte y sin problemas.

Cómo atraer al talento adecuado? Este es un problema para cada organización en el mundo y por lo tanto es para Capítulos. Con el fin de atraer a personas calificadas que se ajustan a los valores de Wikimedia, necesitan saber cómo llegar a ser auto-conscientes, cómo crear una imagen de sí mismos y cómo comunicarse adecuadamente con los demás.

Qué se supone que el personal debe hacer?

En estrecha relación con la pregunta sobre el papel de los empleados está la pregunta de las tareas que van a ser asignadas. Esto es particularmente complicado, ya que la mayoría del trabajo ha sido hecho previamente por voluntarios.

Algunos miembros de la junta consideran que el personal es una oportunidad para "repartir tareas aburridas y liberar el valioso tiempo de voluntariado". Después de todo, el tiempo voluntario es el recurso escaso del movimiento y la mayor preocupación es la falta de voluntarios. "Para las cosas interesantes, los voluntarios saltarán y ayudarán. Para las cosas aburridas, nadie quiere hacerlo ". Por otro lado, los empleados necesitan tener un propósito para su trabajo y tareas interesantes. Surgen varias preguntas:

  • Existe el riesgo de que el personal le quite las "cosas geniales" a los voluntarios?
  • Qué tareas pueden ser mejor hechas por voluntarios?
  • Qué tareas necesitan un enfoque profesional y ser mejor manejadas por el personal?
  • Cuál es el enfoque correcto: personal produciendo ideas y voluntarios implementándolas o voluntarios produciendo ideas y personal que las implemente/proporcionando apoyo?

Si no hay suficientes voluntarios y no hay suficientes actividades, puede ser útil contratar a una persona motivada que crea cierta dinámica y ejecute eventos o programas que atraigan a nuevos voluntarios. Por otro lado, se considera más valioso si los voluntarios crean sus propias actividades y programas y el personal sólo sea utilizado para tareas administrativas.

Varios Capítulos también informaron que se enfrentaron con la pregunta: Los voluntarios se enorgullecen de haber logrado mucho con sólo poder-voluntario, así que por qué necesitan personal remunerado ahora? Los miembros del personal incluso reportaron sospechas hacia ellos cuando llegaron al Capítulo.

Conflictos entre la junta y el personal

Muchos miembros de junta luchan con la gestión de expectativas hacia su (primer) empleado(s). Necesitan dividir claramente tareas y responsabilidades:

  • ""Queremos que nuestro empleado haga todo el trabajo administrativo.""
  • ""El personal es para apoyar. Para tareas que nadie más quiere hacer.""
  • ""Cuando le pagas a alguien, puedes decirle qué hacer y tienen que hacerlo.""
  • ""No puedes exigir cosas a un voluntario, pero puedes y tienes que exigirle cosas al personal.""

versus:

  • ""Mi junta pensó que soy un Director de oficina. Pero fui contratado como Director Ejecutivo.""
  • ""No me siento apoyado por mi junta.""

La transición es difícil para muchos miembros de junta: los wikipedistas de los primeros días del proyecto manifestaron que no es fácil para ellos dejar de lado sus tareas amadas:

  • ""Estamos involucrados en proyectos ya que sabemos qué funciona y qué no.""
  • ""Estamos manejando los proyectos, después de todo esto ha sido creado por nosotros".

versus:

  • ""Mi junta carece de pensamiento estratégico.""
  • ""Mi junta todavía quiere participar en el negocio día-a-día. Pero se supone que deben pensar en la estrategia y dejarme las tareas operacionales.""
  • ""Paso mucho tiempo desarrollando mi junta .""
  • ""Algunos miembros de junta no pueden separar su visión personal de la profesional - es poco profesional.""

Es un proceso largo para que las juntas encuentren su nueva función, para encontrar un equilibrio entre control y confianza y para establecer un buen flujo de información:

  • ""Quiero saber exactamente que está pasando.""
  • ""Mi personal no está informando lo suficientemente rápido.""

versus:

  • ""Necesito espacio y libertad para las tareas operativas.""
  • ""No tengo la capacidad de informar cada detalle.""
  • ""Tengo siete jefes.""

Para resumir esto, muchas personas están bastante frustradas con las controversias internas y juegos de poder y parecen estar atascados en los entornos establecidos. Al hablar con los socios entrevistados que también están familiarizados con otros movimientos u organizaciones, todos ellos señalaron que estos debates no son nuevos o únicos y que en el mundo de las ONG, las relaciones entre el personal remunerado y los voluntarios son siempre una de las cuestiones más difíciles .

Jóvenes profesionales

Pero, de nuevo, siempre hay dos caras en la misma moneda: las organizaciones jóvenes dependen en gran medida de las personalidades, sus caracteres y preferencias temáticas. Pero la pasión personal y el interés de la junta pueden interferir con el primer paso esencial de crear una estrategia integral. Acomodar caracteres individuales en los procesos y la organización es complicado. Cómo pueden los Capítulos equilibrar la motivación para hacer cosas interesantes mientras se asegura que la organización se construye de una manera adecuada, paso a paso?

Al iniciar un Capítulo, las personas se dejan llevar a diferentes actividades y tareas administrativas que los dejan sin tiempo "para detener la máquina y pensar en la estrategia". Una forma de reducir este riesgo es seguir los caminos de las organizaciones más antiguas. Pero los recién llegados tal vez quieran probar cosas nuevas y encontrar sus propias maneras. Deberían pasar por todos esos desafíos y ser audaces, o deberían aprender de los errores de otras organizaciones y beneficiarse de su experiencia?

Es un camino delicado: una organización necesita pasar de ser un grupo de personas independiente, espontáneamente formado y motivado que quieren seguir su pasión a ser una organización sólida con un propósito claro, operando en un entorno profesional y prosperando con programas y proyectos. Cómo puede un Capítulo seguir siendo manejado por voluntarios pero ser profesional?

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